Quyết định 699/QĐ-KBNN năm 2013 về Quy trình nghiệp vụ thí điểm thanh toán song phương điện tử giữa Kho bạc Nhà nước với Ngân hàng thương mại
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 699/QĐ-KBNN | Hà Nội, ngày 25 tháng 07 năm 2013 |
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THÍ ĐIỂM THANH TOÁN SONG PHƯƠNG ĐIỆN TỬ GIỮA KHO BẠC NHÀ NƯỚC VỚI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số 108/2009/QĐ-TTg ngày 26/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020 và Quyết định số 937/QĐ-BTC ngày 25/4/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt danh mục các đề án, cơ chế chính sách thực hiện Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình nghiệp vụ thí điểm thanh toán song phương điện tử giữa Kho bạc Nhà nước với ngân hàng thương mại”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước và Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố nơi triển khai thí điểm quy trình nghiệp vụ thanh toán song phương điện tử giữa Kho bạc Nhà nước với ngân hàng thương mại chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận: | KT.TỔNG GIÁM ĐỐC |
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THÍ ĐIỂM
THANH TOÁN SONG PHƯƠNG ĐIỆN TỬ GIỮA KHO BẠC NHÀ NƯỚC VỚI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
(Kèm theo Quyết định số 699/QĐ-KBNN ngày 25/07/2013 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước)
PHẦN A: QUY ĐỊNH CHUNG
I. Giải thích từ ngữ và viết tắt:
1. KBNN: Kho bạc Nhà nước.
2. TW: Trung ương.
3. SGD: SGD Kho bạc Nhà nước.
4. KBNN tỉnh, thành phố: Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
5. KBNN huyện: Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc KBNN tỉnh, thành phố.
6. NSNN: Ngân sách nhà nước.
7. NHNN: Ngân hàng Nhà nước.
8. Vietinbank: Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam.
9. BIDV: Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và phát triển Việt Nam.
10. Agribank: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.
11. Vietcombank: Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam.
12. NHTM: Ngân hàng thương mại.
13. TTSPĐT: Thanh toán song phương điện tử. Là nghiệp vụ thanh toán điện tử giữa các đơn vị KBNN và NHTM nơi KBNN mở tài khoản tiền gửi, tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu theo quy định tại Quy trình này.
14. TCS: Chương trình ứng dụng thu theo dự án Hiện đại hóa thu NSNN của Bộ Tài chính tại KBNN.
15. Thời điểm “cut off time”: Là thời điểm ngừng truyền/nhận chứng từ thanh toán giữa KBNN và NHTM để đối chiếu số liệu thanh toán trong ngày giữa KBNN và NHTM.
16. Quyết toán cuối ngày: Là nghiệp vụ kết chuyển số phát sinh thu tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện; số phát sinh chi trên tài khoản thanh toán của SGD và KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD mở tại Hội sở chính NHTM theo quy định.
17. Hạn mức số dư nợ: Là hạn mức số dư nợ tài khoản thanh toán của KBNN huyện tại thời điểm “cut off time” và do KBNN (TW) quy định chi tiết cho từng KBNN huyện trong từng thời kỳ (đối với các chi nhánh NHTM là hạn mức số dư có tài khoản thanh toán của KBNN).
18. Cổng trao đổi thông tin của KBNN: Là Cổng để kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử với hệ thống các ngân hàng (NHNN và các NHTM).
19. Cổng trao đổi thông tin của NHTM: Là Cổng để kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử với KBNN.
20. Đơn vị thực hiện: SGD và các KBNN huyện; Hội sở chính và các chi nhánh NHTM nơi KBNN mở tài khoản (tài khoản thanh toán; tài khoản chuyên thu; tài khoản tiền gửi).
21. Người phát lệnh (Ordering Customer): Là tổ chức hoặc cá nhân gửi lệnh thanh toán đến ngân hàng/KBNN, yêu cầu ngân hàng/KBNN nơi mở tài khoản trích tài khoản của mình hoặc nộp tiền vào ngân hàng/KBNN để chuyển cho người thụ hưởng có tài khoản tại ngân hàng/KBNN.
22. Ngân hàng/KBNN phát lệnh (Sender): Là ngân hàng/KBNN trực tiếp tạo lập lệnh thanh toán.
23. Ngân hàng/KBNN nhận lệnh (Receiver): Là ngân hàng/KBNN được chỉ định trực tiếp nhận lệnh thanh toán theo yêu cầu của người phát lệnh hoặc của ngân hàng/Kho bạc phát lệnh để trực tiếp thanh toán cho người thụ hưởng hoặc có nhiệm vụ chuyển tiếp lệnh thanh toán đến ngân hàng/Kho bạc của người thụ hưởng.
24. Ngân hàng/KBNN của người thụ hưởng (Account with Institution): Là ngân hàng/KBNN giữ tài khoản của người thụ hưởng; ngân hàng/Kho bạc có trách nhiệm cuối cùng trong việc thanh toán cho người thụ hưởng.
25. Người thụ hưởng (Beneficiary Customer): Là người được chỉ định quyền thụ hưởng khoản tiền ghi trên lệnh thanh toán.
26. Lệnh thanh toán: Là mẫu điện chuyển tiền được áp dụng cho TTSPĐT giữa KBNN - NHTM (theo quy định tại Quy trình này), cụ thể:
- Điện do KBNN lập: Là điện chuyển tiền nhằm ghi Có cho người thụ hưởng tại ngân hàng một khoản tiền xác định; hoặc là điện rút tiền mặt do KBNN lập để yêu cầu chi nhánh NHTM trích nợ tài khoản thanh toán của KBNN để chi trả bằng tiền mặt cho người thụ hưởng theo ủy quyền của KBNN.
- Điện do NHTM lập: Là điện chuyển tiền do NHTM lập để chuyển tiền ghi Có cho tài khoản của KBNN.
27. MT195: Là mẫu điện dùng để tra soát liên quan đến điện chuyển tiền cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM (Mẫu 02-TTSPĐT).
28. MT196: Là mẫu điện dùng để trả lời tra soát cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM (Mẫu 03 - TTSPĐT).
29. MT199: Là mẫu điện tự do dùng để trao đổi thông tin cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM (Mẫu 04 - TTSPĐT).
30. MT 900: Là mẫu điện báo Nợ sử dụng cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM. Điện do NHTM lập nhằm báo Nợ các tài khoản (tài khoản thanh toán/tài khoản chuyên thu) của KBNN (SGD và KBNN huyện) đối với các giao dịch:
+ Giao dịch kết chuyển số thu để quyết toán tài khoản của đơn vị KBNN cuối ngày (Mẫu 05-TTSPĐT).
+ Giao dịch thu phí định kỳ hàng tháng (mẫu 05a-TTSPĐT).
31. MT910: Là mẫu điện báo Có sử dụng cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM. Điện do NHTM lập nhằm báo Có các tài khoản (tài khoản thanh toán/tài khoản chuyên thu) của KBNN (SGD và KBNN huyện), tài khoản tiền gửi của SGD với các giao dịch:
+ Giao dịch kết chuyển số chi để quyết toán tài khoản của KBNN cuối ngày (Mẫu 06-TTSPĐT).
+ Giao dịch trả lãi vào tài khoản của đơn vị KBNN hàng tháng (Mẫu 06a- TTSPĐT).
32. MT950: Là mẫu Điện sao kê tài khoản được sử dụng cho TTSPĐT giữa KBNN – NHTM (Mẫu 10 –TTSPĐT).
33. MT299: Là mẫu điện đề nghị kéo dài thời gian giao dịch TTSPĐT giữa KBNN – NHTM (Mẫu 12 –TTSPĐT).
34. Số giao dịch (MT_ID):
MT_ID là số thứ tự phát sinh lệnh thanh toán (điện MT) của hai bên. Số này là duy nhất cho mỗi lệnh thanh toán và được định dạng như sau:
yybbbmmmxxxxxxxx (16 ký tự)
Trong đó :
yy = năm của điện MT
bbb = mã số của Ngân hàng/Kho bạc gửi điện (theo cách thức quy định của NHNN).
mmm = loại điện MT
xxxxxxxxxxxx = số thứ tự phát sinh của điện MT
Ví dụ 1 : 1270190000000001
12 : Là điện MT của năm 2012,
701: Là điện của KBNN.
900 : Là loại điện MT900
00000001 : Là số thứ tự điện.
35. Số tham chiếu giao dịch (F20): Là số lệnh chuyển tiền điện tử, số tra soát điện tử của ngân hàng/KBNN phát lệnh được qui định theo cấu trúc thống nhất trong nội bộ mỗi hệ thống. Số tham chiếu giao dịch là duy nhất cho mỗi điện MT, độ dài tối đa số tham chiếu giao dịch là 20 ký tự.
36. Mã ngân hàng/KBNN: Mã ngân hàng/KBNN dùng trong hệ thống TTSPĐT được qui định thống nhất theo cấu trúc mã ngân hàng/KBNN của NHNN (gồm 8 ký tự).
37. Các loại tài khoản:
- Tài khoản thanh toán: là tài khoản mà mỗi đơn vị KBNN được mở tại 01 chi nhánh NHTM để tập trung các khoản thu (thu NSNN và thu khác) và thực hiện thanh toán, chi trả các khoản chi của NSNN và các đơn vị giao dịch với KBNN. Cuối ngày, tài khoản này được quyết toán theo quy định tại khoản 7 mục III phần A quy trình này.
- Tài khoản chuyên thu: là tài khoản do các đơn vị KBNN mở tại NHTM để tập trung các khoản thu NSNN theo quy định tại Thông tư số 85/2011/TT-BTC ; tài khoản này không được sử dụng để thanh toán các khoản chi của KBNN, trừ các khoản quyết toán cuối ngày theo quy định tại khoản 7 mục III phần A quy trình này; cuối ngày, tài khoản này không có số dư (trừ trường hợp thu sau giờ “cut off time” đã được quy định tại Thông tư số 85/2011/TT-BTC).
- Tài khoản tiền gửi: là tài khoản của KBNN (TW) giao cho SGD quản lý, sử dụng để thanh toán và nhận số kết chuyển quyết toán cuối ngày các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện).
II. Mục tiêu, đối tượng và phạm vi áp dụng:
1. Mục tiêu:
Điện tử hóa các giao dịch thu, chi và đối chiếu số liệu giữa các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) với NHTM nơi mở tài khoản (Hội sở chính hoặc các chi nhánh), đảm bảo việc thanh toán được nhanh chóng, chính xác; đồng thời, từng bước hình thành tài khoản thanh toán tập trung của KBNN và hỗ trợ công tác quản lý ngân quỹ của KBNN được an toàn và hiệu quả.
2. Đối tượng:
- SGD và các KBNN huyện cùng có tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu tại Hội sở chính và các chi nhánh NHTM trực thuộc. Cụ thể:
+ SGD và các KBNN huyện mở tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu tại hệ thống Vietinbank, thì thực hiện TTSPĐT với hệ thống Vietinbank;
+ SGD và các KBNN huyện mở tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu tại hệ thống BIDV, thì thực hiện TTSPĐT với hệ thống BIDV;
+ SGD và các KBNN huyện mở tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu tại hệ thống Agribank, thì thực hiện TTSPĐT với hệ thống Agribank;
- Hội sở chính và các chi nhánh NHTM trực thuộc nơi SGD và KBNN huyện mở tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu (Hội sở chính Vietinbank và các chi nhánh trực thuộc; Hội sở chính BIDV và các chi nhánh trực thuộc; Hội sở chính Agribank và các chi nhánh trực thuộc).
