Quyết định 24/2012/QĐ-UBND về Quy chế quản lý đoàn ra, vào tỉnh Quảng Bình

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 24/2012/QĐ-UBND	Quảng Bình, ngày 23 tháng 8 năm 2012

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO TỈNH QUẢNG BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 27-QĐ/TU ngày 28 tháng 10 năm 2010 của Tỉnh ủy về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của tỉnh;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 292/TTr-SNgV ngày 29 tháng 5 năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý đoàn ra, đoàn vào tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 14/2006/QĐ-UBND ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình về ban hành Quy chế quản lý đoàn ra, đoàn vào tỉnh Quảng Bình.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Tài chính, Công an tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Hữu Hoài

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO TỈNH QUẢNG BÌNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 24/2012/QĐ-UBND ngày 23 tháng 8 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây viết tắt là UBND tỉnh), Chủ tịch UBND tỉnh; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân; quy trình xử lý trong việc quản lý và thực hiện việc cử các đoàn ra và tổ chức đón các đoàn vào trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Các đoàn thuộc thẩm quyền quyết định của Tỉnh ủy và Hội đồng nhân dân tỉnh (sau đây viết tắt là HĐND tỉnh) không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ được hiểu như sau:

 “Đoàn ra” trong Quy chế này là các đoàn, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, những người công tác trong quân đội và công an nhân dân; cán bộ công chức thuộc biên chế Nhà nước làm việc tại các chương trình, dự án, các doanh nghiệp có vốn Nhà nước được cử đi công tác nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài vì việc riêng, cán bộ hưu trí và các đối tượng khác đi nước ngoài có sử dụng ngân sách Nhà nước.

 “Đoàn vào” trong Quy chế này là đoàn các tổ chức nước ngoài và cá nhân mang quốc tịch nước ngoài đến thăm và làm việc với UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, các huyện, thành phố, các tổ chức nhân dân cấp tỉnh, các chương trình, dự án, các doanh nghiệp do UBND tỉnh làm chủ sở hữu.

 “Các tổ chức nhân dân cấp tỉnh” trong Quy chế này là các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức quần chúng cấp tỉnh ngoài các tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh.

 “Các tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh” là Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý đoàn ra, đoàn vào

Thực hiện đúng các quy định của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về hoạt động đối ngoại và Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 27/QĐ-TU ngày 28 tháng 10 năm 2010 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy.

Chương II

THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

Điều 4. Thẩm quyền quyết định đoàn ra

1. Trên cơ sở Chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm (sau đây gọi tắt là Chương trình) đã được phê duyệt và các trường hợp phát sinh thuộc thẩm quyền, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định cử đi công tác nước ngoài đối với:

1.1. Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, các Ủy viên Thường vụ Tỉnh ủy, Tỉnh ủy viên, Thủ trưởng các sở, ban, ngành công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền và các tổ chức nhân dân cấp tỉnh sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy.

1.2. Cán bộ, công chức thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong hệ thống cơ quan Đảng, HĐND, Tòa án nhân dân, Viện KSND, các tổ chức chính trị - xã hội tham gia đoàn do UBND tỉnh tổ chức sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy hoặc Bí thư Tỉnh ủy.

1.3. Cán bộ, công chức thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý (ngoài các đối tượng nêu tại Khoản 1.2 Điều này) công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền và các tổ chức nhân dân cấp tỉnh.

1.4. Cán bộ, công chức không thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong hệ thống Đảng, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh tham gia đoàn do UBND tỉnh tổ chức.

1.5. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong các cơ quan chính quyền và các tổ chức nhân dân cấp tỉnh, cán bộ thuộc biên chế Nhà nước làm việc tại các chương trình, dự án, các doanh nghiệp do UBND tỉnh làm chủ sở hữu.

1.6. Cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, những người công tác trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân tham gia đoàn do UBND tỉnh tổ chức sau khi có ý kiến đồng ý của cấp có thẩm quyền.

1.7. Cán bộ lãnh đạo cấp tỉnh công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền đã nghỉ hưu (trừ trường hợp các đồng chí nguyên Chủ tịch UBND tỉnh, nguyên Phó Chủ tịch UBND tỉnh thuộc thẩm quyền quyết định của Thường trực Tỉnh ủy) và các đối tượng khác đi nước ngoài có sử dụng ngân sách Nhà nước.

