Báo cáo 250/BC-VTLTNN về kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm 2007 - 2009 của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Văn thư là Lưu trữ Nhà nước ban hành

BÁO CÁO

KẾT QUẢ KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2 NĂM 2007 - 2009 CỦA CÁC BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ, CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC, TỔNG CÔNG TY 91 VÀ CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

Thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và để tăng cường trao đổi, học tập kinh nghiệm giữa các tổ chức lưu trữ, ngày 03 tháng 3 năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 132/VTLTNN-VP gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, các Tập đoàn Kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi tắt là các bộ, ngành trung ương) và Công văn số 133/VTLTNN-VP gửi Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là Sở Nội vụ các tỉnh) về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (từ tháng 7 năm 2007 đến hết tháng 6 năm 2009). Qua quá trình kiểm tra và báo cáo tổng kết của các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổng hợp kết quả chung về kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ như sau:

I. TÌNH HÌNH KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tổ chức thực hiện

Đối với các bộ, ngành trung ương: có 55 bộ, ngành trung ương tham gia kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và được phân chia thành 18 cụm, mỗi cụm từ 3 đến 4 đơn vị. Vì một số lý do riêng, một số đơn vị có văn bản đề nghị không tham gia kiểm tra như: Đài Tiếng nói Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Y tế. Thành phần đoàn kiểm tra ở hầu hết các cụm đều có sự tham gia của đại diện lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Phòng Lưu trữ của bộ, ngành trung ương và cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt như Tổng Công ty Cà phê Việt Nam có sự tham gia của người đứng đầu.

Đối với Sở Nội vụ các tỉnh: có 63 tỉnh tham gia kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và được phân chia thành 16 cụm, mỗi cụm từ 3 đến 4 tỉnh. Có 02 đơn vị có văn bản đề nghị thay thế cụm trưởng: Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên và Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế. Thành phần đoàn kiểm tra ở hầu hết các cụm đều có sự tham gia của đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ, Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ, lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh và cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

Các đơn vị được chỉ định làm cụm trưởng đã tích cực phối hợp với các đơn vị thành viên trong cụm chủ động xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra một cách nghiêm túc theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Kết quả kiểm tra đã được các đơn vị trong cụm thảo luận, thống nhất và cụm trưởng đã tổng hợp, báo cáo kết quả kiểm tra về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Nội dung kiểm tra

Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các lĩnh vực: công tác quản lý văn thư, lưu trữ; các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2007 đến tháng 6/2009. Các nội dung trên được cụ thể hóa thành 10 chỉ tiêu, tương ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm.

3. Kết quả kiểm tra (Chi tiết tại Phụ lục số 1 của trung ương, Phụ lục số 2 của địa phương)

II. NHẬN XÉT CHUNG

1. Ưu điểm

- Đối với các bộ, ngành trung ương: Lãnh đạo các bộ, ngành trung ương nhất là lãnh đạo phụ trách trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ ngày càng nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử, do vậy đã quan tâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành văn bản quản lý, bố trí cán bộ, thực hiện chế độ phụ cấp, kiểm tra hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ đến việc cải tạo nâng cấp kho tàng, ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ …

- Đối với Sở Nội vụ các tỉnh: Hầu hết các tỉnh đã thành lập Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ. Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp.

Cán bộ văn thư, lưu trữ ngày càng nỗ lực nêu cao tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, chủ động và không ngừng học tập để nắm vững, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Việc tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đã tạo điều kiện cho các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh học tập trao đổi kinh nghiệm để tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình. Đồng thời qua đây, các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh đã đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo các cấp, với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Bộ Nội vụ những giải pháp để chỉ đạo công tác này ngày càng tốt hơn. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến Pháp lệnh, các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt, tạo điều kiện cho công tác này phát triển.

2. Tồn tại

- Về tổ chức, kiểm tra: một số bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh còn chưa đảm bảo tiến độ, có cụm đến tháng 02 năm 2010 mới hoàn thành kiểm tra. Cá biệt Sở Nội vụ thành phố Hà Nội cho đến ngày 29/3/2010 mới hoàn thành việc kiểm tra sau khi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có văn bản nhắc nhở. Điều này ảnh hưởng chung đến kết quả kiểm tra của một số đơn vị trong cụm và ảnh hưởng đến việc tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng Bộ Nội vụ kết quả kiểm tra chéo tại các cơ quan trung ương và địa phương. Hồ sơ về việc kiểm tra chéo của một số cụm vẫn làm chưa đúng, chưa đủ theo văn bản hướng dẫn của Cục.