3. Phạm vi: Các giao dịch thanh toán điện tử giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản, bao gồm:
- Các khoản thu, chi phát sinh trong ngày trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện; các khoản thu phát sinh trong ngày trên tài khoản chuyên thu của KBNN huyện; các khoản quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của, KBNN huyện tại các chi nhánh NHTM về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM.
- Các khoản thu, chi phát sinh trong ngày trên tài khoản thanh toán của SGD; các khoản thu phát sinh trong ngày trên tài khoản chuyên thu của SGD; các khoản quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM; các khoản nhận số kết chuyển quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM.
- Các giao dịch tra soát, đối chiếu số liệu về số thu, chi giữa các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) với NHTM nơi mở tài khoản (Hội sở chính hoặc các chi nhánh NHTM).
III. Nguyên tắc thực hiện:
1. Kết nối và truyền/nhận thông tin, dữ liệu điện tử:
KBNN và NHTM tổ chức phối hợp TTSPĐT theo nguyên tắc: kết nối và truyền/nhận thông tin, dữ liệu điện tử về các giao dịch thu, chi phát sinh trên các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu, tài khoản tiền gửi của các đơn vị KBNN tại các chi nhánh/Hội sở chính của hệ thống NHTM đó.
Trường hợp KBNN huyện chưa tham gia TTSPĐT, thì các giao dịch thu, chi của KBNN huyện vẫn được thực hiện thông qua tài khoản tiền gửi của KBNN huyện tại chi nhánh NHTM theo quy trình thanh toán như hiện nay.
2. Đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử giữa KBNN và NHTM:
Việc kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử trong TTSPĐT giữa hệ thống KBNN với NHTM phải đảm bảo:
- Tính toàn vẹn và bảo mật đối với thông tin, dữ liệu trong TTSPĐT.
- Tính đầy đủ, kịp thời và chính xác của thông tin, dữ liệu điện tử được truyền/nhận giữa hệ thống KBNN với NHTM.
- Các yêu cầu về an toàn, chính xác trong suốt quá trình xử lý lệnh thanh toán (bao gồm: lập; kiểm soát; phê duyệt; truyền/nhận dữ liệu thanh toán; kiểm tra xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của lệnh thanh toán và thực hiện thanh toán).
3. Áp dụng chữ ký số trong TTSPĐT giữa KBNN và NHTM:
Tất cả các lệnh TTSPĐT chuyển từ KBNN (SGD và các KBNN huyện) đến NHTM và lệnh TTSPĐT từ NHTM đó (Hội sở chính và các chi nhánh NHTM trực thuộc) đến KBNN đều phải ký chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn dưới Luật.
NHTM chỉ thực hiện thanh toán cho KBNN sau khi kiểm tra, đối chiếu xác thực chữ ký số của KBNN là đúng; ngược lại, KBNN chỉ thực hiện xử lý các giao dịch thanh toán nhận từ NHTM sau khi kiểm tra, đối chiếu xác thực chữ ký số của NHTM là đúng.
4. Về tài khoản và thu, chi trên tài khoản của KBNN:
4.1. Về tài khoản:
- Tài khoản thanh toán của KBNN (SGD và các KBNN huyện) chỉ được dùng để phản ánh các khoản thu, chi của NSNN, các khoản thu, chi khác của KBNN và các khoản quyết toán cuối ngày theo quy định tại văn bản này.
Số liệu giao dịch trên tài khoản thanh toán của đơn vị Kho bạc được đối chiếu với NHTM đồng thời qua hai hệ thống ứng dụng: TTSPĐT và TCS, tương ứng với số liệu và tính chất nghiệp vụ phát sinh trên từng ứng dụng theo quy định hiện thời và các quy định tại quy trình này. Việc xác nhận số liệu tổng hợp trên tài khoản thanh toán – là căn cứ để NHTM thực hiện quyết toán cuối ngày, được thống nhất thực hiện tại hệ thống TTSPĐT, trên cơ sở kết quả đối chiếu của TCS gửi sang và kết quả đối chiếu của nghiệp vụ thanh toán song phương.
- Tài khoản chuyên thu của SGD (nếu có) và các KBNN huyện tại NHTM chỉ được dùng để tập trung các khoản thu của NSNN bằng Việt Nam đồng; tài khoản này không được sử dụng để thanh toán các khoản chi của KBNN, trừ các khoản kết chuyển quyết toán cuối ngày theo quy định. Tài khoản này luôn luôn có hạn mức số dư nợ bằng không (0). Nguyên tắc đối chiếu xác nhận số liệu và quyết toán tài khoản chuyên thu cũng được thực hiện tương tự như đối với tài khoản thanh toán.
4.2. Về thu, chi trên các tài khoản của KBNN:
- SGD và các KBNN huyện thực hiện thu, chi trên tài khoản thanh toán của mình tại NHTM đảm bảo nguyên tắc tại một thời điểm tính thì: Tổng số dư nợ đầu ngày làm việc tài khoản tiền gửi của SGD và tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN tại NHTM cộng (+) Tổng số phát sinh thu trong ngày (đến thời điểm tính) của tất cả các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và các KBNN huyện) tại NHTM lớn hơn hoặc bằng (≥) Tổng số phát sinh chi trong ngày (đến thời điểm tính) của tất cả các tài khoản thanh toán của SGD và các KBNN huyện tại NHTM.
- Các đơn vị KBNN chỉ được gửi các lệnh thanh toán sang NHTM trước giờ “cut off time”.
5. Chứng từ điện tử:
- Chứng từ điện tử sử dụng trong TTSPĐT là chứng từ điện tử được áp dụng theo quy định của NHNN và Bộ Tài chính; đồng thời, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế (SWIFT: Hiệp hội viễn thông liên ngân hàng và các tổ chức tài chính quốc tế - Society for Worldwide Interbank and Finacial Telecommunication). Chứng từ chuyển tiền sử dụng trong TTSPĐT thể hiện nội dung của một giao dịch chuyển tiền do NHTM/KBNN thực hiện, bao gồm các loại chính: MT103, MT900 và MT910.
- Nội dung chứng từ điện tử; định dạng chứng từ điện tử; nguyên tắc lập, kiểm soát và ký chữ ký số, luân chuyển, in phục hồi và lưu trữ chứng từ điện tử tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/03/2002 của Thủ Tướng Chính phủ về việc “sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán”; Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 8/3/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng và Thông tư số 209/2010/TT-BTC ngày 20/12/2010 của Bộ Tài chính về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN.
6. Về hạch toán kế toán:
6.1. Đối với KBNN:
- Các khoản thu, chi phát sinh trước thời điểm “cut off time” và các khoản kết chuyển, quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD, thì được KBNN (SGD và KBNN huyện) thực hiện hạch toán và đối chiếu với NHTM nơi mở tài khoản ngay trong ngày làm việc.
- Các khoản thu của KBNN (SGD và KBNN huyện) phát sinh tại NHTM sau thời điểm “cut off time”, thì được KBNN thực hiện hạch toán và đối chiếu với NHTM nơi mở tài khoản vào ngày làm việc kế tiếp.
- Riêng đối với ngày làm việc cuối năm: Các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu để đảm bảo việc hạch toán, đối chiếu khớp đúng toàn bộ số liệu giữa hai bên và thực hiện quyết toán, kết chuyển số phát sinh trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN ngay trong ngày làm việc cuối cùng của năm.
6.2. Đối với NHTM:
- Đối với ngày làm việc thông thường: Tất cả các giao dịch thu, chi phát sinh trong ngày, kể cả sau thời điểm “cut off time” nhưng vẫn trong giờ làm việc (trừ các ngày làm việc cuối tháng) đều phải được NHTM (Hội sở chính và các chi nhánh trực thuộc) ghi nhận và hạch toán đầy đủ, kịp thời vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN ngay trong ngày làm việc đó. Các phát sinh chi được thực hiện theo nguyên tắc nêu tại khoản 4 mục III phần A quy trình này.
Riêng các khoản thu của KBNN thông qua các kênh giao dịch điện tử của NHTM (như thu NSNN qua Internet, ATM,…) phát sinh sau thời gian làm việc trong ngày của NHTM hoặc phát sinh vào các ngày nghỉ (Chủ nhật và các ngày nghỉ Lễ, nghỉ Tết), thì NHTM hạch toán vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN và truyền báo có cho KBNN chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc kế tiếp. Song, ngày nộp tiền ghi trên chứng từ nộp tiền của khách hàng (khách hàng nộp tiền vào tài khoản của KBNN) vẫn phải được các NHTM ghi nhận là ngày khách hàng thực hiện giao dịch trích tài khoản của mình tại NHTM và được hệ thống của NHTM xác nhận giao dịch nộp tiền đã thành công.
- Đối với ngày làm việc cuối tháng (trừ ngày làm việc cuối năm):
+ Các khoản thu của SGD và KBNN huyện phát sinh tại NHTM trước thời điểm “cut off time”, thì được NHTM ghi nhận, hạch toán vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN ngay trong ngày làm việc đó.
+ Các khoản thu của SGD và KBNN huyện phát sinh tại NHTM sau thời điểm “cut off time”, thì được NHTM ghi nhận, hạch toán vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN và truyền chứng từ báo có cho KBNN vào đầu giờ ngày làm việc đầu tiên của tháng kế tiếp để đảm bảo khớp đúng số dư các tài khoản tương ứng giữa KBNN và NHTM. Song ngày nộp tiền ghi trên chứng từ nộp tiền trả lại cho khách hàng (chứng từ đã được NHTM xác nhận, ký và đóng dấu) vẫn phải được ghi nhận là ngày khách hàng thực hiện giao dịch nộp tiền mặt hoặc trích tài khoản của mình tại NHTM.
- Đối với ngày làm việc cuối năm: Các đơn vị NHTM phải phối hợp với KBNN để đảm bảo việc đối chiếu và hạch toán khớp đúng toàn bộ số liệu giữa hai bên ngay trong ngày làm việc cuối cùng của năm.
7. Quyết toán cuối ngày:
Sau giờ “cut off time”, các đơn vị KBNN và NHTM thực hiện đối chiếu chi tiết số liệu đi/đến trong ngày, doanh số thanh toán trong ngày.
Dữ liệu đối chiếu cho một ngày hoạt động được tính từ sau giờ “cut off time” của ngày làm việc hôm trước đến giờ “cut off time” của ngày làm việc hiện tại. Việc quyết toán số phát sinh trong ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện đến thời điểm “cut off time” được thực hiện theo nguyên tắc: Kết chuyển riêng biệt tổng doanh số phát sinh vế nợ, vế có (không kết chuyển theo chênh lệch bù trừ giữa vế nợ, vế có) và chỉ thực hiện kết chuyển khi dữ liệu đối chiếu lần 1 giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản đã khớp đúng. Cụ thể:
- Đối với tài khoản thanh toán của SGD: Kết chuyển toàn bộ tổng doanh số phát sinh thu, tổng doanh số phát sinh chi trong ngày trên tài khoản thanh toán của SGD đến thời điểm “cut off time” về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM. Trong đó, số phát sinh chi được kết chuyển và trừ vào tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM tương ứng; số phát sinh thu được kết chuyển và cộng vào tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM tương ứng.
Trường hợp SGD có tài khoản chuyên thu, thì SGD cũng được thực hiện tương tự như tài khoản chuyên thu của KBNN huyện.
