Quyết định 255/2000/QĐ-TCHQ về quản lý sổ đăng ký tờ khai bằng máy tính do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành

QUYẾT ĐỊNH

CỦA TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN SỐ 255/2000/QĐ-TCHQ NGÀY 21 THÁNG 07 NĂM 2000 BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ SỔ ĐĂNG KÝ TỜ KHAI BẰNG MÁY TÍNH

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Pháp lệnh Hải quan ngày 20/2/1990;
Căn cứ Nghị định số 16/CP ngày 07/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Tổng cục Hải quan.
Căn cứ Nghị định số 16/1999/NĐ-CP ngày 27/3/1999 của Chính phủ quy định về thủ tục hải quan, giám sát hải quan và lệ phí hải quan;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục giám sát, quản lý về hải quan;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Bản Quy định về quản lý sổ đăng ký tờ khai hải quan bằng máy tính.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký; thực hiện thí điểm tại Cục Hải quan thành phố Hải Phòng và Cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai.

Điều 3: Cục trưởng Cục Giám sát quản lý, Giám đốc Trung tâm Thống kê tin học, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch tài vụ, Cục trưởng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh và Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Nai chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ SỔ ĐĂNG KÝ TỜ KHAI BẰNG MÁY TÍNH
(Ban hành kèm theo quyết định 255/QĐ-TCHQ ngày 21 tháng 7 năm 2000)

Để từng bước ứng dụng tin học vào các khâu quản lý nghiệp vụ của ngành Hải quan, từng bước hội nhập với Hải quan các nước trong khu vực và trên thế giới, trước mắt Tổng cục Hải quan triển khai ứng dụng tin học vào khâu đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu thay thế việc vào sổ đăng ký tờ khai thủ công thí điểm tại Cục Hải quan các tỉnh, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đồng Nai (tất cả các cửa khẩu, địa điểm làm thủ tục hải quan, địa điểm kiểm tra hải quan). Để việc triển khai thực hiện được đồng bộ thống nhất, các đơn vị trực tiếp triển khai thực hiện quy định này phải đảm bảo:

1. Về máy móc, thiết bị máy tính:

1.1. Hệ thống máy tính tại đơn vị cơ sở phải đồng bộ, thông suốt trong toàn Cục, đảm bảo cho việc vận hành một cách liên tục, chính xác, an toàn. Tuỳ điều kiện cụ thể của từng đơn vị phải trang bị hệ thống thiết bị đảm bảo nguồn điện hoạt động cũng như thiết bị an toàn cho hệ thống máy tính.

1.2 Phần mềm phục vụ cho việc dăng ký tờ khai phải đảm bảo yêu cầu quản lý, bí mật, phải có mã số riêng khi sử dụng máy (mã số mở máy nhập số liệu, mã số kiểm tra...).

2. Về cán bộ:

2.1 Bố trí cán bộ có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, được bồi dưỡng kiến thức tin học để thực hiện việc đăng ký tờ khai bằng máy tính.

2.2. Chỉ những cán bộ được phân công thực hiện việc đăng ký tờ khai mới được sử dụng máy tính để đăng ký nhập số liệu tờ khai. Nghiêm cấm người không có nhiệm vụ sử dụng chương trình, sửa chữa và huỷ bỏ dữ liệu.

Những cán bộ được phân công thực hiện đăng ký tờ khai chịu trách nhiệm sử dụng và quản lý mã thẩm quyền của mình để làm việc trên hệ thống, không được tiết lộ mã thẩm quyền của mình cho những người không có trách nhiệm biết.

2.3 Không được tự ý sửa chương trình đã được cài đặt trong máy. Trường hợp xảy ra sự cố liên quan đến chương trình đều phải báo cho bộ phận chuyên môn phụ trách hệ thống mạng tính (Phòng TH-TK).

2.4 Chỉ được in số liệu sổ đăng ký tờ khai ra giấy khi được phép của Lãnh đạo cửa khẩu, Phòng nghiệp vụ.

Mẫu sổ đăng ký tờ khai được sử dụng thống nhất trong toàn ngành phải đảm bảo đầy đủ các cột mục sau:

Việc nạp số liệu tờ khai hải quản vào máy để đăng ký số tờ khai do cán bộ đăng ký tờ khai hoặc cán bộ chuyên trách (đối với những nơi chưa đủ điều kiện để bố trí mỗi cán bộ đăng ký tờ khai một máy) thuộc bộ phận tiếp nhận, đăng ký tờ khai thực hiện.

1. Cán bộ tiếp nhận tờ khai hải quan sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan tiếp nhận từ người khai báo hải quan theo quy định tại điểm 1.4, mục 1, Phần II Thông tư 01/1999/TT-TCHQ ngày 10/5/1999 của Tổng Cục Hải quan hướng dẫn về thủ tục hải quan quy định tại Nghị định 16/1999/NĐ ngày 27/3/1999 của Chính phủ; nếu bộ hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện để mở tờ khai hải quan theo các loại hình xuất nhập khẩu tương ứng thì cán bộ đăng ký tờ khai hoặc cán bộ chuyên trách (đối với những nơi chưa đủ điều kiện để bố trí mỗi cán bộ đăng ký tờ khai một máy) nhập số liệu tờ khai vào máy đề đăng ký lấy số tờ khai.

