Báo cáo số 242/BC-VTLTNN về việc kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ địa phương sau 7 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và 1 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

BÁO CÁO

KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỊA PHƯƠNG SAU 7 NĂM THI HÀNH PHÁP LỆNH LƯU TRỮ QUỐC GIA VÀ 1 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/2007/CT-TTG NGÀY 02 THÁNG 3 NĂM 2007 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

(Ngày 27-28/3/2008 - Thành phố Buôn Ma Thuột)

Để tổng kết kinh nghiệm thực tiễn và đánh giá kết quả thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm đề ra các chủ trương, biện pháp củng cố và phát triển ngành Lưu trữ trong thời gian tới, được sự đồng ý của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị này.

Bản Báo cáo trình bày trước Hội nghị được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng trên cơ sở (40/64) báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và kết quả chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong những năm vừa qua.

Phần I.

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở ĐỊA PHƯƠNG

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ

1. Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác này.

Theo chỉ đạo của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành, năm 2001 tại Hà Nội, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã tổ chức Hội nghị triển khai thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Tại Hội nghị, Cục Lưu trữ Nhà nước đã quán triệt những nội dung chủ yếu của Pháp lệnh, trong đó, đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành đối với việc quản lý, chỉ đạo và đầu tư cơ sở vật chất, bố trí cán bộ cho hoạt động lưu trữ. Tiếp theo, năm 2004, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị phồ biến Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về văn thư, lưu trữ cho các tỉnh, thành phố tại tỉnh Bình Thuận.

Ngay sau khi Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg được ban hành, Bộ Nội vụ đã ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ kèm theo Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26 tháng 3 năm 2007, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Kế hoạch số 218/KH-VTLTNN ngày 05 tháng 4 năm 2007 về thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Công văn số 219/VTLTNN-NVĐP ngày 05 tháng 4 năm 2007 về triển khai thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ tại các địa phương.

Tiếp theo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị giao ban công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố tại 3 khu vực: khu vực phía Bắc tại thành phố Hải Phòng, khu vực miền Trung-Tây Nguyên tại thành phố Đà Nẵng, khu vực phía Nam tại thị xã Long An để phổ biến, quán triệt tinh thần và kế hoạch thực hiện Chỉ thị. Tại Hội nghị, được sự uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đề nghị các tỉnh, thành phố đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về lưu trữ, nâng cao hơn nữa nhận thức của tất cả cán bộ, nhân viên nhằm hoàn thành những nhiệm vụ cấp bách trong thời gian tới mà Chỉ thị đã đề ra.

Sau Hội nghị triển khai thi hành Pháp lệnh tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, nhiều tỉnh đã tổ chức phổ biến nội dung Pháp lệnh đến các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

Triển khai việc thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, trong năm 2007 đã có 06 tỉnh, thành phố tổ chức Hội nghị phổ biến nội dung Chỉ thị, đó là: Bắc Giang, Hà Tây, Khánh Hoà, Phú Yên, Vĩnh Phúc, TP. Hồ Chí Minh và có 34 tỉnh sao gửi văn bản đến các đơn vị trực thuộc.

Tính đến tháng 3 năm 2008 có 40 tỉnh, thành phố gửi báo cáo sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, còn 24 tỉnh, thành phố chưa có báo cáo, đó là: An Giang, Bà Rịa Vũng tàu, Bạc Liêu, Bình Thuận, Đăk Lăk, Đăk Nông, Hà Tĩnh, Hà Nam, Hải Dương, Hoà Bình, Hưng Yên, Lạng Sơn, Lào Cai, Lâm Đồng, Long An, Nam Định, Nghệ An, Ninh Thuận, Quảng Nam, Thái Bình, Thanh Hoá, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng, TP. Hải Phòng.

2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ

Thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, trong những năm vừa qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tham mưu giúp Bộ Nội vụ xây dựng, trình Chính phủ và các cấp có thẩm quyền ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật quan trọng như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnh; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng...

Hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ đề ra. Để thực hiện nhiệm vụ này, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung một số văn bản cho phù hợp với thực tế hiện nay trình cấp có thẩm quyền ban hành, như: Luật Lưu trữ; Nghị định Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư Hướng dẫn giải mật tài liệu lưu trữ; Thông tư Lập dự toán kinh phí hàng năm cho hoạt động lưu trữ; sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110; sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 55…

Trong 7 năm qua, hầu hết các tỉnh đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương mình. Theo số liệu báo cáo mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhận được, trong 7 năm qua, Uỷ ban nhân dân các tỉnh đã ban hành được 187 văn bản quy phạm pháp luật, trong đó có 150 quyết định và 37 chỉ thị. Các văn bản tập trung chủ yếu vào các vấn đề tăng cường công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ; tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; xác định nguồn nộp lưu... Tính đến thời điểm hiện nay, đã có 45/64 tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Trong năm 2007, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã triển khai thực hiện Chỉ thị một cách sâu rộng, đã có 08 tỉnh ban hành Chỉ thị về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, như: Bà Rịa Vũng Tàu, Bình Phước, Đồng Nai, Kon Tum, Quảng Ngãi, Phú Yên, Sơn La và TP. Hồ Chí Minh.