- Đối với tài khoản thanh toán của KBNN huyện:
+ Kết chuyển số phát sinh chi của KBNN: Toàn bộ doanh số phát sinh chi trong ngày trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện tại chi nhánh NHTM đến thời điểm “cut off time” được kết chuyển và trừ vào tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM tương ứng.
+ Kết chuyển số phát sinh thu của KBNN huyện được thực hiện theo nguyên tắc: Số dư Nợ đầu ngày làm việc trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện cộng (+) với toàn bộ số phát sinh thu của KBNN huyện đến thời điểm “cut off time” trừ đi (-) hạn mức số dư Nợ của tài khoản thanh toán đó:
+ Nếu kết quả lớn hơn hoặc bằng (≥)1 tỷ đồng, thì toàn bộ số chênh lệch đó được kết chuyển về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM.
+ Nếu kết quả nhỏ hơn (<) 1 tỷ đồng, thì không thực hiện kết chuyển để tránh phát sinh các bút toán kết chuyển nhỏ lẻ.
- Đối với tài khoản chuyên thu của KBNN huyện: Toàn bộ số dư trên tài khoản chuyên thu của KBNN huyện tại chi nhánh NHTM đến thời điểm “cut off time” được kết chuyển và cộng vào tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM tương ứng.
* Trường hợp KBNN huyện có cả tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu ở các chi nhánh NHTM thuộc các hệ thống NHTM khác nhau, thì KBNN huyện phải thực hiện đối chiếu và quyết toán riêng biệt từng tài khoản với từng chi nhánh NHTM nơi mở tài khoản (tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu) theo quy định tại quy trình này.
8. Về thời gian truyền/nhận, đối chiếu chứng từ TTSPĐT:
8.1. Thời gian truyền nhận:
- Thời điểm “cut off time” giữa KBNN và NHTM được quy định thống nhất là 15h30’ cùng ngày. Sau giờ “cut off time”, các đơn vị KBNN không thực hiện truyền lệnh thanh toán (lệnh chi) sang NHTM; đồng thời, cũng không nhận các lệnh thanh toán do các NHTM chuyển đến, trừ các chứng từ liên quan đến việc quyết toán tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu của KBNN.
- Khi cần kéo dài thời gian giao dịch, hệ thống (KBNN/NHTM) có nhu cầu phải gửi điện yêu cầu tới hệ thống đối tác (NHTM/KBNN) để yêu cầu kéo dài giờ (Mẫu số 12 – TTSPĐT) trước giờ cutoff time tối thiểu 30 phút. Chỉ khi hệ thống đối tác (nơi nhận yêu cầu) chấp nhận thời gian kéo dài giao dịch, thì giờ giao dịch mới sẽ được thiết lập cho các đơn vị.
Việc kéo dài thời gian giao dịch được thực hiện cho toàn hệ thống (hoặc cho các đơn vị có nhu cầu được TW chấp nhận), được thống nhất thiết lập tại TW.
8.2. Thời gian đối chiếu:
Từ 15h30’đến 16h00’, các đơn vị KBNN phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản thực hiện đối chiếu số liệu chuyển tiền của ngày giao dịch. Trong đó:
- Trường hợp có sự cố dẫn đến đối chiếu sai, các đơn vị KBNN phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản phải cùng tìm nguyên nhân và giải pháp thích hợp để đảm bảo kết thúc đối chiếu ngày giao dịch trước 16h30’.
- Trường hợp không thể thực hiện đối chiếu và chốt số liệu thông qua kênh truyền/nhận, đối chiếu dữ liệu điện tử, thì các đơn vị KBNN phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản thực hiện đối chiếu và chốt số liệu thanh toán theo phương thức thủ công (Mẫu số 11 - TTSPĐT) để quyết toán, đảm bảo kết thúc ngày giao dịch trước 17h.
- Trường hợp hết giờ làm việc, các đơn vị KBNN huyện vẫn không thể hoàn thành việc đối chiếu và xác nhận số liệu thanh toán với chi nhánh NHTM nơi mở tài khoản được, thì đơn vị KBNN huyện đó tạm thời chưa thực hiện việc quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của mình. Song đơn vị KBNN huyện đó phải phối hợp với chi nhánh NHTM nơi mở tài khoản để hoàn thành việc đối chiếu điện tử để số liệu khớp đúng và quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của mình ngay trong ngày làm việc kế tiếp.
Dữ liệu đối chiếu điện tử lần 1 của ngày hôm sau được đối chiếu tách bạch, lần lượt theo từng ngày giao dịch, chi tiết theo doanh số, số chi tiết phát sinh thu, chi từng ngày. Lệnh quyết toán tài khoản ngày hôm sau được xử lý theo nguyên tắc như một ngày bình thường, với số dư đầu ngày là số liệu lũy kế ngày hôm trước của sổ chi tiết tài khoản thanh toán của NHTM và số phát sinh là số phát sinh của ngày làm việc hôm sau, chi tiết cho từng loại tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu.
Các trường hợp đặc biệt phát sinh ngoài nguyên tắc xử lý đối chiếu, quyết toán nêu trên đều phải xin ý kiến bằng văn bản về KBNN (hoặc tra soát của Vụ KTNN) trước khi thống nhất với NHTM để xử lý.
9. Lãi và phí thanh toán:
- Việc trả lãi đối với số dư tài khoản (tài khoản tiền gửi; tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu – nếu có số dư) và thu phí đối với các khoản thanh toán trên tài khoản thanh toán của KBNN (SGD và KBNN huyện): Được thực hiện theo quy định của NHNN và NHTM trong từng thời kỳ.
Các đơn vị KBNN không trả phí đối với các khoản chi bằng tiền mặt từ tài khoản thanh toán của mình và các khoản thanh toán liên quan đến việc quyết toán, kết chuyển cuối ngày từ tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và các KBNN huyện) tại NHTM về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM.
- Trường hợp có các khoản thu phát sinh trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN huyện sau thời điểm “cut off time”, thì các đơn vị KBNN phải phối hợp, đối chiếu với NHTM nơi mở tài khoản để tính và trả lãi đối với các khoản thu phát sinh sau thời điểm “cut off time” cho KBNN theo quy định của NHNN và NHTM trong từng thời kỳ.
- Các khoản thanh toán lãi và phí hàng tháng giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản được tính, xác nhận và hạch toán thông qua tài khoản thanh toán/tài khoản chuyên thu/tài khoản tiền gửi của KBNN tại NHTM nơi mở tài khoản và được báo nợ/báo có, kèm theo bảng kê tính lãi thông qua hệ thống TTSPĐT (Mẫu số 05a – TTSPĐT; Mẫu số 06a – TTSPĐT; Mẫu số 09 – TTSPĐT).
PHẦN B: QUY ĐỊNH CỤ THỂ
I. Quy trình TTSPĐT:
Quy trình thu, chi qua hệ thống TTSPĐT hàng ngày được thực hiện như sau:
1. Đối với các lệnh thanh toán đi của KBNN (khoản chi của KBNN):
1.1. Tại KBNN:
a. Tại hệ thống TABMIS (AP):
Bước 1: Khi nhận được yêu cầu thanh toán của các đơn vị giao dịch, kế toán viên tại SGD hoặc KBNN huyện thực hiện kiểm soát; trường hợp đảm bảo đủ các điều kiện chi theo chế độ quy định về kiểm soát chi, thì nhập đầy đủ các thông tin trên yêu cầu thanh toán của đơn vị vào TABMIS (AP) và xử lý yêu cầu thanh toán đó trên hệ thống TABMIS (AP) theo đúng quy trình quy định trên TABMIS. Việc thiết lập và áp tài khoản ngân hàng trên TABMIS (AP), được thực hiện chi tiết theo tài khoản thanh toán song phương vế có.
Đối với giao dịch rút tiền mặt tại NHTM, kế toán nhập thêm chi tiết trên TABMIS (theo tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình TTSPĐT); đồng thời, hạch toán kế toán theo quy định tại quy trình này.
b. Tại hệ thống TTSPĐT:
Bước 2: Thanh toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) chạy chức năng giao diện trên hệ thống TABMIS để đẩy dữ liệu thanh toán từ hệ thống TABMIS (AP) sang hệ thống TTSPĐT và hình thành lệnh thanh toán theo quy định. Sau đó, thanh toán viên kiểm tra lại tính chính xác thông tin lệnh thanh toán (đối chiếu dữ liệu lệnh thanh toán tại hệ thống TTSPĐT với chứng từ giấy do kế toán viên chuyển sang).
Trường hợp đúng, thanh toán viên chuyển kế toán trưởng phê duyệt theo quy trình quy định.
Trường hợp được phép hoàn thiện lệnh thanh toán, thì thanh toán viên kiểm tra và hoàn thiện thông tin, chuyển kế toán trưởng phê duyệt.
Trường hợp sai, thanh toán viên hủy lệnh và chuyển kế toán viên để thực hiện lại giao dịch.
Trường hợp có sự cố về kỹ thuật không thể thực hiện giao diện giữa hệ thống TABMIS (AP) và hệ thống TTSPĐT, thì căn cứ chứng từ gốc đã được duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên nhập trực tiếp đầy đủ các thông tin trên lệnh thanh toán vào chương trình TTSPĐT để xử lý, đảm bảo việc thanh toán cho các đơn vị giao dịch được kịp thời, nhanh chóng.
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát lại thông tin của lệnh thanh toán trên chương trình TTSPĐT do thanh toán viên chuyển đến; nếu đảm bảo đúng theo quy định, thì kế toán trưởng ký chữ ký số và đẩy thông tin lệnh thanh toán đến Giám đốc hoặc người được ủy quyền; nếu không đảm bảo thì chuyển lệnh thanh toán đó lại cho thanh toán viên.
Bước 4: Giám đốc hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát lại thông tin của lệnh thanh toán trên chương trình TTSPĐT do kế toán trưởng chuyển đến; nếu đảm bảo đúng theo quy định, thì ký chữ ký số và đẩy thông tin lệnh thanh toán sang Cổng trao đổi thông tin của KBNN; nếu không đảm bảo, thì chuyển lại lệnh thanh toán đó cho kế toán trưởng.
c. Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 5: Khi nhận được thông tin lệnh thanh toán đi do chương trình TTSPĐT chuyển đến, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động chuyển đổi mẫu điện (Mẫu 01– TTSPĐT), ký chữ ký số của hệ thống KBNN trên lệnh thanh toán đi và truyền (online) thông tin lệnh thanh toán đó sang Cổng trao đổi thông tin của NHTM.
Trường hợp có sự cố kỹ thuật chưa khắc phục được ngay (KBNN không thể truyền chứng từ điện tử cho NHTM nơi mở tài khoản), nếu có nhu cầu giao dịch kịp thời, thì các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) gửi chứng từ giấy đến NHTM để làm thủ tục thanh toán theo quy định hiện hành. Số liệu giao dịch bằng chứng từ giấy sẽ là số liệu thủ công nằm trong kết quả đối chiếu cuối ngày do NHTM gửi sang để KBNN thực hiện xác nhận đối chiếu trước khi quyết toán. Các đơn vị KBNN phải kiểm tra đầy đủ, chính xác các giao dịch điện tử và thủ công, tránh việc hạch toán hoặc thanh toán 2 lần, trước khi xác nhận đối chiếu.
