Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/02/2012 về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của Hệ thống Kho bạc Nhà nước trong điều kiện vận hành Hệ thống TABMIS do Kho bạc Nhà nước ban hành

BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 68/QĐ-KBNN	Hà Nội, ngày 15 tháng 2 năm 2012

 
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ BẢO QUẢN, LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU KẾ TOÁN CỦA HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN HÀNH TABMIS
TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số 108/2009/QĐ-TTg ngày 26/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 06/11/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS);
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của Hệ thống Kho bạc Nhà nước trong điều kiện vận hành Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS)”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, áp dụng cho các đơn vị triển khai TABMIS đã dừng KTKB và thực hiện TABMIS là hệ thống chính.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
 
 

Nơi nhận: - KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Các đơn vị thuộc KBNN; - Lưu: VT, KTNN.

TỔNG GIÁM ĐỐC

 
QUY CHẾ
BẢO QUẢN, LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU KẾ TOÁN CỦA HỆ THỐNG KBNN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN HÀNH TABMIS
(Ban hành kèm theo Quyết định số 68 /QĐ-KBNN ngày 15/2/2012 của Tổng Giám đốc KBNN)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán đối với tài liệu kế toán theo Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS).
2. Tài liệu kế toán thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này bao gồm:
2.1. Tài liệu kế toán bằng giấy:
- Chứng từ kế toán;
- Sổ kế toán;
- Báo cáo kế toán;
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
2.2. Tài liệu kế toán điện tử:
- Sổ kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử;
- Báo cáo kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử.
3. Tài liệu kế toán không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này bao gồm:
- Dữ liệu kế toán điện tử lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của TABMIS và các phần mềm ứng dụng nghiệp vụ kế toán liên quan;
- Hồ sơ tài liệu liên quan đến kế toán do các bộ phận nghiệp vụ (khác với bộ phận kế toán) quản lý, lưu trữ theo quy trình quản lý hồ sơ nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước (KBNN);
- Giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát, hết thời hạn sử dụng của KBNN.
Điều 2. Nguyên tắc, hình thức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Nguyên tắc:
Tài liệu kế toán được đưa vào bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy phải đảm bảo nguyên tắc đầy đủ, an toàn, nguyên vẹn, theo đúng quy trình và thời hạn quy định trong Quy chế này và các văn bản khác của Bộ Tài chính và KBNN.
2. Hình thức:
Tài liệu kế toán được đưa vào bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy phải theo quy trình phù hợp với hình thức tài liệu kế toán bằng giấy hoặc tài liệu kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử.
Điều 3. Đối tượng áp dụng
Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán quy định trong Quyết định này áp dụng cho các đơn vị:
1. Văn phòng, Vụ Kế toán Nhà nước thuộc KBNN;
2. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước triển khai TABMIS, đã dừng áp dụng Chế độ kế toán Ngân sách và nghiệp vụ Kho bạc (KTKB), và thực hiện TABMIS là hệ thống chính, bao gồm:
- Sở Giao dịch KBNN.
- KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (KBNN tỉnh).
- KBNN các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, phòng giao dịch trực thuộc KBNN tỉnh (KBNN huyện).
Điều 4. Giải thích thuật ngữ
Trong Quy chế này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; số liệu ghi trên sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
3. Báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị theo quy định.
4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán gồm: các loại tài liệu liên quan đến kế toán nghiệp vụ theo Chế độ kế toán Nhà nước áp dụng cho TABMIS; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan. Tài liệu kế toán khác không bao gồm hồ sơ tài liệu liên quan đến kế toán do các Phòng (bộ phận) nghiệp vụ (khác với Phòng (Bộ phận) kế toán) quản lý, lưu trữ theo quy trình quản lý hồ sơ nghiệp vụ của KBNN.
5. Dữ liệu kế toán điện tử là các thông tin được ghi nhận vào hệ thống trên cơ sở chứng từ kế toán và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính.
6. Tài liệu kế toán điện tử là tài liệu kế toán bao gồm sổ kế toán, báo cáo kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử (file dữ liệu), được kết xuất từ các phần mềm ứng dụng kế toán (trên cơ sở dữ liệu kế toán điện tử nêu tại khoản 5 Điều này) và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
7. Người chịu trách nhiệm công tác tin học tại đơn vị KBNN là Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin tại KBNN; Trưởng phòng Tin học tại KBNN tỉnh; cán bộ làm nhiệm vụ tin học tại KBNN huyện.
8. Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là cán bộ kế toán (đối với tài liệu kế toán nói chung) và cán bộ tin học (đối với dữ liệu kế toán điện tử) được phân công nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị thuộc KBNN, Phòng (Bộ phận) Kế toán, Phòng (Bộ phận) Tin học.
9. Cán bộ lưu trữ là cán bộ KBNN được phân công nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu tại kho của đơn vị KBNN.
Điều 5. Trách nhiệm bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Thủ trưởng đơn vị KBNN:
Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ kế toán nhà nước, Giám đốc Sở Giao dịch KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành Quy chế bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định.
2. Kế toán trưởng đơn vị KBNN tỉnh, huyện:
Kế toán trưởng đơn vị KBNN tỉnh, huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định; chịu trách nhiệm về việc khai thác sử dụng tài liệu kế toán trong thời gian bảo quản tại Phòng (Bộ phận) Kế toán và trong kho lưu trữ.
Phối hợp với người chịu trách nhiệm công tác tin học của đơn vị KBNN thực hiện các nhiệm vụ nêu trên đối với tài liệu kế toán điện tử.
3. Người chịu trách nhiệm công tác tin học tại đơn vị KBNN:
Người chịu trách nhiệm công tác tin học tại đơn vị KBNN có trách nhiệm phối hợp với kế toán trưởng của đơn vị tổ chức thực hiện việc lưu trữ các tài liệu kế toán điện tử trong hệ thống thông tin của đơn vị KBNN. Chịu trách nhiệm về việc khai thác sử dụng tài liệu kế toán điện tử trong thời gian bảo quản tại đơn vị KBNN.
4. Cán bộ kế toán:
Khi chưa giao nộp cho người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cán bộ kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng và lưu trữ tại Phòng (Bộ phận) Kế toán của đơn vị KBNN.
5. Cán bộ tin học:
Cán bộ tin học thực hiện nhiệm vụ được giao trong quy trình lưu trữ tài liệu kế toán điện tử có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán điện tử của mình trong quá trình sử dụng và lưu trữ tại đơn vị KBNN.
6. Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:
Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán có trách nhiệm bảo quản chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, tài liệu kế toán điện tử đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không để xảy ra mất mát, hư hỏng, sửa chữa tẩy xoá, sai lệch dữ liệu điện tử trong suốt thời gian bảo quản, lưu trữ tại đơn vị KBNN.
7. Cán bộ lưu trữ:
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ.
8. Cán bộ KBNN thuộc các Phòng (Bộ phận) khác:
Cán bộ KBNN thuộc các phòng (bộ phận) khác Phòng (Bộ phận) Kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu có liên quan đến kế toán trong quá trình sử dụng và lưu trữ tại phòng (bộ phận), đơn vị mình.
Chương II
BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BẰNG GIẤY
I. SẮP XẾP, ĐÓNG TÀI LIỆU KẾ TOÁN BẰNG GIẤY
Điều 6. Sắp xếp, đóng chứng từ kế toán
1. Sắp xếp chứng từ kế toán hàng ngày
Tập chứng từ kế toán trong ngày do Phòng (Bộ phận) Kế toán theo dõi, quản lý gồm có các chứng từ thuộc phân hệ quản lý chi (AP), phân hệ quản lý thu (AR), phân hệ sổ cái (GL), phân hệ phân bổ ngân sách (BA), phân hệ quản lý cam kết chi (PO), các sổ kế toán chi tiết và một số tài liệu kế toán khác được in và sắp xếp, như sau:
