Quyết định 993/QĐ-UBND năm 2017 về phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017-2021

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 993/QĐ-UBND	Sơn La, ngày 20 tháng 4 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2017 - 2021

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 266/TTr-SNV ngày 22 tháng 3 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017 - 2021 (có Đề án kèm theo).

Điều 2. Giao Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

 

Nơi nhận: - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Như điều 3; - Lãnh đạo VP; phòng TH, - Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh; - Lưu: VT, NC, D50b

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Tráng Thị Xuân

 

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2017 - 2021
(Ban hành kèm theo Quyết định số 993/QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011.

2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

4. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

5. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

6. Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

7. Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13/8/2014 của UBND tỉnh Sơn La ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La.

8. Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 10/5/2016 của UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La, giai đoạn 2016-2020;

9. Quyết định số 2171/QĐ-UBND ngày 09/9/2016 của UBND tỉnh về Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Thực trạng

Thực trạng hiện nay, phần lớn tài liệu vẫn đang trong tình trạng bó gói, tích đống và được bảo quản tại các phòng chuyên môn, chưa thu thập, chỉnh lý đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công việc của công chức, viên chức. Nguồn tài liệu này được hình thành trong quá trình giải quyết và thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghiệp…tất cả được phản ánh đầy đủ trong tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, hàng năm số lượng tài liệu mới phát sinh ngày càng nhiều. Số tài liệu này được bảo quản ở những kho tạm, hành lang, nóc tủ, gầm cầu thang với diện tích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản, cùng với những tác động hàng ngày từ môi trường, nắng nóng, ẩm thấp, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, đã và đang làm cho tài liệu xuống cấp trầm trọng, một số tài liệu bị mối xông, giòn, mục, mờ chữ, mất chữ, bị oxy hóa dẫn đến mất mát tài liệu ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị trong quá trình khai thác và nghiên cứu, tài liệu lưu trữ cơ quan không phát huy được giá trị sử dụng.

Qua khảo sát và báo cáo thống kê tài liệu tồn đọng của 31 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị), còn 4.277 mét tài liệu từ năm 2015 trở về trước chưa được chỉnh lý.

Theo Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Sơn La, dự báo số tài liệu đến năm 2020 toàn tỉnh Sơn La sẽ đưa vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng 4.500 mét giá tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh; 70% tài liệu trong kho lưu trữ các sở, ngành, huyện, thành phố, các xã, phường, thị trấn được phân loại, chỉnh lý và được hệ thống hóa theo quy định.

Như vậy, trong những năm tới số tài liệu tồn đọng tích đống, chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng thêm, đặc biệt là các cơ quan cấp huyện, nếu không nhanh chóng, kịp thời đưa ra những biện pháp tích cực giải quyết dứt điểm nguồn tài liệu này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, điều hành, thực hiện bảo quản, thống kê theo quy định của Luật lưu trữ, không phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ và quan trọng hơn là gây hệ quả tài liệu tồn đọng, tích đống tiếp tục gia tăng, ngày càng hư hỏng nặng theo thời gian. Vì vậy, cần thực hiện có hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ. Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh, phấn đấu đến năm 2020 “có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học, đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng”.

Đối với tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thực hiện Quyết định số 1184/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan tỉnh Sơn La năm 2014 - 2015 (Sở Nội vụ đã hướng dẫn tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh thí điểm được 02 cơ quan); Quyết định số 2116/QĐ-UBND ngày 13/8/2014 của UBND tỉnh về việc Phê duyệt Đề án Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015 - 2017; Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đã hướng dẫn triển khai và giải quyết cơ bản (bước 1 lập hồ sơ hiện hành) cho 18 cơ quan, đơn vị.

Đối với tài liệu của UBND các huyện thành phố hầu hết hiện nay đang gặp khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhìn chung các cơ quan chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này; chưa có định hướng, lộ trình thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể. Vì vậy, tài liệu chủ yếu trong tình trạng tồn đọng, tích đống, bó gói quá lớn; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ còn hạn chế; bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, tài liệu không phát huy giá trị sử dụng. Việc chỉnh lý khoa học tài liệu đang là vấn về cấp bách cần phải được giải quyết.