Trường hợp KBNN huyện có nhu cầu lĩnh tiền mặt, thì KBNN huyện cũng gửi thông tin lệnh thanh toán đến NHTM nơi mở tài khoản (mẫu 01– TTSPĐT) tương tự như các lệnh thanh toán bằng chuyển khoản khác để NHTM nơi mở tài khoản làm thủ tục thanh toán tiền mặt cho người nhận tiền (khi người nhận tiền đến làm thủ tục nhận tiền tại ngân hàng).
1.2. Tại NHTM:
Khi nhận được lệnh thanh toán của các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện), Cổng trao đổi thông tin của NHTM tự động kiểm tra, xác thực chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp để phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đã thành công hay không thành công. Trường hợp thành công, thì NHTM xử lý lệnh thanh toán đó theo quy trình nội bộ của NHTM và hạch toán vào tài khoản thanh toán tương ứng của KBNN phát lệnh; ngược lại, NHTM thông báo cho KBNN xem xét nguyên nhân và gửi lại lệnh thanh toán.
2. Đối với các lệnh thanh toán đến của KBNN (khoản thu của KBNN):
2.1. Tại NHTM:
Mỗi khi nhận được các lệnh chuyển tiền vào tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD hoặc KBNN huyện), NHTM nơi KBNN mở tài khoản làm thủ tục chuyển tiền vào tài khoản tương ứng của KBNN; đồng thời, hạch toán ngay vào tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN và truyền trực tuyến toàn bộ thông tin, dữ liệu về khoản thu đó đến Cổng trao đổi thông tin của KBNN (qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).
2.2. Tại KBNN:
a. Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 1: Khi nhận được thông tin, dữ liệu về khoản thu của KBNN, Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động kiểm tra chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đến thành công hay không thành công:
- Trường hợp không thành công, thì chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động tạo thông điệp phản hồi đến Cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán không thành công) để NHTM kiểm tra và gửi lại theo quy định.
- Trường hợp thành công, thì chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến Cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán đã thành công); đồng thời, căn cứ vào cấu trúc dữ liệu lệnh thanh toán để tự động xác định và phân loại số phát sinh thu thành các loại lệnh thanh toán: (1) Số phát sinh thu trên tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD; (2) Số phát sinh thu NSNN trên tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN huyện; (3) Số phát sinh thu khác (không phải thu NSNN) trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện. Sau đó, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN tự động xử lý như sau:
+ Loại lệnh thanh toán (2): Được truyền tự động (online) đến chương trình TCS tại các KBNN huyện tương ứng, nơi có phát sinh các khoản thu NSNN.
Các bước tiếp theo được thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều 5 Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về hướng dẫn quy trình tổ chức phối hợp thu NSNN giữa KBNN – Tổng cục Thuế - Tổng cục Hải quan và các NHTM và các văn bản hướng dẫn của KBNN.
+ Loại lệnh thanh toán (1) và (3): Được truyền tự động (online) đến chương trình TTSPĐT tại SGD hoặc KBNN huyện tương ứng, nơi có phát sinh khoản thu.
Trường hợp cần làm rõ thêm thông tin về lệnh thanh toán đến, KBNN (SGD hoặc KBNN huyện) tạo điện tra soát (Mẫu 02 – TTSPĐT) từ chương trình TTSPĐT và gửi đến NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN). Căn cứ yêu cầu tra soát của KBNN, NHTM nơi KBNN mở tài khoản tạo điện tra soát trả lời (Mẫu 03 – TTSPĐT) gửi KBNN nơi có đề nghị trả soát (thông qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).
Các bước tiếp theo đối với lệnh thanh toán (1) và (3) được xử lý như sau:
b. Tại hệ thống TTSPĐT:
Bước 2: Thanh toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT tại đơn vị mình để nhận và kiểm tra thông tin lệnh thanh toán, thực hiện việc hoàn thiện và đề xuất phương án hạch toán, chuyển kế toán trưởng kiểm soát.
Trường hợp cần tra soát, thanh toán viên tạo điện tra soát (như đã nêu tại bước 1). Sau khi tra soát, nếu lệnh thanh toán vẫn chưa đủ căn cứ để hạch toán đúng, thanh toán viên chọn hạch toán chờ xử lý theo quy định.
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD và KBNN huyện) kiểm soát lệnh thanh toán đến trên chương trình. Nếu đúng, ký lệnh thanh toán đến; nếu sai, chuyển lại thanh toán viên xử lý và chọn lại phương án hạch toán.
Bước 4: Sau khi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm soát và ký lệnh thanh toán đến, thì thanh toán viên in 01 liên Lệnh thanh toán phục hồi và Bảng kê lệnh thanh toán đến và xử lý: kiểm tra, đối chiếu giữa Lệnh thanh toán và Bảng kê lệnh thanh toán đến, sử dụng liên lệnh thanh toán đến để làm chứng từ kiểm tra, chấm sổ và báo có cho đơn vị thụ hưởng, thực hiện lưu trữ Bảng kê lệnh thanh toán đến theo quy định; đồng thời, chạy chương trình giao diện giữa TTSPĐT – TABMIS (GL) để đẩy thông tin, dữ liệu lệnh thanh toán từ chương trình TTSPĐT vào TABMIS (GL).
Trường hợp có sự cố về giao diện giữa chương trình TTSPĐT – TABMIS (GL), thì thanh toán viên căn cứ liên chứng từ phục hồi chuyển đổi từ chứng từ điện tử được in từ chương trình TTSPĐT để nhập trực tiếp vào TABMIS (GL). Quy trình kiểm soát các lệnh thanh toán này được thực hiện theo quy định hiện hành về nhập giao dịch trong TABMIS (GL).
Sau khi đã khắc phục xong sự cố về giao diện giữa chương trình TTSPĐT – TABMIS (GL), thì thanh toán viên, kế toán trưởng cần phải kiểm tra và rà soát toàn bộ các chứng từ đã được nhập trực tiếp vào TABMIS (GL) trước khi chạy chương trình giao diện TTSPĐT – TABMIS (GL) để tránh việc hạch toán hai lần một chứng từ vào TABMIS (GL).
c. Tại hệ thống TABMIS (GL):
Bước 5: Các lệnh bút toán giao diện từ TTSPĐT vào TABMIS (GL) ở trạng thái “đã kiểm soát”. Kế toán (tại SGD hoặc KBNN huyện) in sổ và kiểm tra số liệu kế toán, thanh toán theo quy định về giao dịch trên TABMIS (GL).
3. Đối với các lệnh quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN:
Sau thời gian “cut off time” và sau khi đã đối chiếu số liệu lần 1 khớp đúng giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản, thì NHTM làm thủ tục kết chuyển số phát sinh thu, số phát sinh chi tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và KBNN huyện) về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM; đồng thời, gửi ngay các lệnh báo nợ, báo có tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu này cho KBNN (thông qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).
Các bước xử lý tại KBNN được thực hiện như sau:
3.1. Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Cổng trao đổi thông tin xử lý tương tự như bước 1 nêu tại điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B quy trình này.
Căn cứ vào cấu trúc dữ liệu lệnh thanh toán để tự động xác định và phân loại các lệnh báo nợ, báo có (Mẫu 05, 06 – TTSPĐT) thành các loại lệnh thanh toán: (4) lệnh báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD/KBNN huyện; (5) lệnh báo nợ, báo có tài khoản tiền gửi của SGD (về việc nhận các khoản quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD hoặc KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD). Sau đó, chương trình Cổng trao đổi thông tin của KBNN truyền tự động (online) các lệnh báo nợ, báo có đó đến chương trình TTSPĐT tại SGD hoặc KBNN huyện tương ứng.
3.2. Tại KBNN huyện:
Căn cứ vào các lệnh quyết toán (báo nợ, báo có) tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của mình và kết quả đối chiếu các lệnh quyết toán theo quy định tại khoản 4 mục I Phần B Quy trình này, thanh toán viên, kế toán viên và kế toán trưởng KBNN huyện nhận và xử lý các lệnh quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu theo các bước 2, 3, 4 và 5 nêu tại điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B Quy trình này; đồng thời, in các lệnh quyết toán làm chứng từ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ theo quy định.
3.3. Tại SGD:
a. Đối với lệnh quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của SGD (lệnh loại 4):
Được thực hiện tương tự như đối với KBNN huyện.
b. Đối với lệnh báo nợ, báo có tài khoản tiền gửi của SGD (lệnh loại 5):
Thanh toán viên tại SGD nhận các lệnh quyết toán do NHTM chuyển đến (Qua cổng trao đổi thông tin), kết xuất Bảng kê lệnh báo Nợ/báo Có tài khoản tiền gửi SGD (Mẫu 15, 16- TTSPĐT), kiểm tra, đối chiếu giữa các lệnh quyết toán với Bảng kê, thực hiện hạch toán kế toán theo Bảng kê (không xử lý từng lệnh thanh toán) theo quy định về hạch toán kế toán tại Quy trình này, chuyển kế toán trưởng kiểm soát và xử lý theo quy định.
4. Đối chiếu và quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu và tài khoản tiền gửi:
4.1. Nguyên tắc đối chiếu:
a. Đối chiếu giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản:
- Thời gian truyền nhận và đối chiếu chứng từ TTSPĐT giữa KBNN – NHTM nơi mở tài khoản được thực hiện theo quy định tại khoản 8 mục III phần A quy trình này.
- Phạm vi đối chiếu: Giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản (tài khoản tiền gửi, tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu), cụ thể:
+ SGD thực hiện đối chiếu với Hội sở chính NHTM.
+ KBNN huyện thực hiện đối chiếu với chi nhánh NHTM nơi mở tài khoản.
- Thông tin dữ liệu đối chiếu trong 1 ngày: Là toàn bộ các lệnh thanh toán (lệnh thanh toán; MT900; MT910); điện yêu cầu tra soát và điện trả lời tra soát (MT195; MT196); bảng kê đối chiếu số liệu; bảng kê đối chiếu điện tra soát đã truyền đi hoặc nhận đến từ sau giờ “cut off time” của ngày làm việc hôm trước đến trước giờ “cut off time” của ngày làm việc hiện tại
Trường hợp KBNN có thực hiện các khoản chi bằng chứng từ giấy (do có sự cố kỹ thuật), thì NHTM phải truyền toàn bộ các chứng từ đã chi cho KBNN (bao gồm cả các khoản chi bằng chứng từ điện từ và bằng chứng từ giấy) thể hiện trên Bảng kê đối chiếu số liệu lần 1 (Mẫu 07a – TTSPĐT). Các đơn vị KBNN phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản để thực hiện đối chiếu, đảm bảo khớp đúng số liệu hạch toán giữa 2 bên (bao gồm cả các khoản chi bằng chứng từ điện tử và bằng chứng từ giấy).
- Dữ liệu ngày cuối tháng, ngày cuối năm giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản phải khớp đúng cả số phát sinh và số dư tài khoản.
- Số dư trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu, tài khoản tiền gửi của SGD và các KBNN huyện vào cuối ngày, cuối tháng và cuối năm sau khi thực hiện đối chiếu phải được NHTM nơi mở tài khoản và KBNN xác nhận, ký chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử (Điện sao kê tài khoản của KBNN theo Mẫu số 10 – TTSPĐT).
b. Giữa các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện):
Vụ Kế toán nhà nước quản lý tình trạng đối chiếu và quyết toán toàn hệ thống; làm trung gian đối chiếu số liệu quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện), đảm bảo:
- Số liệu kết chuyển, quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu tại KBNN huyện phải khớp đúng với số liệu nhận kết chuyển trên tài khoản tiền gửi tại SGD (chi tiết theo từng loại tài khoản tương ứng tại từng KBNN huyện).