1.1. Các tài liệu kế toán được in để lưu vào tập chứng từ kế toán ngày
Tài liệu kế toán được in hàng ngày để đóng vào tập chứng từ kế toán bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản ngày: Mẫu số B9-01/KB/TABMIS.
- Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (nội tệ, ngoại tệ): Mẫu số S2-02/KB/TABMIS.
- Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng (nội tệ, ngoại tệ): Mẫu số S2-02/KB/TABMIS, bao gồm 2 liên:
+ 01 liên dùng để đóng vào tập chứng từ ngày kèm bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ hoặc bảng kê chứng từ thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
+ 01 liên dùng để đối chiếu số liệu với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng nơi KBNN mở tài khoản do ngân hàng cung cấp và được đóng riêng theo từng tháng.
- Bảng liệt kê chứng từ Mẫu số S2-06/KB/TABMIS của từng phân hệ (AP, AR, GL, BA, PO) theo từng mã nhân viên.
- Bảng liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán vào hệ thống (được in từ chương trình hoặc lập thủ công theo Mẫu số 01/MNV-TAB nêu tại Phụ lục số 04a, trên cơ sở bảng Liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS của tất cả các mã nhân viên tham gia nhập liệu trên từng phân hệ).
1.2. Sắp xếp tập chứng từ ngày
Tài liệu kế toán in trong ngày được sắp xếp vào tập chứng từ ngày theo thứ tự như sau:
- Bảng cân đối tài khoản ngày: Mẫu số B9-01/KB/TABMIS;
- Liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán: Mẫu số 01/MNV-TAB nêu tại Phụ lục số 04a;
- Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (nội tệ, ngoại tệ): Mẫu số S2-02/KB/TABMIS;
- Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng (nội tệ, ngoại tệ): Mẫu số S2-02/KB/TABMIS;
- Bảng liệt kê chứng từ S2-06/KB/TABMIS, theo thứ tự các phân hệ AP, AR, GL, BA, PO của từng mã nhân viên (kèm chứng từ kế toán, hồ sơ tài liệu trên từng phân hệ của nhân viên đó) được sắp xếp theo số thứ tự mã nhân viên từ nhỏ đến lớn đã được lập tại Bảng liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán vào hệ thống (Mẫu số 01/MNV-TAB).
1.3. Một số điểm cần lưu ý
- Các tài liệu dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán, căn cứ để thực hiện quy trình kiểm soát chi và các tài liệu liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước,... được sắp xếp đầy đủ để lưu kèm chứng từ kế toán liên quan theo quy định.
- Các chứng từ kế toán dùng để hạch toán trên hai phân hệ khác nhau được nhập cùng ngày được lưu theo phân hệ có bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Có (phân hệ thứ nhất). Đồng thời trên Bảng liệt kê chứng từ (mẫu số S2-06/KB/TABMIS) của phân hệ thứ hai, kế toán phải ghi rõ phân hệ, nơi lưu chứng từ gốc phía dưới số thứ tự bút toán, như sau: “CTG_XX YY”.
Trong đó: XX là ký hiệu phân hệ, YY là số bút toán.
Ví dụ: Chứng từ hạch toán trên hai phân hệ GL và AR được lưu tại phân hệ GL (Phân hệ GL có bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Có). Trên Bảng liệt kê chứng từ (mẫu số S2-06/KB/TABMIS) của phân hệ AR (phân hệ thứ hai), kế toán viên ghi vào phía dưới số thứ tự bút toán, như sau:
CTG_GL 0161_100322_549_88, trong đó 0161_100322_549_88 là số bút toán ghi Nợ trên GL.
- Các chứng từ kế toán dùng để hạch toán trên hai phân hệ khác nhau được nhập khác ngày thì chứng từ gốc được lưu theo phân hệ có bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Có (phân hệ thứ nhất). Đồng thời, kế toán phô tô chứng từ đã nhập ở phân hệ thứ nhất làm căn cứ lập Phiếu chuyển khoản để thực hiện bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Nợ (phân hệ thứ hai). Chứng từ phô tô và Phiếu chuyển khoản được lưu theo phân hệ thứ hai.
- Các tài liệu dùng để theo dõi việc tạm ứng, thanh toán nhiều lần trong thời gian dài như hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ... được lưu kèm chứng từ kế toán vào lần thanh toán cuối cùng trong năm. Trường hợp hết năm ngân sách, kế toán viên sao chụp thêm 1 bản kèm theo liệt kê các bút toán đã thực hiện ở các năm trước để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
- Dự toán năm (kể cả dự toán điều chỉnh, dự toán bổ sung), tài liệu về cam kết chi thường xuyên, quy chế chi tiêu nội bộ, bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí học sinh, sinh viên của đơn vị giao dịch được lưu riêng theo từng đơn vị, cuối năm đóng thành tập theo thứ tự đơn vị từ nhỏ đến lớn (theo từng cấp ngân sách).
- Bảng đối chiếu số liệu tài khoản của đơn vị giao dịch với KBNN được đóng chung, định kỳ hàng tháng, theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn, sau khi được chấm và đối chiếu đầy đủ, khớp đúng.
2. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu
- Kế toán viên có chứng từ phát sinh có trách nhiệm:
+ Đối chiếu, sắp xếp, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê chứng từ kế toán thuộc phạm vi nghiệp vụ được phân công.
+ Bàn giao cho người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuộc Phòng (Bộ phận) Kế toán.
+ Khi giao phải ghi Sổ giao nhận chứng từ ngày (TABMIS) theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục số 04b.
- Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuộc Phòng (Bộ phận) Kế toán có trách nhiệm:
+ Đối chiếu lại các tập chứng từ kế toán với bảng liệt kê chứng từ của từng kế toán viên đã giao. Trường hợp thiếu chứng từ kế toán phải báo cáo ngay kế toán trưởng để chỉ đạo hoặc xác định nguyên nhân và xử lý trách nhiệm cá nhân theo quy định. Trường hợp vượt quá thẩm quyền, kế toán trưởng phải báo cáo thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý.
+ Trên cơ sở các tập chứng từ ngày của kế toán viên và Bảng liệt kê toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày, thực hiện đối chiếu Bảng tổng hợp các mã nhân viên giao dịch trong ngày (được lập hoặc kết xuất từ chương trình), đảm bảo tất cả các mã nhân viên phát sinh giao dịch trong ngày phải có đầy đủ chứng từ kế toán đính kèm (trừ trường hợp bút toán được hạch toán trên hai phân hệ, chứng từ gốc đã lưu theo mã nhân viên khác hoặc trường hợp xử lý bút toán dở dang trên hệ thống).
+ Khi nhận phải ghi Sổ giao nhận chứng từ ngày (TABMIS) theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục số 04b.
- Sổ giao nhận chứng từ ngày (TABMIS) cuối ngày được nộp cho kế toán trưởng hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền kiểm tra và ký xác nhận.
3. Đóng chứng từ kế toán
- Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuộc Phòng (Bộ phận) Kế toán có trách nhiệm đóng chứng từ kế toán vào chung 01 tập chắc chắn sau khi chứng từ kế toán đã được sắp xếp và giao nhận theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều này. Trường hợp chứng từ phát sinh trong ngày có số lượng lớn thì có thể chia và đóng thành nhiều tập chứng từ.
- Sau khi đóng xong các tập chứng từ kế toán, người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đánh số thứ tự chứng từ bắt đầu từ số 01 đến hết (kể cả chứng từ gốc và hồ sơ tài liệu kèm theo). Phải dùng mực màu đỏ để đánh số thứ tự chứng từ lưu trữ và ghi vào góc trên bên phải của mỗi tờ chứng từ, tài liệu kèm theo. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót, khi đánh số bổ sung thì được đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái Latinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: tờ trước đó có số thứ tự 15 thì tờ đã bị bỏ sót phải được đánh số là 15a.
- Tập chứng từ phải được đóng bằng bìa cứng, có độ bền để bảo vệ, trên bìa có ghi các yếu tố sau:
+ Kho bạc Nhà nước ... /Phòng, bộ phận ...
+ Số lưu trữ ...
+ Chứng từ ngày ... tháng ... năm ...
+ Gồm có ... chứng từ, từ số 01 đến số ...
+ Tập chứng từ số ... /... tổng số tập trong ngày.
+ Thời hạn lưu trữ …
+ Người đóng chứng từ (ghi rõ họ, tên, chữ ký) …
+ Kế toán trưởng (ghi rõ họ, tên, chữ ký) ...
- Trường hợp số lượng chứng từ hàng ngày phát sinh ít, có thể đóng nhiều ngày thành 1 tập (tối đa không quá 5 ngày), giữa các ngày phải có bìa ngăn cách (nội dung ghi trên bìa tương tự như tập chứng từ đóng riêng từng ngày). Bìa ngoài cùng của tập chứng từ chung ghi:
+ Kho bạc Nhà nước ... /Phòng, bộ phận ...
+ Số lưu trữ ...
+ Chứng từ, từ ngày .../.../ ... đến ngày.../.../...
+ Gồm có ... chứng từ, từ số 01 đến số ... (tổng số chứng từ của các ngày đóng chung).