1.8. Đối với cán bộ, công chức, viên chức công tác trong các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tham gia đoàn của tỉnh tổ chức, phải có ý kiến của cơ quan ngành dọc cấp trên. Khi tham gia đoàn của cơ quan Trung ương tổ chức phải báo cáo, xin ý kiến của UBND tỉnh.

2. Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố quyết định việc cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện cấp mình quản lý đi nước ngoài vì việc riêng.

Điều 5. Thẩm quyền quyết định đoàn vào

1. Trên cơ sở Chương trình đã được phê duyệt và các trường hợp phát sinh thuộc thẩm quyền, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét:

- Các đoàn trong Chương trình:

+ Quyết định mời và mời các đoàn cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng và tương đương trở lên sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy.

+ Quyết định mời và mời các đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng và tương đương.

+ Quyết định mời và ủy quyền cho Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố mời các đoàn cấp Giám đốc Sở và tương đương.

- Các đoàn ngoài Chương trình:

+ Quyết định mời và mời các đoàn từ cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng và tương đương trở lên sau khi có ý kiến của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Thủ tướng Chính phủ;

+ Quyết định mời các đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng và tương đương sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy;

+ Quyết định mời và mời các đoàn cấp Tỉnh trưởng và tương đương của các tỉnh có quan hệ hợp tác, hữu nghị truyền thống sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy;

+ Quyết định mời và ủy quyền cho Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố mời các đoàn cấp Giám đốc Sở và tương đương sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, người đứng đầu các tổ chức nhân dân cấp tỉnh, Giám đốc các chương trình, dự án, các doanh nghiệp do UBND tỉnh làm chủ sở hữu xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh trước khi mời các đoàn có thành phần ngoài thành phần nêu tại Khoản 1 Điều này đến thực hiện các thỏa thuận quốc tế, các chương trình, dự án đang triển khai trên địa bàn tỉnh.

Chương III

TRÌNH TỰ QUYẾT ĐỊNH ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

Điều 6. Trình tự quyết định đoàn ra

1. Đối với các đoàn do UBND tỉnh tổ chức, Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

2. Chủ tịch UBND tỉnh đi công tác nước ngoài: Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Ngoại vụ trình xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Nếu được đồng ý, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, cho ý kiến. Sau khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ dự thảo văn bản trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

3. Phó Chủ tịch UBND tỉnh đi công tác nước ngoài: Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh trình xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

4. Các Ủy viên Thường vụ Tỉnh ủy, Tỉnh ủy viên; Thủ trưởng các sở, ban, ngành công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền và các tổ chức nhân dân cấp tỉnh đi công tác nước ngoài: Cơ quan quản lý trực tiếp gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh và gửi văn bản xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

5. Cán bộ, công chức, viên chức các sở, ban, ngành công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền và các tổ chức nhân dân cấp tỉnh thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý (ngoài đối tượng nêu tại Khoản 4 Điều này) đi công tác nước ngoài:

Các đoàn trong Chương trình: Cơ quan quản lý trực tiếp gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ xem xét, tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

Các đoàn ngoài Chương trình: Cơ quan quản lý trực tiếp gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ xem xét, báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh và gửi văn bản xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

6. Các trường hợp khác: Cơ quan quản lý trực tiếp gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ thẩm định, tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

7. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức đi đào tạo sau đại học ở nước ngoài, cơ quan quản lý trực tiếp gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh và gửi văn bản xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy.

8. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức là cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý đi nước ngoài vì việc riêng, cơ quan quản lý trực tiếp làm văn bản xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh và Thường trực Tỉnh ủy.

9. Trường hợp cần thiết phải lấy ý kiến của Văn phòng UBND tỉnh, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Công an tỉnh, Sở Nội vụ hoặc cơ quan liên quan khác về nhân sự, nội dung, chương trình hoạt động của đoàn thì Sở Ngoại vụ có trách nhiệm lấy ý kiến trước khi xin ý kiến Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và trình Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 7. Hồ sơ đoàn ra và thời hạn giải quyết

1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Ngoại vụ một (01) bộ hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định cử đi công tác nước ngoài. Hồ sơ gồm:

- Bản sao các giấy tờ chứng minh mục đích xuất cảnh như giấy mời, hợp đồng kinh tế và các biên bản thỏa thuận liên quan.