- Về chỉ tiêu và mức điểm: mặc dù các chỉ tiêu kiểm tra và mức điểm đã được cụ thể hóa chi tiết nhưng khi áp dụng có nơi và có chỉ tiêu khi triển khai còn chưa phù hợp.

- Bên cạnh những việc đã làm được, công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh còn một số hạn chế:

+ Ở một số cơ quan, công tác văn thư, lưu trữ chưa được lãnh đạo quan tâm đúng mức, đa số các đơn vị trực thuộc bộ, ngành trung ương chỉ có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều khó khăn như: diện tích phòng làm việc và kho lưu trữ còn chật hẹp, các trang thiết bị trong kho bảo quản lưu trữ còn thiếu; kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

+ Việc lập hồ sơ và việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu hàng năm của công chức, viên chức còn chưa đầy đủ và còn mang tính hình thức. Ở một số cơ quan, đơn vị việc nộp lưu tài liệu còn ở trong tình trạng bó gói và tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử còn chậm, chưa thường xuyên.

+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị đã được thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao.

3. Một số kiến nghị từ việc tổ chức, kiểm tra

a) Đối với các bộ ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh

- Một số tỉnh như Ninh Bình, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng cần khẩn trương ổn định về tổ chức theo Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện.

- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ công việc cho công chức, viên chức; khắc phục tình trạng thu, nộp tài liệu dạng bó gói như hiện nay. Cần quan tâm hơn đến việc thu thập tài liệu, hồ sơ công việc tại các đơn vị nhằm bổ sung đầy đủ vào tài liệu lưu trữ cơ quan.

- Cần tăng cường cán bộ làm công tác lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn hoặc cử cán bộ tham gia các lớp nâng cao trình độ, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong và ngoài nước cho các cấp lãnh đạo và đội ngũ cán bộ làm trực tiếp công tác này; đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Đảm bảo diện tích và các trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ các tỉnh cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sớm có dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

b) Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Tham mưu, kiến nghị với Bộ Nội vụ trình Chính phủ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.

- Tiếp tục triển khai tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng và hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề về văn thư, lưu trữ.

- Nghiên cứu, đề xuất các chế độ phụ cấp độc hại bằng tiền và bằng hiện vật đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.

III. KHEN THƯỞNG

Căn cứ vào kết quả kiểm tra và thành tích đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ 2 năm 2007 - 2009 của các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh của cụm trưởng các cụm đã tổng hợp và báo cáo,

Bộ trưởng Bộ Nội vụ:

- Tặng Cờ thi đua cho 04 đơn vị: Văn phòng Bộ Công thương, Văn phòng Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam, Văn phòng Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam và Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long.

- Tặng Bằng khen cho 14 đơn vị: Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, Vụ Hành chính - Văn phòng Chính phủ, Vụ Tổ chức - Hành chính - Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Bộ Công an, Văn phòng Bộ Ngoại giao, Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tài chính, Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Văn phòng Tổng công ty Lương thực miền Nam, Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam và Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang, Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tặng giấy khen cho 14 đơn vị: Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Văn phòng Bộ Giao thông vận tải, Văn phòng Thông tấn xã Việt Nam, Văn phòng Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Văn phòng Viện Khoa học và Xã hội Việt Nam, Văn phòng Đài Truyền hình Việt Nam và Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp, Sở Nội vụ tỉnh Bình Định, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, Sở Nội vụ tỉnh Bình Dương, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

Trên đây là tổng hợp chung kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2007 đến hết tháng 6/2009 và các hình thức khen thưởng của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho các bộ, ngành trung ương và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị các cơ quan, đơn vị tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, khắc phục mọi khó khăn, phấn đấu nhiều hơn nữa để đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát triển, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước.

PHỤ LỤC 1

KẾT QUẢ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2009 CỦA CÁC BỘ, NGÀNH TRUNG ƯƠNG
(Kèm theo Báo cáo số 250/BC-VTLTNN ngày 09 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

PHỤ LỤC 2

KẾT QUẢ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2009 CỦA CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
(Kèm theo Báo cáo số 250/BC-VTLTNN ngày 09 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)