Nhìn chung, từ sau Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đang dần dần được hoàn thiện, góp phần tích cực cho các tỉnh thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực này.

3. Xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Song song với việc xây dựng, trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, trong phạm vi thẩm quyền được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ như: Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 về việc hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện; Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn Quản lý văn bản đi, văn bản đến; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và nhiều văn bản khác.

Song song với việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, từ năm 2001 đến nay, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho tỉnh mình, trong đó các tỉnh ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ là: tỉnh Quảng Nam (148 văn bản), TP. Hải Phòng (129 văn bản), TP. Hà Nội (126 văn bản), tỉnh Bình Định (110 văn bản).

Tuy nhiên, việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan quản lý ngành ở Trung ương hay của các tỉnh, thành phố còn chưa kịp thời, trong một số lĩnh vực còn thiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể (Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ...), nên tính khả thi chưa cao và do vậy, các cơ sở còn nhiều lúng túng trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.

4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ

Cùng với việc tuyên truyền, phổ biến nội dung Pháp lệnh, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như các tỉnh đã tổ chức nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, phổ biến triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức nhiều lớp nâng cao nghiệp vụ hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ, kết hợp khảo sát ở nước ngoài cho các học viên là Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Trưởng phòng Hành chính và cán bộ văn thư, lưu trữ ở địa phương.

Hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều tiến hành kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố (bình quân 5 tỉnh/năm). Kết quả việc kiểm tra, thanh tra đã giúp cán bộ lãnh đạo các cấp của các tỉnh nhận thức đúng hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; nhận ra những thiếu sót còn tồn tại ở địa phương mình.

Song song với việc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực tiếp kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, các tỉnh đã chủ động kiểm tra các huyện, thị, đơn vị cơ sở trực thuộc tỉnh. Điển hình là UBND tỉnh Bắc Giang đã tổ chức kiểm tra được 100% các huyện, thị và trên 80% các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; UBND tỉnh Phú Thọ đã kiểm tra được 100% các huyện, thị và hơn 70% các cơ quan, đơn vị trực thuộc tỉnh; UBND tỉnh Yên Bái kiểm tra được 80% các huyện, thị và 80/101 lượt sở, cơ quan thuộc tỉnh; UBND TP. Hải Phòng kiểm tra được 70% tổng số các quận, huyện, thị, sở, ban, ngành...

Bên cạnh đó, định kỳ 2 năm một lần, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời tổng kết, khen thưởng, động viên thành tích của các địa phương và qua đó tạo điều kiện để cán bộ các tỉnh trao đổi, học tập nghiệp vụ. Trong năm 2007, các tỉnh đã tiến hành kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ hai năm 2006-2007, kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đã dấy lên phong trào học tập thi đua rất mạnh mẽ ở các tỉnh.

Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số tỉnh chưa chú ý đến công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ sở nên chưa chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và chưa nắm bắt được tình hình thực tế tại địa phương mình.

5. Công tác tổ chức, biên chế và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ

Thời gian qua, tổ chức văn thư, lưu trữ địa phương đã được củng cố, kiện toàn ở hầu hết các tỉnh, thành phố. Trong những năm vừa qua, vấn đề tổ chức văn thư, lưu trữ ở địa phương có nhiều chuyển biến tích cực, đã có 63/64 tỉnh, thành phố thành lập Trung tâm Lưu trữ (dưới các tên gọi khác nhau: Trung tâm Lưu trữ, Tin học; Trung tâm Lưu trữ, Công báo...) và Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngày càng được củng cố, tăng cường về nhiều mặt. Các Trung tâm đã phát huy vai trò tham mưu cho các cấp lãnh đạo trong tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Tình hình biên chế và cán bộ của các Trung tâm Lưu trữ cũng được cải thiện đáng kể, theo báo cáo của các tỉnh, tính đến nay tổng số biên chế của các Trung tâm Lưu trữ tỉnh có hơn 300 cán bộ, trong đó số cán bộ có trình độ đại học chiếm khoảng 50%, trung cấp khoảng 40% và số còn lại đã qua đào tạo ngắn hạn.

