Quyết định 4352/QĐ-UBND năm 2021 phê duyệt 03 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 4352/QĐ-UBND

Lào Cai, ngày 15 tháng 12 năm 2021

Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục kiểm soát TTHC (VP Chính phủ);
- TT Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh;
- Như Điều 4 QĐ;
- Lãnh đạo Văn phòng;
- Cổng Thông tin điện tử của tỉnh;
- VNPT Lào Cai;
- Lưu: VT, KSTT.

CHỦ TỊCH




Trịnh Xuân Trường

STT

Tên quy trình

Ký hiệu

1

Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc

QT-01

2

Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

QT-02

3

Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

QT-03

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu

x

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác)

x

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu số 05 - Thông tư số 10/2014/TT-BNV)

x

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Mẫu số 06- Thông tư số 10/2014/TT-BNV)

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Đối với tài liệu sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu hợp lệ

- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc

kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai

b.6

Lệ phí: Theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả

Viên chức Phòng đọc thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm.

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ lý do.

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu thì đăng ký độc giả vào sổ và hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 04 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 2,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

- Bộ hồ sơ

- Sổ đăng ký độc giả: Phụ lục số II (Thông tư 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ)

- Văn bản phúc đáp (nếu có)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

Bước 4

- Trình hồ sơ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 02 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

Dự thảo danh mục hồ sơ, văn bản, tài liệu liên quan

Bước 5

- Xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ cho viên chức phòng đọc và nêu rõ lý do

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp theo thẩm quyền

- Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

Hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu

Bước 6

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và hẹn lại thời gian trả kết quả

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ

- Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP).

Bước 7

Giao tài liệu cho độc giả sử dụng và vào sổ giao nhận tài liệu

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

- Hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả cần sử dụng

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP).

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành.

- Sổ giao nhận tài liệu giữa độc giả và phòng đọc.

Bước 8

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP).

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành.

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi.

- 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

Cấp bản sao tài liệu lưu trữ:

- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ)

x

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác) (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ)

x

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu số 08 Thông tư số 10/2014/TT-BNV)

x

- Bản lưu bản sao tài liệu.

x

Chứng thực tài liệu lưu trữ:

- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ)

x

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác) (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ)

x

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (mẫu số 09 Thông tư số 10/2014/TT-BNV)

x

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai

b.6

Lệ phí: Theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm.

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện tra tìm tài liệu cần sao chụp, chứng thực;

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu: Thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ lý do;

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 04 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 2,5 ngày đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

- Bộ hồ sơ

- Văn bản phúc đáp (nếu có)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

Bước 4

- Trình hồ sơ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- 02 giờ là việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

Dự thảo danh mục tài liệu cần sao chụp, chứng thực

Bước 5

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ cho viên chức phòng đọc và nêu rõ lý do

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền

- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

Bản sao hoặc chứng thực lưu trữ

Bước 6

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và hẹn lại thời gian trả kết quả

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ

- Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP).

Bước 7

- Vào sổ và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

- Bản sao hoặc chứng thực lưu trữ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành

- Sổ giao nhận tài liệu giữa độc giả và phòng đọc

Bước 8

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Giờ hành chính

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng thời gian giải quyết:

- 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi;

- 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ Nội vụ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

* Cấp Chứng chỉ hành nghề Lưu trữ:

- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (mẫu số 10 Thông tư số 09/2014/TT-BNV);

x

- Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;

x

- Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc (mẫu số 13 Thông tư số 09/2014/TT-BNV);

x

- Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề;

x

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

x

- Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

x

* Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (mẫu số 12 Thông tư số 09/2014/TT-BNV);

x

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

x

- Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 15 ngày làm việc , kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 5 ngày làm việc (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công (Quầy giao dịch Sở Nội vụ)

b.6

Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai - Quyết định số 3032/QĐ-UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự nội dung thực hiện

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Cơ quan phối hợp (nếu có)

Bước 1

Nộp hồ sơ

cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ

theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả.

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ.

Công chức làm việc tại Quầy giao dịch của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành

- Bộ hồ sơ

Bước 3

Phối hợp với Phòng, đơn vị chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định hồ sơ.

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ:

+ Hồ sơ không đáp ứng yêu cầu:

Thông báo cho tổ chức, cá nhân, nêu rõ lý do.

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ

chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Tiến hành thẩm định hồ sơ

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình lãnh đạo sở phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại Quầy giao dịch của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Phòng, ban đơn vị liên quan

06 ngày làm việc

- Dự thảo văn bản.

- Công văn phúc đáp (nếu có)

Bước 4

- Lãnh đạo sở xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt.

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ, nêu rõ lý do

- Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu

được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Nội vụ/ công chức được ủy quyền

02 ngày làm việc

Ký duyệt cấp, cấp lại chứng chỉ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Nội vụ

- Công chức được giao xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP).

Bước 5

- Phát hành văn bản

Công chức được giao xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC

Công chức được phân công quản lý dấu và phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được giao xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc