Công văn 45/BTTTT-ƯDCNTT hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành

BỘ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 45/BTTTT-ƯDCNTT
V/v hướng dẫn áp dụng bộ tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành

Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2013

Kính gửi:

- Đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- TT Nguyễn Minh Hồng (để b/c);
- Website Bộ TTTT;
- Lưu: VT, ƯDCNTT (TTCPĐT).

TL. BỘ TRƯỞNG
CỤC TRƯỞNG CỤC ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN




Nguyễn Thành Phúc

Tên tiêu chí

Trọng số

Hiệu quả sử dụng

2,5

An toàn, bảo mật

1,5

Thỏa mãn người dùng

1,2

Tên tiêu chí

Trọng số

Chức năng

1,5

Hiệu năng hoạt động

1,2

Tính khả dụng

1,2

Tính tin cậy

1

Khả năng bảo trì, chuyển đổi

0,8

Tên tiêu chí

Trọng số

Tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước

1,7

Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

1

Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước

0,8

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Giảm thời gian giải quyết văn bản hành chính

Đảm bảo các chức năng xử lý văn bản của HTQLVBĐH giúp tiết kiệm thời gian so với phương pháp truyền thống

Khảo sát cán bộ xử lý văn bản hành chính và xác định lượng thời gian tiết kiệm được so với việc xử lý các văn bản hành chính khi chưa có hệ thống

A = Thời gian trung bình xử lý văn bản hành chính qua hệ thống

B = Thời gian trung bình xử lý văn bản hành chính thủ công thông thường

A/B ≤ 1/2 → X = 100

1/2

X

Cán bộ xử lý văn bản

Tăng tốc độ giải quyết văn bản hành chính

Đảm bảo tốc độ xử lý các văn bản qua HTQLVBĐH nhanh hơn so với phương pháp truyền thống

Khảo sát văn thư xác định tỷ lệ tăng tốc độ xử lý văn bản hành chính

A = Tốc độ xử lý văn bản sau khi có hệ thống (Đơn vị: số văn bản/ ngày)

B = Tốc độ xử lý văn bản trước khi có hệ thống (Đơn vị: số văn bản/ ngày)

A/B ≤ 1/2 → X = 100

1/2

X

Văn thư

Tra cứu, thống kê văn bản `hành chính

Đánh giá mức độ hiệu quả của việc tra cứu, thống kê văn bản hành chính thông qua hệ thống so với phương pháp thủ công

Khảo sát văn thư, cán bộ xử lý văn bản xác định thời gian thực hiện việc tra cứu, thống kê văn bản qua hệ thống và thủ công

A = Thời gian trung bình tra cứu, thống kê văn bản hành chính qua hệ thống

B = Thời gian trung bình tra cứu, thống kê văn bản hành chính thủ công thông thường

A/B ≤ 1/2 → X = 100

1/2

X

Văn thư, cán bộ xử lý văn bản

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn

Đảm bảo cơ quan chủ quản thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn thông tin và dữ liệu trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn trong Công văn số 2132/BTTTT-VNCERT ngày 18/7/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông

Thực hiện kiểm tra các yêu cầu về đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trên hệ thống theo hướng dẫn trong Công văn số 2132/BTTTT-VNCERT:

1. Mô hình mạng được tổ chức theo hướng dẫn trong Mục 3.2.1;

2. Có các hệ thống phòng thủ theo hướng dẫn trong Mục 3.2.2 và 3.6 bao gồm Firewall, IDS/IPS, WAF, Anti-virus;

3. Hệ thống máy chủ được thiết lập và cấu hình an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.3;

4. Vận hành ứng dụng web an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.4;

5. Thiết lập và cấu hình CSDL an toàn theo hướng dẫn trong Mục 3.5;

6. Thiết lập cơ chế sao lưu và phục hồi theo hướng dẫn trong Mục 3.7;

7. Có các biện pháp đối phó với tấn công từ chối dịch vụ (DOS) theo hướng dẫn trong Mục 4.

A = Số các yêu cầu được đáp ứng

B = Tổng số yêu cầu đảm bảo an toàn

X = A/B x 100

X

HTQLVBĐH, cán bộ quản trị hệ thống

Các biện pháp hành chính để bảo đảm an toàn

Đảm bảo các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn được cơ quan chủ quản ban hành trong quy chế khai thác vận hành hệ thống của đơn vị mình

Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn có được quy định trong quy chế khai thác vận hành hệ thống hay không

Có biện pháp hành chính để bảo đảm an toàn: X = 100

Không có biện pháp: X = 0

X

HTQLVBĐH, cán bộ quản trị hệ thống

Giải pháp sao lưu và phục hồi hệ thống

Kiểm tra phương án sao lưu và phục hồi bảo đảm hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoạt động ổn định khi có sự cố xảy ra

Cán bộ đánh giá kiểm tra xem trong quy chế khai thác vận hành có giải pháp sao lưu và phục hồi của hệ thống hay không.

Có giải pháp sao lưu và phục hồi: X = 100

Không có giải pháp: X = 0

X

HTQLVBĐH

Thiệt hại do mất an toàn

Kiểm tra xem có sự cố thiệt hại nào do việc mất an toàn thông tin và dữ liệu gây ra chưa

Phỏng vấn ban lãnh đạo, thống kê số lượng các sự cố của hệ thống gây ra thiệt hại về tiền của, công sức, dữ liệu…

A = Số sự cố đã từng xảy ra

Nếu A < 10 thì X = (10 - A) x 10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Ban lãnh đạo

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu quả của hệ thống

Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với những hiệu quả sử dụng mà HTQLVBĐH mang lại

Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với hiệu quả HTQLVBĐH

A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại

B = Tổng số người dùng được khảo sát

X = A/B × 100

X

Người dùng

Mức độ hài lòng của người dùng đối với các chức năng của hệ thống

Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với các chức năng của HTQLVBĐH

Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với các chức năng của HTQLVBĐH

A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại

B = Tổng số người dùng được khảo sát

X = A/B × 100

X

Người dùng

Mức độ hài lòng của người dùng đối với tính khả dụng của hệ thống

Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với tính khả dụng của HTQLVBĐH (dễ sử dụng, giao diện thân thiện, sử dụng được trên nhiều thiết bị)

Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với tính khả dụng của HTQLVBĐH

A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại

B = Tổng số người dùng được khảo sát

X = A/B × 100

X

Người dùng

Mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu năng của hệ thống

Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với hiệu năng của HTQLVBĐH (thời gian phản hồi, tốc độ xử lý các lệnh do người dùng yêu cầu)

Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với hiệu năng của HTQLVBĐH

A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại

B = Tổng số người dùng được khảo sát

X = A/B × 100

X

Người dùng

Mức độ hài lòng của người dùng đối với tính ổn định của hệ thống

Đánh giá mức độ hài lòng của người dùng đối với tính ổn định của HTQLVBĐH (khả năng phát sinh lỗi, sự cố trong quá trình sử dụng, cách hệ thống phản ứng với các lỗi, sự cố đó)

Khảo sát lấy ý kiến của tất cả người dùng về sự hài lòng đối với tính ổn định của HTQLVBĐH

A = Số người hài lòng với HTQLVBĐH hiện tại

B = Tổng số người dùng được khảo sát

X = A/B × 100

X

Người dùng

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Đầy đủ chức năng

Đánh giá HTQLVBĐH có đầy đủ các chức năng cần có theo như hướng dẫn trong Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông (CV 1654) và Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23/10/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông (CV 3386)

Cán bộ đánh giá kiểm tra việc đáp ứng các chức năng cần có của HTQLVBĐH

A = Số lượng các chức năng cần có mà hệ thống đáp ứng

B = Tổng số lượng các chức năng cần có

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Đầy đủ tính năng

Đánh giá HTQLVBĐH có đầy đủ các tính năng kỹ thuật cần có theo như hướng dẫn trong CV 1654 và CV 3386

Cán bộ đánh giá kiểm tra việc đáp ứng các tính năng cần có của hệ thống

A = Số lượng các tính năng cần có mà hệ thống đáp ứng

B = Tổng số lượng các tính năng cần có

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Chức năng hoạt động ổn định

Đánh giá các chức năng của HTQLVBĐH hoạt động ổn định, không gây ra lỗi

Cán bộ đánh giá trực tiếp kiểm thử hoạt động của hệ thống. Lập các tình huống kiểm thử với mục đích phát hiện lỗi. Kết hợp với khảo sát ý kiến người dùng