+ Thời hạn lưu trữ …
+ Người đóng chứng từ (ghi rõ họ, tên, chữ ký) …
+ Kế toán trưởng (ghi rõ họ, tên, chữ ký) ...
- Sau khi đóng chứng từ kế toán theo quy định nêu trên, người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán ghi vào “Sổ theo dõi chứng từ kế toán” theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục số 02.
Điều 7. In, sắp xếp, đóng sổ kế toán
1. In sổ kế toán
- Kế toán viên hoặc kế toán tổng hợp (cán bộ kế toán) có trách nhiệm in sổ kế toán theo phần hành nghiệp vụ được phân công. Sổ kế toán được in theo danh mục nêu tại Phụ lục số 03a.
- Một số điểm cần lưu ý khi in sổ kế toán:
+ Bảng kê phát hành, thanh toán công trái trái phiếu bằng tiền mặt, chuyển khoản được in và lưu cùng chứng từ kế toán hàng ngày khi có phát sinh.
+ Trường hợp cuối ngày đơn vị lập “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày” thì được lưu cùng sổ chi tiết tiền mặt trong tập chứng từ kế toán cùng ngày.
+ Chỉ in sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có phát sinh.
+ Không in hàng tháng các sổ kế toán chi tiết đã in hàng ngày.
+ Không in hàng năm các sổ kế toán chi tiết đã in hàng ngày, hàng tháng.
+ Không in sổ kế toán chi tiết các tài khoản thu, chi ngân sách các cấp.
+ Sổ kế toán liên quan đến thanh toán điện tử được in theo quy định hiện hành và đóng thành tập riêng.
2. Sắp xếp sổ kế toán
- Sổ kế toán chi tiết in hàng ngày được sắp xếp theo số hiệu tài khoản và theo thứ tự từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng; từ tháng 01 đến tháng 12.
- Sổ kế toán chi tiết in hàng tháng được sắp xếp theo số hiệu tài khoản và theo thứ tự từ tháng 01 đến tháng 12.
- Sổ kế toán in hàng năm được sắp xếp theo số hiệu tài khoản, thứ tự từ nhỏ đến lớn.
3. Đóng sổ kế toán
- Tại thời điểm cuối năm, cán bộ kế toán đóng riêng từng tài khoản đã được sắp xếp theo thứ tự quy định tại khoản 2 Điều này. Tùy theo độ dày, mỏng của từng loại sổ kế toán, có thể đóng sổ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc năm.
- Sau khi đóng xong, chuyển cho người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sắp xếp các sổ kế toán và đóng thành tập sổ kế toán theo thứ tự số hiệu tài khoản từ nhỏ đến lớn.
- Tập sổ kế toán khi được đóng xong phải đảm bảo chắc chắn, gọn gàng, ngoài cùng có bìa cứng, có độ bền bảo vệ và được đánh số thứ tự tài liệu trong tập sổ kế toán (việc đánh số thứ tự thực hiện tương tự như quy định tại Điều 6 về đánh số thứ tự chứng từ trong tập chứng từ ngày), trên bìa ghi đầy đủ các yếu tố sau:
+ Kho bạc Nhà nước .../Phòng, bộ phận ...
+ Từ tài khoản ... đến tài khoản ... (hoặc tên sổ kế toán)
+ Năm ...
+ Gồm có ... tờ, từ số 01 đến số ...
+ Tập số ... /... tổng số tập trong năm.
+ Thời hạn lưu trữ ...
+ Người đóng sổ kế toán (ghi rõ họ, tên, chữ ký) …
+ Kế toán trưởng (ghi rõ họ, tên, chữ ký) ...
- Giữa các tài khoản có bìa ngăn cách ghi rõ: Tài khoản ... Năm ...
- Trước khi nộp vào kho lưu trữ người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sắp xếp tất cả các tập sổ kế toán theo số hiệu tài khoản từ nhỏ đến lớn và đánh số thứ tự các tập sổ kế toán.
Điều 8. In, sắp xếp, đóng báo cáo kế toán
1. In báo cáo kế toán
Định kỳ (ngày, tháng, năm) kế toán tổng hợp của các đơn vị KBNN in báo cáo kế toán theo danh mục nêu tại Phụ lục số 03a và các mẫu biểu báo cáo kế toán được sửa đổi, bổ sung, thay thế khác (nếu có).
2. Sắp xếp, đóng báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán hàng năm được sắp xếp, đóng thành tập theo quy định tại điểm 2.1, 2.2, 2.3 khoản 2 Điều này, được đánh số thứ tự tài liệu trong tập báo cáo kế toán (việc đánh số thứ tự thực hiện tương tự như quy định tại Điều 6 về đánh số thứ tự chứng từ trong tập chứng từ ngày). Khi đóng báo cáo kế toán, bìa ngoài cùng của tập báo cáo phải được dùng bìa cứng, có độ bền để bảo vệ,. , trên bìa các tập báo cáo phải ghi các yếu tố sau:
+ Kho bạc Nhà nước ... /Đơn vị đóng báo cáo ...
+ Tên báo cáo, tài liệu khác ...
+ Năm ...
+ Gồm có ... tờ, từ số 01 đến số ...
+ Tập số ... /... tổng số tập trong năm.
+ Thời hạn lưu trữ ....
+ Người đóng báo cáo kế toán (ghi rõ họ, tên, chữ ký) …
+ Kế toán trưởng (ghi rõ họ, tên, chữ ký) ...
- Trước khi nộp vào kho lưu trữ người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sắp xếp tất cả các tập báo cáo kế toán theo danh mục báo cáo (nêu trong Phụ lục số 03a) và đánh số thứ tự các tập báo cáo.
2.1. Tại KBNN huyện
- Báo cáo kế toán được sắp xếp theo thứ tự từ tháng 01 đến tháng 12 và được lưu vào cặp riêng theo từng loại. Cuối năm mỗi loại báo cáo được đóng thành 1 tập riêng.
- Báo cáo quyết toán năm được đóng riêng thành 1 tập hồ sơ quyết toán của niên độ ngân sách năm đó; các loại báo cáo khác mỗi năm chỉ lập 1 lần được đóng cùng với hồ sơ quyết toán, ghi tên báo cáo: “Báo cáo quyết toán”.
- Các tài liệu khác liên quan đến kế toán được lưu và đóng riêng theo năm, ghi tên tài liệu: “Tài liệu kế toán khác”.
2.2. Tại KBNN tỉnh
- Báo cáo của Văn phòng KBNN tỉnh được sắp xếp và đóng tương tự như báo cáo của KBNN huyện.
- Các loại báo cáo nhận từ Văn phòng KBNN tỉnh, KBNN huyện: hàng tháng, sau khi tổng hợp, đối chiếu khớp đúng giữa các loại báo cáo, kế toán tổng hợp sắp xếp và đóng riêng từng loại báo cáo theo thứ tự mã Kho bạc do KBNN tỉnh quy định, ghi tên báo cáo: “Báo cáo ..., nhận từ KBNN huyện .... ”.
- Báo cáo tổng hợp toàn tỉnh được được sắp xếp, đóng riêng theo từng loại và theo thứ tự từ tháng 01 đến tháng 12, ghi tên báo cáo: “Báo cáo tổng hợp ..., toàn tỉnh”.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán toàn tỉnh được sắp xếp và đóng riêng thành 1 tập; các báo cáo tổng hợp toàn tỉnh mỗi năm chỉ lập một lần được đóng cùng với hồ sơ quyết toán; ghi tên báo cáo: “Báo cáo tổng hợp quyết toán, toàn tỉnh”.
- Các tài liệu khác liên quan đến kế toán được lưu và đóng riêng theo năm, ghi tên tài liệu: “Tài liệu kế toán khác”.
2.3. Tại KBNN
3.1. Tại Sở Giao dịch KBNN
Báo cáo của Sở Giao dịch KBNN được sắp xếp và đóng như báo cáo của KBNN huyện.
3.2. Tại Vụ Kế toán Nhà nước
- Báo cáo nhận từ Sở Giao dịch KBNN, KBNN tỉnh: sau khi tổng hợp, đối chiếu khớp đúng giữa các loại báo cáo, kế toán tổng hợp sắp xếp và đóng riêng từng loại báo cáo theo thứ tự mã Kho bạc tỉnh do KBNN quy định, ghi tên báo cáo: “Báo cáo ..., nhận từ KBNN tỉnh”.
- Báo cáo tổng hợp toàn quốc được sắp xếp, đóng riêng theo từng loại và theo thứ tự từ tháng 01 đến tháng 12, ghi tên báo cáo: “Báo cáo tổng hợp ..., toàn quốc”.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán toàn quốc được sắp xếp và đóng riêng thành 1 tập; các báo cáo tổng hợp toàn quốc mỗi năm chỉ lập một lần được đóng cùng với hồ sơ quyết toán; ghi tên báo cáo: “Báo cáo tổng hợp quyết toán, toàn quốc”.
- Các tài liệu khác liên quan đến kế toán được lưu và đóng riêng theo năm, ghi tên tài liệu: “Tài liệu kế toán khác”.
II. NỘI DUNG BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BẰNG GIẤY
Điều 9. Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy
1. Tài liệu kế toán phải được các đơn vị KBNN bảo quản đầy đủ, an toàn, nguyên vẹn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ kế toán được hạch toán tại 2 phân hệ khác nhau thì được lưu theo phân hệ có bút toán mà tài khoản trung gian được ghi Có, tại phân hệ thứ hai được ghi chú theo quy định tại khoản 1.3 điểm 1, Điều 6 của Quy chế này.
3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền niêm phong, tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đảm bảo tính đầy đủ, có hệ thống, được phân loại, sắp xếp thành từng loại riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
5. Đối với tài liệu kế toán chưa đến thời hạn giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan, các đơn vị KBNN bố trí tủ hoặc hòm để bảo quản và phải đảm bảo an toàn tài liệu kế toán.
6. Tài liệu kế toán của đơn vị KBNN được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản, đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
7. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách được lưu trữ tại đơn vị bị chia tách. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách liên quan đến đơn vị mới thành lập thì lưu tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp không phân chia được cho các đơn vị thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định chia, tách. Tài liệu của các đơn vị được sáp nhập thì được lưu trữ tại đơn vị mới được sáp nhập.
8. Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định chấm dứt hoạt động.
9. Các đơn vị KBNN có trách nhiệm cung cấp kịp thời thông tin, tài liệu kế toán đang được lưu trữ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
10. Việc cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải được sự đồng ý của Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện; trường hợp có vướng mắc, Giám đốc KBNN cấp dưới phải xin ý kiến KBNN cấp trên.
11. Mọi trường hợp mất mát, thất lạc tài liệu kế toán, người phát hiện phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị KBNN của mình để có biện pháp xử lý kịp thời.
Điều 10. Giao nhận tài liệu kế toán bằng giấy để lưu trữ
1. Nguyên tắc giao nhận:
- Kết thúc kỳ kế toán năm (chậm nhất sau 12 tháng), các tập chứng từ, sổ, báo cáo kế toán phải được đưa vào kho lưu trữ.
- Đối với báo cáo quyết toán: sau khi quyết toán năm được duyệt (chậm nhất sau 06 tháng), toàn bộ tài liệu kế toán của năm trước được sắp xếp, phân loại và đưa vào kho lưu trữ.
- Kế toán trưởng của đơn vị KBNN chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và toàn vẹn của tài liệu kế toán liên quan để đưa vào lưu trữ.
2. Quy trình giao nhận:
- Trước khi bàn giao tài liệu kế toán cho cán bộ lưu trữ, bộ phận kế toán (kế toán bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán) phải tập hợp đầy đủ tài liệu kế toán trong năm và sắp xếp theo thứ tự thời gian từ nhỏ đến lớn.
- Bộ phận kế toán lập bảng “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” quy định tại văn bản hiện hành của KBNN (Công văn số 1393/KBNN-VP ngày 14/7/2008) về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ (Phụ lục số 05) trước khi thực hiện bàn giao tài liệu kế toán cho cán bộ lưu trữ.
- Khi bàn giao phải thực hiện giao, nhận từng tập tài liệu kế toán bằng giấy và đối chiếu khớp đúng với bảng “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Đồng thời lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo quy định tại văn bản hiện hành của KBNN (Công văn số 1393/KBNN-VP ngày 14/7/2008) về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ (Phụ lục số 06).
- Sau khi nhận tài liệu kế toán, cán bộ lưu trữ thực hiện sắp xếp trong kho lưu trữ, đảm bảo các yêu cầu về lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.
Điều 11. Quản lý khai thác, sử dụng tài liệu kế toán bằng giấy
1. Trường hợp tài liệu kế toán còn ở Phòng (Bộ phận) Kế toán
- Tài liệu kế toán còn ở Phòng (Bộ phận) Kế toán chưa được đưa vào lưu trữ do cán bộ kế toán (trường hợp chưa bàn giao) hoặc do người bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán quản lý.
- Việc sử dụng tài liệu kế toán trong Phòng (Bộ phận) Kế toán do Kế toán trưởng quy định.
- Trường hợp tài liệu kế toán được sử dụng cho đối tượng khác không thuộc Phòng (Bộ phận) Kế toán, phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị KBNN.
- Các đối tượng sử dụng tài liệu kế toán phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng và nộp trả lại Phòng (Bộ phận) Kế toán.
2. Trường hợp tài liệu kế toán đã đưa vào kho lưu trữ
- Tài liệu kế toán đã đưa vào lưu trữ do cán bộ lưu trữ của đơn vị KBNN quản lý theo quy định.
- Căn cứ đề nghị của Kế toán trưởng đơn vị KBNN hoặc yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán bằng giấy đã đưa vào lưu trữ tại đơn vị KBNN. Trên quyết định cần ghi rõ các thông tin của người nhận tài liệu (họ tên, chức vụ, cơ quan, bộ phận công tác, số CMND).
- Các thành viên tham gia khai thác, sử dụng tài liệu kế toán bằng giấy có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng và giao nộp lại kho lưu trữ; khi nhận tài liệu kế toán bằng giấy từ kho lưu trữ phải lập biên bản giao nhận tài liệu, ghi và ký nhận vào sổ giao nhận của bộ phận quản lý kho lưu trữ; khi nhập lại kho lưu trữ phải lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục 06 và ký vào biên bản giao nhận.
Chương III
BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ
Điều 12. Danh mục tài liệu
Danh mục tài liệu kế toán điện tử bao gồm sổ kế toán, báo cáo kế toán lưu dưới dạng tài liệu kế toán điện tử được qui định tại Phụ lục số 03a kèm theo Quy chế này.
Điều 13. Nguyên tắc chung về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán điện tử
1. Tài liệu kế toán điện tử phải được các đơn vị KBNN bảo quản đảm bảo tính đầy đủ, toàn vẹn thông tin và an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán điện tử phải thể hiện được thông tin về các tham số nghiệp vụ liên quan đến số liệu kế toán và thời điểm kết xuất dữ liệu từ phần mềm ứng dụng nêu tại Phụ lục số 03b.
2. Tài liệu kế toán điện tử được sử dụng phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm nhanh thông tin trong quá trình khai thác sử dụng và đảm bảo thống nhất với các nội dung dữ liệu liên quan được lưu trữ dưới dạng tài liệu kế toán bằng giấy. Đối với tài liệu kế toán điện tử cần phải lưu trữ nhiều hơn một bản thì các đơn vị KBNN phải đảm bảo tính đầy đủ, toàn vẹn thông tin và an toàn dữ liệu đối với các bản tài liệu lưu trữ đó.
3. Việc phong tỏa tài liệu kế toán điện tử được thực hiện theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho từng trường hợp cụ thể.
4. Tài liệu kế toán điện tử đưa vào lưu trữ phải đảm bảo có hệ thống, được phân loại, sắp xếp thành từng loại riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán đảm bảo nguyên tắc tương tự như lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy. Các nội dung qui định chi tiết về tổ chức thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử được nêu tại Phụ lục số 03b kèm theo Quy chế này.
5. Đối với tài liệu kế toán điện tử chưa đến thời hạn giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan được lưu trữ trong hệ thống thông tin kế toán và được khai thác, sử dụng theo phân quyền của người dùng. Phòng (Bộ phận) Kế toán của các đơn vị KBNN cần thường xuyên phối hợp với Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị KBNN kiểm tra đảm bảo các thiết bị tin học sẵn sàng phục vụ các yêu cầu của công tác lưu trữ.
Phòng Tin học KBNN cấp tỉnh có trách nhiệm bố trí và thông báo cho các đơn vị KBNN trên địa bàn thông tin về máy chủ và thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử của mỗi đơn vị KBNN. Cục Công nghệ thông tin KBNN có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn việc bố trí máy chủ và thư mục phục vụ công tác lưu trữ tại KBNN.
6. Đến thời hạn nộp lưu trữ, Phòng (Bộ phận) Kế toán của các đơn vị KBNN tỉnh, KBNN huyện phối hợp với Phòng Tin học của KBNN tỉnh trên địa bàn thực hiện sao lưu tài liệu kế toán điện tử sang các thiết bị lưu trữ để bàn giao cho Bộ phận lưu trữ của đơn vị KBNN. Phòng (Bộ phận) Kế toán có trách nhiệm cung cấp danh mục, nội dung tài liệu kế toán của các đơn vị trên địa bàn cần được sao lưu để lưu trữ. Phòng Tin học KBNN tỉnh có trách nhiệm thực hiện sao lưu toàn vẹn thông tin sang các thiết bị lưu trữ điện tử. Các thiết bị lưu trữ điện tử để nộp lưu trữ bao gồm đĩa CDROM, DVD hoặc các thiết bị lưu trữ tương đương khác. Tài liệu kế toán điện tử cần được sao lưu 02 bản sang thiết bị lưu trữ điện tử để nộp lưu trữ (một bản để bàn giao cho Bộ phận lưu trữ tại đơn vị KBNN, một bản được lưu giữ tại Phòng Tin học KBNN tỉnh).
Tại KBNN, Vụ Kế toán nhà nước, Sở giao dịch KBNN có trách nhiệm chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin KBNN thực hiện theo quy trình nêu trên đối với các tài liệu kế toán thuộc hoạt động nghiệp vụ của đơn vị mình.
Bộ phận quản lý kho lưu trữ có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho các thiết bị được trang bị để lưu trữ tài liệu kế toán điện tử. Các thiết bị lưu trữ tài liệu kế toán điện tử phải được cất giữ trong tủ sắt, thiết bị chuyên dùng,... tại nơi khô thoáng, riêng biệt với phòng máy chủ (trừ trường hợp sao lưu sang máy chủ khác, tủ đĩa sao lưu chuyên dụng), đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh sử dụng trái phép.
7. Việc cung cấp thông tin, tài liệu kế toán điện tử cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải được sự đồng ý của Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện; Trường hợp có vướng mắc, Giám đốc KBNN các cấp phải xin ý kiến KBNN cấp trên.