- Văn bản đề nghị cho phép thành lập đoàn hoặc cử cán bộ ra nước ngoài của cơ quan quản lý trực tiếp. Trong văn bản cần nêu rõ thành phần, mục đích chuyến đi, nước đến, thời gian, kinh phí, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan khác. Trường hợp có đề nghị cấp hộ chiếu công vụ thì phải nói rõ trong văn bản.

- Danh sách trích ngang của cán bộ, công chức, viên chức có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp (đối với đảng viên phải có xác nhận của tổ chức cơ sở đảng nơi đang sinh hoạt), trong đó nêu rõ: Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quê quán, trú quán; chức vụ; ngạch, mã, loại, bậc công chức, viên chức, trình độ chuyên môn, lý luận chính trị.

- Đối với cán bộ, công chức, viên chức công tác trong các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tham gia đoàn của tỉnh tổ chức, phải có ý kiến bằng văn bản (bản sao) của cơ quan ngành dọc cấp trên.

- Đối với cán bộ đi đào tạo sau đại học không có trong quy hoạch đào tạo của tỉnh hoặc tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng dài hạn ở nước ngoài trên 3 tháng bằng nguồn ngân sách Nhà nước, phải có ý kiến đề nghị bằng văn bản của Sở Nội vụ.

2. Thời hạn giải quyết: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân bổ sung các loại giấy tờ cần thiết (nếu hồ sơ chưa hợp lệ). Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, Sở Ngoại vụ phải có văn bản nêu rõ lý do và trả hồ sơ cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có văn bản gửi cơ quan có liên quan xin ý kiến hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Thời gian xem xét cho ý kiến của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và Ban Tổ chức Tỉnh ủy thực hiện theo quy chế làm việc của các cơ quan Đảng. Thời gian tham mưu tại Văn phòng UBND tỉnh và thời gian xem xét quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo quy định của UBND tỉnh. Trường hợp phải lấy ý kiến các cơ quan liên quan khác, trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Sở Ngoại vụ, các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ; quá thời hạn quy định, nếu không có văn bản trả lời thì coi như đã đồng ý và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hậu quả xảy ra do việc không trả lời hoặc trả lời chậm trễ.

Điều 8. Trình tự quyết định đoàn vào

- Các đoàn trong Chương trình:

+ Đoàn cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng và tương đương trở lên: Sở Ngoại vụ tham mưu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

+ Đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng và tương đương: Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

+ Đoàn cấp Giám đốc Sở: Cơ quan, đơn vị, địa phương có đoàn đến thăm và làm việc gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ. Sở Ngoại vụ xem xét, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh quyết định để Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố mời đoàn.

- Các đoàn ngoài Chương trình:

+ Đoàn cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng và tương đương trở lên: Sở Ngoại vụ tham mưu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và xin ý kiến Ban Thường vụ Tỉnh ủy. Nếu được đồng ý, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh báo cáo, xin phép Thủ tướng Chính phủ. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

+ Đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng và tương đương: Sở Ngoại vụ tham mưu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

+ Đoàn cấp Tỉnh trưởng của các tỉnh có quan hệ hữu nghị truyền thống: Sở Ngoại vụ tham mưu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

+ Đoàn cấp Giám đốc Sở: Cơ quan, đơn vị, địa phương có đoàn đến thăm và làm việc gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ. Sở Ngoại vụ xem xét, tham mưu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và xin ý kiến Thường trực Tỉnh ủy. Khi có chủ trương của cấp có thẩm quyền, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố mời đoàn.

Điều 9. Hồ sơ đoàn vào và thời hạn giải quyết

1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Ngoại vụ một (01) bộ hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định việc mời đoàn đến thăm và làm việc. Hồ sơ gồm:

- Bản sao các thỏa thuận quốc tế, văn bản, giấy tờ liên quan đến chuyến thăm và làm việc của đoàn.

- Văn bản đề nghị gửi Chủ tịch UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các cơ quan, đơn vị có đoàn đến thăm và làm việc, trong đó nêu rõ thành phần, tên tổ chức, mục đích, kế hoạch hoạt động của đoàn.

Đối với các đoàn có nhu cầu cấp thị thực, trong văn bản nêu rõ các thông tin: Họ tên, quốc tịch, giới tính, số hộ chiếu, nghề nghiệp và nơi làm việc hiện tại, cửa khẩu nhập cảnh, số lần nhập cảnh, mục đích nhập cảnh, thời gian làm việc, địa bàn làm việc, cơ quan đón tiếp, nơi nhận thị thực nhập cảnh.