A = Số lượng các chức năng xảy ra lỗi phát hiện được

B = Tổng số lượng các chức năng của hệ thống

X = 100 - A/B × 100

X

Hệ thống, người dùng

Chức năng hoạt động chính xác

Đánh giá các chức năng của HTQLVBĐH hoạt động chính xác, không gây ra kết quả sai

Kiểm thử hoạt động các chức năng của HTQLVBĐH, đặc biệt là các chức năng liên quan đến việc tiếp nhận, trao đổi, xử lý văn bản; kết hợp với khảo sát ý kiến của người dùng

A = Số lượng các chức năng gây ra kết quả sai

B = Tổng số lượng các chức năng của hệ thống

X = 100 - A/B × 100

X

Hệ thống, người dùng

Khả năng tương tác

Đánh giá khả năng tương tác, trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác

Kiểm thử khả năng tương tác của hệ thống kết hợp với khảo sát cán bộ quản trị về khả năng tương tác của HTQLVBĐH đối với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị

A = Số lượng định dạng dữ liệu được chấp thuận trao đổi thành công với phần mềm và hệ thống khác trong quá trình kiểm tra trao đổi dữ liệu

B = Tổng số định dạng dữ liệu được trao đổi

X = A/B × 100

X

Hệ thống, cán bộ quản trị

Quản lý văn bản

Đánh giá chức năng quản lý văn bản đi/đến, văn bản nội bộ và các chức năng hoạt động chính xác

Kiểm thử chức năng quản lý văn bản của hệ thống

A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử

Nếu A<10 thì X=(10 - A)×10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Hệ thống

Lưu trữ văn bản

Đánh giá chức năng lưu trữ tất cả các văn bản người dùng trao đổi cũng như các thông tin trao đổi giữa người dùng trong quá trình xử lý văn bản

Kiểm thử chức năng lưu trữ văn bản và thông tin trao đổi của hệ thống

A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử

Nếu A<10 thì X=(10 - A)×10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Hệ thống

Tìm kiếm thông tin

Đánh giá chức năng tìm kiếm thông tin trong các văn bản và thông tin trao đổi của người dùng được lưu trữ trong hệ thống và chức năng tìm kiếm cho kết quả chính xác

Kiểm thử chức năng tìm kiếm thông tin của hệ thống

A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử

Nếu A<10 thì X=(10 - A)×10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Hệ thống

Tùy biến quy trình xử lý văn bản

Đánh giá hệ thống cho phép tạo luồng xử lý hay không và luồng phải thay đổi được theo thực tế.

Nếu như hệ thống phần mềm không có khả năng thì khi chỉnh sửa luồng sẽ phải can thiệp vào mã nguồn phần mềm và rất dễ dẫn đến “cái chết” của hệ thống. Người dùng tại thời điểm luồng thực tế thay đổi nhưng phần mềm không đáp ứng được thì họ rất dễ sẽ không sử dụng phần mềm nữa

Kiểm thử chức năng tùy biến quy trình xử lý văn bản

Hệ thống có tùy biến quy trình xử lý văn bản: X = 100

- Hệ thống không tùy biến quy trình xử lý văn bản: X = 0

X

Hệ thống

Thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý

Đánh giá khả năng giúp người sử dụng cho được ý kiến xử lý của mình vào phần mềm, các ý kiến xử lý của các vị trí xử lý đều phải được hiển thị một cách trực quan nhất, các vết xử lý phải được lưu lại, việc chuyển văn bản cho vị trí tiếp theo phải được phân luồng để giới hạn phạm vi chuyển thay vì liệt kê ra toàn bộ danh sách người dùng của cơ quan

Kiểm thử chức năng thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý

Hệ thống cho phép thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý: X = 100

Hệ thống không cho phép thêm ý kiến xử lý, lưu vết xử lý: X = 0

X

Hệ thống

Điều hành công việc

Đánh giá chức năng hỗ trợ lãnh đạo đơn vị trong việc điều hành công việc cũng như ra các quyết định