8. Mọi trường hợp mất mát, thất lạc tài liệu kế toán, người phát hiện phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị KBNN của mình để có biện pháp xử lý kịp thời.
Điều 14. Giao nhận tài liệu kế toán điện tử nộp lưu trữ
1. Nguyên tắc giao nhận
- Kết thúc kỳ kế toán năm (chậm nhất sau 12 tháng), tài liệu kế toán điện tử phải được nộp lưu trữ theo qui định hiện hành.
- Việc giao nhận phải đảm bảo tính đầy đủ và toàn vẹn của tài liệu kế toán điện tử khớp đúng với tài liệu kế toán trên hệ thống thông tin kế toán của đơn vị KBNN.
2. Quy trình giao nhận
- Sau khi thực hiện khóa sổ, đóng kỳ kế toán (tháng, năm) theo quy định, đến thời hạn nộp lưu trữ, Kế toán trưởng có trách nhiệm tạo lập tài liệu kế toán điện tử theo đúng cấu trúc được nêu tại Phụ lục số 03b, đồng thời lập Giấy đề nghị lưu trữ tài liệu kế toán điện tử (phụ lục số 01 đính kèm) chuyển Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị KBNN để thực hiện sao lưu ra các thiết bị điện tử.
- Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị KBNN có trách nhiệm phối hợp với Phòng (Bộ phận) Kế toán kiểm tra các tham số kỹ thuật liên quan đến các tài liệu kế toán điện tử khi lưu trữ trên các thiết bị điện tử nộp lưu trữ, đảm bảo tính đầy đủ và toàn vẹn dữ liệu với bản tài liệu kế toán điện tử được lưu giữ trên hệ thống thông tin kế toán của đơn vị KBNN. Ký xác nhận các nội dung liên quan đến các tham số kỹ thuật của tài liệu kế toán điện tử (các tham số kỹ thuật được qui định tại Phụ lục số 03b kèm theo qui chế này).
- Phòng (Bộ phận) Kế toán và Bộ phận quản lý công tác lưu trữ của đơn vị KBNN phải phối hợp kiểm tra các tham số liên quan đến các tài liệu kế toán điện tử trên các thiết bị giao nộp lưu trữ (tên đơn vị, tên tài liệu kế toán điện tử, các tham số về thời điểm tạo lập tài liệu kế toán điện tử, xác nhận của cán bộ tin học) và đối chiếu khớp đúng với bảng “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; đồng thời lập “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán điện tử” theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục 06b.
- Trường hợp quyết toán bổ sung, tài liệu kế toán điện tử được cập nhật so với tài liệu bàn giao trước đó, kế toán trưởng phải lập lại Giấy đề nghị lưu trữ tài liệu kế toán điện tử, trong đó ghi rõ các tài liệu kế toán điện tử đã thay đổi, đồng thời bàn giao lại các tài liệu kế toán điện tử đã thay đổi cho Bộ phận quản lý lưu trữ của đơn vị KBNN và Phòng (Bộ phận) Tin học để thực hiện lưu trữ lại phần tài liệu kế toán điện tử đã thay đổi. Tài liệu kế toán điện tử đã kết xuất để lưu trữ (trước khi thay đổi, cập nhật) cũng được thực hiện lưu trữ theo quy định của Quy chế này.
Điều 15. Quản lý khai thác, sử dụng tài liệu kế toán điện tử
1. Căn cứ đề nghị của Kế toán trưởng đơn vị KBNN hoặc yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán điện tử đã đưa vào lưu trữ tại đơn vị KBNN. Trên quyết định cần ghi rõ các thông tin của người nhận tài liệu (họ tên, chức vụ, cơ quan, bộ phận công tác, số CMND).
Các thành viên tham gia khai thác, sử dụng tài liệu kế toán điện tử có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn trong quá trình khai thác, sử dụng và giao nộp lại kho lưu trữ. Khi nhận tài liệu kế toán điện tử từ kho lưu trữ phải ghi và ký nhận vào sổ giao nhận của Bộ phận quản lý kho lưu trữ; khi nhập lại kho lưu trữ phải lập “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán điện tử” theo mẫu biểu nêu tại Phụ lục 06b.
2. Trong thời gian tài liệu kế toán điện tử chưa được giao nộp lưu trữ theo qui định hiện hành, kế toán trưởng đơn vị KBNN có trách nhiệm bảo quản, quản lý khai thác tài liệu kế toán điện tử đảm bảo các qui định hiện hành về an toàn và bảo mật thông tin trong hệ thống KBNN và các qui định nêu tại Phụ lục số 03b kèm theo Quy chế này.
Chương IV
THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Điều 16. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
1. Nguyên tắc quy định thời hạn lưu trữ
Tài liệu kế toán được phân loại để lưu trữ theo nguyên tắc nêu tại Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Bao gồm các thời hạn sau:
- Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm;
- Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 15 năm;
- Tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn.
2. Bảng thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
2.1. Đối với tài liệu kế toán bằng giấy:
- Tại các đơn vị thuộc KBNN: thực hiện theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính.
- Tại KBNN tỉnh, huyện: thực hiện theo Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh, huyện.
Lưu ý:
+ Bảng “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập làm 2 bản và lưu trữ ở hai Phòng/Bộ phận (kế toán, lưu trữ cơ quan), với thời hạn lưu trữ vĩnh viễn.
+ Trường hợp, trong một tập tài liệu kế toán bằng giấy (chỉ áp dụng với tập chứng từ ngày) gồm nhiều loại tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ khác nhau, thì thời hạn lưu trữ toàn bộ tài liệu kế toán thuộc tập chứng từ ngày bằng với thời hạn của tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ cao nhất trong tập chứng từ ngày đó.
+ Đối với tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ cụ thể, thì sau thời gian này, đơn vị KBNN phải thành lập Hội đồng xem xét, đánh giá và quyết định thời hạn tiếp tục lưu trữ hoặc tiêu hủy.
2.2. Đối với tài liệu kế toán điện tử:
Tài liệu kế toán điện tử được lưu trữ với thời hạn ít nhất bằng thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy tương ứng.
Điều 17. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 15 Quy chế này (trừ tài liệu kế toán có liên quan đến việc thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị KBNN; tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước) được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Thời điểm tính thời hạn bắt đầu lưu trữ đối với tài liệu kế toán có liên quan đến việc thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị KBNN; tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước được tính từ khi kết thúc công việc.
Chương V
TIÊU HỦY TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Điều 18. Tiêu hủy tài liệu kế toán bằng giấy
Sau khi được giao nộp vào kho lưu trữ, quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán thực hiện theo quy định tại Công văn số 819/KBNN-VP ngày 20/4/2007 của KBNN về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống KBNN.
Đối với các tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến các vụ việc đang xử lý, chỉ được tiêu hủy sau khi vụ việc đã được xử lý xong.
Điều 19. Tiêu hủy tài liệu kế toán điện tử
Quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán điện tử thực hiện theo trình tự như đối với tài liệu kế toán bằng giấy. Hoạt động tiêu huỷ các thiết bị lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của KBNN về việc đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động nghiệp vụ của hệ thống KBNN.
Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin KBNN có trách nhiệm trình Tổng giám đốc KBNN về việc hướng dẫn quy trình kỹ thuật để tiêu hủy tài liệu kế toán điện tử hết thời hạn lưu trữ.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Thời điểm áp dụng
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 21. Tổ chức thực hiện
1. Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước, Giám đốc Sở Giao dịch KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, KBNN huyện tổ chức thực hiện, hướng dẫn triển khai và tổ chức kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
2. Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm tiến hành các biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời các sai sót phát hiện được trong quá trình lưu trữ tài liệu kế toán. Các trường hợp vi phạm các quy định của Quy chế, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, đơn vị KBNN phải xem xét, có quyết định xử lý trách nhiệm về hành chính, công vụ theo quy định. Trường hợp ngoài thẩm quyền xử lý phải báo cáo KBNN cấp trên để xử lý kịp thời.
3. Các văn bản của KBNN được trích dẫn tại văn bản này, trong trường hợp được thay thế bằng văn bản khác thì sẽ được trích dẫn để thực hiện theo văn bản mới.
4. Việc sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong Quy chế này do Tổng Giám đốc KBNN quyết định./.
 
