Quyết định 2229/QĐ-UBND năm 2012 quy định về tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Quảng Nam

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2229/QĐ-UBND	Quảng Nam, ngày 09 tháng 7 năm 2012

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Phước Thanh

Điều 4. Quy định về thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mẫu đơn, tờ khai; phí, lệ phí của các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa: áp dụng theo Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa

1. Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật.

2. Công khai các thủ tục hành chính, giấy tờ, hồ sơ, thẩm quyền giải quyết, phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân.

3. Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp huyện.

4. Bảo đảm sự phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận, các cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết công việc của tổ chức, công dân và doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận tiện; việc luân chuyển giấy tờ, hồ sơ để giải quyết công việc là trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND cấp huyện và các cơ quan liên quan.

5. Thời hạn giải quyết không vượt quá thời hạn tối đa theo quy định của nhà nước đối với từng loại thủ tục hành chính.

6. Phong cách giao tiếp, tinh thần phục vụ và chất lượng giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính là yêu cầu cao nhất đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 6. Quy định chung về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa tại UBND cấp huyện

1. Tổ chức, công dân và doanh nghiệp có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp huyện.

Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn để tổ chức, công dân và doanh nghiệp thực hiện theo đúng các quy định về thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mức thu phí, lệ phí; quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước có liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ.

Đến thời gian hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy định này mà thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân và doanh nghiệp liên hệ các công chức, viên chức hoặc bộ phận chuyên môn có liên quan thuộc UBND cấp huyện giải quyết theo quy định hiện hành.

3. UBND cấp huyện không tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng phải có trách nhiệm hướng dẫn để tổ chức, công dân và doanh nghiệp đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu có văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành thay đổi hoặc điều chỉnh các quy phạm có liên quan đến Quy định này thì UBND cấp huyện và các cơ quan liên quan có trách nhiệm áp dụng văn bản mới ban hành; niêm yết công khai các quy định mới tại nơi tiếp nhận hồ sơ.

5. Thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính được quy định trong bản Quy định này là thời gian làm việc (không kể ngày nghỉ hàng tuần, lễ, tết), được tính kể từ ngày bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khuyến khích cán bộ, công chức cải tiến lề lối làm việc để rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ nhanh hơn so với mức thời hạn giải quyết đã được quy định.

6. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND cấp huyện không tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật; không được thực hiện các công việc của thủ tục hành chính mà pháp luật khác có liên quan không quy định.

7. UBND cấp huyện có trách nhiệm niêm yết, cung cấp và hướng dẫn người nộp hồ sơ kê khai đầy đủ các loại mẫu đơn, tờ khai theo quy định.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ MỐI QUAN HỆ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Điều 7. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Tổ chức, công dân và doanh nghiệp có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND cấp huyện.

2. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của người nộp hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định.

a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, công dân và doanh nghiệp không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện thì hướng dẫn để tổ chức, công dân và doanh nghiệp đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành;

b) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn để tổ chức, công dân và doanh nghiệp bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai;

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và ngày hẹn trả kết quả đối với loại hồ sơ có hẹn thời gian, cập nhật thông tin hồ sơ vào Sổ theo dõi hồ sơ.

- Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc thì không được ghi giấy hẹn mà phải tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, công dân và doanh nghiệp; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Luân chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm lập phiếu lưu chuyển hồ sơ và chuyển hồ sơ đến Phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết trong buổi làm việc. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc tiếp theo. Thời gian Phòng chuyên môn tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ với bộ phận tiếp nhận phải được thể hiện trong Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ của Phòng chuyên môn.

b) Phòng chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:

- Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển;

- Trong trường hợp, phát hiện hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì chuyển trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không trực tiếp yêu cầu công dân, tổ chức và doanh nghiệp bổ sung hồ sơ. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm liên hệ với công dân để xin lỗi và đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

Nếu công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót hai lần trở lên mà không có lý do chính đáng thì tuy theo mức độ vi phạm phải bị xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác.

4. Mối quan hệ phối hợp

a) Đối với các hồ sơ phức tạp về thủ tục hoặc có vướng mắc, công chức, viên chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trao đổi ngay với Phòng chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.

b) Trong quá trình giải quyết hồ sơ, trường hợp hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, thẩm quyền của công chức chuyên môn khác thì công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với công chức có liên quan cùng xử lý hồ sơ. Công chức chuyên môn có liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu phối hợp.

c) Đối với các hồ sơ theo quy định trước khi giải quyết, phải lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan bằng văn bản:

Nếu quá thời gian quy định ghi trong văn bản đề nghị mà các cơ quan được lấy ý kiến không trả lời bằng văn bản thì cơ quan, đơn vị đã chủ động lấy ý kiến được quyền giải quyết theo thẩm quyền; nếu sau này phát sinh hậu quả vướng mắc có liên quan đến nội dung công việc đã lấy ý kiến thì cơ quan được lấy ý kiến nhưng không trả lời phải chịu trách nhiệm về nội dung đã được đề nghị tham gia ý kiến.