- Quản lý tình trạng đối chiếu với NHTM của các đơn vị KBNN trong toàn hệ thống. Giám sát tình trạng đối chiếu cuối cùng của các lần đối chiếu giữa các đơn vị KBNN và NHTM, đảm bảo đầy đủ, chính xác.
- Việc đối chiếu phải đảm bảo hoàn thành ngay trong ngày làm việc; trường hợp có trục trặc kỹ thuật chưa thể xử lý ngay trong ngày được, thì phải được hoàn thành vào ngày làm việc kế tiếp và thực hiện cho từng ngày riêng biệt.
4.2. Nội dung đối chiếu:
a. Giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản:
- Nội dung đối chiếu các lệnh thanh toán phải bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu thông tin chi tiết trên bảng kê đối chiếu số liệu lần 1 và lần 2 đối với tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN (Mẫu 07a – TTSPĐT; 07b – TTSPĐT); mẫu bảng kê đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD (Mẫu 08 – TTSPĐT).
Lưu ý: Việc đối chiếu các thông tin, dữ liệu chi tiết khác trên chứng từ thu NSNN (như mục lục ngân sách, tài khoản hạch toán,…) được truyền/nhận giữa KBNN với NHTM vẫn được các đơn vị KBNN và NHTM thực hiện theo quy trình hiện hành về tổ chức phối hợp thu NSNN được quy định tại Thông tư số 85/2011/TT-BTC .
- Nội dung đối chiếu điện yêu cầu tra soát, điện trả lời tra soát bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết trên mẫu Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu lần 1 (Mẫu số 13 – TTSPĐT)
b. Giữa các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện):
- Tổng số món, tổng số tiền, số tiền chi tiết trên từng chứng từ báo nợ tài khoản tiền gửi của SGD, chi tiết theo từng đơn vị KBNN và tương ứng với từng tài khoản thanh toán; tại KBNN (SGD, KBNN huyện) là chứng từ báo có tài khoản thanh toán về việc kết chuyển, quyết toán cuối ngày.
- Tổng số món, tổng số tiền, số tiền chi tiết trên từng chứng từ báo có tài khoản tiền gửi của SGD, chi tiết theo từng từng đơn vị KBNN và tương ứng với từng tài khoản (tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu); tại KBNN (SGD, KBNN huyện) là chứng từ báo nợ tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu về việc kết chuyển, quyết toán cuối ngày.
4.3. Quy trình đối chiếu và quyết toán giữa KBNN và NHTM:
a. Tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu của KBNN:
Việc đối chiếu số liệu đối với tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu của KBNN được thực hiện 2 lần/1 ngày, cụ thể:
- Lần 1 (tại thời điểm “cut off time”): Đối chiếu số phát sinh trên tài khoản:
Đối chiếu đảm bảo khớp đúng tổng số món, tổng số tiền và số tiền chi tiết theo từng món thu (bao gồm cả thu NSNN và thu khác vào tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN), chi trong ngày đến thời điểm “cut off time” trên tài khoản thanh toán giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản (nội dung đối chiếu chi tiết theo Mẫu số 07a - TTSPĐT).
Thông tin dữ liệu về các giao dịch thu NSNN được thực hiện đối chiếu bằng chương trình TCS; thông tin dữ liệu về các giao dịch thu khác, giao dịch chi của KBNN được đối chiếu bằng chương trình thanh toán song phương. Trường hợp có phát sinh sai lệnh, thì xử lý theo quy trình của từng chương trình. Sau khi đối chiếu, chương trình TCS chuyển kết quả đối chiếu sang ứng dụng thanh toán song phương để tổng hợp, chuyển kết quả xác nhận đối chiếu tổng hợp sang NHTM thông qua chương trình TTSPĐT.
- Lần 2: Đối chiếu số liệu lệnh quyết toán:
Thực hiện sau khi NHTM quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và KBNN huyện.
Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số phát sinh về việc quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện; số dư cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện sau khi thực hiện quyết toán (nội dung đối chiếu chi tiết theo Mẫu số 07b - TTSPĐT đính kèm).
Quy trình đối chiếu được thực hiện như sau:
* Đối chiếu số liệu lần 1:
Sau thời điểm “cut off time”, NHTM nơi KBNN mở tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu lập và gửi các bảng kê đối chiếu (Mẫu số 07a – TTSPĐT) đến KBNN qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM. Quy trình xử lý tiếp theo tại KBNN như sau:
- Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 1: Quy trình nhận các bảng kê (Mẫu 07a – TTSPĐT) được thực hiện tương tư như bước 1 điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B quy trình này.
- Tại các chương trình ứng dụng:
Bước 2: Thanh toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT tại đơn vị mình để nhận các bảng kê đối chiếu do NHTM gửi đến. Thực hiện đối chiếu số liệu về số thu (thu khác qua TTSPĐT), số chi đã được truyền, nhận tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN với các bảng kê do NHTM truyền tới, đảm bảo khớp đúng các nội dung đối chiếu đã được quy định; trường hợp chưa khớp đúng, thì trên báo cáo phải thể hiện rõ thông tin, dữ liệu chứng từ thanh toán nào chưa khớp đúng.
Tại chương trình ứng dụng TCS, kế toán thu thực hiện việc đối chiếu số liệu thu NSNN theo quy trình đối chiếu số liệu trên TCS, xử lý các chênh lệch (nếu có); sau đó, chuyển kết quả đối chiếu sang chương trình TTSPĐT.
Trên cơ sở kết quả đối chiếu của số liệu TTSPĐT và kết quả đối chiếu của TCS, Thanh toán viên tạo Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 từ chương trình TTSPĐT chuyển kế toán trưởng phê duyệt để gửi cho NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); trong đó, trường hợp đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu chứng từ thanh toán nào chưa khớp đúng và phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản để xử lý.
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) kiểm soát Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 trên chương trình TTSPĐT và Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu lần 1 do thanh toán viên chuyển đến; nếu phù hợp, thì ký phê duyệt Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 trên chương trình TTSPĐT để chuyển sang NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu không phù hợp, thì chuyển lại cho thanh toán viên.
Việc phối hợp xử lý chênh lệch được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Trường hợp dữ liệu của NHTM nơi mở tài khoản là đúng, thì căn cứ thư trả lời tra soát của NHTM hoặc các biên bản xử lý, thanh toán viên KBNN phối hợp cán bộ kỹ thuật hoặc tự kiểm tra và điều chỉnh lại dữ liệu của mình; sau đó, lập và gửi lại phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 cho NHTM nơi mở tài khoản theo quy trình trên.
+ Trường hợp dữ liệu của NHTM nơi mở tài khoản sai, thì NHTM lập và gửi lại các bảng kê đối chiếu; sau đó, hai bên cùng phối hợp đối chiếu lại theo quy trình nêu trên.
Lưu ý: Trong trường hợp này, các bảng kê đối chiếu, phản hồi kết quả đối chiếu,… sẽ được lập và theo dõi theo từng lần đối chiếu lại như lần 1.1, lần 1.2,…), đảm bảo khớp đúng số liệu giữa hai bên trước khi quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu.
- Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 4: Quy trình chuyển Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 sang NHTM được thực hiện tương tự như bước 5 điểm 1.1 khoản 1 mục I phần B quy trình này.
Sau đó, Cổng trao đổi thông tin của NHTM kiểm tra, xác thực chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận việc nhận Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 1 thành công hay không thành công.
Lưu ý: Cuối ngày hoặc đầu ngày hôm sau, NHTM truyền sổ chi tiết tài khoản thanh toán hoặc tài khoản tiền gửi, hoặc tài khoản chuyên thu của đơn vị KBNN – thông qua Điện sao kê tài khoản, thay cho việc nhận sổ chi tiết giấy hiện nay.
Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa dữ liệu về số thu, chi qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN với NHTM, hàng ngày, các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện) phải kịp thời thực hiện kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa số thu, chi trên chương trình TTSPĐT, TCS với sổ chi tiết các tài khoản chuyên thu, tài khoản thanh toán, tài khoản tiền gửi được hạch toán tại TABMIS (chi tiết tổng số món, tổng số tiền, số tiền từng món thu, chi…) theo chế độ quy định.
Trường hợp có sai lệch, cần phối hợp kịp thời với NHTM hoặc KBNN (TW) để tìm biện pháp giải quyết.
* Đối chiếu số liệu lần 2:
Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu lần 1, theo Giấy ủy quyền của KBNN (Phụ lục số 02 – TTSPĐT), NHTM nơi KBNN mở tài khoản tự động làm thủ tục kết chuyển số phát sinh chi, số phát sinh thu trên tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM theo đúng nguyên tắc quy định tại khoản 7 mục III phần A quy trình này; đồng thời, hạch toán và truyền đầy đủ, kịp thời các chứng từ về việc kết chuyển, quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu (chứng từ báo nợ hoặc báo có theo Mẫu 05, 06 – TTSPĐT) và “Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2” (mẫu 07c - TTSPĐT) của từng đơn vị KBNN về cho KBNN (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN). Quy trình xử lý tại KBNN được thực hiện như sau:
- Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 1: Quy trình nhận chứng từ báo nợ, báo có tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu và “Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2” được xử lý tương tự như điểm 3.1 khoản 3 mục I phần B quy trình này.
- Tại chương trình TTSPĐT của KBNN:
Bước 2: Thanh toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT tại đơn vị mình để nhận, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ báo nợ, báo có tài khoản thanh toán (hoặc tài khoản chuyên thu) của mình và Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2, kiểm tra và đối chiếu với số liệu đã xác nhận đối chiếu lần 1, đảm bảo việc quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN được thực hiện theo đúng nguyên tắc quy định tại khoản 7 mục III phần A quy trình này; đồng thời, số phát sinh và số dư tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu tại KBNN (sau khi thực hiện quyết toán) khớp đúng với thông tin, dữ liệu do NHTM nơi KBNN mở tài khoản gửi tới. Sau đó, thanh toán viên xử lý:
+ Thực hiện đối chiếu lệnh quyết toán trên ứng dụng, tạo “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” từ chương trình TTSPĐT (Mẫu 07c - TTSPĐT). Nếu đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu chứng từ thanh toán nào chưa khớp đúng và phối hợp với Vụ KTNN, Cục CNTT và NHTM để xử lý.
Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu với NHTM nơi mở tài khoản, thanh toán viên KBNN in 1 liên “Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2” chuyển đổi từ dữ liệu điện tử chuyển kế toán trưởng để kiểm soát cùng với “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2”.
+ In phục hồi từ dữ liệu điện tử 1 liên chứng từ báo nợ, 1 liên chứng từ báo có về việc quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu (Lệnh quyết toán chi, Lệnh quyết toán thu), hạch toán kế toán, chuyển kế toán trưởng làm căn cứ kiểm soát và phê duyệt trên chương trình (thanh toán viên chỉ in phục hồi chứng từ sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với NHTM nơi mở tài khoản).
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (tại SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT và xử lý:
- Kiểm soát lại “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” do thanh toán viên chuyển đến; nếu phù hợp, thì phê duyệt “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” trên chương trình TTSPĐT để chuyển sang NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu không phù hợp, thì chuyển lại cho thanh toán viên.
- Kiểm soát chứng từ báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán (hoặc tài khoản chuyên thu) trên chương trình với chứng từ in phục hồi do thanh toán viên chuyển đến. Nếu đúng, ký phê duyệt chứng từ trên chương trình; nếu sai, chuyển lại thanh toán viên để xử lý.