Kiểm thử các chức năng hỗ trợ lãnh đạo điều hành công việc và ra quyết định:

- Tạo công việc và giao việc;

- Theo dõi tình trạng xử lý công việc;

- Thống kê tình trạng xử lý văn bản; (theo thời gian hoặc theo đơn vị/cá nhân);

- Chuyển văn bản, phân công cán bộ xử lý;

- Ký vào văn bản điện tử sử dụng chữ ký số;

- Thêm ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử hoặc số chức năng thiếu

Nếu A<10 thì X=(10 - A)×10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Hệ thống

Quản trị

Đánh giá chức năng quản trị danh mục, quản trị người dùng và quản trị hệ thống

Kiểm thử các chức năng quản trị danh mục, quản trị người dùng, quản trị hệ thống:

- Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục số văn bản, hồ sơ công việc, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác;

- Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng;

- Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/ đăng xuất…

A = Số lỗi phát hiện trong quá trình kiểm thử hoặc số chức năng thiếu

Nếu A<10 thì X=(10 - A)×10

Nếu A ≥ 10 thì X = 0

X

Hệ thống

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Thời gian phản hồi trung bình

Đảm bảo HTQLVBĐH có thời gian phản hồi trung bình dưới 2,5 giây (thời gian phản hồi được tính từ khi người dùng gửi 1 yêu cầu đáp ứng tới hệ thống cho đến khi nhận được dữ liệu phản hồi từ hệ thống)

Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng để đo thời gian phản hồi trung bình của hệ thống (trên 1000 lần thử)

A = Thời gian phản hồi trung bình (giây)

A ≤ 2,5 X = 100

A > 2,5 X = 2,5/A × 100

X

Hệ thống

Thời gian phản hồi chậm nhất

Đảm bảo HTQLVBĐH có thời gian phản hồi chậm nhất dưới 30 giây

Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng để đo thời gian phản hồi chậm nhất của hệ thống (trên 1000 lần thử)

A = Thời gian phản hồi chậm nhất (giây)

A ≤ 30 X = 100

A > 30 X = 30/A × 100

X

Hệ thống

Hiệu suất làm việc của máy chủ dữ liệu

Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ dữ liệu ≤ 75%

Sử dụng công cụ Performance Monitor để đo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ CSDL (trong điều kiện có 200 người sử dụng đồng thời)

A = Hiệu suất trung bình của CPU

A ≤ 75% X = 100

75% < A ≤ 80% X = 70

80% < A ≤ 90% X = 50

A > 90% X=0

X

Hệ thống

Hiệu suất làm việc của máy chủ ứng dụng

Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ ứng dụng của HTQLVBĐH ≤ 75%

Sử dụng công cụ Performance Monitor để đo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ ứng dụng (trong điều kiện có 200 người sử dụng đồng thời)

A = Hiệu suất trung bình của CPU

A ≤ 75% X = 100

75% < A ≤ 80% X = 70

80% < A ≤ 90% X = 50

A > 90% X=0

X

Hệ thống

Truy cập đồng thời

Đảm bảo hệ thống có khả năng đáp ứng ít nhất 500 yêu cầu truy cập đồng thời

Sử dụng công cụ kiểm thử hiệu năng tạo ra số lượng yêu cầu truy cập đồng thời tăng dần.

Xác định số lượng truy cập đồng thời tối đa mà hệ thống có thể đáp ứng

A = Số lượng truy cập đồng thời tối đa hệ thống có thể đáp ứng

A ≥ 500 X = 100

A < 500 X= A/500 × 100

X

Hệ thống

Thời gian hoạt động liên tục

Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục

Căn cứ vào thời gian hệ thống bắt đầu được đưa vào sử dụng đến thời điểm đánh giá