Việc nhập số liệu vào máy được thực hiện theo thứ tự các cột mục trên tờ khai hải quan. Trường hợp một tờ khai có nhiều mặt hàng thì có thể vào gộp các mặt hàng có cùng thuế. Riêng đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu cần quản lý phục vụ cho thanh khoản thì thực hiện theo quy định riêng của loại hình đó.

2. Việc đánh số đăng ký tờ khai hải quan được thực hiện tự động trên máy tính theo chương trình cài đặt sẵn theo các loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu.

3. Tờ khai hải quan sau khi đã nhập số liệu vào máy, lấy số đăng ký nhưng vì lý do nào đó mà tờ khai này phải huỷ bỏ thì số liệu của tờ khai này trong máy phải bị huỷ bỏ nhưng vẫn giữ nguyên số tờ khai đã được máy tự động đăng ký số, tờ khai bị huỷ vẫn lưu giữ cùng bộ hồ sơ theo thứ tự quy định.

1. Cục Giám sát quản lý:

Cục Giám sát quản lý có trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất trong toàn ngành về phần nghiệp vụ hải quan khi ứng dụng tin học trong công tác đăng ký tờ khai hải quan.

2. Trung tâm Thống kê Tin học:

Trung tâm Thống kê Tin học có trách nhiệm xây dựng phần mềm "nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác đăng ký tờ khai hải quan - Mã số 10-N99", tiến hành cài đặt, bảo trì, hướng dẫn, chuyển giao cho Cục Hải quan các tỉnh, thành phố để thống nhất thực hiện trong toàn ngành.

3. Trách nhiệm của cán bộ nhập số liệu, đăng ký tờ khai vào máy tính.

- Phải thận trọng, chính xác khi nhập số liệu tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu.

- Số liệu nhập vào máy phải đầy đủ theo đúng quy định.

- Phải luôn rà soát, kiểm tra để phát hiện, sửa chữa sai sót trong quá trình nhập số liệu.

- Việc sửa chữa, bổ sung số liệu đã vào máy (kể cả trường hợp nêu tại điểm 4, phần II trên đây) đều phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Cửa khẩu, Phòng nghiệp vụ.

- Cuối mỗi ngày làm việc, cán bộ chuyên trách có trách nhiệm sao chép và bảo quản toàn bộ số liệu đăng ký tờ khai trong ngày.

4. Trách nhiệm của lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Cửa khẩu.

- Lãnh đạo Phòng, Cửa khẩu có trách nhiệm xây dựng danh mục mã số thẩm quyền của cán bộ sử dụng máy tính để đăng ký tờ khai nhằm đảm bảo an toàn số liệu; cấp và thay đổi mã thẩm quyền của nhân viên sử dụng máy và quản lý mã thẩm quyền của nhân viên đã được cấp.

- Lãnh đạo Phòng, Cửa khẩu phối hợp cùng bộ phận phụ trách tin học - thống kê có biện pháp khắc phục kịp thời các sự cố về máy tính để đảm bảo an toàn số liệu của hệ thống.

- Lãnh đạo Phòng, Cửa khẩu có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc đăng ký tờ khai bằng máy vi tính, kịp thời phát hiện sai sót để khắc phục, sửa chữa.

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung số liệu đã nhập vào máy, số tờ khai đã đăng ký và lưu trữ trong máy tính.

- Giao nhiệm vụ cho cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản an toàn các đĩa mềm đã sao chép số liệu có trong máy tính theo thứ tự để phục vụ cho công tác kiểm tra, phúc tập sau này. Việc quản lý, bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của ngành.

5. Trách nhiệm của bộ phận phụ trách Tin học - Thống kê.

- Bồi dưỡng nghiệp vụ tin học để Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Cửa khẩu cấp mã thẩm quyền của nhân viên sử dụng máy tính.

- Bảo đảm cho sự hoạt động liên tục, tin cậy an toàn của hệ thống máy tính hoạt động tốt, hạn chế tới mức thấp nhất các sự cố có thể xảy ra.

- Khi có sự cố phải lập tức triển khai khắc phục nhanh nhất để có thể tiếp tục hoạt động.

- Hướng dẫn cán bộ vận hành máy, nhập số liệu theo đúng quy định, đúng quy trình kỹ thuật.

- Có kế hoạch thường xuyên dự phòng dữ liệu, chịu trách nhiệm lưu giữ các số liệu tờ khai hải quan đã được các phòng nghiệp vụ, cửa khẩu nhập vào máy theo mạng để phục vụ công tác thống kê, kiểm tra, phúc tra của ngành.

Các tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại văn bản này và các quy định khác có liên quan, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của ngành.

Cục trưởng Cục Giám sát quản lý về Hải quan, Giám đốc Trung tâm tin học và Thống kê có trách nhiệm giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện Quy chế này.

Cục trưởng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh và Cục trưởng Hải quan tỉnh Đồng Nai chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này đến các đơn vị nghiệp vụ trực thuộc.