Bước 4: Sau khi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm soát và ký duyệt các chứng từ báo nợ, báo có về việc quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu, thanh toán viên chạy chương trình giao diện giữa TTSPĐT – TABMIS (GL) để đẩy thông tin, dữ liệu lệnh thanh toán báo nợ, báo có từ chương trình TTSPĐT vào hệ thống TABMIS (GL); đồng thời, lưu liên chứng từ báo nợ, báo có (liên chứng từ được in phục hồi) để làm căn cứ hạch toán.
Trường hợp kế toán trưởng từ chối phê duyệt, thì thanh toán viên thực hiện đối chiếu và đệ trình phê duyệt lại theo các bước nêu trên.
Bước 5: Quy trình chuyển “Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu lần 2” sang NHTM được thực hiện tương tư như bước 5 điểm 1.1 khoản 1 mục I phần B quy trình này.
- Tại hệ thống TABMIS (GL):
Bước 6: Các lệnh bút toán giao diện từ TTSPĐT vào TABMIS (GL) ở trạng thái “đã kiểm soát”. Kế toán viên (tại SGD hoặc KBNN huyện) in sổ và kiểm tra số liệu kế toán, thanh toán theo quy định về thực hiện giao dịch trên TABMIS (GL).
Lưu ý: Trường hợp có sự cố mà không thể hoàn thành việc đối chiếu và quyết toán tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu ngay trong ngày làm việc, thì KBNN huyện được đối chiếu và quyết toán vào ngày làm việc kế tiếp. Song phải đảm bảo ngày làm việc kế tiếp phải hoàn thành toàn bộ việc đối chiếu và quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu giữa 2 bên (dữ liệu đối chiếu điện tử lần 1 của ngày hôm sau được đối chiếu tách bạch, lần lượt theo từng ngày giao dịch, chi tiết theo doanh số, số chi tiết phát sinh thu, chi từng ngày. Lệnh quyết toán tài khoản ngày hôm sau được xử lý theo nguyên tắc như một ngày bình thường, với số dư đầu ngày là số liệu lũy kế ngày hôm trước của sổ chi tiết tài khoản thanh toán của NHTM và số phát sinh là số phát sinh của ngày làm việc hôm sau, chi tiết cho từng loại tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu).
b. Tài khoản tiền gửi của SGD:
SGD thực hiện truyền, nhận và xử lý các chứng từ báo nợ, báo có phát sinh trên tài khoản tiền gửi của mình với Hội sở chính NHTM (khi nhận kết chuyển quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các KBNN huyện và của bản thân SGD) tương tự như quy trình báo nợ, báo có khi quyết toán các tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu (chỉ khác hạch toán vào tài khoản tiền gửi, thay vì hạch toán vào tài khoản thanh toán/tài khoản chuyên thu). Việc hạch toán kế toán căn cứ vào Bảng kê lệnh báo Nợ/Có do thanh toán viên SGD thực hiện gom (từng lần) trên cơ sở các Lệnh quyết toán do NHTM chuyển tới.
Việc đối chiếu toàn bộ các lệnh báo nợ, báo có tài khoản tiền gửi giữa SGD với Hội sở chính NHTM được thực hiện như sau:
* Hội sở chính NHTM: Cuối ngày, sau khi đã nhận được toàn bộ các khoản kết chuyển và quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của KBNN (SGD và KBNN huyện), Hội sở chính NHTM lập và truyền bảng kê đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi (Mẫu số 08 – TTSPĐT) cho SGD để đối chiếu và xác nhận số liệu (qua Cổng trao đổi thông tin của NHTM).
* Quy trình xử lý tiếp theo tại SGD:
- Tại Cổng trao đổi thông tin của KBNN:
Bước 1: Quy trình nhận bảng kê số 08 – TTSPĐT được thực hiện tương tư như bước 1 điểm 2.2 khoản 2 mục I phần B quy trình này.
- Tại chương trình TTSPĐT:
Bước 2: Thanh toán viên tại SGD vào chương trình TTSPĐT để nhận bảng kê số 08a – TTSPĐT; thực hiện đối chiếu với các chứng từ báo nợ, báo có về việc đã nhận số kết chuyển, quyết toán cuối ngày các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN (của bản thân SGD và các KBNN huyện) vào tài khoản tiền gửi của SGD, đảm bảo khớp đúng tổng số món, tổng số tiền, số tiền từng món và chi tiết theo từng đơn vị KBNN (SGD và các KBNN huyện).
Sau đó, thanh toán viên tạo Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD từ chương trình TTSPĐT chuyển kế toán trưởng phê duyệt để gửi cho Hội sở chính NHTM nơi mở tài khoản. Trong đó, trường hợp đối chiếu chưa khớp đúng, thì thanh toán viên cần chỉ rõ thông tin, dữ liệu nào chưa khớp đúng giữa 2 bên và phối hợp với Hội sở chính NHTM để xử lý theo quy trình tương tự như đã nêu tại bước 2 của quy trình đối chiếu số liệu lần 1.
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền tại SGD vào chương trình TTSPĐT để kiểm soát Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD do thanh toán viên chuyển đến; nếu phù hợp, thì phê duyệt Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD trên chương trình TTSPĐT để chuyển sang Hội sở chính NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu không phù hợp, thì chuyển lại cho thanh toán viên.
Trường hợp kế toán trưởng từ chối phê duyệt, thì thanh toán viên kiểm tra và rà soát lại, sau đó thực hiện đối chiếu và đệ trình phê duyệt lại theo các bước nêu trên.
Bước 4: Quy trình chuyển Phản hồi kết quả đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của SGD sang NHTM được thực hiện tương tư như bước 5 điểm 1.1 khoản 1 mục I phần B quy trình này.
4.4. Quy trình đối chiếu số liệu về việc kết chuyển quyết toán tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu trong nội bộ hệ thống KBNN:
Căn cứ trạng thái và kết quả đối chiếu của các đơn vị KBNN, Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) tổ chức và đối chiếu số liệu kết chuyển quyết toán cuối ngày các tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của các đơn vị KBNN về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính NHTM, kiểm tra, giám sát và quản lý công tác đối chiếu, đảm bảo kỷ luật thanh toán, đối chiếu được thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác trên toàn hệ thống trong từng ngày riêng biệt.
Cuối ngày, cán bộ Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) vào chương trình TTSPĐT để kết xuất “Kết quả đối chiếu truyền tin giữa 2 hệ thống KBNN và ngân hàng” (Mẫu 19- TTSPĐT) và “Báo cáo kết quả quyết toán tài khoản thanh toán song phương với NHTM trong hệ thống KBNN” (Mẫu 20-TTSPĐT), kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa tổng số chuyển đi với tổng số nhận về tại SGD, chi tiết theo từng KBNN, từng loại tài khoản (tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu) và từng loại lệnh chuyển thu, lệnh chuyển chi. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, cán bộ phòng thanh toán chuyển lãnh đạo phòng để kiểm tra và ký duyệt báo cáo, lưu trữ theo quy định.
Trường hợp có sai lệch giữa số chuyển đi tại KBNN huyện và số nhận về tại SGD, thì cán bộ Vụ Kế toán nhà nước báo cáo Lãnh đạo Phòng Thanh toán để thông báo cho SGD và KBNN huyện (nơi có phát sinh sai lệch), phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản thanh toán hoặc tài khoản chuyên thu xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ quy trình đối chiếu, quyết toán trong ngày, Vụ Kế toán nhà nước (Phòng Thanh toán) cần phối hợp, giám sát theo dõi và đôn đốc để đơn vị thực hiện kịp thời vào ngày hôm sau, cho đến khi các trạng thái đối chiếu và quyết toán được đóng, đảm bảo an toàn, chính xác.
Các đơn vị KBNN thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa chương trình TTSPĐT với TABMIS, đảm bảo đầy đủ, khớp đúng theo quy định.
5. Tra soát:
5.1. Lập điện tra soát:
- Khi phát sinh nội dung cần tra soát, thanh toán viên tại các đơn vị KBNN (SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT để tạo “Điện tra soát” theo nội dung cần tra soát. Sau đó, chuyển “Điện tra soát” đến Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền.
- Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền tại các đơn vị KBNN kiểm soát “Điện tra soát”; nếu đúng, ký chữ ký điện tử để gửi đến NHTM nơi mở tài khoản (thông qua Cổng trao đổi thông tin của KBNN); nếu sai, chuyển lại thanh toán viên để lập và trình lại theo quy trình trên.
- Điện tra soát có thể gắn với lệnh thanh toán hoặc không gắn với lệnh thanh toán (điện tự do), thanh toán viên có thể thực hiện việc hủy bỏ điện tra soát khi chưa được Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm soát (hoặc các điện tra soát cho Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền chuyển lại).
5.2. Nhận điện yêu cầu tra soát:
- Thanh toán viên tại các đơn vị KBNN (SGD hoặc KBNN huyện) vào chương trình TTSPĐT để nhận “Điện tra soát” từ NHTM nơi mở tài khoản chuyển đến; sau đó, chuyển đến KTT hoặc người được ủy quyền.
- Kế toán trưởng tại các đơn vị KBNN (SGD hoặc KBNN huyện) nhận và kiểm soát “Điện tra soát” do thanh toán viên chuyển đến.
Trường hợp cần trả lời “Điện tra soát”, thanh toán viên lập “Điện tra soát” để trả lời. Quy trình xử lý được thực hiện tương tự như hướng dẫn tại điểm 5.1 khoản 5 mục I Phần B quy trình này.
Việc tra soát giữa các đơn vị KBNN và Phòng Thanh toán (Vụ KTNN) trong quá trình giám sát theo dõi vận hành, đối chiếu, quyết toán… cũng được thực hiện theo quy trình tương tự.
6. Sai sót và xử lý sai sót:
6.1. Sai sót và xử lý sai sót trong quá trình đối chiếu:
- Trong quá trình đối chiếu nếu số liệu không khớp đúng có thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (thừa hoặc thiếu lệnh chuyển tiền).
+ Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền không khớp đúng.
+ Thừa hoặc thiếu điện yêu cầu tra soát, điện trả lời tra soát, điện thông báo.
+ Các yếu tố trên điện yêu cầu tra soát, điện trả lời tra soát, điện thông báo không khớp đúng.
+ Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
- Khi phát hiện sai sót, các đơn vị KBNN phải thông báo kịp thời cho NHTM nơi mở tài khoản để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp ngay trong ngày (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin).
- Trường hợp trên bảng kê đối chiếu chuyển tiền của KBNN không có hoặc ngược lại (thừa hoặc thiếu lệnh chuyển tiền), sai yếu tố trên lệnh chuyển tiền, thì từng đơn vị KBNN phải tự kiểm tra lại các lệnh chuyển tiền đã gửi đi và nhận được để xác định nguyên nhân sai sót, lập biên bản và thống nhất cách xử lý với NHTM nơi mở tài khoản.
6.2. Sai lầm và xử lý:
a- Đối với chứng từ thu NSNN:
Được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 128/2008/TT-BTC ngày 24/12/2008, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính và các văn bản thỏa thuận phối hợp thu NSNN đã được ký kết giữa KBNN và NHTM.
b- Đối với các chứng từ TTSPĐT khác:
- Sai sót được phát hiện khi lệnh chuyển tiền chưa được chuyển qua hệ thống TTSPĐT sang NHTM/KBNN nhận lệnh: được xử lý theo quy trình hiện hành của từng hệ thống NHTM/KBNN.