PHỤ LỤC SỐ 01
Tên đơn vị (1) …                                                             
Phòng (Bộ phận) Kế toán …
GIẤY ĐỀ NGHỊ
Lưu trữ tài liệu kế toán điện tử
Tháng… năm ... , Lần thứ …  (2)
Kính gửi: Đồng chí ……….……………………………………….
Phòng (Bộ phận) Kế toán… đã thực hiện khoá sổ, đóng kỳ kế toán (tạm thời/vĩnh viễn) (3) đối với kỳ kế toán tháng ... năm … trên chương trình ứng dụng nghiệp vụ kế toán… và kết xuất tài liệu kế toán điện tử theo quy định.
Đề nghị đồng chí ... chỉ đạo triển khai thực hiện xác nhận thông số kỹ thuật tài liệu kế toán điện tử nộp kho lưu trữ và lưu trữ dữ liệu kế toán điện tử theo quy định.
 
 

………, ngày … tháng … năm … Kế toán trưởng/Thủ trưởng đơn vị (4)

 
Ghi chú:
(1) Là tên đơn vị trực tiếp quản lý đơn vị KBNN, các đơn vị thuộc cơ quan KBNN không cần ghi “Phòng (Bộ phận) Kế toán”.
(2) Kỳ kế toán năm được lập riêng (không gộp cùng kỳ kế toán tháng 12 hàng năm), ghi rõ đề nghị lưu trữ lần thứ mấy (1, 2, 3 …).
(3) Chọn một trong hai trường hợp tạm thời hoặc vĩnh viễn (lưu ý việc đóng kỳ kế toán vĩnh viễn phải được xem xét và thực hiện đúng quy định của KBNN).
(4) Các đơn vị thuộc cơ quan KBNN, do thủ trưởng đơn vị ký.  
 
PHỤ LỤC SỐ 02
KHO BẠC NHÀ NƯỚC...
SỔ THEO DÕI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
 

Ngày tháng	Số lưu trữ	Số tập chứng từ	Tập số	Số lượng chứng từ	Người đóng	Kế toán trưởng
5/1/2011	001/KT	4	1/4	300	Nguyễn Thị A
	002/KT		2/4	387	Nguyễn Thị A
	003/KT		3/4	350	Nguyễn Thị A
	004/KT		4/4	350	Nguyễn Thị A
		Cộng ngày		1.387	Nguyễn Thị A
6/1/2011	005/KT	2	1/2	345	Nguyễn Thị A
	006/KT		2/2	351	Nguyễn Thị A
		Cộng ngày		696
....			....	....
Cộng tháng 1		56		21.578
1/2/2011					Nguyễn Thị B
2/2/2011					Nguyễn Thị B
...		....			.....
Cộng tháng 2		40		15.562
Lũy kế
...
Cộng tháng 12		50		22 500
Cộng năm		512		225 700

Ghi chú:
- “Sổ đăng ký chứng từ kế toán” được đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối cùng, có đóng dấu giáp lai và được sử dụng trong nhiều năm.
- “Số lưu trữ” được đánh liên tiếp từ tập chứng từ số 001 đến tập chứng từ cuối cùng trong năm.
 
PHỤ LỤC SỐ 03a
DANH MỤC SỔ, BÁO CÁO KẾ TOÁN LƯU TRỮ GIẤY VÀ TÀI LIỆU KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15 /2/2012 của Tổng Giám đốc KBNN)
1. Sổ kế toán
 

STT	Tên và mẫu sổ	Số bản in	Ngày			Tháng	Năm
			Đóng vào tập chứng từ	Để lưu và đối chiếu	Gửi cơ quan thu
1	Bảng liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán vào hệ thống của từng phân hệ (AP, AR, GL, BA, PO)	1	G
2	Bảng Liệt kê chứng từ của từng phân hệ (AP, AR, GL, BA, PO) theo mã nhân viên	1	G
3	Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt	1	G				ĐT
4	Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt bằng ngoại tệ	1	G				ĐT
5	Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi Ngân hàng	2	G	G			ĐT
6	Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi NH bằng ngoại tệ	2	G	G			ĐT
7	Sổ chi tiết các tài khoản trong bảng khác	1				G,ĐT	ĐT
8	Sổ chi tiết các tài khoản thu, chi NSNN					ĐT	ĐT
9	Sổ cái các tài khoản						ĐT
10	Bảng kê thu ngân sách	2		G	G
11	Sổ tổng hợp theo dõi dự toán Ngân sách	1				G,ĐT	ĐT
12	Sổ chi tiết theo dõi tình hình sử dụng dự toán Ngân sách Nhà nước	1				G,ĐT	ĐT
13	Sổ chi tiết các tài khoản ngoại bảng khác	1				G,ĐT	ĐT

2. Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
 

STT	Tên báo cáo	Mẫu số	Ngày	Tháng	Năm
1	2	3	4	5	6
	Phần I: BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I.	Báo cáo tổng hợp thu và vay của NSNN
1	Báo cáo thu và vay của NSNN niên độ…	B2-01/BC-NS/TABMIS		G,ĐT	G,ĐT
2	Báo cáo thu và vay của NSNN theo mục lục NSNN niên độ...	B2-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
3	Báo cáo tổng hợp thu NSNN niên độ…	B2-03/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
4	Báo cáo thu NSNN ngành Hải quan niên độ…	B2-04/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
II.	Báo cáo tổng hợp chi ngân sách
5	Báo cáo chi NSNN niên độ...	B3-01/BC-NS/TABMIS		G,ĐT	G,ĐT
6	Báo cáo chi NSĐP niên độ ...	B3-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
7	Báo cáo chi NSNN theo MLNS niên độ…	B3-03/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
8	Báo cáo chi NSTW niên độ…	B3-04/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
9	Báo cáo chi cấp (tỉnh/ huyện/ xã) niên độ…	B3-05/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
III.	Báo cáo chi chương trình mục tiêu quốc gia
10	Thực hiện chi các chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình 135, dự án 5 triệu ha rừng niên độ...	B4-01/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
11	Thực hiện chi các CTMT quốc gia, CT 135, CT 5 triêu ha rừng theo dự án và mục lục NSNN và niên độ…	B4-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
IV.	Báo cáo sử dụng kinh phí
12	Chi đầu tư  phát triển ngân sách cấp (trung ương/ tỉnh/ huyện) theo hình thức thanh toán vốn, niên độ…	B5-01/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
13	Chi đầu tư phát triển ngân sách cấp (trung ương/ tỉnh/ huyện) theo hình thức lệnh chi tiền, niên độ…	B5-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
14	Chi ngân sách thường xuyên (trung ương/ tỉnh/ huyện) theo hình thức rút dự toán, niên độ…	B5-03/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
15	Chi ngân sách thường xuyên (trung ương/ tỉnh/ huyện) theo hình thức lệnh chi tiền, niên độ…	B5-04/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
16	Chi bổ sung từ ngân sách cấp trên(trung ương/ tỉnh/, huyện) cho ngân sách cấp dưới niên độ......	B5-05/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
V.	Báo cáo vay, trả nợ
17	Báo cáo vay và trả nợ trong nước niên độ....	B6-01/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
18	Báo cáo vay và trả nợ ngoài nước niên độ....	B6-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
VI.	Báo cáo ghi thu, ghi chi vốn ngoài nước
19	Tổng hợp ghi thu, ghi chi NSTW vốn ngoài nước niên độ ......	B7-01/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
20	Tổng hợp ghi thu, ghi chi vốn ngoài nước của ngân sách tỉnh, thành phố niên độ ......	B7-02/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
VII.	Báo cáo nhanh, báo cáo cân đối thu chi NSNN
21	Báo cáo tình hình hoạt động NSNN và NSTW niên độ.......	B8-01/BC-NS/TABMIS	G
22	Báo cáo tình hình hoạt động ngân sách tỉnh niên độ.....	B8-02/BC-NS/TABMIS	G
23	Báo cáo tình hình hoạt động ngân sách huyện niên độ.....	B8-03/BC-NS/TABMIS	G
24	Báo cáo tình hình hoạt động ngân sách xã niên độ.....	B8-04/BC-NS/TABMIS	G
25	Báo cáo thu chi NSTW niên độ….	B8-05/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
26	Báo cáo thu chi ngân sách cấp (tỉnh/ huyện) niên độ….	B8-06/BC-NS/TABMIS			G,ĐT
	Phần II: BÁO CÁO QUẢN TRỊ
27	Bảng cân đối tài khoản kế toán	B9-01/KB/TABMIS	G	G,ĐT	G,ĐT
28	Báo  cáo các khoản phải thu, phải trả	B9-02/KB/TABMIS			G,ĐT
29	Báo  cáo các khoản thừa, thiếu tổn thất chờ xử lý	B9-03/KB/TABMIS			G,ĐT
30	Báo  cáo các khoản tạm thu, tạm giữ chờ xử lý	B9-04/KB/TABMIS			G,ĐT
31	Báo cáo số dư tài khoản tiền gửi đơn vị dự toán	B9-05/KB/TABMIS			G,ĐT
32	Báo cáo tổng hợp tình hình tồn quỹ	B9-06/NS-TABMIS	G

Ghi chú:
- G: là in ra giấy để lưu.
- ĐT: lưu bằng hình thức tài liệu kế toán điện tử.
 
PHỤ LỤC SỐ 03b
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THƯ MỤC VÀ CÁC THÔNG TIN LIÊN QUAN ĐÊN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/2/2012 của Tổng Giám đốc KBNN)
1. Tổ chức và quản lý thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử
- Thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử được tổ chức thành 05 mức và có qui tắc đặt tên như sau:
+ Mức 1: Theo đơn vị KBNN (theo cấu trúc “Mã đơn vị_Tên đơn vị viết hoa không dấu”).
+ Mức 2: Theo tên ứng dụng (bao gồm: “KTKB” hoặc “TABMIS” hoặc “KTNB”).
+ Mức 3: Theo kỳ kế toán (theo cấu trúc năm/ tháng/ngày, ví dụ kỳ theo năm “2011”, kỳ theo tháng “2011-06”, kỳ theo ngày “2011-06-01”). Việc tổ chức thư mục trong mức 3 được phân thành 3 cấp thư mục, thư mục kỳ theo tháng là thư mục con của thư mục kỳ theo năm, thư mục kỳ theo ngày là thư mục con của thư mục kỳ theo tháng (ví dụ 2011\2011-06\2011-06-01).
+ Mức 4: Theo Loại sổ, báo cáo (theo cấu trúc “Tên loại sổ, báo cáo viết hoa không dấu”, ví dụ “BAO CAO CHI NGAN SACH”, “BAO CAO THU NGAN SACH”, “SO CHI TIET”, “BẢNG KÊ”,…).
+ Mức 5: Tên tệp sổ, báo cáo đã được kết xuất theo đúng định dạng qui định và đặt tên theo cấu trúc “Mã báo cáo_yyyy_mm_dd_Tên báo cáo viết thường không dấu”.
Trong đó: “yyyy” là kỳ kế toán năm, “mm” là kỳ kế toán tháng, “dd” là kỳ kế toán ngày của báo cáo tương ứng cần lưu trữ. Trường hợp báo cáo năm thì chỉ cần tham số yyyy, trường hợp báo cáo tháng thì chỉ cần tham số yyyy_mm.
Trường hợp cùng một tài liệu kế toán điện tử nhưng được lưu trữ nhiều lần thì ghi thêm vào cuối tên tệp lần thực hiện lưu trữ và ngày tháng thực hiện việc lưu trữ bổ sung đó.
- Quản lý các thư mục lưu trữ tài liệu kế toán: Trong thời gian chưa nộp lưu trữ, Kế toán trưởng của đơn vị KBNN có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị thực hiện lưu trữ trên máy chủ lưu trữ của đơn vị. Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị có trách nhiệm chủ trì thiết lập qui tắc bảo mật chỉ cho phép tài khoản đăng nhập hệ thống của Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) được phép ghi tệp tài liệu kế toán lên thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử. Tất cả các tài khoản đăng nhập hệ thống khác chỉ được phép gán tập quyền “chỉ đọc” đối với thư mục lưu trữ tài liệu kế toán điện tử.
2. Định dạng tệp tài liệu kế toán điện tử
- Đối với các tệp tài liệu kế toán điện tử được hỗ trợ kết xuất dưới định dạng tệp chỉ đọc (có định dạng “.pdf”, “.ps”,…), kế toán trưởng của đơn vị KBNN phải thực hiện kết xuất tệp tài liệu kế toán điện tử ra đúng định dạng tệp chỉ đọc được hỗ trợ nói trên phục vụ công tác lưu trữ. Nếu phần mềm ứng dụng không hỗ trợ kết xuất tài liệu kế toán ra định dạng tệp chỉ đọc, kế toán trưởng của đơn vị cần chuyển tài liệu về dạng tệp chỉ đọc trước khi thực hiện lưu trữ. Phòng (Bộ phận) Tin học KBNN tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, cài đặt phần mềm công cụ chuyển đổi định dạng tài liệu kế toán sang tệp chỉ đọc và phần mềm đọc được các tệp tài liệu kế toán điện tử đã lưu cho đối tượng được phân công thực hiện công tác lưu trữ và đối tượng được phép đọc tài liệu kế toán điện tử tại đơn vị KBNN. Việc hướng dẫn cài đặt phần mềm công cụ cho các đơn vị tại KBNN do Cục CNTT thực hiện.
3. Quản lý các tham số tạo tài liệu kế toán điện tử
- Các tham số tạo thành tài liệu kế toán điện tử cần được thể hiện trên tài liệu kế toán điện tử. Khi lưu trữ, kế toán trưởng phải ghi rõ các tham số này vào sổ nhật ký lưu trữ tài liệu kế toán điện tử của đơn vị. Các tham số tạo thành tài liệu kế toán điện tử bao gồm: ngày, giờ, tháng, kỳ kế toán và các tham số khác liên quan đến số liệu của tài liệu kế toán điện tử tại thời điểm tạo lập tài liệu kế toán điện tử từ phần mềm ứng dụng.
- Ngay sau khi hoàn thành việc lưu trữ tài liệu kế toán điện tử trên máy chủ lưu trữ của đơn vị KBNN và trên các thiết bị lưu trữ để nộp lưu trữ, kế toán trưởng của đơn vị và Phòng (Bộ phận) Tin học của đơn vị phối hợp xác nhận các thông tin kỹ thuật gồm:
+ Tên thư mục, tên tệp lưu trữ.
+ Thời gian thực hiện lưu trữ (bao gồm các thông tin: ngày, giờ, phút).
+ Dung lượng tệp lưu trữ.
+ Tình trạng tệp sau khi lưu trữ (có đẩy đủ thông tin và đúng định dạng như kết xuất từ phần mềm ứng dụng không).
+ Các tham số tạo thành tài liệu kế toán điện tử.
+ Địa chỉ máy chủ, tên thư mục lưu trữ (đối với bản lưu trữ trên máy chủ lưu trữ của đơn vị); họ tên cán bộ và tài khoản người dùng được cấp quyền thực hiện ghi tệp tài liệu điện tử trên máy chủ lưu trữ của đơn vị KBNN.
 