Nếu hệ thống hoạt động liên tục: X = 100

Nếu hệ thống có xảy ra gián đoạn: X=0

X

Hệ thống

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Dễ sử dụng

Đánh giá mức độ dễ sử dụng của HTQLVBĐH đối với người dùng

Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để đánh giá hệ thống

X = Số ý kiến nhận xét hệ thống dễ sử dụng

X

Người dùng

Giao diện phù hợp

Đánh giá về giao diện của HTQLVBĐH

Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để tính điểm cho hệ thống

X = Số ý kiến hài lòng với giao diện hệ thống

X

Người dùng

Truy cập thuận tiện

Đánh giá sự thuận tiện khi truy cập vào các thành phần, chức năng của hệ thống

Khảo sát lấy ý kiến của 100 người dùng. Tổng hợp kết quả sau khảo sát để tính điểm cho hệ thống

X = Số ý kiến hài lòng với việc truy cập thuận tiện vào các thành phần, chức năng của hệ thống

X

Người dùng

Hỗ trợ nhiều thiết bị

Đánh giá khả năng hoạt động trên nhiều thiết bị của hệ thống

Sử dụng thử hệ thống trên các thiết bị khác nhau: Tablet, Laptop, Smart Phone, PC …

A = Số thiết bị được hệ thống hỗ trợ

B = Tổng số thiết bị thông dụng dùng để kiểm thử

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Hỗ trợ nhiều hệ điều hành

Đánh giá khả năng hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau của hệ thống

Kiểm tra xem có thể cài đặt hệ thống trên các hệ điều hành thông dụng hay không: Windows, Linux, iOS, …

A = Số hệ điều hành được hệ thống hỗ trợ

B = Tổng số hệ điều hành được kiểm thử

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Tuân thủ tiêu chuẩn

Đánh giá HTQLVBĐH tuân thủ các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng theo quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011

Kiểm tra việc đáp ứng tiêu chuẩn của hệ thống

A = Số tiêu chuẩn được tuân thủ

B = Tổng số tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Khả năng chịu lỗi

Đánh giá khả năng chịu lỗi của hệ thống

Kiểm thử hoạt động của hệ thống kết hợp với khảo sát lấy ý kiến của người dùng về cách hệ thống xử lý khi có các lỗi phát sinh

A = Số lượng lỗi mà hệ thống có thể đưa ra thông báo lỗi phù hợp, không bị đóng tiến trình hoặc mất dữ liệu

B = Tổng số lỗi phát hiện được

X = A/B × 100

X

Hệ thống, người dùng

Khả năng phục hồi sau sự cố

Đánh giá khả năng phục hồi sau sự cố của hệ thống

Kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu và hoạt động của hệ thống sau các sự cố sau:

- Máy tính bị nhiễm virus làm hỏng phần mềm;

- Dữ liệu bị thay đổi trái phép;

- Hệ điều hành bị hỏng;

- Các máy chủ bị phá hủy.

A = Số sự cố không phục hồi hệ thống được

A=0 X = 100

0 < A ≤ 2 X = 50

A>2 X=0

X

Hệ thống

An toàn, bảo mật

Đánh giá khả năng an toàn bảo mật của hệ thống

Kiểm tra xem hệ thống có hỗ trợ những giải pháp bảo mật sau không:

- Triển khai theo mô hình 3 lớp hoặc nhiều hơn;

- Mã hóa dữ liệu quan trọng khi truyền qua mạng

- Mã hóa dữ liệu quan trọng được lưu trong cơ sở dữ liệu;

- Chống dò mật khẩu kiểu Brute force attack (kiểm tra tất cả các trường hợp);

- Phân quyền truy cập, quyền sử dụng các chức năng cho người dùng;

- Lưu Log tất cả các sự kiện xảy ra trong hệ thống;

- Hỗ trợ sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các giao dịch trực tuyến;

- Tích hợp được với các hệ thống thanh toán trực tuyến của các ngân hàng, các cổng thanh toán uy tín.