- Sai sót được phát hiện sau khi lệnh chuyển tiền đã được chuyển sang NHTM/KBNN nhận lệnh:
+ Đối với các lệnh chuyển tiền sai một trong những yếu tố như: ngân hàng/kho bạc người hưởng, sai số tài khoản người hưởng, tên người thụ hưởng không khớp với số tài khoản: ngân hàng/KBNN nhận lệnh hạch toán vào tài khoản thích hợp theo quy định nội bộ của từng hệ thống; sau đó, lập lệnh thanh toán tất toán tài khoản này và chuyển trả lại ngân hàng/KBNN phát lệnh để kiểm tra và xử lý chuyển đúng cho khách hàng.
+ Đối với các lệnh chuyển tiền sai các yếu tố khác, thì ngân hàng/KBNN phát lệnh và ngân hàng/KBNN nhận lệnh trực tiếp tra soát (Mẫu 02-TTSPĐT) và trả lời tra soát (Mẫu 03-TTSPĐT) để có đủ cơ sở pháp lý thanh toán kịp thời cho khách hàng. Thời gian chờ trả lời tra soát tối đa là 3 ngày làm việc; sau thời gian trên ngân hàng/KBNN nhận lệnh sẽ thực hiện hoàn trả lại lệnh thanh toán.
+ Đối với các lệnh chuyển tiền sai thừa: ngân hàng/KBNN phát lệnh thực hiện tra soát qua hệ thống TTSPĐT tới ngân hàng/KBNN nhận lệnh để tìm biện pháp thu hồi, cụ thể:
.Trường hợp ngân hàng/KBNN nhận lệnh chưa thanh toán cho khách hàng, ngân hàng/KBNN nhận lệnh hoàn trả lệnh thanh toán qua hệ thống TTSPĐT.
.Trường hợp đã thanh toán cho khách hàng, ngân hàng/KBNN nhận lệnh trả lời tra soát trực tiếp cho ngân hàng/KBNN phát lệnh; đồng thời, phối hợp với ngân hàng/KBNN phát lệnh để tìm mọi biện pháp thu hồi chuyển tiền thừa theo cơ chế thanh toán hiện hành.
.KBNN/NHTM không xử lý thu hồi số tiền chuyển thừa bằng cách lập lệnh chuyển tiền ngược vế về ngân hàng/KBNN nhận lệnh. Khoàn chuyển tiền thừa phải được ngân hàng/KBNN nhận lệnh lập lệnh thanh toán chuyển tiền trả (sau khi đã thu hồi được từ khách hàng).
+ Đối với lệnh chuyển tiền sai thiếu: Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, ngân hàng/KBNN phát lệnh phải chuyển bổ sung số tiền thiếu về ngân hàng/KBNN nhận lệnh thanh toán qua hệ thống TTSPĐT; lệnh chuyển bổ sung phải ghi rõ vào trường nội dung thanh toán: bổ sung số tiền thiếu trên lệnh thanh toán số….. ngày....... (ghi cụ thể).
6.3. Xử lý các sai lầm kế toán:
Được xử lý theo chế độ kế toán thanh toán hiện hành.
II. Quy định về tài khoản và hạch toán kế toán:
1. Chứng từ kế toán:
- Kế toán sử dụng các chứng từ kế toán thu, chi NSNN và các chứng từ thanh toán khác theo quy định hiện hành làm chứng từ TTSPĐT giữa KBNN với hệ thống NHTM.
- Các chứng từ thanh toán điện tử quy định trong TTSPĐT theo quy trình này có giá trị thanh toán theo quy định hiện hành về chứng từ điện tử.
2. Tài khoản kế toán:
2.1. Mở tài khoản:
- Mở tài khoản 1190 – Tiền gửi TTSPĐT được mở tại SGD và các KBNN huyện, gồm các tài khoản chi tiết.
+ Tài khoản 1191 – TTSPĐT với Agribank
+ Tài khoản 1192 – TTSPĐT với Vietinbank.
+ Tài khoản 1193 – TTSPĐT với BIDV.
+ Tài khoản 1194 – TTSPĐT với Vietcombank.
- Mở tài khoản 3930 – Thanh toán liên ngân hàng và TTSP, trong đó chi tiết các tài khoản thu hộ chi hộ về TTSPĐT như sau:
+ 3934 – Thu hộ chi hộ trong TTĐTSP với Agribank
+ 3935 – Thu hộ chi hộ trong TTSPĐT với Vietinbank
+ 3936 – Thu hộ chi hộ trong TTSPĐT với BIDV
+ 3937 – Thu hộ chi hộ trong TTSPĐT với Vietcombank.
+ 3938 – Chờ xử lý trong TTSPĐT.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: tài khoản 3860 (tài khoản thanh toán LKB ngoại tỉnh); tài khoản 1131 (tài khoản tiền gửi ngân hàng),….
2.2. Nội dung và kết cấu tài khoản:
2.2.1. Tài khoản TTSPĐT:
a. Tại SGD:
- Tài khoản 1191 – TTSPĐT với Agribank:
+ Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản thu, chi qua TTSPĐT trước khi kết chuyển kết quả thanh toán sang tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính Agribank.
+ Kết cấu tài khoản:
Phát sinh Nợ:
.Phản ánh số thu của SGD do Agribank báo Có về qua tài khoản TTSPĐT tại Agribank.
. Kết chuyển toàn bộ số chi của SGD vào tài khoản tiền gửi tại Hội sở chính Agribank.
Phát sinh Có:
. Phản ánh số chi của SGD qua tài khoản TTSPĐT tại Agribank.
. Kết chuyển toàn bộ số thu của SGD về tài khoản tiền gửi tại Hội sở chính Agribank.
Tài khoản này cuối ngày hết số dư.
- Các tài khoản 1192, 1193, 1194 tại SGD có nội dung, phạm vi và kết cấu tương tự, tương ứng với từng hệ thống ngân hàng.
b. Tại các KBNN huyện:
- Tài khoản 1191 – TTSPĐT với Agriabank:
+ Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản thu, chi qua kênh TTSPĐT với Agribank tại các đơn vị KBNN huyện.
+ Kết cấu tài khoản:
Phát sinh Nợ:
. Phản ánh số thu của KBNN huyện do Agribank báo Có về qua tài khoản TTSPĐT.
. Kết chuyển số toàn bộ chi của KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính Agribank.
Phát sinh Có:
. Phản ánh số chi của KBNN huyện qua tài khoản TTSPĐT tại Agribank.
. Kết chuyển số thu của KBNN huyện vượt hạn mức quy định về tài khoản tiền gửi của SGD tại Hội sở chính Agribank.
Số dư Nợ:
Phản ánh số dư tài khoản TTSPĐT còn lại tại Agribank.
- Các tài khoản 1192, 1193, 1194 tại các đơn vị KBNN huyện có nội dung, phạm vi và kết cấu tương tự, tương ứng với từng hệ thống ngân hàng.
2.2.2. Tài khoản thu hộ, chi hộ:
* Tài khoản 3934 – Thu hộ chi hộ trong TTSPĐT với Agribank:
- Tài khoản này được mở tại SGD và các đơn vị KBNN huyện; được sử dụng để phản ánh quan hệ thu hộ, chi hộ lẫn nhau giữa SGD và các đơn vị KBNN huyện trong TTSPĐT với Agribank thông qua việc quyết toán các tài khoản TTSPĐT của các đơn vị KBNN huyện.
Tại SGD, tài khoản này theo dõi chi tiết đến từng đơn vị KBNN huyện có tham gia TTSPĐT với Agribank (theo dõi chi tiết theo từng đơn vị KBNN huyện thông qua mã địa bàn).
- Kết cấu:
+ Tại SGD:
. Phát sinh Nợ: Phục hồi toàn bộ số chi của các đơn vị KBNN huyện trong ngày do Agribank báo Nợ về.
. Phát sinh Có: Phục hồi số thu của các đơn vị KBNN huyện trong ngày do Agribank báo Có về.
. Số dư Nợ: Phản ánh kết quả phải thu trong TTSPĐT (số chi của KBNN huyện lớn hơn số thu của KBNN huyện)
. Số dư Có: Phản ánh kết quả phải trả trong TTSPĐT (số chi của KBNN huyện nhỏ hơn số thu của KBNN huyện)
+ Tại các đơn vị KBNN huyện:
. Phát sinh Nợ: Kết chuyển số thu của đơn vị KBNN huyện qua TTSPĐT trong ngày về SGD (căn cứ báo Nợ của Agribank).
. Phát sinh Có: Kết chuyển số chi của đơn vị KBNN huyện trong ngày qua TTSPĐT về SGD (căn cứ báo Có của Agribank).
. Số dư Nợ: Phản ánh kết quả phải thu trong TTSPĐT (số chi của KBNN huyện nhỏ hơn số thu của KBNN huyện).
. Số dư Có: Phản ánh kết quả phải trả trong TTSPĐT (số chi của KBNN huyện lớn hơn số thu của KBNN huyện).
* Các tài khoản 3935, 3936, 3937 tại SGD và các đơn vị KBNN huyện có nội dung, phạm vi và kết cấu tương tự, tương ứng quan hệ TTSPĐT với từng hệ thống NHTM.
2.2.3. Tài khoản 3938 - Chờ xử lý trong TTSP:
- Tài khoản này được mở tại SGD và KBNN huyện; được sử dụng để phản ánh các khoản sai lầm, chờ xử lý trong TTSPĐT cần tiếp tục xử lý.
- Kết cấu tài khoản:
+ Phát sinh Nợ:
. Các khoản sai lầm, chờ xử lý phải thu trong TTSPĐT
. Tất toán các khoản sai lầm, chờ xử lý phải trả.
+ Phát sinh Có:
. Các khoản sai lầm, chờ xử lý phải trả trong TTSPĐT
. Tất toán các khoản sai lầm, chờ xử lý phải thu.
+ Số dư Nợ: Các khoản còn chờ xử lý phải thu lớn hơn phải trả
+ Số dư Có: Các khoản còn chờ xử lý phải trả lớn hơn phải thu
3. Các phân hệ kế toán TABMIS sử dụng trong TTSPĐT:
3.1. Các bút toán thu của SGD và các KBNN huyện (trừ các bút toán về quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán của SGD và KBNN huyện tại NHTM) được hạch toán vào phân hệ quản lý thu (AR) hoặc phân hệ sổ cái (GL) theo chế độ quy định.
3.2. Các bút toán chi của SGD và các KBNN huyện (trừ các bút toán về quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán của SGD và các KBNN huyện tại NHTM) được hạch toán trên phân hệ quản lý chi (AP).
3.3. Các bút toán quyết toán và kết chuyển cuối ngày tài khoản thanh toán của SGD và các KBNN huyện được thực hiện trên phân hệ sổ cái (GL).
4. Hạch toán kế toán:
4. Hạch toán kế toán:
4.1. Hạch toán các khoản chi của SGD và KBNN huyện:
Căn cứ các chứng từ chi – thanh toán qua tài khoản TTSP, kế toán ghi:
Nợ tài khoản liên quan (8113, 8116, 3711, 3712,...)
Có tài khoản phải trả trung gian (3392)
Đồng thời: Nợ tài khoản phải trả trung gian (3392)
Có tài khoản thanh toán song phương của SGD hoặc KBNN huyện tại NHTM (1191, 1192, 1193, 1194).
Đối với các lệnh rút tiền mặt tại NH, căn cứ chứng từ của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK liên quan
Có TK 3911 – Phải trả về séc thanh toán qua Ngân hàng
Sau đó, chuyển hóa các chứng từ này thành lệnh thanh toán chuyển sang ngân hàng theo quy định tại quy trình này. Cuối ngày, căn cứ vào các kết quả đối chiếu khớp đúng các lệnh thanh toán (trong đó có các lệnh rút tiền mặt), kế toán in Bảng kê lệnh thanh toán rút tiền mặt tại Ngân hàng (Mẫu số 21-TTSPĐT), ghi:
Nợ TK 3911- Phải trả về séc thanh toán qua Ngân hàng
Có TK thanh toán song phương của SGD hoặc KBNN huyện tại NHTM (1191, 1192, 1193, 1194).
4.2. Hạch toán các khoản thu của SGD và KBNN huyện:
Căn cứ lệnh thanh toán đến, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thanh toán song phương của SGD hoặc KBNN huyện tại NHTM (1191, 1192, 1193, 1194)
Có tài khoản liên quan (3711, 3712,...)
4.3. Hạch toán các khoản quyết toán tài khoản thanh toán:
4.3.1. Tại KBNN huyện:
- Căn cứ Lệnh quyết toán chi của NHTM về việc kết chuyển toàn bộ số phát sinh chi trên tài khoản thanh toán về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thanh toán song phương của KBNN huyện (1191, 1192, 1193, 1194)
Có tài khoản thu hộ, chi hộ về thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937)
- Căn cứ Lệnh quyết toán thu của NHTM về việc kết chuyển số phát sinh thu vượt hạn mức trên tài khoản thanh toán về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937)
Có tài khoản thanh toán song phương của KBNN huyện (tài khoản 1191, 1192, 1193, 1194)
4.3.2. Tại SGD:
- Căn cứ Lệnh quyết toán chi của Hội sở chính NHTM về việc kết chuyển toàn bộ số phát sinh chi trên tài khoản thanh toán của bản thân SGD về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thanh toán song phương của SGD (1191, 1192, 1193, 1194)
Có tài khoản tiền gửi của SGD tại NHTM tương ứng.
- Căn cứ Lệnh quyết toán thu của Hội sở chính NHTM về việc kết chuyển toàn bộ số phát sinh thu trên tài khoản thanh toán của bản thân SGD về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của SGD tại NHTM tương ứng.
Có tài khoản thanh toán song phương của SGD tại NHTM (1191, 1192, 1193, 1194).
- Căn cứ Bảng kê lệnh báo Nợ tài khoản tiền gửi của Hội sở chính NHTM về việc kết chuyển số phát sinh chi trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937), chi tiết theo từng KBNN huyện.
Có tài khoản tiền gửi của SGD tại NHTM tương ứng.
- Căn cứ Bảng kê lệnh báo Có tài khoản tiền gửi của Hội sở chính NHTM về việc kết chuyển số phát sinh thu vượt hạn mức trên tài khoản thanh toán của KBNN huyện về tài khoản tiền gửi của SGD, kế toán ghi:
Nợ tài khoản tiền gửi của SGD tại NHTM tương ứng.
Có tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937), chi tiết theo từng KBNN huyện.
4.4. Hạch toán tất toán tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương:
- Tại KBNN huyện: Cuối tháng, căn cứ số dư trên tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương, kế toán làm thủ tục kết chuyển toàn bộ số dư nợ hoặc dư có tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương về SGD qua thanh toán LKB, cụ thể:
+ Trường hợp tài khoản có số dư nợ, kế toán ghi:
Nợ tài khoản LKB ngoại tỉnh (3860)
Có tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937).
+ Trường hợp tài khoản này có số dư có, kế toán ghi:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937).
Có tài khoản LKB ngoại tỉnh (3860)
- Tại SGD: Căn cứ chứng từ thanh toán LKB đến do các KBNN huyện chuyển về, kế toán ghi:
Nợ tài khoản LKB ngoại tỉnh (3860)
Có tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937), chi tiết theo từng KBNN huyện tương ứng.
Hoặc:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương (3934, 3935, 3936, 3937), chi tiết theo từng KBNN huyện tương ứng.
Có tài khoản LKB ngoại tỉnh (3860)
Cuối tháng, sau khi đã làm thủ tục kết chuyển, thì tài khoản thu hộ, chi hộ thanh toán song phương tại SGD và KBNN huyện không còn số dư.
5. Quy định về lưu trữ chứng từ, bảng kê, báo cáo:
- Tại các đơn vị KBNN (SGD và KBNN huyện), hàng ngày, kế toán in, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ, bảng kê, báo cáo sau:
+ Các chứng từ báo nợ, báo có tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu, tài khoản tiền gửi của KBNN (SGD, KBNN huyện) như: Lệnh quyết toán thu (mẫu 05-TTSPĐT), Lệnh quyết toán chi (Mẫu số 06 – TTSPĐT), Lệnh báo nợ/có (nếu có).
+ Bảng kê đối chiếu số liệu lần 2 (Mẫu số 07b-TTSPĐT); Phản hồi kết quả đối chiếu lần 2 (Mẫu số 07c-TTSPĐT) (in 01 liên, sau khi đã hoàn tất việc đối chiếu tại lần đối chiếu cuối cùng trong ngày).
+ Bảng kê lệnh thanh toán đi/đến (Mẫu số 17,18-TTSPĐT); Điện tra soát (nếu có).
+ Bảng kê lệnh báo Nợ/báo Có tài khoản tiền gửi của SGD KBNN tại Hội sở chính NHTM Mẫu số 15,16-TTSPĐT).
+ Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu lần 1 (Mẫu số 13-TTSPĐT).
+ Bảng tổng hợp kết quả đối chiếu số liệu quyết toán tài khoản tiền gửi của SGD KBNN (Mẫu số 14 – TTSPĐT).
+ Sổ chi tiết tài khoản thanh toán của KBNN.
- Tại Vụ KTNN (Phòng Thanh toán): in và lưu trữ các bảng kê, báo cáo sau:
+ Kết quả đối chiếu truyền tin giữa 2 hệ thống KBNN và ngân hàng (Mẫu số 19 - TTSPĐT)
+ Báo cáo kết quả quyết toán tài khoản thanh toán song phương với NHTM trong hệ thống KBNN” (Mẫu số 20-TTSPĐT).
+ Điện tra soát; điện kéo dài thời gian giao dịch (nếu có).
- Việc lưu trữ điện tử các chứng từ, bảng kê, báo cáo khác trong quy trình này được thực hiện theo quy định về lưu trữ dữ liệu điện tử.
III. Quy trình trao đổi dữ liệu:
1. Về dữ liệu trao đổi thanh toán giữa KBNN và NHTM:
- Thông tin, dữ liệu trao đổi giữa KBNN – NHTM trong TTSPĐT là toàn bộ các chứng từ, bảng kê điện tử được chuyển đổi từ các chứng từ, bảng kê giấy sử dụng trong các quan hệ thanh toán hiện nay giữa KBNN (SGD và các KBNN huyện) với NHTM nơi mở tài khoản, cụ thể bao gồm:
+ Lệnh thanh toán.
+ MT 900, MT 910: Các điện báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu của SGD và các KBNN huyện; các chứng từ báo nợ, báo có về việc trả lãi, thu phí của ngân hàng đối với KBNN.
+ MT 195, MT 196: Điện tra soát và Điện trả lời tra soát.
+ MT 199: Điện thông báo.
+ MT 299: Điện đề nghị kéo dài thời gian giao dịch TTSPĐT.
+ MT 950: Điện sao kê tài khoản của KBNN tại NHTM (được truyền vào đầu ngày làm việc hôm sau)
+ Bảng kê đối chiếu .
+ Điện phản hồi kết quả đối chiếu.
+ Bảng kê tính lãi, phí (Mẫu 09-TTSPĐT).
- Dữ liệu điện tử trao đổi trong TTSPĐT giữa KBNN với NHTM được định dạng bằng chuẩn XML, đảm bảo loại và khuôn dạng; trong đó, mô tả đầy đủ các thông tin thanh toán bắt buộc cùng với các thông tin liên quan đến chữ ký số nhân danh hệ thống gửi (nếu có).
- Thời gian trễ (time-out) của mỗi giao dịch truyền/nhận thông điệp dữ liệu được KBNN và NHTM thống nhất quy định chung cho cả 2 hệ thống. Trường hợp quá thời gian time-out mà không có phản hồi, thì thông điệp dữ liệu đó sẽ được hủy và thực hiện gửi lại.
2. Về chữ ký số và xác thực chữ ký số:
- Chữ ký số được sử dụng trong TTSPĐT giữa hai hệ thống (KBNN và NHTM) là chữ ký số đang có hiệu lực và được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đã được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép.
- KBNN và NHTM được quyền lựa chọn sử dụng bất kỳ nhà cung cấp nào trong số các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đã được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép. NHTM có trách nhiệm xây dựng ứng dụng để chứng thực chữ ký số của KBNN và ngược lại.
- NHTM có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trước ít nhất 3 tháng khi có thay đổi cho KBNN công thức chữ ký số, chứng thư số nhân danh của hệ thống mình và thời điểm áp dụng; ngược lại, KBNN cũng có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trước ít nhất 3 tháng khi có thay đổi cho NHTM công thức chữ ký số, chứng thư số nhân danh của hệ thống mình và thời điểm áp dụng trước khi có thay đổi (Phụ lục số 04, 05 - TTSPĐT).
- Hệ thống TTSPĐT giữa KBNN và NHTM dùng 2 cặp khoá: một cặp để ký/xác thực chữ ký; một cặp để mã hoá/giải mã nội dung thông điệp dữ liệu; độ dài khoá là 2048 bit.
3. Vận hành, giám sát, hỗ trợ khắc phục lỗi hệ thống:
3.1. Vận hành hệ thống:
- KBNN và NHTM có trách nhiệm duy trì hoạt động hệ thống TTSPĐT của mỗi bên, đảm bảo cho việc truyền nhận dữ liệu giữa KBNN và NHTM được diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ách tắc. Trường hợp bên nào bị dừng/tạm dừng hệ thống, bên đó có trách nhiệm thông báo kịp thời cho bên đối tác.
- Từng hệ thống (KBNN, NHTM) cử cán bộ tin học làm đầu mối để duy trì hoạt động của hệ thống TTSPĐT, cung cấp số điện thoại, email liên hệ cho đơn vị liên quan.
- Cán bộ nghiệp vụ tại từng đơn vị giao dịch của KBNN và NHTM có trách nhiệm theo dõi tình trạng dữ liệu trao đổi giữa hai hệ thống, thông báo kịp thời cho cán bộ tin học của hệ thống mình xử lý khi phát hiện sự cố chậm trễ trong truyền nhận dữ liệu
3.2. Theo dõi giám sát: Hàng ngày, cán bộ quản trị của từng hệ thống phải kiểm tra hệ thống, đảm bảo không bị sự cố tồn đọng dữ liệu thanh toán của cả hai bên.
PHẦN C: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Vụ Tổng hợp Pháp chế, Vụ Kế toán nhà nước, Cục Công nghệ thông tin, SGD KBNN, KBNN tỉnh, thành phố và các KBNN huyện (nơi triển khai thí điểm TTSPĐT) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
2. Việc sửa đổi, bổ sung các quy định trong Quy trình này do Tổng Giám đốc KBNN quyết định./.
Ý kiến bạn đọc