PHỤ LỤC SỐ 04a
KBNN……………….                                                     Mẫu số: 01/MNV-TAB
Mã KBNN …………..
LIỆT KÊ DANH SÁCH MÃ NHÂN VIÊN THAM GIA NHẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Ngày giao dịch …………….
 

STT	Mã nhân viên	Số bút toán theo mã nhân viên
		AP	AR	GL	BA	PO	Tổng số
1	2	3	4	5	6	7	8
1	0003_KB_AnNguyenVan	15	0	3	0	0	18
2	0003_KB_ThuyPhamThi	0	3	0	5	1	9
3	0003_KB_HaNguyenNgoc	0	0	0	0	0	0
…	…
Tổng số bút toán trong ngày		15	03	03	05	01	27

 
 

Kế toán

Kế toán trưởng

 
Ghi chú:
- Danh sách mã nhân viên (có chức năng kế toán viên nhập chứng từ): Lập cho cả Phòng (Bộ phận) Kế toán, đánh số thứ tự mã nhân viên thống nhất với Phụ lục số 04b.
- Cột phân hệ (AP, AR, GL...): ghi rõ tổng số bút toán của từng nhân viên trên từng phân hệ, đồng thời ghi tổng số bút toán theo từng phân hệ trong ngày.
- Cột Tổng số bút toán: ghi tổng số bút toán của từng mã nhân viên và tổng số bút toán trong ngày của cả Phòng (Bộ phận) Kế toán.
 
PHỤ LỤC SỐ 04b
KBNN…………….
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NGÀY (TABMIS)
Ngày giao dịch …………………
 

STT	Mã nhân viên	Số bút toán theo mã nhân viên						Ký nhận
		AP	AR	GL	BA	PO	Tổng số
1	2	3	4	5	6	7	8
1	0003_KB_AnNguyenVan	15	0	3	0	0	18
2	0003_KB_ThuyPhamThi	0	3	0	5	1	9
3	0003_KB_HaNguyenNgoc	0	0	0	0	0	0
…	…
Tổng số bút toán trong ngày		15	03	03	05	01	27

Ghi chú:
- Đánh số thứ tự mã nhân viên thống nhất với Phụ lục số 04a.
- “Sổ giao nhận chứng từ ngày” được đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối cùng, có đóng dấu giáp lai và được sử dụng trong nhiều năm.
- Sau khi nhận đủ chứng từ ngày, người nhận chứng từ ký (ghi rõ họ tên) ở dòng “Tổng số bút toán trong ngày”.
 
PHỤ LỤC 05
KHO BẠC NHÀ NƯỚC …..
     (Tên đơn vị nộp lưu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20....
 

Hộp (cặp) số	Số ký hiệu hồ sơ	Tiêu đề hồ sơ	Thời gian  BĐ-KT	Thời hạn bảo quản	Số tờ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

Mục lục này gồm: .........  hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ.....................hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Trong đó:
.......... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn
.......... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản  có thời hạn
 
 

…, ngày       tháng    năm 20... Thủ trưởng đơn vị nộp lưu (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ)

 
Ghi chú:
- Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.
- Cột 2:  Ghi số ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 3: Ghi tiêu đề  hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 4: Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ, ví dụ: 01.4.1990 – 31.12.1990.
- Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ
- Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ
 
PHỤ LỤC 06
 

KHO BẠC NHÀ NƯỚC KHO BẠC NHÀ NƯỚC…… --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	…, ngày … tháng … năm 20…

 
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ Quy chế công tác văn thư và lưu trữ tại KBNN …………….. ban hành kèm theo Quyết định số…../QĐ-KB….Ngày.../.../... của KBNN…...............................;
- Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu của KBNN….................................................;
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (ghi tên Ban, Phòng hoặc Bộ phận)
Đại diện là:
1. Ông(bà):.......................….……………………… ……………………………
Chức vụ công tác:..............….……………………………………………………
2. Ông (bà): ..............(Cán bộ trực tiếp giao nộp)…………..................................
Chức vụ công tác: ……………………………….….............................................
BÊN NHẬN: (lưu trữ hiện hành của KBNN............................)
Đại diện là:
1. Ông (bà): ……............(đại diện Lãnh đạo đơn vị)……........................………
Chức vụ công tác: .........................………………………………………………
2. Ông (bà): ………………………………………………………………………
Cán bộ văn thư - lưu trữ .
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ……….……………………………………………
2. Thời gian của tài liệu: ……………………………….………………………..
3. Thành phần và số lượng tài liệu
3.1. Tài liệu hành chính.
- Tổng số hộp (cặp): …………………………………………………………….
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………………………………...
- Quy ra mét giá: ............. mét: …………………………......................................
3.2. Tài liệu khác:
- Tổng số hộp (cặp): ..………………………………………………................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ..……………………………......................
- Quy ra mét giá: ........... mét: ……………………………….............................
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………….......................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo ........................................................
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau; Bên giao giữ 01 bản; Bên nhận giữ 01 bản./.
 
 

NGƯỜI GIAO (Ký và ghi rõ họ tên)	NGƯỜI NHẬN (Ký và ghi rõ họ tên)
LÃNH ĐẠO BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ tên)	LÃNH ĐẠO BÊN NHẬN (Ký và ghi rõ họ tên)

 
PHỤ LỤC 06B
 

KHO BẠC NHÀ NƯỚC KHO BẠC NHÀ NƯỚC…… --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	…, ngày … tháng … năm 20…

 
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ
- Căn cứ Quy chế công tác văn thư và lưu trữ tại KBNN … ban hành kèm theo Quyết định số…../QĐ-KB….Ngày.../.../... của KBNN…...............................;
- Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu của KBNN….................................................;
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (ghi tên Ban, Phòng hoặc Bộ phận)
Đại diện là:
1. Ông(bà):.......................….……………………… ……………………………
Chức vụ công tác:..............….……………………………………………………
2. Ông (bà): ..............(Cán bộ trực tiếp giao nộp)…………..................................
Chức vụ công tác: ……………………………….….............................................
BÊN NHẬN: ( lưu trữ hiện hành của KBNN............................)
Đại diện là:
1. Ông (bà): ……............(đại diện Lãnh đạo đơn vị)……........................………
Chức vụ công tác: .........................………………………………………………
2. Ông (bà): ………………………………………………………………………
Cán bộ văn thư- lưu trữ .
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1.Tên khối tài liệu giao nộp: ……….……………………………………………
2.Thời gian của tài liệu: ……………………………….………………………..
3.Thành phần và số lượng tài liệu
3.1 Tài liệu hành chính.
Tổng số hộp (thiết bị): ……………………………………………….
3.2 Tài liệu khác:
Tổng số hộp (thiết bị): ………………………………………................
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………….......................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo ........................................................
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau; Bên giao giữ 01 bản; Bên nhận giữ 01 bản./.
 
 

NGƯỜI GIAO (Ký và ghi rõ họ tên)	CÁN BỘ TIN HỌC (Ký và ghi rõ họ tên)		NGƯỜI NHẬN (Ký và ghi rõ họ tên)
LÃNH ĐẠO BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ tên)		LÃNH ĐẠO BÊN NHẬN (Ký và ghi rõ họ tên