Quyết định 4339/QĐ-UBND năm 2015 Quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Quảng Nam

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03/10/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành theo Quyết định số 4339 /QĐ-UBND ngày 11 /11/2015 của UBND tỉnh Quảng Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; giải quyết hồ sơ; trả kết quả; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức có liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Nguyên tắc và yêu cầu thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

Việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:

1. Các thủ tục hành chính phải được niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu theo Quyết định công bố thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh. Việc hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, giải quyết hồ sơ phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.

2. Khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính, cá nhân, tổ chức chỉ liên hệ với một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính để nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết. Việc liên hệ với các cơ quan, bộ phận có liên quan để hoàn tất các bước công việc và trả kết quả cuối cùng cho tổ chức, cá nhân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước đã tiếp nhận hồ sơ ban đầu.

3. Bảo đảm minh bạch, khách quan và công bằng trong việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả.

4. Bảo đảm giải quyết công việc đúng hạn, nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan hành chính.

5. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức.

6. Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

7. Không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp tài liệu, giấy tờ, thông tin vốn thuộc trách nhiệm xác minh, thu thập của cơ quan hành chính nhà nước hoặc các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của tỉnh ban hành, văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền cấp trên ban hành.

8. Không được lạm dụng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

Điều 3. Đối tượng thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban quản lý Khu kinh tế mở Chu Lai, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh, Ban Quản lý Phát triển Đô thị mới Điện Nam-Điện Ngọc (sau đây gọi chung là Sở, Ban, ngành); các đơn vị trực thuộc Sở, Ban, ngành.

2. Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) và các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

3. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).

4. Các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương (sau đây gọi chung là các cơ quan ngành dọc), gồm: Cục thuế tỉnh và các chi cục trực thuộc, Bảo hiểm xã hội tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Công an tỉnh và Công an cấp huyện, Cục Hải quan tỉnh và các chi cục trực thuộc, Kho bạc Nhà nước tỉnh và kho bạc cấp huyện, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Quảng Nam.

Điều 4. Lĩnh vực, thủ tục hành chính áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa: Cơ chế một cửa được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đối với toàn bộ thủ tục hành chính được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

2. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa liên thông: Cơ chế một cửa liên thông được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên các lĩnh vực: Đầu tư, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp phiếu lý lịch tư pháp và một số lĩnh vực khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định.

3. Các thủ tục áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan ngành dọc thực hiện theo quy định của cơ quan ngành dọc cấp trên và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Các cơ quan tham gia quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông phải đưa các khâu công việc thuộc trách nhiệm giải quyết của mình vào thực hiện theo cơ chế một cửa để bảo đảm phối hợp chặt chẽ, trả kết quả đúng hạn cho cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ.

5. Ủy ban nhân dân tỉnh công bố danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

Điều 5. Quy định về mã số Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

1. Mã số trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả gồm 10 ký tự, chia thành 03 nhóm, cách nhau bằng dấu chấm (“.”) có cấu trúc SHX.NN.XXXXX, trong đó:

a) SHX là mã của các cơ quan hành chính theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 3 Quy định này, được sắp xếp tăng dần theo bảng ký tự La tinh. Cụ thể:

- Đối với các Sở, ngành, Ban Quản lý Khu kinh tế mở Chu Lai, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh, Ban Quản lý Phát triển Đô thị mới Điện Nam-Điện Ngọc: từ 001 đến cơ quan cuối cùng.

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: Từ 101 đến cơ quan cuối cùng.

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, ký tự đầu tăng từ 2 đến 9, tương ứng với thứ tự tên đơn vị cấp huyện theo bảng ký tự La tinh. Hai ký tự tiếp theo tăng tương ứng với thứ tự tên đơn vị hành chính cấp xã của từng đơn vị cấp huyện theo bảng ký tự La tinh, bắt đầu từ 01 cho đến cơ quan cuối cùng (Do Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định).

b) NN là mã năm tiếp nhận hồ sơ, gồm 02 số cuối của năm.

c) XXXXX là mã thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong năm, gồm 05 số, bắt đầu từ 00001.

2. Mã số Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của các cơ quan hành chính thuộc tỉnh chi tiết theo Phụ lục II  kèm theo Quy định này.

Điều 6. Thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Tổ chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ vào tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu; thời gian làm việc:

- Buổi sáng: Từ 07 giờ đến 11 giờ.

- Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút.

- Thời gian còn lại trong ngày làm việc dùng để sắp xếp, lưu trữ, cập nhật, chuyển hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, bộ phận có liên quan chuyển đến.

2. Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ Bảy thực hiện theo quy định của Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương II

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 7. Vị trí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được đặt tại trụ sở của cơ quan hành chính nhà nước thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Điều 3 Quy định này.

2. Vị trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải bảo đảm trang trọng, dễ nhận biết, thuận lợi nhất cho việc liên hệ, giao dịch của cá nhân, tổ chức; có bảng tên ghi rõ “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”.

Điều 8. Diện tích phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Diện tích tối thiểu phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Các Sở, Ban, ngành: 40 m².

b) UBND cấp huyện: 80m².

c) UBND cấp xã: 40m².

d) Cơ quan ngành dọc: Thực hiện theo quy định của ngành.

2. Trong tổng diện tích làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải dành khoảng 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch. Trường hợp Trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, các cơ quan phải dành diện tích hợp lý để bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức. Khi xây dựng phòng làm việc mới thì phải bảo đảm diện tích tối thiểu đã được quy định.

Điều 9. Trang thiết bị và bố trí không gian làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh phải bố trí các trang thiết bị tối thiểu gồm: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy scan 02 mặt tốc độ cao, điện thoại cố định, ghế ngồi làm việc và ghế ngồi chờ, bàn viết hồ sơ dành cho cá nhân, tổ chức, nước uống, quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ, các bảng thông báo, niêm yết.

2. Không gian giao tiếp giữa cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cá nhân, tổ chức phải được thiết kế để trao đổi, giao tiếp, hướng dẫn hồ sơ thuận lợi, chiều cao mặt bàn làm việc bằng nhau, phù hợp với chiều cao của ghế ngồi làm việc.

3. Trang thiết bị và bố trí không gian của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cơ quan áp dụng mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại thực hiện theo Đề án được cấp thẩm quyền phê duyệt và phải đảm bảo yêu cầu tối thiểu tại khoản 1, 2 Điều này.

4. Các cơ quan hành chính bố trí chỗ để xe thuận tiện để phục vụ cá nhân, tổ chức tới giao dịch, giải quyết công việc.

Điều 10. Công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Thủ tục hành chính được công khai rõ ràng, đầy đủ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp, gồm các thông tin chủ yếu sau:

a) Danh mục thủ tục hành chính thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

b) Nội dung chính của từng thủ tục gồm: tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục.

c) Từng thủ tục phải có hướng dẫn cách thức thực hiện và kèm theo một bộ hồ sơ mẫu đã được điền thông tin để cá nhân, tổ chức tham khảo.

d) Danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên và quy trình, cách thức truy cập, nộp hồ sơ điện tử, nhận kết quả giải quyết.

2. Việc công khai thủ tục hành chính được thực hiện đồng thời dưới 03 hình thức, bao gồm:

a) Niêm yết trên bảng niêm yết thủ tục hành chính (khổ giấy A4, in 01 mặt).

b) In thành các bộ tài liệu đặt tại bàn viết hồ sơ (gồm cả hồ sơ mẫu).

c) Niêm yết trên màn hình cảm ứng tra cứu thủ tục hành chính (nếu đã được trang bị).

Khuyến khích các cơ quan, đơn vị bổ sung thêm các hình thức công khai thủ tục phù hợp.

Điều 11. Công khai thông tin đường dây nóng tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bên cạnh niêm yết nội dung hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp, các cơ quan, đơn vị thực hiện công khai thông tin đường dây nóng về cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, góp ý của cá nhân, tổ chức, bao gồm:

a) Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và của người đứng đầu cơ quan hành chính.

b) Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử đường dây nóng cải cách hành chính tỉnh.

2. Hình thức công khai bao gồm:

a) Niêm yết trên bảng niêm yết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại bàn viết hồ sơ.

b) In vào mặt sau Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Điều 12. Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bố trí cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

a) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các Sở, Ban, ngành chịu sự quản lý, điều hành của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức.

b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc biên chế Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự quản lý, điều hành của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đối với các huyện, thị xã, thành phố đã thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại thì việc bố trí công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo Đề án đã được phê duyệt.

c) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã là công chức thuộc 7 chức danh công chức cấp xã được quy định tại Luật Cán bộ, công chức, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công phù hợp với tình hình cụ thể tại địa phương. Công chức Văn phòng – Thống kê giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý, điều hành công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Yêu cầu phẩm chất, năng lực của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu công việc.

b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao.

c) Có tác phong, thái độ chuẩn mực, giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch hành chính.

c) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác đảm bảo cá nhân, tổ chức chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần.

d) Tiếp nhận hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định.

đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

e) Mặc đồng phục (nếu có) trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

g) Thực hiện các quy định khác của pháp luật.

4. Quyền lợi của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ứng xử, giao tiếp với cá nhân, tổ chức;

b) Được hưởng chế độ hỗ trợ theo quy định.

5. Quản lý cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Người đứng đầu cơ quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; ban hành quy chế hoạt động để quản lý, điều hành thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

b) Trường hợp công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả không thuộc biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng và hàng năm, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gửi bản đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho người quản lý trực tiếp của công chức để điều chỉnh phân công công việc, đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, bình xét thi đua – khen thưởng và thực hiện kỷ luật nếu có vi phạm.

Chương III

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 13. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

1. Nộp và tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua đường bưu chính (ghi rõ nơi nhận là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan) hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng Internet (đối với các thủ tục đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thực hiện trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên).

b) Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để cá nhân, tổ chức đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu theo Phụ lục I), gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải trên Trang/Cổng thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được nộp qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên). Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.

c) Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả (Phụ lục số I) hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có).

d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức chuyển hồ sơ cho bộ phận chuyên môn thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

Đối với các hồ sơ không thuộc trường hợp trên, công chức giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu tại Phụ lục số I) có đầy đủ thông tin trực tiếp cho người nộp hồ sơ; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải lên Cổng/Trang thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên).

2. Luân chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức; công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn liên quan ngay trong buổi làm việc, lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ kèm theo hoặc nhập thông tin trên Phần mềm một cửa điện tử (Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ tại Phụ lục I kèm theo Quy định này). Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng, bộ phận (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.

b) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi trả kết quả cho cá nhân, tổ chức;

c) Tùy vào điều kiện cụ thể, các cơ quan quy định việc tạo lập hồ sơ điện tử để lưu chuyển và xử lý, giải quyết trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình.

3. Xử lý, giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết như sau:

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan giải quyết.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và thời hạn bổ sung (Mẫu số 05 tại Phụ lục I). Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực hiện trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ, trừ trường hợp hồ sơ bổ sung khác cơ bản với hồ sơ lần đầu cần phải thẩm tra, xác minh lại.

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ phải tham mưu lãnh đạo cơ quan văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định tại Quyết định số 2031/QĐ-UBND ngày 08/6/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời Thông báo hẹn lại ngày trả kết quả (mẫu số 06 Phụ lục I), chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho cá nhân, tổ chức.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua dịch vụ bưu chính (nếu cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính), trả kết quả trực tuyến qua mạng Internet theo quy định (nếu thủ tục đã áp dụng trực tuyến mức độ 4 trở lên).

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, gửi văn bản xin lỗi của đơn vị (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ).

Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn đã thụ lý trước đó khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.

c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Liên hệ, chuyển văn bản xin lỗi trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết quả đã ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;

e) Trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tuyến qua mạng Internet (dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 trở lên), việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện thông qua các công cụ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hiện hành của pháp luật.

Điều 14. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông

1. Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ để xử lý và trả kết quả giải quyết hồ sơ được thực hiện như tại các khoản 1, 2, 4 Điều 13 Quy định này.

2. Việc phối hợp giải quyết hồ sơ giữa cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức (sau đây gọi chung là cơ quan chủ trì) với các cơ quan có liên quan thực hiện như sau:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn tham mưu lãnh đạo cơ quan chủ trì xử lý như sau:

Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là ý kiến, thông tin phục vụ việc thẩm định, quyết định của cơ quan chủ trì thì gửi văn bản để lấy ý kiến.

Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan chủ trì gửi văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ, thông tin, dữ liệu cho cơ quan phối hợp để thẩm định, giải quyết theo quy định.

b) Đối với trường hợp tham gia ý kiến để phục vụ thẩm định của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp không trả lời hoặc trả lời quá thời hạn quy định thì được xem là đồng ý với nội dung hồ sơ. Hết thời hạn phối hợp, cơ quan chủ trì quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định. Cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm về nội dung thuộc trách nhiệm của mình.

c) Nếu kết quả phối hợp là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm xem xét, giải quyết, gửi kết quả cho cơ quan chủ trì trong thời hạn quy định.

d) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan phối hợp đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ quy định cho cơ quan mình. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ) và đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan phối hợp.

Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì thẩm định khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.

đ) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, gửi cơ quan chủ trì để thông báo và trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Thời hạn cơ quan phối hợp gửi thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;

e) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan phối hợp phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau, gửi cơ quan chủ trì trước thời hạn trả kết quả ít nhất 01 ngày. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;

g) Sau khi nhận được văn bản trả lời, kết quả giải quyết từ cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định, quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định, chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.

h) Công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì tham mưu thẩm định hồ sơ có trách nhiệm thực hiện, theo dõi, kiểm soát các bước công việc tại điểm a, b, c, d, đ, e, g khoản này để bảo đảm thời hạn trả kết quả.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 15. Trách nhiệm chung của các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các cơ quan ngành dọc tại tỉnh

1. Bố trí và phân công công chức có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Căn cứ Quy định này và tình hình cụ thể tại cơ quan, ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc trách nhiệm quản lý.

3. Công khai các quy định, thủ tục hành chính đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng theo quy định; công khai các chuẩn mực, các quy định hành chính để tạo thuận lợi cho việc giám sát.

4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ công chức làm việc ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

5. Thông tin, tuyên truyền để cá nhân, tổ chức biết về hoạt động của cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan; việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên.

6. Bố trí kinh phí ngân sách theo phân cấp và kinh phí từ các nguồn hợp pháp khác để tăng cường trang thiết bị hiện đại cho cán bộ, công chức, nâng cấp cơ sở vật chất, phòng làm việc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin.

7. Định kỳ hàng tháng kiểm tra, chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, thiếu sót, thực hiện khen thưởng và kỷ luật theo đúng quy định.

Chỉ đạo cán bộ, công chức chuyên môn tuyệt đối không tự ý tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ của cá nhân, tổ chức nếu hồ sơ chưa được nộp cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

8. Định kỳ khảo sát, lấy ý kiến cá nhân, tổ chức để cải tiến, nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.

9. Tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện theo chế độ báo cáo định kỳ về cải cách hành chính, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 16. Trách nhiệm cụ thể của các Sở, Ban, ngành

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan, đơn vị; phối hợp với các đơn vị có liên quan kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện; báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Tư pháp

Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các Sở, Ban, ngành trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng phần mềm một cửa điện tử để đáp ứng nhu cầu thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan thuộc tỉnh, quản lý quá trình và kết quả giải quyết hồ sơ trên toàn tỉnh.

b) Phối hợp với Báo Quảng Nam, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nội dung Quy định này đến cá nhân, tổ chức để biết và giám sát việc thực hiện.

4. Các Sở, Ban, ngành rà soát, trình Ủy ban nhân dân tỉnh công bố cập nhật thủ tục hành chính thuộc chức năng tham mưu quản lý nhà nước (xuyên suốt cả ba cấp tỉnh, huyện, xã) theo đúng quy định pháp luật.

Chương V

KINH PHÍ THỰC HIỆN VÀ KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 17. Kinh phí thực hiện

1. Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông do ngân sách nhà nước bảo đảm, được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cấp có thẩm quyền giao theo phân cấp ngân sách nhà nước.

2. Các cơ quan được huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp khác để tăng cường thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc phạm vi quản lý.

Điều 18. Khen thưởng, kỷ luật

1. Trách nhiệm và kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp và của cán bộ, công chức.

2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, cán bộ, công chức hoàn thành tốt các nhiệm vụ về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được xem xét, khen thưởng hàng năm theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định hoặc cản trở việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung theo quy định./.

PHỤ LỤC I

CÁC BIỂU MẪU
(Kèm theo Quyết định số 4339/QĐ-UBND ngày 11/11/2015 của UBND tỉnh)

Mẫu số 01

PHIẾU HƯỚNG DẪN HOÀN THIỆN HỒ SƠ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ của:.........................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:

.........................................................................................................................

Địa chỉ:............................................................................................................

Số điện thoại…………………………Email:.................................................

Qua kiểm tra, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đề nghị ông/bà bổ sung hoàn thiện hồ sơ như sau:

1..........................................................

2..........................................................

3..........................................................

4..........................................................

...........................................................

...........................................................

...........................................................

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, ông (bà) liên hệ với ………… số điện thoại………………… để được hướng dẫn./.

Mẫu số 02

SỔ THEO DÕI TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Ghi chú:

(1) Ghi cụ thể các trường hợp đề nghị bổ sung hồ sơ để tính nối thời gian giải quyết.

(2) Ghi rõ sớm hạn, đúng hạn hoặc trễ hạn bao nhiêu ngày.

Lưu ý tổng hợp kết quả định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm. Sổ theo dõi có thể lập chung cho tất cả các lĩnh vực hoặc lập riêng cho từng lĩnh vực tùy thuộc khối lượng hồ sơ tiếp nhận thực tế.

Mẫu số 03

PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ
(Liên:…. Lưu/giao khách hàng)

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:…………………………………………..

Tiếp nhận hồ sơ của:…………………………………………………………

Địa chỉ: ...........................................................................................................

Số điện thoại: …………………… Email:......................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:...........................................................................

1. Thành phần hồ sơ, đặc điểm và số lượng mỗi loại giấy tờ (¹) gồm:

(1)......................................................................

(2)......................................................................

(3)......................................................................

(4)......................................................................

........................................................................

2. Số lượng hồ sơ:…………(bộ)

3. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là:…………ngày

4. Thời gian nhận hồ sơ: ….giờ.... phút, ngày ... tháng …năm….

5. Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ:… giờ.... phút, ngày….tháng….năm….

6. Đăng ký nhận kết quả tại (²):………………………………………….

Trước khi lấy kết quả, vui lòng tra cứu thông tin tại: ……………………(³) hoặc qua số điện thoại: …………………….(⁴ )

Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số:………………… Số thứ tự……………

Ghi chú:

- Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả được lập thành 2 liên; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; một liên giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;

- (¹) Mỗi loại giấy tờ ghi rõ bản chính, bản sao có hoặc không có chứng thực, bản photocopy, số lượng mỗi loại

- (²) Cá nhân, tổ chức có thể đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại địa chỉ yêu cầu qua dịch vụ bưu chính.

- (³ )Ghi rõ Trang thông tin điện tử của cơ quan thụ lý hồ sơ (nếu có).

-(⁴) Ghi rõ số điện thoại của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

THÔNG TIN ĐƯỜNG DÂY NÓNG (*)

Nếu gặp vướng mắc, khó khăn hoặc hành vi gây khó dễ, nhũng nhiễu, chậm trễ trong quá trình giải quyết hồ sơ, đề nghị cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp gửi phản ánh, kiến nghị theo đường dây nóng như sau:

1. Số điện thoại:

- ………………[của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị]

-………………..[của người đứng đầu cơ quan hành chính]

-  Số điện thoại đường dây nóng cải cách hành chính tỉnh:

+ Điện thoại cố định: 0510.3833199 (Phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam).

+Điện thoại di động: 0914065627.

2. Địa chỉ thư điện tử:

-…………………[của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị]

-………………..[của người đứng đầu cơ quan hành chính]

-  Địa chỉ thư điện tử đường dây nóng cải cách hành chính: cchcquangnam@gmail.com.

 Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của quý ông/bà.

(*) Ghi chú: In mặt sau Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu số 04

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Ghi chú: Phiếu này áp dụng cho cả việc giao nhận hồ sơ giữa các cơ quan tham gia quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Sau khi bên nhận ký nhận, cơ quan chủ trì giữ phiếu để theo dõi, đôn đốc và ký nhận khi nhận lại kết quả phối hợp.

Mẫu số 05

THÔNG BÁO ĐỀ NGHỊ BỔ TÚC HỒ SƠ

Kính gửi:……………………………………………

Ngày……tháng…..năm…….., Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của (tên cơ quan) tiếp nhận của quý ông, bà (hoặc tổ chức) hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính: (tên thủ tục hành chính).

Do sơ suất trong khâu tiếp nhận nên hồ sơ trên vẫn chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định. Để hoàn chỉnh hồ sơ, tạo điều kiện cho cơ quan chúng tôi giải quyết thủ tục hành chính đúng quy định và đảm bảo thời hạn, đề nghị quý ông, bà (tổ chức) vui lòng bổ sung các giấy tờ (hoặc điều chỉnh một số nội dung) trong hồ sơ như sau:

1……………………………………………….

2……………………………………………….

Căn cứ đề nghị bổ sung:…………………………………….(ghi rõ các quy định pháp luật có liên quan đến nội dung, tài liệu đề nghị bổ sung).

Rất mong ông, bà (hoặc tổ chức) quan tâm phối hợp, hoàn thành việc bổ sung tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trước ngày …...

Trân trọng./.

Mẫu số 06

THÔNG BÁO HẸN LẠI THỜI GIAN TRẢ KẾT QUẢ

Kính gửi:……………………………………………

Ngày…tháng…..năm…….., Bộ phận một cửa của (tên cơ quan) tiếp nhận của quý ông, bà (tổ chức) hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính….. (tên thủ tục hành chính); mã số:……..

Thời gian hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ: …..giờ…, ngày….tháng…năm…

Tuy nhiên, do ………..(trình bày rõ lý do khách quan, chủ quan), cơ quan chưa thể giải quyết hồ sơ đúng thời hạn đã cam kết.

Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ hẹn lại:…..giờ.…., ngày….tháng….năm…... (*)

Trân trọng./.

(*) Ghi chú: khoảng thời gian hẹn lại kéo dài thêm không quá 1/3 tổng thời gian giải quyết thủ tục theo quy định

PHỤ LỤC II

DANH MỤC MÃ SỐ GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ CÁC CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 4339/QĐ-UBND ngày 11/11/2015 của UBND tỉnh)