2. Thời hạn giải quyết: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân bổ sung các loại giấy tờ cần thiết (nếu hồ sơ chưa hợp lệ). Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, Sở Ngoại vụ phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do và trả hồ sơ cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có văn bản gửi cơ quan có liên quan xin ý kiến hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Thời gian xem xét cho ý kiến của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và Ban Tổ chức Tỉnh ủy thực hiện theo quy chế làm việc của các cơ quan Đảng. Thời gian tham mưu tại Văn phòng UBND tỉnh và thời gian xem xét quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo quy định của UBND tỉnh. Trường hợp phải lấy ý kiến các cơ quan liên quan khác, trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Sở Ngoại vụ, các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ; quá thời hạn quy định, nếu không có văn bản trả lời thì coi như đã đồng ý và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hậu quả xảy ra do việc không trả lời hoặc trả lời chậm trễ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ

1. Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh trong việc quản lý đoàn ra, đoàn vào đúng mục đích, có hiệu quả nhằm tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế của tỉnh, phù hợp với chủ trương, chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hỗ trợ các đoàn ra thông tin cơ bản về tình hình kinh tế - xã hội, phong tục tập quán, lễ nghi của các nước nơi đoàn đến; hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu và thị thực cho đoàn. Hướng dẫn các đơn vị tiếp đón đoàn đúng quy định về lễ tân ngoại giao; trao đổi tình hình và mức độ quan hệ chính trị, kinh tế xã hội và các vấn đề nhạy cảm, tế nhị khác trong quan hệ với các nước và các tổ chức quốc tế để chủ động trong đón tiếp và làm việc; hướng dẫn về thủ tục xin cấp thị thực cho đoàn vào.

Đối với các đoàn đi nước ngoài của lãnh đạo tỉnh, Sở Ngoại vụ liên hệ, thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Bộ Ngoại giao về nội dung, chương trình hoạt động của đoàn. Kịp thời báo cáo, xin ý kiến của Bộ Ngoại giao và phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong quá trình tổ chức đoàn ra và đón đoàn vào.

3. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, thực hiện các thủ tục xuất cảnh cho các đoàn do UBND tỉnh tổ chức; thông báo thành phần, nội dung, chương trình làm việc và nước mà đoàn đến cho Công an tỉnh để phối hợp, quản lý an ninh khi đoàn ra nước ngoài; xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung làm việc của đoàn vào làm việc với UBND tỉnh, thông báo cho Công an tỉnh và các địa phương, đơn vị nơi đoàn đến thăm, làm việc để phối hợp quản lý và thực hiện.

4. Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức Tỉnh ủy và các cơ quan, đơn vị liên quan để tổng hợp tình hình và tranh thủ ý kiến về các vấn đề liên quan đến nhân sự nhằm làm tốt công tác tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh trong việc cử đoàn ra và đón đoàn vào.

5. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng trình cấp có thẩm quyền xử lý các vấn đề về lãnh sự liên quan đến người nước ngoài.

6. Phối hợp với Công an tỉnh và các địa phương, đơn vị liên quan quản lý, tạo điều kiện cho người nước ngoài trong thời gian cư trú và làm việc tại các chương trình, dự án ở tỉnh.

7. Theo dõi, đôn đốc Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các trưởng đoàn đi công tác nước ngoài báo cáo nội dung, kết quả đoàn ra, đoàn vào; tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Ngoại giao và các cơ quan có liên quan theo định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu.

Điều 11. Trách nhiệm của Công an tỉnh

1. Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các địa phương, đơn vị liên quan để tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh về việc đảm bảo an ninh Quốc gia và trật tự an toàn xã hội trên địa bàn tỉnh trong việc quản lý đoàn ra, đoàn vào.

2. Khi phát hiện các trường hợp có liên quan đến an ninh Quốc gia thì chủ trì phối hợp với cơ quan đón đoàn vào, Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng để có biện pháp ngăn chặn và xử lý theo pháp luật và thông lệ quốc tế.

3. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan đón đoàn vào trong quản lý hoạt động, đi lại, tạm trú của các đoàn vào. Xem xét, giải quyết cấp bổ sung, sửa đổi thị thực, gia hạn tạm trú và các giấy tờ liên quan cho người nước ngoài theo quy định của pháp luật.

4. Phối hợp với Sở Ngoại vụ triển khai phổ biến các quy định của Nhà nước về xuất nhập cảnh, hướng dẫn các thủ tục xin cấp giấy tờ xuất cảnh và thị thực cho đoàn ra, thị thực cho đoàn vào.

