Kế hoạch 1339/KH-UBND năm 2020 về lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu giai đoạn 2020-2025

KẾ HOẠCH

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LAI CHÂU GIAI ĐOẠN 2020-2025

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh Lai Châu ban hành Kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 trên địa bàn tỉnh Lai Châu cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án;

b) Vận hành, khai thác triệt để thế mạnh của công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật; giúp người dân, công chức, viên chức và người lao động sử dụng, khai thác một cách thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm;

c) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực của nhà nước và xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để triển khai đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức;

b) Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị;

c) Việc triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

II. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu;

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

c) Đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

d) Hoàn thiện quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử trong công tác văn thư (quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan).

2. Mục tiêu cụ thể

Đến năm 2025 đạt được các mục tiêu cụ thể dưới đây:

a) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

b) Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

c) Bảo đảm 100% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử tại các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố và tài liệu điện tử tại lưu trữ lịch sử;

đ) Bảo đảm 100% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử và tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan, không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao được số hóa;

e) Đảm bảo đến năm 2025 Lưu trữ lịch sử tỉnh được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

g) Bảo đảm 100% công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ( bao gồm cả công chức, viên chức kiêm nhiệm làm lưu trữ) tại các cơ quan, tổ chức nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử; bảo đảm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước;

h) Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh;

i) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức;

b) Đảm bảo thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức;

c) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;

d) Hoàn thiện quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ gồm việc quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan;

đ) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

e) Chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng đang bảo quản tại lưu trữ các cơ quan và số hóa tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan, không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định của pháp luật, lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử và đáp ứng việc tích hợp với hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước;

c) Số hóa toàn bộ các hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu từ các cơ quan, tổ chức khi bàn giao về kho lưu trữ lịch sử;

d) Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu;

đ) Phối hợp tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp;

e) Bảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa 100%tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

3. Kiện toàn tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

a) Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực của các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước được thực hiện sau khi có hướng dẫn của Bộ Nội vụ;

b) Xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là đầu mối đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch, hàng năm báo cáo kết quả thực hiện và những vấn đề phát sinh với UBND tỉnh;

b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan trình UBND tỉnh phê duyệt theo quy định của pháp luật để triển khai thực hiện tại các cơ quan nhà nước, hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2021;

c) Xây dựng Đề án số hóa tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn (thu thập từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu toàn tỉnh) đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2021;

d) Tham mưu kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước, hoàn thành năm 2022;

đ) Tham mưu thực hiện tiêu chuẩn vị trí việc làm của cơ quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ; đơn vị sự nghiệp lưu trữ; bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2025;

e) Tham mưu UBND tỉnh tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm hoàn thành năm 2025;

g) Hướng dẫn, phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn (đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức) có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến hoàn thành năm 2022;

h) Chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc trên giấy và trên môi trường điện tử;

i) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh trong việc thực hiện các giải pháp đảm bảo xác thực, an toàn và bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử.

k) Chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, giám sát việc số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ rà soát, đánh giá việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chữ ký số và việc sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử;

b) Chủ trì phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố tham mưu cho UBND tỉnh nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản điều hành đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của cán bộ, công chức, viên chức vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật hoàn thành trước ngày 30 tháng 6 năm 2021;

c) Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước;

d) Phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát đánh giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức với Lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ) Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình UBND tỉnh ban hành văn bản quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện tử.

e) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đảm bảo đáp ứng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện hành, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.

3. Sở Tài chính

a) Có trách nhiệm tham mưu cân đối ngân sách nhà nước hàng năm và tổng hợp trình UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Kế hoạch và lồng ghép với các nguồn kinh phí khác trong dự toán ngân sách hàng năm của các cơ quan, đơn vị để thực hiện;

b) Bố trí kinh phí để đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức nhằm đáp ứng việc quản lý, xử lý công việc trên môi trường điện tử và lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức;

c) Bố trí kinh phí cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đảm bảo việc xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh.

d) Tham mưu trình UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện các Đề án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức, UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh và số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại lưu trữ lịch sử của tỉnh.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Tham mưu trình UBND tỉnh phân bổ kinh phí từ nguồn ngân sách Trung ương, nguồn ngân sách Chương trình Mục tiêu quốc gia về công nghệ thông tin để thực hiện các dự án, đề án, kế hoạch quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án, đề án được phê duyệt hàng năm.

5. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

a) Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, địa phương, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình của Kế hoạch này, hoàn thành năm 2021;

b) Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan và các cơ quan, đơn vị trực thuộc đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng, hoàn thành trong năm 2022;

c) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông số hóa hồ sơ, tài liệu có giá trị, cập nhật tài liệu vào cơ sở dữ liệu lưu trữ và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

d) Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, hoàn thành chương trình, kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025.

6. Các cơ quan Trung ương và các Doanh nghiệp NN trên địa bàn tỉnh

Căn cứ nội dung của Kế hoạch này triển khai thực hiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử phù hợp với cơ quan đơn vị, đảm bảo đáp ứng việc lưu trữ an toàn tài liệu điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.

Giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch này, định kỳ báo cáo UBND tỉnh.

Trong quá trình thực hiện Kế hoạch này nếu có những phát sinh, khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.