Đội ngũ cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ ở các sở, ngành, huyện, thị được tăng cường cả về số lượng và chất lượng, điển hình là tỉnh Bình Định có 1.142 cán bộ, Lào Cai có 729 cán bộ, Nam Định có 286 cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ trong toàn tỉnh.

Việc đào tạo cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ trong những năm qua cũng đã được các tỉnh, thành phố quan tâm, do đó, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ được nâng cao.

Tuy nhiên, tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ ở địa phương còn nhiều điều bất cập do các văn bản hướng dẫn của cấp trên chưa được thống nhất. Cụ thể là thực hiện Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân", một số tỉnh đã xúc tiến thành lập Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND. Trong khi phòng vừa bắt đầu đi vào hoạt động thì Chính phủ lại ban hành Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2005, theo đó trong Văn phòng có Phòng Tổ chức-Hành chính (văn thư, lưu trữ) và như vậy không còn Phòng Văn thư, Lưu trữ. Hơn nữa, sau khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được ban hành thì tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ địa phương và Trung tâm Lưu trữ của các tỉnh gặp rất nhiều khó khăn. Đây là vấn đề cấp bách cần được tập trung giải quyết trong thời gian tới.

6. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

a. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

Công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đã có nhiều chuyển biến tích cực. Tính đến giai đoạn hiện nay có khoảng 30% số tỉnh thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Một số tỉnh đã ban hành được quy định về quản lý văn bản đi, đến, do vậy, việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn và giải quyết công việc hiệu quả hơn. Theo số liệu điều tra (45/64 tỉnh gửi phiếu điều tra) có 27/45 tỉnh đã sử dụng phần mềm để quản lý văn bản đi, đến và điều đó đã giúp cho việc quản lý văn bản được thuận lợi hơn rất nhiều.

b. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử đã được chú trọng hơn trước, khối lượng tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tăng lên rõ rệt, do nhiều tỉnh đã ban hành được Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Theo số liệu báo cáo của các tỉnh, tính đến hết năm 2006, tổng số tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ tỉnh quản lý là 669.723 m giá và năm 2006 các tỉnh thu được 31.650m giá tài liệu. Cũng theo số liệu báo cáo thống kê của 49/64 tỉnh, thành phố gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tính đến tháng 3 năm 2008 tổng số tài liệu thu được trong năm 2007 của các tỉnh là 33.906m, điển hình trong việc thu thập trong năm vừa qua là: Đồng Nai (5.295m); TP. Hồ Chí Minh (4.851m); Bà Rịa Vũng Tàu (4.369m); Đồng Tháp (2.164m); Vĩnh Long (1.392m) và Quảng Ngãi (1.031m).

Tuy nhiên, bên cạnh những tỉnh thu được nhiều tài liệu nêu trên vẫn còn một số tỉnh chưa thu được tài liệu hoặc thu được tài liệu rất ít từ các sở, ban, ngành. Có nơi, tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ tỉnh vẫn chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh.

c. Việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu cũng đã được nhiều tỉnh chú ý. Từ năm 2001 đến nay, công tác chỉnh lý tài liệu đã được thực hiện thường xuyên hơn, nhiều khối tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; tình trạng tài liệu tích đống đã giảm dần; có tỉnh đã xây dựng được Đề án xử lý tài liệu tồn đọng, như tỉnh Kiên Giang đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án xử lý tài liệu tồn đọng thực hiện từ năm 2008 đến năm 2012. Những tỉnh có thành tích nổi bật trong công tác chỉnh lý tài liệu là: Bình Định, Khánh Hoà, Quảng Ngãi, Vĩnh Long...

d. Công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ

Sau khi Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được phổ biến rộng rãi đến các tỉnh, các điều kiện về kho tàng, về trang thiết bị bảo vệ, bảo quản an toàn cho tài liệu được quan tâm chú ý hơn trước. Ở một số tỉnh đã có kế hoạch và biện pháp để bảo vệ tài liệu khi gặp thiên tai bão, lũ. Ở hầu hết các kho lưu trữ của các tỉnh đã được bố trí các phương tiện bảo quản cần thiết như: giá để tài liệu, hộp, cặp; máy hút bụi, hút ẩm; quạt thông gió, nhiều tỉnh đã lắp điều hoà không khí cho kho lưu trữ; bình chữa cháy và có một số tỉnh đã trang bị được hệ thống báo cháy tự động.v.v…

Tuy nhiên, ở một số tỉnh công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ còn chưa được quan tâm đúng mức, tài liệu còn bảo quản trong các phòng làm việc hoặc nhà kho cũ không đảm bảo các yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