A = Số lượng các giải pháp được hỗ trợ

B = Tổng số các giải pháp an toàn bảo mật

X = A/B × 100

X

Hệ thống

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Khả năng sửa chữa, nâng cấp phần mềm

Đánh giá khả năng sửa chữa, nâng cấp, mở rộng của phần mềm dùng trong hệ thống

Khảo sát đội ngũ kỹ thuật phụ trách quản trị hệ thống xem việc sửa chữa nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành có thể được thực hiện bởi đối tượng nào

Việc sửa chữa nâng cấp có thể do cán bộ quản trị hoặc bên thứ ba thực hiện: X = 100

Việc sửa chữa nâng cấp phải do chính đơn vị cung cấp giải pháp HTQLVBĐH thực hiện: X = 0

X

Hệ thống

Khả năng sửa chữa, nâng cấp phần cứng

Đánh giá khả năng nâng cấp, sửa chữa phần cứng dùng trong hệ thống

Khảo sát đội ngũ quản trị về khả năng mở rộng, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng

Có thể dễ dàng sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng: X = 100

Không thể sửa chữa, nâng cấp hoặc thay thế phần cứng: X = 0

X

Hệ thống

Khả năng sao lưu dữ liệu, back up hệ thống

Đánh giá công tác sao lưu an toàn dữ liệu, back up toàn bộ hệ thống đề phòng rủi ro

Kiểm tra khả năng sao lưu dữ liệu và backup hệ thống

Có thể đặt lịch sao lưu và backup tự động: X = 100

Việc sao lưu và backup phải thực hiện thủ công: X = 50

Không hỗ trợ sao lưu, backup dữ liệu: X = 0

X

Hệ thống

Khả năng tùy biến quy trình, thay đổi tham số

Đánh giả khả năng tùy biến quy trình, thay đổi các tham số làm việc của hệ thống

Kiểm tra khả năng tùy biến quy trình và thay đổi các tham số làm việc của hệ thống

Không tùy biến, thay đổi được: X =0

Thay đổi được nhưng phải sửa mã nguồn: X = 50

Có thể thay đổi không cần sửa mã nguồn: X = 100

X

Hệ thống

Dễ cài đặt

Đánh giá mức độ dễ dàng cài đặt của hệ thống. Bao gồm cả các công tác liên quan đến hỗ trợ cài đặt

Khảo sát đội ngũ quản trị. Đánh giá khả năng tự cài đặt mới, cài đặt lại hoặc chuyển đổi hệ thống sang môi trường mới

Có thể tự cài đặt toàn bộ hệ thống: X = 100

Cần có sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp phần mềm, phần cứng cho hệ thống: X = 0

X

Cán bộ quản trị cổng

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Trao đổi văn bản qua thư điện tử

Đánh giá mức độ trao đổi văn bản qua thư điện tử

Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các loại văn bản nào được trao đổi qua hệ thống thư điện tử nội bộ của cơ quan nhà nước.

+ Giấy mời họp nội bộ;

+ Tài liệu phục vụ họp;

+ Tài liệu báo cáo;

+ Văn bản thông báo chung;

+ Tài liệu làm việc.

A = Số lượng văn bản được trao đổi qua thư điện tử (trong 01 tháng)

B = Tổng số lượng các loại văn bản phải trao đổi qua thư điện tử (trong 01 tháng)

X = A/B × 100

X

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên

Trao đổi văn bản qua HTQLVBĐH

Đánh giá mức độ trao đổi văn bản qua HTQLVBĐH

Cán bộ đánh giá kiểm tra xem các thông tin nào được trao đổi qua HTQLVBĐH của cơ quan nhà nước.

+ Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;

+ Lịch công tác cơ quan;

+ Các chương trình, kế hoạch của cơ quan;

+ Công văn.

A = Số mục thông tin được trao đổi qua HTQLVBĐH (trong 01 tháng)

B = Tổng số lượng các mục thông tin phải trao đổi qua HTQLVBĐH (trong 01 tháng)

X = A/B × 100

X

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên

Số hóa văn bản

Đánh giá việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng

Tính tỷ lệ các loại văn bản được số hóa (chuyển về các định dạng file có thể tìm kiếm trong nội dung văn bản)

A = Số lượng văn bản được số hóa (trong 01 tháng)

B = Tổng số các loại văn bản được trao đổi trong nội bộ cơ quan nhà nước (trong 01 tháng)

X = A/B × 100

X

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử

Đánh giá việc trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác được thực hiện qua các hệ thống công nghệ thông tin (thư điện tử, HTQLVBĐH, cổng thông tin điện tử)

Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ văn bản điện tử được trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

A = Số lượng các văn bản điện tử được trao đổi (trong 01 tháng)

B = Tổng số lượng các văn bản trao đổi (trong 01 tháng)

X = A/B × 100

X

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên

Mức độ thay thế văn bản giấy

Đánh giá mức độ văn bản điện tử dần dần thay thế hoàn toàn văn bản giấy khi trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ văn bản giấy được thay thế bằng văn bản điện tử

A = Số lượng các văn bản giấy được trao đổi (trong 01 tháng)

B = Tổng số lượng các văn bản trao đổi (trong 01 tháng)

X = (B - A)/B × 100

X

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc Bộ; từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên

Tên phép đánh giá

Mục đích của phép đánh giá

Phương pháp áp dụng

Phép đo, công thức và tính toán các thành phần dữ liệu

Điểm đạt được

(Thang 100)

Đối tượng đánh giá

Máy móc, trang thiết bị

Đánh giá hệ thống được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cập nhật thông tin cho HTQLVBĐH, bảo đảm khai thác hiệu quả hạ tầng công nghệ hiện có

Kiểm tra xem các máy móc, thiết bị, phần mềm sau có được trang bị đầy đủ hay không.

- Máy tính cho từng cá nhân;

- Đường truyền băng thông rộng;

- Máy quét;

- Máy in;

- Máy photocopy;

- Máy ảnh;

- USB;

- Ổ cứng ngoài;

- Phần mềm văn phòng;

- Phần mềm biên tập file pdf.

A = Số lượng thiết bị được trang bị

B = Tổng số thiết bị cần thiết

X = A/B × 100

X

Cán bộ quản trị hệ thống

Quy chế sử dụng HTQLVBĐH

Đánh giá cơ quan nhà nước ban hành các quy định bắt buộc thực hiện quản lý điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy chế làm việc của cơ quan

Phỏng vấn người dùng

Có ban hành quy chế sử dụng HTQLVBĐH: X=100

Chưa ban hành quy chế: X=0

X

Người dùng

Đào tạo chuyên môn

Đánh giá công tác đào tạo chuyên môn, thông qua việc các cán bộ quản trị, người dùng hàng năm được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nhằm tăng cường khả năng sử dụng văn bản điện tử, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điệntử trong công việc

Khảo sát xem các cán bộ quản trị và người dùng hàng năm có được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn hay không?

Tất cả đều được đào tạo: X = 100

Chỉ một số người được đào tạo: X = 50

Không ai được đào tạo: X=0

X

Người dùng

Ứng dụng chữ ký số

Đánh giá cơ quan nhà nước triển khai ứng dụng chữ ký số trên các văn bản điện tử

Phỏng vấn

Đã ứng dụng chữ ký số trên các văn bản điện tử: X = 100

Chưa ứng dụng chữ ký số: X=0

X

Người dùng

Quản lý, lưu trữ văn bản

Đánh giá HTQLVBĐH hoặc hệ thống cổng thông tin điện tử quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử

Cán bộ đánh giá xác định tỷ lệ các văn bản điện tử được quản lý, lưu trữ trên các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước (HTQLVBĐH hoặc cổng thông tin điện tử) trên tổng số các văn bản điện tử được trao đổi trong và ngoài cơ quan

A = Số lượng các văn bản điện tử được quản lý, lưu trữ trong các hệ thống thông tin

B = Tổng số văn bản điện tử được trao đổi trong và ngoài cơ quan

X = A/B × 100

X

HTQLVBĐH

Kinh phí duy trì hoạt động

Đánh giá cơ quan nhà nước có kế hoạch và bố trí kinh phí duy trì hoạt động HTQLVBĐH

Phỏng vấn ban lãnh đạo

Có kế hoạch và kinh phí duy trì hoạt động: X = 100

Không có kế hoạch và kinh phí: X = 0

X

Ban lãnh đạo

Kinh phí nâng cấp, phát triển

Đánh giá cơ quan nhà nước có kế hoạch và bố trí kinh phí nâng cấp, phát triển hạ tầng kỹ thuật và HTQLVBĐH hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến các cấp dưới

Phỏng vấn ban lãnh đạo

Có kế hoạch và kinh phí nâng cấp, phát triển hệ thống: X = 100

Không có kế hoạch và kinh phí: X = 0

X

Ban lãnh đạo