Quyết định 58/2021/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 155/TTr-STP ngày 08 tháng 12 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 01 năm 2022.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Công an tỉnh, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp thực hiện Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
(Kèm theo Quyết định số 58/2021/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, cung cấp, khai thác và sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

2. Đối tượng áp dụng

a) Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Công an tỉnh;

b) Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện);

c) Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố (gọi chung là Phòng Tư pháp/Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện);

d) Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);

đ) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

e) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử có địa chỉ tại https://giaodichbaodam.dongnai.gov.vn, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

2. Cập nhật Cơ sở dữ liệu là việc Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; cơ quan, tổ chức cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản.

3. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép truy cập, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động chứng thực và hoạt động hành nghề công chứng.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là các thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

5. Thông tin ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản do cơ quan hoặc người có thẩm quyền ban hành có nội dung không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

6. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để hủy bỏ văn bản ngăn chặn của chính tổ chức, cá nhân đó hoặc của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

7. Người quản trị là công chức thuộc phòng chuyên môn hoặc tương đương được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành Cơ sở dữ liệu.

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Các hoạt động quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

3. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

5. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Điều 4. Cấp, quản lý, khai thác, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp được phân công phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, Thanh tra Sở Tư pháp;

c) Người quản trị Cơ sở dữ liệu;

d) Phòng Tư pháp cấp huyện;

đ) Ủy ban nhân dân cấp xã;

e) Các tổ chức hành nghề công chứng;

g) Các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn theo quy định của pháp luật gồm: Công an tỉnh, Công an cấp huyện; Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện; Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện; Sở Tài nguyên và Môi trường (Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện), Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Tài nguyên và Môi trường).

2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của cơ quan, tổ chức tại khoản 1 Điều 4 của Quy chế này. Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.

3. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.

c) Chia tách, sáp nhập, giải thể Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

d) Tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, thu hồi quyết định cho phép thành lập hoặc tự chấm dứt hoạt động.

đ) Các trường hợp khác có liên quan đến cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định theo quy định của pháp luật.

4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, tổ chức sử dụng tài khoản quy định tại Chương II và Chương III của Quy chế này.

Điều 5. Sao lưu dữ liệu

1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản của Cơ sở dữ liệu và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.

3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 6. Chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng được miễn chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp Cơ sở dữ liệu.

2. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã được miễn chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng khi tra cứu thông tin, dữ liệu về đất đai trên Cơ sở dữ liệu thực hiện việc nộp giá dịch vụ khai thác thông tin theo quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành đơn giá khai thác dữ liệu trực tuyến trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Giao Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển khai, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện đơn giá khai thác Cơ sở dữ liệu theo quy định.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

2. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

3. Công an tỉnh, Công an cấp huyện kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp đổ theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

6. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

7. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền ngăn chặn, ngưng, tạm ngưng, giải tỏa ngăn chặn theo quy định của pháp luật kịp thời cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.

8. Sở Tư pháp cập nhật kịp thời, đầy đủ lên Cơ sở dữ liệu đối với các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền ban hành các thông tin có liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn ngoài các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 và khoản 7 Điều này.

Điều 8. Khai thác, sử dụng và chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu

1. Khi có yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thông tin có trong Cơ sở dữ liệu và điều kiện để công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật.

Nếu hồ sơ, điều kiện công chứng, chứng thực đầy đủ, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội và không có thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức giao dịch thì công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu.

2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải kiểm tra các thông tin có trong Cơ sở dữ liệu về tài sản, về tổ chức, cá nhân giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực thực hiện xác minh, làm rõ.

Trường hợp phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì công chức làm công tác chứng thực, công chứng viên báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng chủ động có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp.

4. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, chứng thực (thực hiện cấp số công chứng, chứng thực; thu phí công chứng, chứng thực); công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu.

5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được chia sẻ đầy đủ và kịp thời (sau khi ký, phát hành hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ) trong Cơ sở dữ liệu.

Điều 9. Chỉnh sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn).

2. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu chủ động sửa chữa cho chính xác.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản công chứng, chứng thực thì cơ quan, tổ chức thực hiện việc công chứng, chứng thực thực hiện chỉnh sửa trực tiếp trên các bản chính của văn bản công chứng, chứng thực đã phát hành theo quy định về pháp luật công chứng, chứng thực, đồng thời cập nhật điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu.

Điều 10. Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin khác liên quan đến tài sản, các bên tham gia giao dịch để thụ lý và thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 11. Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

3. Các cơ quan nhà nước có liên quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Quản lý Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý Cơ sở dữ liệu, cụ thể như sau:

a) Quản lý, quản trị Cơ sở dữ liệu; cấp, cấp lại, tạm dừng hoặc khóa tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

b) Tiếp nhận, cập nhật, kiểm tra việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

c) Tổ chức tập huấn và hỗ trợ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện cập nhật dữ liệu, khai thác và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu.

2. Người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu là đầu mối, giúp Sở Tư pháp quản lý Cơ sở dữ liệu và thực hiện việc quản trị, vận hành Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.

Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, người thực hiện chứng thực trong việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; xem xét, quyết định việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

2. Tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

2. Trong trường hợp thông tin có trong Cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ.

3. Cử công chứng viên, người thực hiện chứng thực và người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tổ chức.

4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu (nếu có).

8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu; phối hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu, sao lưu dữ liệu định kỳ theo đúng quy định của Quy chế này.

3. Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan thực hiện cập nhật thông tin lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.

4. Kiểm tra, xử lý các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan.

5. Xây dựng dự toán kinh phí bảo trì Cơ sở dữ liệu định kỳ hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và phối hợp với đơn vị xây dựng, cung cấp Phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện việc bảo trì, đảm bảo hoạt động ổn định cho Cơ sở dữ liệu.

6. Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.

2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh

Thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Hoàn thiện hệ thống thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng đất; lịch sử giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.

b) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực để đảm bảo tính chính xác của các văn bản công chứng, chứng thực.

Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng không có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thông báo ngay cho Sở Tư pháp để kiểm tra, đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.

c) Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình thức WS (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư pháp, đảm bảo dữ liệu luôn xuyên suốt trong quá trình liên thông, truy vấn dữ liệu để các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và đảm bảo tính an toàn pháp lý của dữ liệu điện tử.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Trung tâm Công nghệ thông tin) phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.

6. Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

b) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Phòng Tài nguyên và Môi trường) thực hiện cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

c) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

7. Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu được kết nối thông suốt.

b) Bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp khi tài khoản bị mất/lộ lọt thông tin.

c) Quản lý, phân công công chức thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời; tra cứu thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác chứng thực; sao lưu, lưu trữ dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.

d) Cử công chức Phòng Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và công chức có liên quan tham gia bồi dưỡng, tập huấn Cơ sở dữ liệu.

đ) Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các thông tin về hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã cập nhật, đăng tải đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu để kịp thời phát hiện những sai sót.

e) Kịp thời cung cấp thông tin về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 17. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu.

2. Đề nghị công chứng viên là hội viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Có biện pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm

a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp Phần mềm để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động.

b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu theo đúng quy định của Quy chế này.

d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.

đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu.

g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 19. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu để áp dụng tại Quy định này được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì áp dụng theo các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế đó.

2. Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.