Quyết định 520/QĐ-UBND năm 2018 về Quy chế vận hành, sử dụng Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 19/2015/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;

Căn cứ Quyết định số 1154/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 313/TTr-VP ngày 22 tháng 11 năm 2017 về việc ban hành Quy chế vận hành, sử dụng Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế vận hành, sử dụng Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa - Vùng Tàu và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CHỈ ĐẠO CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 520/QĐ-UBND ngày 01 tháng 03 năm 2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác vận hành, sử dụng Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) về công tác chỉ đạo, điều hành, kết luận cuộc họp trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (gọi chung là cơ quan, địa phương) trong quá trình tham gia vận hành, sử dụng Phần mềm nêu trên.

Điều 2. Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Phần mềm ứng dụng theo dõi việc thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Phần mềm chỉ đạo điều hành) là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được sử dụng trong các cơ quan, địa phương phục vụ cho công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu theo Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định số 19/2015/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Phần mềm chỉ đạo điều hành được thiết lập và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng Internet với tên miền duy nhất là: http://cddh.baria-vungtau.gov.vn.

Điều 3. Tài khoản truy nhập vào Phần mềm chỉ đạo điều hành

1. Tài khoản truy nhập vào Phần mềm chỉ đạo điều hành được xác thực bằng Hộp thư điện tử công vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Cơ quan, địa phương, cá nhân tham gia sử dụng Phần mềm phải quản lý chặt chẽ các tài khoản và mật khẩu truy nhập vào Phần mềm. Việc cấp phát, sửa đổi, hủy bỏ tài khoản sử dụng Phần mềm được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu được ban hành kèm theo Quyết định số 1154/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 4. Thông tin trên Phần mềm chỉ đạo điều hành

1. Việc cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu trên Phần mềm chỉ đạo điều hành phải tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về công nghệ thông tin, an toàn, an ninh thông tin và các quy định khác có liên quan.

2. Cơ quan, địa phương, cá nhân tham gia sử dụng Phần mềm chịu trách nhiệm về nội dung thông tin được cập nhật từ tài khoản Phần mềm giao cho mình quản lý.

3. Thông tin trong Phần mềm chỉ đạo điều hành sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001.

4. Các văn bản đính kèm vào Phần mềm chỉ đạo điều hành phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết, có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz, .rar. Không được đính kèm các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat...)

Điều 5. Nguyên tắc chung

1. Ngoại trừ các nội dung văn bản theo chế độ mật, tất cả các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thể hiện dưới các hình thức văn bản hành chính (công văn, thông báo, kế hoạch, chỉ thị, quyết định cá biệt, chương trình công tác,...) có đơn vị thực hiện và thời gian hoàn thành phải được cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ vào Phần mềm chỉ đạo điều hành. Đối với những chỉ đạo giao nhiệm vụ có tính chất lâu dài, thường xuyên, Chánh Văn phòng UBND tỉnh xem xét, quyết định cập nhật vào Phần mềm chỉ đạo điều hành để theo dõi.

2. Công tác tổng hợp, theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao căn cứ theo số liệu báo cáo từ Phần mềm chỉ đạo điều hành. Cơ quan, địa phương nào không cập nhật thông tin vào Phần mềm thì sẽ xem như chưa thực hiện nhiệm vụ được phân công.

3. Thủ trưởng cơ quan, địa phương chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về nội dung cập nhật của cơ quan, địa phương mình trên Phần mềm chỉ đạo điều hành. Mỗi cơ quan, địa phương có trách nhiệm phân công công chức, viên chức theo dõi, cập nhật những nội dung thuộc trách nhiệm cập nhật của cơ quan, địa phương mình.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cập nhật nội dung từ các văn bản theo chế độ mật vào Phần mềm.

2. Gây rối, phá hoại hệ thống thiết bị, phần mềm và cản trở trái pháp luật việc quản lý, vận hành, sử dụng Phần mềm.

3. Đánh cắp, sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã và thông tin riêng của đơn vị, cá nhân dùng để đăng nhập vào Phần mềm.

4. Thay đổi, xóa, hủy, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông tin dữ liệu trên Phần mềm.

Chương II

CẬP NHẬT, KHAI THÁC THÔNG TIN TRÊN PHẦN MỀM CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH

Điều 7. Nội dung thông tin cập nhật vào Phần mềm chỉ đạo điều hành

Nội dung thông tin phải cập nhật vào Phần mềm chỉ đạo điều hành thực hiện theo quy định tại Điều 5 Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ban hành kèm theo Quyết định số 19/2015/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 8. Quy trình cập nhật thông tin vào Phần mềm chỉ đạo điều hành

1. Cập nhật nội dung chỉ đạo (nội dung phân công nhiệm vụ)

Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc (và không quá thời hạn thực hiện nhiệm vụ) kể từ khi văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được ban hành, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin chỉ đạo trong văn bản vào Phần mềm chỉ đạo điều hành (ngoại trừ văn bản theo chế độ mật). Trường hợp văn bản hỏa tốc, khẩn thì phải cập nhật ngay trong ngày phát hành văn bản. Thông tin cập nhật tối thiểu bao gồm:

a) Số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản chỉ đạo điều hành.

b) Người chỉ đạo (người ký văn bản chỉ đạo)

b) Nội dung nhiệm vụ, công việc phải làm.

c) Cơ quan, địa phương được phân công thực hiện.

d) Thời hạn thực hiện (thời hạn phải báo cáo, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc cơ quan, người có thẩm quyền khác hoặc thời hạn phải hoàn thành tương ứng với từng nhiệm vụ cụ thể).

đ) Đơn vị, cá nhân (trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh) được giao theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện chỉ đạo.