Thời gian đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến phải hợp lý, tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến nhưng không được ít hơn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày phát hành văn bản đến ngày quy định trả lời; trừ trường hợp nội dung công việc đã được cấp có thẩm quyền quy định cụ thể.

5. Xử lý, giải quyết hồ sơ

a) Phòng chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ theo thời hạn quy định. Cập nhật tình hình giải quyết hồ sơ vào sổ theo dõi.

b) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, công dân và doanh nghiệp có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng chuyên môn khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

c) Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.

d) Thời gian công chức chuyên môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian phòng chuyên môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện trong phiếu lưu chuyển hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ do cơ quan, đơn vị giao hồ sơ chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định, cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng Phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc cụ thể, một lần, đầy đủ. Đơn vị giao hồ sơ có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

6. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ Phòng chuyên môn chuyển đến, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả hồ sơ cho tổ chức, công dân và doanh nghiệp theo đúng thời gian đã hẹn; thu phí, lệ phí (nếu có) và cập nhật vào Sổ theo dõi hồ sơ. Khi trả kết quả giải quyết hồ sơ, hướng dẫn tổ chức, công dân và doanh nghiệp ghi ngày nhận kết quả và ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ.

7. Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, Phòng chuyên môn phải có trách nhiệm thông báo lý do cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho tổ chức, công dân và doanh nghiệp. Trường hợp, không có lý do chính đáng thì đại diện phòng phải trực tiếp gặp tổ chức, công dân và doanh nghiệp để xin lỗi và trả kết quả giải quyết hồ sơ.

Nếu công chức giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng từ hai lần trở lên thì Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét xử lý kỷ luật tuỳ theo mức độ vi phạm, cần thiết thì thay đổi vị trí công tác.

Trường hợp chậm trễ thời gian do nguyên nhân từ lãnh đạo thì lãnh đạo UBND cấp huyện trực tiếp xin lỗi và giải thích với tổ chức, công dân và doanh nghiệp.

8. Những hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện và đã được tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ thì trả lại cho người nộp hồ sơ trong thời gian không quá 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; đồng thời kèm văn bản do lãnh đạo UBND cấp huyện ký, trong đó có thông báo rõ lý do vì sao hồ sơ liên quan không thể giải quyết. Nghiêm cấm việc trả lại hồ sơ mà không nêu rõ lý do bằng văn bản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp huyện

1. Tổ chức việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa theo đúng Quy định này.

2. Củng cố, sắp xếp lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Thành lập, củng cố, sắp xếp và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo cơ chế một cửa;

b) Sử dụng, bố trí công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, văn hóa giao tiếp chuẩn mực, đủ trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực phù hợp để làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

c) Bố trí phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Ban hành Quy chế Quy định quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa tại huyện.

4. Phổ biến Quy định này đến cán bộ, công chức, viên chức tại địa phương; chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện Quy định này đạt hiệu quả, chất lượng.

5. Thực hiện niêm yết công khai các quy định về quy trình, thành phần hồ sơ, các loại biểu mẫu, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí đối với từng hồ sơ, thủ tục hành chính theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; mở sổ góp ý, hòm thư góp ý; niêm yết sơ đồ phòng làm việc của cơ quan. Công chức, viên chức làm việc phải đeo thẻ và có bảng chức danh tại bàn làm việc.

6. Tổ chức các hình thức thông báo, tuyên truyền rộng rãi về thực hiện cơ chế một cửa và các quy định về thủ tục hành chính tại UBND cấp huyện thông qua hệ thống truyền thông, cổng/trang thông tin điện tử, các hình thức trực quan khác… để tổ chức, công dân và doanh nghiệp biết và giám sát việc thực hiện.

7. Thường xuyên kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và công chức chuyên môn; định kỳ 06 tháng có rà soát, đánh giá tình hình công việc, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm; đề xuất, kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

8. Có hình thức khen thưởng đối với công chức, viên chức hoặc bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ và xử lý kỷ luật đối với công chức, viên chức hoặc bộ phận có vi phạm các quy định hoặc thực hiện không tốt nhiệm vụ theo bản Quy định này.

Điều 9. Trách nhiệm của các Sở, ngành liên quan

1. Sở Nội vụ

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy định này tại UBND cấp huyện, phối hợp xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện với UBND tỉnh.

2. Các cơ quan chuyên môn có liên quan thuộc UBND tỉnh:

a) Theo chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên ngành, có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thi hành các quy định pháp luật đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý của ngành tại UBND cấp huyện.

b) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh trình UBND tỉnh công bố kịp thời thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện khi có văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và của tỉnh có quy định việc ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, hủy bỏ thủ tục hành chính.

3. Báo Quảng Nam, Đài Phát thanh - Truyền hình Quảng Nam và các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, tuyên truyền việc tổ chức thực hiện Quy định này.

Điều 10. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các địa phương, đơn vị kịp thời phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.