2. Nguyên nhân

- Nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ; trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này;

- Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị;

- Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác lưu trữ còn có một bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đa số là hoạt động kiêm nhiệm nên không có thời gian thực hiện các nghiệp vụ về bảo quản, chỉnh lý tài liệu; việc bố trí cán bộ làm công tác này thiếu ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao;

- Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên;

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư đúng mức, đa phần tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu theo quy định. Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định tại Điều 39 Luật lưu trữ;

- Từ những năm 1990 đến nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế với những thành tựu về khoa học công nghệ, các loại máy móc cũng như phương tiện sao in ngày càng hiện đại, nhiều cơ quan, đơn vị đã lạm dụng máy móc để sao, in khiến lượng văn bản trùng thừa trong các cơ quan gia tăng nhanh chóng, khiến lượng tài liệu tích đống ngày càng nhiều;

- Thời tiết diễn biến bất thường, nắng nóng nhiều, mưa bão thường xuyên, độ ẩm cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ.

Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn, việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị), là hết sức cấp bách và cần thiết.

III. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi cơ quan, địa phương; vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử; là tài sản quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân tộc. Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước. Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đã đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước.

2. Đối với tỉnh Sơn La, tài liệu các Phòng thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức và đã tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Sơn La. Nhưng thực tế hiện nay số tài liệu này được nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ của cơ quan rất ít, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học, tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra... gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế.

3. Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2016 trở về trước tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

4. Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thời hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

5. Hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh. Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.

Để đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đó là “Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ”; thì việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017-2021 là hết sức cần thiết.

Phần II

NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Mục tiêu

1.1. Mục tiêu chung

Tạo sự chuyển biến trong thực hiện Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đến năm 2020 có 70% tài liệu được chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng, phục vụ kịp thời cho công tác tra cứu góp phần vào hoạt động xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.

1.2. Mục tiêu cụ thể

- Tập trung chỉ đạo quyết liệt, nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La. Phấn đấu đến hết năm 2020 cơ bản không còn tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị.

- Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu, đồng thời tiến hành lựa chọn, đưa vào bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng.

- Lập danh mục các loại tài liệu; tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa học và bảo đảm bí mật nhà nước.

- Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả, hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thiết thực, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu.

- Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

- Hình thành tư duy và phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học, yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định.

2. Yêu cầu của Đề án

2.1. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, đơn vị.

2.2. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan, đơn vị khi thực hiện nhiệm vụ.

2.3. Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

2.4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu:

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ;

- Được xác định thời hạn bảo quản;

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

- Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị.

2.5. Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ.

2.6. Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân.

3. Giải pháp thực hiện

3.1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

3.2. Các ngành, các cấp quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

3.3. Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thiếu đủ của phông, tránh tình trạng “có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”.

3.4. Các phòng chuyên môn cần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí...) nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc, giảm khối lượng tài liệu tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý.

3.5. Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, cán bộ VTLT tại các cơ quan, đơn vị để thực hiện chỉnh lý; ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài);

3.6. Thông qua việc chỉnh lý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức, nhất là cán bộ đang đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

3.7. Chỉ đạo quyết liệt, nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc, nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảo quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành, đưa nội dung này vào tiêu chí xét thi đua hàng năm. Đồng thời nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý TCVN ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng quy trình “Quản lý hồ sơ, tài liệu”.

3.8. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của độc giả.

3.9. Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

II. PHẠM VI THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiện Đề án

Bao gồm tài liệu tồn đọng được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thuộc UBND huyện, thành phố và kho lưu trữ các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La.

2. Thời gian thực hiện: Từ năm 2017 - 2021.

Thời gian của tài liệu đưa ra chỉnh lý tính từ thời điểm thực hiện trở về trước.

Với khối lượng tài liệu tương đối lớn 4.277 mét giá/31 cơ quan được thực hiện trong thời gian 5 năm, dự kiến kế hoạch mỗi năm thực hiện chỉnh lý 855 mét. Căn cứ vào khả năng đáp ứng kinh phí, các cơ quan, đơn vị liên quan chủ động bố trí kinh phí để thực hiện Đề án.

Trong trường hợp cùng thời điểm nếu có nhiều cơ quan triển khai thì Đề án ưu tiên xử lý tài liệu các phông có số lượng tài liệu tích đống quá nhiều mà hiện tại không có nơi để bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp trầm trọng.

3. Nhân lực thực hiện

- Cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại bước 1 lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí...), tài liệu của cá nhân, phòng, đơn vị trước khi đưa ra chỉnh lý.

- Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài).

- Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Cơ sở xây dựng dự toán kinh phí thực hiện

- Căn cứ vào Nghị định số 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 về việc Quy định mức lương tối thiểu chung;

- Thực hiện theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế, kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

2. Nguồn kinh phí thực hiện đề án

a) Dự kiến kinh phí:

Tổng số tài liệu dự kiến chỉnh lý là 4.277 mét

Dự kiến kinh phí để thực hiện là 24.782.450.000 đồng.

(Hai mươi bốn tỷ, bảy trăm tám mươi hai triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn).

Trong đó:

- Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh: 1.344.756.000 đồng

- Kinh phí ngân sách các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh tự cân đối: 5.379.027.000 đồng

- Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ HĐND và UBND 12 huyện, thành phố: 6.568.105.000 đồng.

- Kinh phí ngân sách HĐND và UBND 12 huyện, thành phố tự cân đối: 11.490.563.000 đồng.

b) Về nguồn kinh phí thực hiện:

- Căn cứ vào thực tế khả năng đáp ứng về nguồn ngân sách để xem xét việc hỗ trợ từ nguồn ngân sách tỉnh, cụ thể như sau:

+ Tối đa 20% kinh phí cho 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh.

+ Tối đa 30% kinh phí cho 6 huyện: Vân Hồ, Mộc Châu, Yên Châu, Mai Sơn, Thuận Châu, Sông Mã và thành phố Sơn La.

+ Tối đa 50% kinh phí cho 5 huyện nghèo gồm các huyện: Mường La, Quỳnh Nhai, Phù Yên, Bắc Yên, Sốp Cộp.

(Mức kinh phí nhà nước cấp cho đơn vị thực hiện đề án sẽ được hòa chung vào tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu).

- Phần còn lại do ngân sách các cơ quan, đơn vị tự đảm bảo theo phân cấp ngân sách và huy động nguồn vốn hợp pháp khác (nếu có).

c) Lập dự toán, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí:

- Đối với kinh phí do ngân sách do các cơ quan, đơn vị tự đảm bảo. Hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn Thư - Lưu trữ tỉnh) căn cứ số lượng tài liệu thực tế cần chỉnh lý để lập dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toán ngân sách chi thường xuyên của đơn vị;

- Đối với kinh phí do ngân sách tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào số lượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các cơ quan, đơn vị lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán của cơ quan, đơn vị lập (sau khi có ý kiến thống nhất của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ) và khả năng cân đối ngân sách hàng năm, Sở Tài chính tổng hợp cân đối chung vào dự toán ngân sách tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND tỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THAM MƯU

1. Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ) triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu theo Đề án;

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn, thực hiện việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ;

- Trường hợp các tổ chức, cá nhân có chức năng chỉnh lý tài liệu theo quy định của Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị thẩm định hồ sơ, giám sát chất lượng, số lượng tài liệu trước và sau khi chỉnh lý;

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy theo quy định hiện hành;

- Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý;

- Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình, kết quả chỉnh lý.

2. Sở Tài chính

- Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo Đề án của các cơ quan, đơn vị thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp phần kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố theo tỷ lệ quy định;

- Cấp phát kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ, hướng dẫn các huyện thực hiện quản lý và quyết toán kinh phí theo đúng quy định hiện hành.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố

- Cân đối ngân sách và huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề án này;

- Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý;

- Bố trí kho tàng, giá đựng tài liệu và thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy trình;

- Chấm dứt tình trạng tài liệu tích đống, bó gói diễn ra sau khi đã chỉnh lý. Các cơ quan vi phạm sẽ chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh;

- Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình để giao nộp chỉnh lý, đồng thời thực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí... nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý.

2. Các tổ chức, cá nhân thực hiện chỉnh lý tài liệu

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai thực hiện Đề án này; đồng thời thẩm định, giám sát, bố trí nhân lực thực hiện theo đúng quy định hiện hành; đảm bảo tiến độ, chất lượng.

- Do đặc thù tài liệu lưu trữ liên quan đến bí mật nhà nước nên việc chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, địa phương khi lựa chọn (thuê khoán) các tổ chức cá nhân để thực hiện chỉnh lý phải đảm bảo tính bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu; trước khi nhận ký hợp đồng phải gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ.

Trên đây là nội dung của Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố giai đoạn 2017 - 2021. Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh./.