Quyết định 438/QĐ-UBND năm 2022 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH TUYÊN QUANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/20 17 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời Tổ chức vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 67/TTr-STTTT ngày 16/6/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 345/QĐ-UBND ngày 02/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế Quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Giám đốc doanh nghiệp Viễn thông trên địa bàn tỉnh, Giám đốc Công ty Điện lực Tuyên Quang; các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 438/QĐ-UBND ngày 07/7/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang (HNTH) để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh đến các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.

2. Đối tượng áp dụng:

- Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, địa phương, tổ chức, cá nhân quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTH.

- Các doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối hệ thống HNTH: VNPT Tuyên Quang, Viettel Tuyên Quang; Công ty Điện lực Tuyên Quang.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến: Là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể tương tác với nhau.

2. Hệ thống HNTH: Là hệ thống được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng giữa thiết bị điều khiển đa điểm đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Tuyên Quang với các thiết bị của cơ quan, đơn vị, địa phương. Hệ thống HNTH được triển khai gồm 3 cấp (cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã) cụ thể như sau:

a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Hội nghị tỉnh và các sở, ban, ngành.

b) Cấp huyện: Các điểm cầu tại Ủy ban nhân dân huyện, thành phố.

c) Cấp xã: Các điểm cầu tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp: Là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp cho Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố.

4. Điểm cầu chính: Là điểm cầu chủ trì điều hành toàn bộ cuộc họp.

5. Điểm cầu phụ: Là điểm cầu kết nối với điểm cầu chính và chịu sự điều hành của điểm cầu chính.

6. Đơn vị quản lý hệ thống HNTH: Là đơn vị quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống, đảm bảo các thiết bị luôn luôn ở trạng thái hoạt động tốt nhất.

7. Đơn vị vận hành: Là đơn vị thực hiện các bước kỹ thuật để tổ chức cuộc họp và xử lý kỹ thuật liên quan của hệ thống HNTH tại thời điểm trước, trong và sau của HNTH.

8. Hệ thống điều khiển kết nối đa điểm (Multipoint Control Unit: MCU): Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên HNTH và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm cầu.

9. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trị tại trụ sở các cơ quan, đơn vị, địa phương và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên họp HNTH.

10. Thời gian kết nối điểm cầu trong phiên họp: Là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và điểm cầu phụ trong phiên họp.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Tổ chức HNTN

1. Chính phủ; các bộ, ban, ngành chủ trì tổ chức HNTH đến các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

2. Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tổ chức HNTH trên địa bàn tỉnh.

3. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến được tổ chức khi có sự chỉ đạo của các cơ quan Trung ương, của tỉnh hoặc theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ trì cuộc họp.

Điều 4. Quản lý hệ thống HNTH

Giao Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan đầu mối, chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTH và quản lý chung hệ thống theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 5. Yêu cầu cơ bản của phòng họp HNTH

1. Phòng họp truyền hình cần bố trí ổn định, đáp ứng các yêu cầu về âm thanh, hình ảnh, ánh sáng.

2. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống; không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

3. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống, bật tắt hệ thống đúng quy trình, ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Điều 6. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTH

1. Các cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì thực hiện theo giấy mời họp. Sở Thông tin và Truyền thông chuẩn bị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức họp HNTH, đăng ký bằng văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông trước 03 ngày để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua thư điện tử hoặc điện thoại trực tiếp tới Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm thông báo thời gian và quy mô cuộc họp tới Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị các điều kiện, kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Các đơn vị tham gia cuộc họp cử công chức, nhân viên kỹ thuật phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các công việc :

a) Kiểm tra thiết bị, đường truyền, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh;

b) Kết nối vào hệ thống;

c) Vận hành hệ thống trước 1/2 ngày và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.

Điều 8. Vận hành, điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Công chức, nhân viên kỹ thuật kết nối, vận hành điểm cầu chính

a) Có trách nhiệm quản trị, theo dõi các thông số kỹ thuật, điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

b) Phối hợp với công chức, nhân viên kỹ thuật phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để kịp thời khắc phục sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

2. Công chức, nhân viên kỹ thuật phụ trách vận hành tại các điểm cầu phụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp ;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không tự ý kết nối tới các điểm cầu trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của công chức, nhân viên kỹ thuật vận hành tại điểm cầu chính;

d) Khi mất kết nối, phải thông báo kịp thời cho công chức, nhân viên kỹ thuật tại điểm cầu chính để phối hợp khắc phục sự cố.

3. Đơn vị chủ trì cuộc họp cung cấp số điện thoại liên hệ để các điểm cầu chủ động đăng ký phát biểu.

4. Kết thúc cuộc họp, công chức, nhân viên kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Điều 9. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống HNTH

Hệ thống HNTH phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ, được quy định tại khoản 2, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ và Quyết định số 39/2019/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.

Điều 10. Kinh phí đảm bảo hoạt động của hệ thống HNTH

1. Kinh phí vận hành và thuê đường truyền

Hằng năm Sở Thông tin và Truyền thông lập dự toán vận hành cho các điểm cầu cấp tỉnh, cấp huyện; thuê đường truyền cho các cơ quan cấp tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Ủy ban nhân dân huyện, thành phố lập dự toán thuê đường truyền cho cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Kinh phí bảo dưỡng, bảo trì sửa chữa, thay thế, nâng cấp hệ thống HNTH

Định kỳ hằng năm, Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát hệ thống HNTH; lập dự toán kinh phí cho các điểm cầu cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố lập dự toán cho cấp huyện, cấp xã đảm bảo các thiết bị luôn ở trạng thái hoạt động tốt nhất.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp HNTH từ cơ quan chủ trì cuộc họp.

2. Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống HNTH và triển khai kỹ thuật tổ chức các cuộc họp.

3. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh định kỳ hằng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu.

4. Hằng năm, rà soát hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị, địa phương để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; tập huấn, cập nhật kiến thức cho công chức, nhân viên kỹ thuật vận hành hệ thống HNTH; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTH của tỉnh.

5. Hằng năm vận hành, kiểm tra định kỳ hệ thống HNTH bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương tổng hợp, tham mưu bố trí kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống HNTH

1. Tăng cường, khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTH trong tổ chức các cuộc họp; ban hành và niêm yết nội quy tại các phòng họp HNTH bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Phân công, bố trí 01 công chức, nhân viên kỹ thuật phối hợp vận hành hệ thống HNTH, khi thay đổi hoặc luân chuyển công chức, nhân viên kỹ thuật làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử người khác thay thế và thông báo tới Sở Thông tin và Truyền thông để có kế hoạch đào tạo, hướng dẫn vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Thường xuyên rà soát, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị HNTH thuộc thẩm quyền quản lý gửi sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, theo dõi.

4. Định kỳ 06 tháng, 01 năm tổng hợp báo cáo hiện trạng sử dụng các thiết bị HNTH; số lượng các cuộc họp do đơn vị chủ trì; số lượng các cuộc họp tham dự (cấp huyện tổng hợp của cấp xã trực thuộc) gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Chủ trì HNTH có trách nhiệm:

a) Chịu trách nhiệm chủ trì toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc;

b) Phân công công chức, nhân viên kỹ thuật phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu phụ trong công tác tổ chức trước và trong thời gian diễn ra cuộc họp;

c) Các cuộc họp của cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cấp huyện, cấp xã; cơ quan chủ trì (hoặc cơ quan được phân công tổ chức) có trách nhiệm gửi thông báo đến các cơ quan liên quan bảo đảm về thiết bị, đường truyền, nguồn điện và cử công chức, nhân viên kỹ thuật trực tại điểm cầu chính để xử lý kịp thời khi có sự cố.

6. Với các cuộc họp do Trung ương tổ chức kết nối tới tỉnh, huyện, xã; tùy từng lĩnh vực, nội dung cuộc họp: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông chuẩn bị các điều kiện, kỹ thuật để kết nối trước, trong khi cuộc họp tiến hành.

Điều 14. Các cơ quan liên quan

1. VNPT Tuyên Quang, Viettel Tuyên Quang

a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTH; đảm bảo đường truyền an toàn, hiệu quả và liên tục.

b) Cử nhân viên kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu thường trực, xử lý sự cố đường truyền trong thời gian chạy thử hệ thống HNTH và toàn bộ thời gian cuộc họp chính thức.

c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công ty Điện lực Tuyên Quang

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho máy chủ Trung tâm đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu của hệ thống HNTH theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Cung cấp thông tin của nhân viên kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện cho các điểm cầu trong thời gian cuộc họp được tổ chức.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông có trách theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và đột xuất các nhiệm vụ, yêu cầu phát sinh trong triển khai thực hiện HNTH trên địa bàn tỉnh.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (gửi Sở Thông tin và Truyền thông) báo cáo, đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.