đ) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong những năm gần đây, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các tỉnh đã có những tiến bộ vượt bậc, các yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan và cá nhân đã được phục vụ kịp thời. Nhiều tỉnh đã có phòng đọc có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ độc giả thuận tiện và khoa học. Có tỉnh đã có phòng trưng bày tài liệu và có tỉnh đã giới thiệu tài liệu bằng nhiều hình thức khác nhau trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Nhìn chung, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của tỉnh cũng như các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội. Theo số liệu báo cáo của năm 2007, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu tại tỉnh Bình Định là 2.268 lượt người; thanh Hoá: 1.700 lượt người; Phú Thọ: 560 lượt người...

Tồn tại lớn nhất trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là các tỉnh chưa chủ động giới thiệu, công bố tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tồn tại nói trên là do tài liệu thu về chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, công cụ tra cứu còn thiếu, nên việc khai thác, công bố còn gặp nhiều khó khăn.

7. Đầu tư kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Tính đến nay đã có 27 tỉnh, thành phố xây mới kho lưu trữ (Bà Rịa Vũng Tàu, Bạc Liêu, Bến Tre, Bình Định, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Đăk Lăk, Gia Lai, Hà Tây, Hà Tĩnh, Khánh Hoà, Kiên Giang, Lạng Sơn, Nghệ An, Phú Thọ, Quảng trị, Quảng Ngãi, Sóc Trăng, Thừa Thiên Huế, Trà Vinh, Tuyên Quang, Vĩnh Long, TP. Cần Thơ, TP. Hà Nội, TP. Hải Phòng); có tỉnh đã quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ cấp huyện, thị, như: Bình Định, Quảng Nam. 05 tỉnh đã có Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng (có tỉnh đã được duyệt): Hà Giang, Phú Yên, Thái Nguyên, Tiền Giang và Vĩnh Phúc; còn 32 tỉnh, thành phố chưa xây được kho lưu trữ chuyên dụng. Tuy vậy, các tỉnh đều đã bố trí diện tích trong trụ sở làm việc hoặc cải tạo nhà làm việc để làm kho bảo quản tài liệu. Nhưng nhìn chung, những kho lưu trữ xây mới của các tỉnh đều chưa đạt được các yêu cầu theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngoại trừ kho lưu trữ của Thành phố Hà Nội.

Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố chưa xây kho là triển khai xây dựng Dự án xây kho lưu trữ chuyên dụng trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để đến năm 2010 tất cả các tỉnh, thành phố đều có kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng tinh thần Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ.

8. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

Công tác thông tin, báo cáo cũng được các tỉnh, thành phố chú ý hơn, phần lớn các tỉnh đã thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và định kỳ gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (năm 2006 có 53/64 tỉnh; tính đến tháng 3/2008 có 49/64 tỉnh, thành phố gửi báo cáo).

Tuy vậy, vẫn còn một số tỉnh, thành phố chưa thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo gây khó khăn cho công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiện nay.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Những kết quả đạt được

Những kết quả nổi bật đạt được trong 7 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ là:

Thứ nhất, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được ban hành tương đối đầy đủ đã tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương và dần đi vào nền nếp.

Thứ hai, hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả thiết thực; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ được đẩy mạnh; hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được tăng cường và đạt hiệu quả cao.

Thứ ba, hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ ở địa phương đã có sự thay đổi tích cực, các tỉnh đã thành lập Trung tâm Lưu trữ và các Trung tâm đã đi vào hoạt động có hiệu quả.

Thứ tư, biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng, nhất là cán bộ làm công tác văn thư của các đơn vị trực thuộc tỉnh đã được cải thiện đáng kể; cán bộ văn thư, lưu trữ thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ.

Thứ năm, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường, nhiều tỉnh, thành phố đã đầu tư kinh phí cho việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, chỉnh lý tài liệu và mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Thứ sáu, công tác chỉnh lý, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử được đẩy mạnh, nhất là sau khi Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ được ban hành, nhiều tỉnh đã giải quyết được một khối lượng rất lớn tài liệu tích đống tồn đọng nhiều năm nay.

Thứ bảy, công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng, đa dạng về hình thức phục vụ và loại hình tài liệu, công tác phục vụ khai thác đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của xã hội; số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng.

Thành tích đạt được sau 7 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:

Một là, được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, đặc biệt là sự quan tâm toàn diện của Bộ Nội vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ, nhất là trong lĩnh vực xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.