5. Phối hợp với các cơ quan Trung ương và địa phương theo chức năng để thu thập, phân tích, tổng hợp tình hình an ninh Quốc gia và trật tự an toàn xã hội trên lĩnh vực đối ngoại của tỉnh, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, đề xuất chủ trương và biện pháp thực hiện.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

1. Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch tài chính hàng năm phục vụ hoạt động đối ngoại trình HĐND tỉnh phê duyệt, đáp ứng yêu cầu công tác đối ngoại của tỉnh; đồng thời đảm bảo cân đối ngân sách.

2. Căn cứ các quy định của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn và chế độ chi tiêu cho đoàn ra, đoàn vào, xem xét trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt kinh phí cho các đơn vị để tổ chức đoàn ra và tiếp đón đoàn vào.

3. Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra việc chi tiêu của các tổ chức, đơn vị phục vụ tổ chức đoàn ra và tiếp đón đoàn vào đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

4. Tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh định kỳ về kinh phí đoàn ra, đoàn vào khi cần thiết.

Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị tổ chức đoàn ra và đón đoàn vào

1. Chủ động lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm gửi Sở Ngoại vụ vào tháng 9 hàng năm để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

2. Chuẩn bị kế hoạch, kinh phí và các nội dung liên quan trình cấp có thẩm quyền quyết định đối với đoàn ra, đoàn vào.

3. Chịu trách nhiệm về nhân sự do mình đề nghị cử đi nước ngoài công tác hoặc cho phép đi nước ngoài vì việc riêng. Báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và thông báo cho Sở Ngoại vụ việc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài vì việc riêng theo ủy quyền.

4. Thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh danh sách, chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm làm việc của đoàn vào. Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký tạm trú, đi lại và quản lý đoàn trong thời gian hoạt động tại tỉnh, đảm bảo yêu cầu đối ngoại, bí mật Quốc gia. Trong quá trình tiếp đón và làm việc, nếu có vấn đề phức tạp nảy sinh phải kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết để phối hợp xử lý.

5. Trường hợp đoàn vào có các hoạt động ngoài chương trình, cần phải xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền và chỉ được thực hiện khi cơ quan có thẩm quyền đã đồng ý, đồng thời thông báo cho Công an tỉnh, các ban ngành liên quan, các huyện, thành phố, các đơn vị biết để quản lý và phối hợp thực hiện. Đối với những đoàn vào đột xuất, thời gian làm việc ngắn (một buổi hoặc vài giờ) mà cơ quan đón tiếp không kịp báo cáo chương trình làm việc theo quy định, khi đoàn đến phải có văn bản báo cáo Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND và thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết.

6. Theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị với chức năng của mình tham gia triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cử các đoàn ra và đón tiếp các đoàn vào.

7. Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài hoặc làm việc với khách nước ngoài, trong thời gian không quá năm (05) ngày làm việc, trưởng đoàn đi công tác nước ngoài hoặc cá nhân (nếu đi riêng lẻ), thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có khách đến thăm và làm việc báo cáo kết quả làm việc cho Chủ tịch UBND tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Công an tỉnh để theo dõi, quản lý.

8. Trường hợp cán bộ được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị chết, mất tích hoặc không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà hộ chiếu vẫn còn giá trị thì cơ quan quản lý trực tiếp phải thông báo và chuyển cho Sở Ngoại vụ để làm thủ tục hủy.

Điều 14. Trách nhiệm của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài

1. Cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài phải thực hiện đúng các quy định pháp luật của Nhà nước về xuất nhập cảnh. Đối với đảng viên phải nghiêm chỉnh chấp hành quy định số 17/QĐ-TW ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Bộ Chính trị về nhiệm vụ của đảng viên khi ra nước ngoài.

2. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh có trách nhiệm:

- Giữ gìn và bảo quản cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong giấy tờ đó, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam.

- Thực hiện các quy định sau nếu bị mất giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh:

+ Khai báo ngay bằng văn bản có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp gửi Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh để làm thủ tục hủy giấy tờ đã bị mất (nếu đang ở trong nước).

+ Khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất (nếu đang ở nước ngoài).

Điều 15. Điều khoản thi hành

Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan chức năng liên quan tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, cần bổ sung, sửa đổi hoặc có khó khăn, vướng mắc thì phải kịp thời báo cáo UBND tỉnh xem xét, bổ sung điều chỉnh./.