Kế hoạch 132/KH-UBND năm 2021 về lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2021-2025

KẾ HOẠCH

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG GIAI ĐOẠN 2021-2025

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2021-2025, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

1.1. Hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) của tỉnh tạo lập ở dạng điện tử được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

1.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin gắn với thực hiện cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

1.3. Triển khai đồng bộ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

2. Yêu cầu

1.1. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội.

1.2. Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý, lập hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ (nội dụng, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác) trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị phù hợp với những tính năng lưu trữ của trục liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

1.3. Đảm bảo tính khả thi, phù hợp với hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, các điều kiện về trang thiết bị để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh và đảm bảo việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Lưu trữ cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

1.4. Xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc chỉ đạo triển khai thực hiện lưu trữ điện tử.

3. Mục tiêu cụ thể

3.1. Tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, đơn vị

- Tối thiểu 80% tài liệu tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật phải lưu trữ trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác); tối thiểu 50% tài liệu giấy đang được lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, đơn vị được số hóa.

- Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Đảm bảo 90% Lưu trữ cơ quan, đơn vị trong tỉnh thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

3.2. Lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Số hóa tối thiểu 30% tài liệu giấy đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử có tần suất sử dụng cao được biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

- 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

- Đáp ứng việc tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

3.3. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ điện tử cho công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện lưu trữ điện tử trong các cơ quan, đơn vị.

II. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Nhiệm vụ cụ thể

Nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan, đơn vị thực hiện theo Phụ lục gửi kèm Kế hoạch này.

2. Giải pháp thực hiện

2.1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản

- Các cơ quan, đơn vị tiến hành rà soát các quy định về văn thư, lưu trữ sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử cho phù hợp với các quy định của Nhà nước và của tỉnh.

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.

2.2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện thống nhất các quy trình tiếp nhận, trao đổi, tìm kiếm, xử lý lưu trữ, thông tin, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử để giải quyết công việc tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của công chức, viên chức.

- Nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại Lưu trữ cơ quan; đảm bảo thống nhất tiêu chuẩn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra của Hệ thống; hoàn thiện quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các quy định của pháp luật và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông, trích xuất dữ liệu, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc phải lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng và giao hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

- Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, đơn vị phải đảm bảo kết nối, liên thông đến Hệ thống Lưu trữ lịch sử tỉnh để thực hiện việc chuyển giao, thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử đến hạn giao nộp lưu.

- Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng và số hóa tài liệu tại các cơ quan, đơn vị trước khi giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đảm bảo thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử;

- Xây dựng, nâng cấp hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị;

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến;

- Triển khai các giải pháp tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử;

- Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

2.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực

Công chức, viên chức làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh đến cấp xã được bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử, nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đối với người thừa hành giải quyết công việc ở các cơ quan, đơn vị, nhằm đồng bộ hóa việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử từ văn thư tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo phân phối đến người giải quyết công việc và kết thúc chuyển hồ sơ điện tử vào cơ sở dữ liệu của cơ quan, đơn vị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố

1.1. Quán triệt, triển khai thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ đề ra tại Kế hoạch, theo đúng tiến độ.

1.2. Cân đối, bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về ngân sách và các cơ quan liên quan.

1.3. Chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

1.4. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

1.5. Báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch với Ủy ban nhân dân tỉnh, gửi Sở Nội vụ tổng hợp trước ngày 20/12 hằng năm.

2. Sở Nội vụ

2.1. Rà soát tham mưu với Uỷ ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tình hình thực tế của địa phương.

2.2. Chủ trì, phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2.3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.4. Tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo đúng lộ trình.

2.5. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu điện tử.

2.6. Là đầu mối đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Kế hoạch; báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ trước ngày 31/12 hằng năm.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

3.1. Chủ trì phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm và các cơ quan, đơn vị hoàn thiện quy trình lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định.

3.2. Phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát đánh giá hạ tầng kỹ thuật, nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại Lưu trữ cơ quan đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

3.3. Phối hợp với Công an tỉnh thực hiện các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại Lưu trữ cơ quan và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3.4. Phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố trang bị hạ tầng kỹ thuật, nâng cấp trang thiết bị, đáp ứng yêu cầu khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, đơn vị.

3.5. Phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm khảo sát dung lượng lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử và xây dựng dự toán bổ sung kinh phí thuê bao.

4. Kinh phí thực hiện Kế hoạch được thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách và các văn bản pháp luật có liên quan. Sở Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan liên quan, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí để triển khai thực hiện Kế hoạch theo quy định.

Trong quá trình thực hiện Kế hoạch, trường hợp có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định (gửi Sở Nội vụ tổng hợp chung)./.

PHỤ LỤC

NHIỆM VỤ CỤ THỂ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số: 132/KH-UBND ngày 16 tháng 8 năm 2021 của UBND tỉnh Tuyên Quang)