QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 433/TTr-SNV ngày 19/10/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 30/2005/QĐ-UBND ngày 11/10/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc về ban hành quy định quản lý công tác Lưu trữ và tài liệu Lưu trữ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan có liên quan căn cứ quyết định thi hành ./.

 

 

QUY ĐỊNH

VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2010/QĐ-UBND Ngày 25 tháng 10 năm 2010 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Bản quy định này quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 2. Thành phần tài liệu thuộc phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc

Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ các cơ quan, tổ chức là những tài liệu có giá trị về chính trị, quốc phòng, ngoại giao, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Tài liệu lưu trữ phải là các bản gốc, bản chính của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính, thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Thành phần tài liệu thuộc phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc bao gồm:

1. Tài liệu của các cơ quan hành chính trực thuộc UBND tỉnh, được quy định tại Quyết định số 39/2009/QĐ-UBND ngày 29/6/2009 về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ);

2. Tài liệu của các tổ chức sự nghiệp, kinh tế tiêu biểu điển hình trong số các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các Sở, Ban, Ngành được thành lập theo Quyết định của UBND tỉnh;

3. Tài liệu của các doanh nghiệp thuộc Trung ương, doanh nghiệp thuộc tỉnh đăng ký hoạt động trên địa bàn tỉnh;

4. Tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu; các gia đình dòng họ tiêu biểu trên địa bàn tỉnh;

5. Tài liệu được cho tặng của các tổ chức cá nhân trong và ngoài tỉnh.

Điều 3. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Kinh phí công tác văn thư

Kinh phí phục vụ công tác văn thư nằm trong chi thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức; Bao gồm: văn phòng phẩm, vật rẻ tiền mau hỏng các chi phí khác phục vụ công tác văn thư.

Hàng năm, các cơ quan, tổ chức phải lập dự toán ngân sách, bố trí kinh phí phục vụ công tác văn thư, đồng thời trang bị cơ sở vật chất, hiện đại hoá văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến.

2. Kinh phí công tác lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức theo phân cấp quản lý hàng năm phải lập dự toán ngân sách, bố trí kinh phí phục vụ công tác lưu trữ. Hàng năm, ngân sách Nhà nước dành một phần kinh phí đầu tư phát triển phục vụ các hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ.

3. Đối với những chương trình, dự án lớn của ngành giao Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập Dự án đảm bảo kinh phí hoạt động công tác văn thư – lưu trữ.

Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong phạm vi, quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Phúc được quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất; không tổ chức, cá nhân nào được mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu huỷ trái phép, hoặc sử dụng hồ sơ, tài liệu vào các mục đích cá nhân trái với quy định của cơ quan nhà nước.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. Công tác văn thư

Điều 5. Những nhiệm vụ cơ bản

1. Tiếp nhận thông tin: Văn bản đến được đăng ký vào sổ hoặc phần mềm quản lý, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.

2. Xử lý thông tin: Các văn bản đến được trình thủ trưởng cơ quan, qua Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

3. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.

4. Sử dụng con dấu đúng quy định và bảo quản con dấu an toàn.

5. Lập danh mục hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc.

Điều 6. Quản lý và giải quyết văn bản

1. Quản lý văn bản đến

Các văn bản, tài liệu đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được đăng ký tập trung thống nhất tại Văn thư cơ quan, tổ chức. Văn thư cơ quan, tổ chức có trách nhiệm vào sổ theo dõi theo quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đến và quy trình nghiệp vụ đăng ký văn bản đến thực hiện theo quy định của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước.

2. Quản lý văn bản đi

2.1. Các văn bản, tài liệu đi do cơ quan, tổ chức phát hành phải được đăng ký quản lý tại Văn thư cơ quan, tổ chức. Văn thư cơ quan, tổ chức có trách nhiệm vào sổ quản lý văn bản đi theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đi và quy trình nghiệp vụ đăng ký, chuyển phát văn bản đi thực hiện theo quy định của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước.

2.2. Thể thức, kỹ thuật trình bày đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện theo biểu mẫu hướng dẫn của các cơ quan quản lý chuyên ngành ở Trung ương và địa phương.

2.3. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ngoại giao, quan hệ quốc tế thực hiện theo thông lệ quốc tế.

2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết thi hành Luật này.

Điều 7. Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định cụ thể sau:

1. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

2. Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ ( Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ ký của người có thẩm quyền).

3. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu có độ bền cao. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

4. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

5. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành chuyên ngành và người chịu trách nhiệm ký văn bản.

6. Việc sử dụng thư tay để trao đổi công việc không sử dụng dấu của cơ quan, tổ chức.

Điều 8. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên làm việc có liên quan đến văn bản, tài liệu đều phải lập hồ sơ một cách đầy đủ theo từng công việc được phân công giải quyết.

2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của mình.

Mục 2. Công tác lưu trữ

Điều 9. Nhiệm vụ của Lưu trữ hiện hành

1. Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các phòng, bộ phận chuyên môn về kho lưu trữ cơ quan.

2. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho lưu trữ tài liệu và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

5. Bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu Lưu trữ.

Điều 10. Bố trí kho lưu trữ hiện hành

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí 01 phòng diện tích từ 20 – 35m² để bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành.

Điều 11. Nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử các cấp

1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian nộp tài liệu.

2. Phối hợp với lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

3. Lưu trữ lịch sử nhận tài liệu kiểm tra, đối chiếu với mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

4. Lập biên bản giao nhận tài liệu Biên bản được lập thành hai bản; cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử mỗi bên giữ một bản.

5. Bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.

6. Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

7. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê sắp xếp hồ sơ tài liệu.

Điều 12. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản và các tài liệu chuyên môn khác: Sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức.

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

Tài liệu của các ngành Công an, Quân sự tỉnh: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn có giá trị hiện hành.

Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ làm lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

Cán bộ làm công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập những tài liệu có giá trị bổ sung vào những hồ sơ tài liệu còn thiếu thuộc phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.

Giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ, thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu để kịp thời phát hiện, xử lý nấm mốc, côn trùng và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.

Tài liệu trong kho phải được sắp xếp khoa học, gọn gàng

Hàng năm phải lập kế hoạch thu thập tài liệu từ các phòng ban, đơn vị về kho để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu…

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Điều 14. Quản lý tài liệu lưu trữ khi chia tách, sáp nhập

Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức và đơn vị hành chính; chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV , ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ:

1. Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải quản lý, giao nộp tài liệu theo quy định sau:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử thì phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp;

2. Các cơ quan được sáp nhập thành một cơ quan mới thì cơ quan mới thành lập tiếp nhận bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ.

3. Trong trường hợp cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan thì hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan nào sẽ do cơ quan đó tiếp nhận để sử dụng.

4. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập khi chia tách, sáp nhập người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 2, khoản 3 điều này.

5. Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước.

Điều 15. Thống kê nhà nước về lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ, số liệu thống kê lưu trữ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Điều 16. Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp

Hàng năm, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu, UBND cấp huyện thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định tại Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ để phản ánh kết quả quản lý sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức đồng thời báo cáo những khó khăn tồn tại để cơ quan quản lý Nhà nước phối hợp với các cơ quan có liên quan giải quyết kịp thời.

Điều 17. Quản lý sổ sách theo dõi tài liệu

Lưu trữ các cơ quan, tổ chức phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang bảo quản và các công cụ tra tìm tài liệu như: Sổ mục lục hồ sơ, sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ theo dõi sử dụng tài liệu, sổ đăng ký các Phông tài liệu lưu trữ.

Điều 18. Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh.

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện, thị xã, thành phố.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.

Mục 3. Quản lý tài liệu điện tử trong công tác Văn thư, Lưu trữ

Điều 19. Quản lý tài liệu điện tử

1. Tất cả các tài liệu được soạn thảo, hình thành bằng phương pháp công nghệ điện tử phải được lập hồ sơ lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.

2. Các tài liệu điện tử phải được số hóa, định kỳ sao chép nộp lưu vào lưu trữ theo quy định để phân loại và xác định giá trị lưu trữ lâu dài.

3. Tuyệt đối không đưa những văn bản có độ mật lên môi trường mạng; Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức của các tài liệu được công khai trên môi trường mạng.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, khuyến khích sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Đồng thời xây dựng ban hành quy chế về sử dụng mạng nội bộ, chia sẻ thông tin số theo đúng quy định của pháp luật nhằm bảo đảm sử dụng thuận tiện cho công tác quản lý, điều hành, phối hợp công tác.

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tạo các điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy cập thông tin và dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng.

Việc sử dụng tài liệu điện tử phục vụ tra cứu, khai thác; Đồng thời quản lý tài liệu giấy trong lưu trữ vẫn phải được tiến hành theo quy định.

Điều 20. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự hoàn thiện của nội dung văn bản.

Điều 21. Gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.

2. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

Mục 4. Tổ chức, biên chế làm công tác Văn thư, Lưu trữ

Điều 22. Cấp tỉnh

1. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

2. Các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh: Giao Văn phòng hoặc Phòng Hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý về công tác văn thư – lưu trữ và tài liêu lưu trữ. Bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; Tuỳ theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ mà bố trí công chức, viên chức cho hợp lý; Cơ quan, tổ chức nào có nhiều tài liệu trong quá trình hoạt động phải bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư, 01 cán bộ làm công tác lưu trữ;

Biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ nằm trong biên chế được giao của cơ quan. Cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan phải đảm bảo đủ tiêu chuẩn trình độ về chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Cấp huyện

1. Chủ tịch UBND huyện, thành, thị chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn huyện, thành, thị.

2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND huyện, thành, thị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn huyện, thành, thị cụ thể:

a) Bố trí cán bộ, công chức, viên chức thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện, thành, thị và chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, các xã, phường, thị trấn về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Quyết định số 12/2010/QĐ-UBND ngày 19/4/2010 của UBND tỉnh về việc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành, thị;

c) Quản lý tài liệu lưu trữ lịch của UBND huyện, thành, thị; bố trí từ 1-2 công chức, viên chức làm công tác quản lý thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử và phục vụ khai thác tài liệu Lưu trữ của UBND huyện, thành, thị.

Biên chế công chức, viên chức làm công tác lưu trữ lịch sử thuộc phòng Nội vụ và nằm trong biên chế được giao của UBND huyện, thành, thị.

d) Công chức, viên chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

Điều 24. Cấp xã

UBND xã, phường, thị trấn bố trí công chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Hàng năm, cán bộ văn thư – lưu trữ có kế hoạch báo cáo Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ tại các bộ phận thuộc UBND xã, phường, thị trấn.

Bố trí phòng văn thư, kho lưu trữ của UBND cấp xã phải đảm bảo quản lý được tài liệu lưu trữ và phát huy được giá trị của tài liệu vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 25. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang tuỳ theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo đủ tiêu chuẩn trình độ về chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ và bản quy định này.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ được khen thưởng; Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định thì tuỳ theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Trong quá trình triển khai thực hiện bản quy định này, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ) để báo cáo UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.