Hai là, bên cạnh việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có nhiều biện pháp nhằm tăng cường chỉ đạo việc thi hành Pháp lệnh và thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

Ba là, nhờ có sự quan tâm sâu sắc của lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND thể hiện qua việc đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí cho các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện các nội dung văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi tỉnh mình; kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ...

Bốn là, cán bộ văn thư, lưu trữ trong tỉnh đã phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công tác, làm tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong việc tổ chức thực hiện Pháp lệnh và Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

2. Những tồn tại cơ bản

Bên cạnh những kết quả đạt được như đã trình bày ở trên, trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ ở các tỉnh, thành phố còn một số tồn tại cơ bản sau đây:

Thứ nhất, nhận thức của một số lãnh đạo các cấp về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng mức, dẫn đến công tác văn thư, lưu trữ có nơi, có lúc bị xem nhẹ.

Thứ hai, tổ chức văn thư, lưu trữ ở địa phương chưa ổn định và thống nhất.

Thứ ba, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ mặc dù đã được tăng cường, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu mà Pháp lệnh và Chỉ thị đề ra. 50% các tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu, phương tiện bảo quản còn thô sơ và chưa đầy đủ.

Thứ tư, tình trạng tài liệu tồn đọng ở các sở, ban, ngành còn nhiều; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành cũng như lưu trữ lịch sử chưa tốt. Nhiệm vụ "đến năm 2010, các ngành, các cấp giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu" nêu trong Chỉ thị đang trở thành nhiệm vụ bất khả thi.

Thứ năm, công tác tổ chức khai thác, sử dụng, công bố tài liệu còn nhiều yếu kém, tài liệu lưu trữ chưa được phát huy hết giá trị để phục vụ các mục đích trong xã hội.

Thứ sáu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế.

Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:

Một là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ mặc dù đã dần dần được hoàn thiện, nhưng vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ; chưa có chế tài xử phạt trong trường hợp vi phạm các chế độ về công tác văn thư, lưu trữ.

Hai là, việc kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ đang gặp nhiều khó khăn vì chưa có văn bản hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ.

Ba là, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tuy được tăng cường, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu công việc; một số tỉnh chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, trang thiết bị còn thiếu và hết sức thô sơ.

Bốn là, việc hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tra tìm tài liệu còn chưa thực hiện được hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu.

Năm là, ý thức tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ của một bộ phận lãnh đạo và cán bộ, công chức một số tỉnh chưa cao, một số hành vi vi phạm quy định về công tác văn thư, lưu trữ vẫn diễn ra (cháy kho tài liệu, huỷ tài liệu chưa đúng quy định).

Phần II.

PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

Trên cơ sở tổng kết thực tiễn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, để tiếp tục thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Chỉ thị của Thủ tướng, công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới cần tập trung vào những nhiệm vụ chính sau đây:

I. ĐỐI VỚI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

1. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ, trước mắt là nghiên cứu xây dựng, trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành: Luật Lưu trữ; Nghị định Xử phạt vi phạm hành chính trong công tác văn thư lưu trữ; Thông tư Hướng dẫn về giải mật tài liệu lưu trữ; Thông tư Hướng dẫn một số nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương (phần văn thư, lưu trữ); sửa đổi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Về công tác văn thư, sửa đổi Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..., nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ.

2. Đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức bồi dưỡng kiến thức về quản lý và nghiệp vụ chuyên môn; tăng cường tổ chức tham quan, khảo sát, trao đổi kinh nghiệm trong và ngoài nước.

3. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật về văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ; duy trì tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng.

4. Kịp thời tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành, điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ.

II. ĐỐI VỚI CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ

1. Tiếp tục chỉnh sửa các văn bản không còn phù hợp và xây dựng ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ như: Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Uỷ ban nhân dân tỉnh...

2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng các yêu cầu cơ bản của hoạt động lưu trữ ở các cấp, các ngành địa phương, phấn đấu đến năm 2010, các tỉnh đều có kho lưu trữ chuyên dụng. Đối với các tỉnh đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng nếu xét thấy chưa đáp ứng được yêu cầu thì nâng cấp kho tàng, đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: giá, hộp, cặp; điều hoà không khí; thiết bị phòng cháy, chữa cháy...

3. Có biện pháp giải quyết tình trạng tài liệu tích đống hiện nay ở các sở, ban, ngành và các cấp ở địa phương theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ để đến năm 2010 cơ bản hoàn thành nhiệm vụ trên.

4. Thực hiện nghiêm các quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp.

5. Từng bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

6. Củng cố, kiện toàn hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ địa phương. Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đầy đủ năng lực đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

9. Quan tâm kịp thời các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ./.