Quyết định số 44/2005/QĐ-UBND về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Tỉnh Bình Thuận ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đã được Quốc hội khoá XI kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Bình Thuận,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Các quy định trước đây trái với Quy định ban hành kèm theo Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Phan Thiết và các cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY ĐINH

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 44 /2005/QĐ-UBND ngày 06 / 7 /2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận).

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 . Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản.

2. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị , bao gồm: Uỷ ban nhân các cấp; các Sở, Ban, Ngành chuyên môn cấp tỉnh; Phòng, Ban chuyên môn cấp huyện và cán bộ, công chức có liên quan thuộc hệ thống cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh Bình Thuận.

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Chương II

THỂ THỨC VĂN BẢN

Điều 5. Quốc hiệu

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: " Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" và " Độc lập - Tự do -Hạnh phúc".

Điều 6. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).

Ví dụ:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN TÁNH LINH

hoặc:

ỦY BAN NHÂN DÂN

 XÃ GIA HUYNH

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):

UBND TỈNH BÌNH THUẬN

 SỞ TÀI CHÍNH

hoặc:

UBND HUYỆN ĐỨC LINH

 PHÒNG TƯ PHÁP

Điều 7. Số, ký hiệu của văn bản

1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân các cấp ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004. Cụ thể số, ký hiệu của quyết định, chỉ thị quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân các cấp được trình bày như sau:

Số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt của cơ quan ban hành.

ví dụ: Số:…/2005/QĐ-UBND (Quyết định).

Số:… /2005/CT-UBND (Chỉ thị).

2.Số, ký hiệu của văn bản hành chính

a). Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b). Ký hiệu của văn bản hành chính

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác như: báo cáo, thông báo, tờ trình, biên bản, công điện, giấy mời,…bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

- Đối với quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các loại văn bản khác như công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình, biên bản, công điện, giấy mời,…của Ủy ban nhân dân các cấp thì chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (Phụ lục VI).

* Ví dụ số, ký hiệu của quyết định, chỉ thị cá biệt cụ thể như sau :

 Ký hiệu của quyết định (cá biệt) của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ban hành ghi: Số:… /QĐ-CTUBND

 Ký hiệu của chỉ thị (cá biệt) của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ban hành ghi: Số:… /CT-CTUBND

* Ví dụ số, ký hiệu của báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản, giấy mời,.., cụ thể như sau:

Số:…/BC-UBND (Báo cáo của UBND các cấp);

Số:…/BC-SCN (Báo cáo của Sở Công nghiệp);

Số:…/TTr-UBND (Tờ trình của UBND các cấp);

Số:…/TTr-SCN (Tờ trình của Sở Công nghiệp);

Số:…/TB-UBND (Thông báo của UBND các cấp);

Số:…/TB-SCN (Thông báo của Sở Công nghiệp);

Số:…/BB-UBND (Biên bản của UBND các cấp);

Số:…/BB-SCN (Biên bản của Sở Công nghiệp);

Số:…/MH-UBND ( Giấy mời của UBND các cấp);

Số:…/MH-SCN (Giấy mời của Sở Công nghiệp);

….

- Ký hiệu của Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).

Ví dụ:

Công văn của Ủy ban nhân dân do bộ phận chuyên viên, cán bộ (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực Kinh tế soạn thảo ghi: Số:…/UBND-KT;

Công văn của Văn phòng Ủy ban nhân dân do bộ phận chuyên viên, cán bộ Tổng hợp soạn thảo ghi:      Số:…/VPUBND-TH;

Công văn của Ủy ban nhân dân do bộ phận, cán bộ, chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực Nội chính ghi:Số: …/UBND-NC (hoặc " VX" nếu bộ phận soạn thảo là Văn hoá - Xã hội,..);

Công văn của UBND cấp xã do cán bộ theo dõi lĩnh vực Tư pháp soạn thảo ghi:            Số:…/UBND-TP ;

……...

Chữ viết tắt tên của các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và Phòng, Ban chuyên môn cấp huyện và chữ viết tắt tên các đơn vị, bộ phận trong mỗi cơ quan, tổ chức do cơ quan, tổ chức thống nhất quy định cụ thể và phải bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Ví dụ:

Công văn của Sở Công nghiệp do bộ phận văn phòng soạn thảo ghi:

Số:…/SCN-VP ;

Điều 8. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

a). Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Văn bản của UBND Tỉnh và của các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở đóng tại thành phố Phan Thiết) thì địa danh là: Phan Thiết, nếu trụ cơ quan cấp tỉnh có trụ sở đóng tại huyện, thị xã thì địa danh ghi trên văn bản là tên huyện, thị xã đó.

Ví dụ: Văn bản của UBND Tỉnh ( có trụ sở đóng tại Thành phố Phan Thiết) thì địa danh là: Phan Thiết.

Văn bản của Sở Tư pháp (có trụ sở tại Thành phố Phan Thiết) thì địa danh là: Phan Thiết.

b). Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện:

Văn bản của UBND cấp huyện và của các phòng, ban chuyên môn của huyện thì địa danh ghi trên văn bản là tên của huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Ví dụ: Văn bản của UBND huyện Tuy Phong hay của Phòng Tư pháp huyện Tuy Phong thì địa danh ghi là: Tuy Phong.

Văn bản của UBND huyện Đức Linh hay của Phòng Tư pháp Huyện Đức Linh thì địa danh ghi là: Đức Linh.

Văn bản của UBND Thành phố Phan Thiết hay của Phòng Quản lý đô thị thành phố Phan Thiết thì ghi địa danh là: Phan Thiết.

c). Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp xã:

Văn bản của UBND cấp xã thì địa danh ghi trên văn bản là tên của xã, phường, thị trấn đó.