2. Cập nhật tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công

Các cơ quan, địa phương quy định tại Khoản 2, Điều 1 có trách nhiệm cập nhật đầy đủ tiến độ, kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công trên Phần mềm chỉ đạo điều hành trong vòng 02 ngày sau khi phát hành văn bản báo cáo, đề xuất. Trường hợp văn bản hỏa tốc, khẩn thì phải cập nhật ngay trong ngày phát hành văn bản. Thông tin cập nhật bao gồm:

a) Nội dung thực hiện

b) Văn bản báo cáo (hoặc văn bản tham mưu, đề xuất, văn bản triển khai thực hiện nhiệm vụ được chỉ đạo)

3. Duyệt kết quả thực hiện

Ít nhất mỗi ngày một lần, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm rà soát, kiểm tra thông tin báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ do các cơ quan, địa phương cập nhật trên Phần mềm chỉ đạo điều hành. Trường hợp kết quả thực hiện của cơ quan, địa phương đáp ứng theo đúng yêu cầu của nội dung chỉ đạo thì cập nhật thông tin duyệt xác nhận hoàn thành nhiệm vụ; trường hợp không đáp ứng yêu cầu thì cập nhật thông tin từ chối để trả về cơ quan, địa phương thực hiện lại.

Điều 9. Trao đổi, xử lý thông tin cập nhật chưa chính xác

1. Các cơ quan, địa phương rà soát, đối chiếu các thông tin trên Phần mềm chỉ đạo điều hành với các văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Trường hợp nội dung phân công nhiệm vụ được cập nhật và chuyển đến chưa chính xác hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, địa phương mình thì phải trao đổi, nêu rõ lý do và chuyển lại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để điều chỉnh hoặc chuyển đến các đơn vị khác thực hiện theo quy định.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, kiểm tra thông tin cập nhật về tiến độ, kết quả thực hiện các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trên Phần mềm chỉ đạo điều hành và văn bản báo cáo của các cơ quan, địa phương. Trường hợp phát hiện thông tin cập nhật, số liệu cập nhật không chính xác với thực tế hoặc sai lệch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ động trao đổi kịp thời với các cơ quan, địa phương để điều chỉnh.

1. Các cơ quan, địa phương theo dõi, kiểm tra thông tin cập nhật về tình hình, kết quả thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trên Phần mềm chỉ đạo điều hành. Trường hợp thông tin cập nhật, số liệu báo cáo của cơ quan mình không chính xác với thực tế hoặc sai lệch so với thông tin cập nhật trên Phần mềm, phải rà soát, điều chỉnh lại hoặc trao đổi, thông báo kịp thời với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh bằng văn bản, fax hoặc qua điện thoại, thư điện tử để có hướng xử lý đối với các trường hợp này. Trong trường hợp liên hệ trực tiếp qua điện thoại, các cơ quan, địa phương liên hệ trực tiếp với người chịu trách nhiệm theo dõi văn bản ở trên phần mềm.

Điều 10. Khai thác thông tin trên Phần mềm chỉ đạo điều hành

1. Căn cứ dữ liệu trên Phần mềm chỉ đạo điều hành, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh kết xuất báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm để báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và đánh giá kết quả thực hiện của các cơ quan, địa phương trong việc thực hiện các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng tổ chức, cá nhân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định quyền được khai thác thông tin trên Phần mềm chỉ đạo điều hành đối với tài khoản tương ứng để đảm bảo quản lý chặt chẽ thông tin trên Phần mềm và thuận tiện trong vận hành, sử dụng Phần mềm.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH

Điều 11. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Tổ chức quản lý, vận hành, phát triển Phần mềm chỉ đạo điều hành đáp ứng nhu cầu công việc.

2. Chỉ đạo công chức, viên chức của cơ quan cập nhật dữ liệu cần theo dõi vào Phần mềm theo quy định tại Điều 8 Quy chế này; tổ chức khai thác dữ liệu của Phần mềm để theo dõi, kịp thời đôn đốc các cơ quan, địa phương thực hiện nhiệm vụ được chỉ đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu

3. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, địa phương khai thác sử dụng có hiệu quả Phần mềm chỉ đạo điều hành.

4. Thường xuyên rà soát và tham mưu ban hành các văn bản có liên quan nhằm hoàn thiện công tác theo dõi các nhiệm vụ được phân công trên Phần mềm chỉ đạo điều hành.

5. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Phần mềm chỉ đạo điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan, địa phương có liên quan.

Điều 12. Sở Thông tin và Truyền thông

2. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin phục vụ cho việc vận hành, sử dụng Phần mềm chỉ đạo điều hành được ổn định, thông suốt, liên tục; định kỳ sao lưu dữ liệu, đảm bảo an ninh hệ thống, an toàn thông tin.

3. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản trị và hỗ trợ kỹ thuật Phần mềm chỉ đạo điều hành.

4. Quản lý, sửa đổi, cấp phát bổ sung tài khoản thư điện tử công vụ để tổ chức, cá nhân có thể sử dụng Phần mềm chỉ đạo điều hành (sau khi có sự thống nhất của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh).

Điều 13. Các cơ quan, địa phương

1. Phân công công chức, viên chức chịu trách nhiệm quản lý tài khoản, mật khẩu truy nhập Phần mềm và kịp thời cập nhật thông tin theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.

2. Thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý của mình đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để được hướng dẫn, hỗ trợ.

3. Thủ trưởng các cơ quan, địa phương chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về thời hạn cập nhật, tính chính xác và đầy đủ thông tin trên Phần mềm và các yêu cầu khác thuộc trách nhiệm thực hiện của cơ quan, địa phương mình theo quy định tại Quy chế này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông và Thủ trưởng các cơ quan, địa phương có liên quan kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện Quy chế.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh; các cơ quan, địa phương có văn bản gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.