Quyết định 1304/QĐ-UBND năm 2020 về Kế hoạch triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử và xây dựng phòng họp không giấy tờ tại Ủy ban nhân dân tỉnh và các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI XỬ LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ VÀ XÂY DỰNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỜ TẠI UBND TỈNH VÀ CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, ĐƠN VỊ THUỘC UBND TỈNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử và xây dựng phòng họp không giấy tờ tại UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh; cán bộ, công chức, viên chức các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI XỬ LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ VÀ XÂY DỰNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỜ TẠI UBND TỈNH VÀ CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, ĐƠN VỊ THUỘC UBND TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1304/QĐ-UBND ngày 14/4/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa)

Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/01/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp; Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 26/06/2019 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa; UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử và xây dựng phòng họp không giấy tờ tại UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu tổng quát

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng cá nhân trong xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; tổ chức hội nghị không sử dụng văn bản, tài liệu giấy trong các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh.

- Chuyển đổi hình thức làm việc từ xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên giấy sang xử lý văn bản, thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, giảm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

- Từ ngày 22/4/2020 - 21/5/2020, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thực hiện ký số văn bản, tạo lập hồ sơ điện tử và xử lý công việc trên môi trường điện tử; song hành cung cấp hồ sơ giấy để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo các sở, ban, ngành đơn vị trực thuộc UBND tỉnh xem xét, giải quyết công việc.

- Từ ngày 22/5/2020 trở đi, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và 100% lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh thực hiện ký số văn bản, tạo lập hồ sơ điện tử và xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường điện tử (trừ một số tài liệu gửi kèm chưa được số hóa theo quy định).

- Từ ngày 01/8/2020 triển khai ứng dụng giải pháp phòng họp không giấy (e- Cabinet) phục vụ các hội nghị do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và lãnh đạo các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh tổ chức.

II. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP

1. Hoàn thiện thể chế

- Văn phòng UBND tỉnh tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 17/4/2020.

- Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh ban hành Quy định nội bộ về quy trình tiếp nhận, xử lý, ký số, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại cơ quan, đơn vị; yêu cầu hồ sơ, tài liệu trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh phải được số hóa và đầy đủ thành phần theo quy định tài khoản 3, Điều 18, Quyết định số 3755/2016/QĐ-UBND ngày 28/9/2016 của UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh về giải pháp, quy chế quản lý, sử dụng, vận hành phòng họp không giấy tờ. Thời gian hoàn thành trước ngày 15/6/2020.

2. Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin - viễn thông

a) Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị rà soát, mua sắm bổ sung trang thiết bị CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý, ký số, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử hoàn toàn trên môi trường điện tử và phục vụ phòng họp không giấy tờ.

- Hoàn thiện, bổ sung các tính năng, chức năng của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, liên thông với phần mềm một cửa điện tử cấp tỉnh đảm bảo thân thiện, linh hoạt, dễ sử dụng.

- Đăng ký với Ban Cơ yếu Chính phủ để được cấp, phát chứng thư số cá nhân phục vụ ký số điện tử trong hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và các phần mềm dùng chung của tỉnh; chuyển giao, quản lý chữ ký số chuyên dùng cho các cá nhân được cấp phát, sử dụng.

- Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

b) Văn phòng UBND tỉnh

- Đảm bảo về hạ tầng phần cứng, phần mềm, chữ ký số cá nhân, an toàn thông tin trong Văn phòng UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Đề xuất mua sắm bổ sung trang thiết bị phục vụ phòng họp không giấy tờ gửi Sở Tài chính thẩm định trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Thời gian hoàn thành trước ngày 15/6/2020.

c) Sở Thông tin và Truyền thông

- Đảm bảo hạ tầng phần cứng, phần mềm, an toàn, an ninh thông tin đối với các phần mềm dùng chung của tỉnh, đặc biệt là phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để đảm bảo thực hiện Kế hoạch này.

- Thường xuyên rà soát, bổ sung, chỉnh sửa, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, các phần mềm dùng chung của tỉnh đảm bảo yêu cầu chỉ đạo, điều hành, xử lý, giải quyết công việc trên môi trường điện tử.

3. Triển khai ứng dụng chữ ký số

- Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh rà soát, đăng ký bổ sung chữ ký số cá nhân cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức với Ban Cơ yếu Chính phủ theo quy định tại Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng. Triển khai cài đặt, ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Từ ngày 22/4/2020 đến 21/5/2020 các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh phải tạo lập hồ sơ điện tử, số hóa văn bản, tài liệu có liên quan để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm số hóa những tài liệu còn thiếu, chưa được số hóa để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, giải quyết công việc.

- Từ ngày 22/5/2020 trở đi các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh phải tạo lập hồ sơ điện tử, số hóa đầy đủ hồ sơ tài liệu để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

4. Xây dựng phòng họp không giấy tờ

- Giao Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị liên quan nghiên cứu, lựa chọn giải pháp để ứng dụng phòng họp không giấy tờ đối với các hội nghị do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức và triển khai diện rộng tại các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 15/5/2020.

- Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh trong việc triển khai hệ thống phòng họp không giấy tờ. Thời gian hoàn thành trước ngày 01/8/2020.

5. Đào tạo, hướng dẫn

- Giao Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức phổ biến, hướng dẫn các Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ; số 45/2020/NĐ-CP cho các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh; phối hợp với các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức về ứng dụng chữ ký số; ứng dụng vào phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức phổ biến, hướng dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ; Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND cho các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Văn phòng UBND tỉnh triển khai đào tạo, hướng dẫn sử dụng chữ ký số, tạo lập hồ sơ điện tử trình giải quyết công việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên liên quan. Thời gian hoàn thành trước ngày 21/4/2020.

- Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh trong việc tạo lập tài liệu điện tử, khai thác và sử dụng tài liệu điện tử trên hệ thống họp không giấy tờ. Thời gian hoàn thành trước ngày 01/8/2020.

6. Đảm bảo an toàn thông tin

- Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo cho Trung tâm tích hợp dữ liệu tại đơn vị mình hoạt động an toàn, bảo đảm duy trì các hệ thống phần mềm hoạt động thông suốt 24/7; đồng thời, rà soát, cập nhật các hệ thống phần mềm dùng chung của tỉnh đảm bảo năng lực, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên hàng năm.

7. Kinh phí thực hiện

- Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh sử dụng kinh phí thường xuyên của cơ quan, đơn vị để triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Ngân sách tỉnh đầu tư xây dựng phòng họp không giấy tờ tại Văn phòng UBND tỉnh để phục vụ các hội nghị do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức.

- Sở Tài chính tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các văn bản khác có liên quan.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Yêu cầu các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh xây dựng kế hoạch chi tiết, xác định thời gian thực hiện cụ thể đến từng nội dung công việc; đồng chí Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện; quán triệt, triển khai thực hiện Kế hoạch này đến cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình; định kỳ hàng tháng báo cáo kết quả thực hiện gửi về Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan Thường trực, định kỳ hàng tháng tổng hợp kết quả thực hiện Kế hoạch này báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh tại phiên họp Thường kỳ UBND tỉnh.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, nếu có khó khăn, vướng mắc, các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.