Ví dụ: Văn bản của UBND xã Tiến Lợi (thuộc thành phố Phan Thiết) thì địa danh ghi là: Tiến Lợi.

Văn bản của UBND phường Hàm Tiến (thuộc thành phố Phan Thiết) thì địa danh ghi là: Hàm Tiến.

Văn bản của UBND Thị trấn Chợ Lầu (thuộc huyện Bắc Bình) thì địa danh ghi là: Chợ Lầu.

d). Đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì địa danh ghi trên văn bản thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Mục II của Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a). Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND các cấp và văn bản hành chính khác là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.

b). Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày …tháng…năm…; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

Điều 9. Tên loại và trích yếu của văn bản

1. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

2. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ảnh khái quát nội dung của văn bản.

Điều 10. Nội dung và bố cục của văn bản

1. Nội dung văn bản

a). Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

b). Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của Pháp luật;

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Viết hoa được thực hiện theo quy tắt chính tả tiếng Việt.

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

2. Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

a). Văn bản quy phạm pháp luật của UBND các cấp có bố cục như sau:

- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị: theo khoản, điểm;

b). Văn bản hành chính được bố cục như sau:

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

Điều 11. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

a). Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

b). Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

c). Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

d). Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

2. Chức vụ của người ký

a). Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, Giám đốc, phó giám đốc, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng v.v., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, nhưng phải đảm bảo đúng quy định về thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền.

b). Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng.

Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới. Ví dụ:

3. Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.

Điều 12. Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 13. Nơi nhận

1). Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

2). Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

a). Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Ủy ban nhân các huyện, thị xã, thành phố.

- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

b). Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ "nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản.

c). Đối với Công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ "kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ "nơi nhận", phía dưới là từ "như trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.

Điều 14. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

1. Dấu chỉ mức độ khẩn:

a). Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:

- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hoả tốc, thượng khẩn, hoặc khẩn;

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

b). Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại Khoản 10, Điều 18, Chương III của Quy định này.

2. Dấu chỉ mức độ mật:

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật của nhà nước.

Điều 15. Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:

1. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;

2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như "trả lại sau khi họp (hội nghi)", " xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như "dự thảo" hay " dự thảo lần…". Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;

3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành đối với những văn bản phải được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;

4. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng số La Mã;

5. Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải đánh số thứ tự bằng chữ số Ả - rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.

Điều 16. Thể thức bản sao

Thể thức bản sao được thực hiện như sau:

1. Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ "sao y bản chính", "trích sao" hoặc "sao lục". Việc xác định hình thức sao được thực hiện theo quy định tại các khoản 4,5 và 6 Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản;

3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;

4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại các Điều 8, 11, 12 và 13, Chương II của Quy định này.

Chương III

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 17. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

1. Khổ giấy

a). Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm).

b). Các loại văn bản như: giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

2. Kiểu trình bày

a). Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

b). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

a). Trang mặt trước:

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

b). Trang mặt sau:

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 15 - 20 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 30 - 35 mm.

Điều 18. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ trên.

Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:

1. Quốc hiệu:

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.

Dòng chữ trên: " Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Dòng chữ dưới: " Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a). Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.

b). Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

c). Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

3. Số, ký hiệu của văn bản

a). Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.

b). Từ "số" được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "số" có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:

Số: 15/2005/QĐ-UBND; Số: 25/BC-SCN; Số: 35/SCN-VP.

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.

Ví dụ: Phan Thiết, ngày 07 tháng 6 năm 2005.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a). Tên loại và trích yếu nội dung của các văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (quyết định, chỉ thị, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẽ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

b). Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt "V/v" (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

6. Nội dung văn bản

a). Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

b).Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 defaulf tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.

c). Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

d). Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ "phần", " chương" và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ: "mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: từ "điều", số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả - rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả -rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

đ). Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:

-Phần (nếu có): từ "phần" và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Ma. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả - rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của các khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a). Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ." hoặc "Q." (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

b). Họ, tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c). Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

8. Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.

9. Nơi nhận

a). Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

b). Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được trình bày như sau:

- Từ "kính gửi" và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ "kính gửi" có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ " kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ "nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "lưu" sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT" (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.

10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

a). Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.

b). Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ "hỏa tốc", "thượng khẩn" hoặc "khẩn" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.

11. Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:

a). Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ " trả lại sau khi họp (hội nghị)", "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

b). Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ "dự thảo" hoặc cụm từ "dự thảo lần…" được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

c). Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;

d). Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E -mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;

đ). Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ "phụ lục" và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

e). Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ Ả -rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

12. Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh hoạ tại Phu lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trình bày văn bản kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (trong đó, sử dụng phông chữ tiếng Việt: Unicode - Times New Roman ).

13. Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được minh hoạ tại Phụ Lục V - Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (trong đó, sử dụng phông chữ tiếng Việt: Unicode - Times New Roman ).

Điều 19. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Quyết định ban hành Quy định này (Phụ lục III).

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày như sau:

1. Hình thức sao: cụm từ "sao y bản chính", các từ "trích sao" và " sao lục" được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

2. Các thành phần thể thức khác của bản sao gồm: tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tương ứng của văn bản tại Điều 18, Chương III của Quy định này.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh hoạ tại Phụ lục IV, mẫu trình bày bản sao được minh hoạ tại Phụ lục V kèm theo Quyết định ban hành Quy định này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm triển khai thực hiện việc ban hành văn bản đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Quy định này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan phản ảnh về Ủy ban nhân dân Tỉnh để kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Quyết định số 44/2005/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2005 của UBND tỉnh Bình Thuận)