Quyết định 4341/QĐ-UBND năm 2021 phê duyệt 19 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp tỉnh Lào Cai

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 4341/QĐ-UBND

Lào Cai, ngày 14 tháng 12 năm 2021

Nơi nhận:
- Như Điều 4 QĐ;
- Bộ Tư pháp;
- Cục Kiểm soát TTHC (VP Chính phủ);
- TT Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử của tỉnh;
- VNPT Lào Cai;
- Lưu: VT, TCHC _(Vân), KSTT₃.

CHỦ TỊCH




Trịnh Xuân Trường

STT

Tên quy trình

Ký hiệu

1

Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

QT-01

2

Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

QT-02

3

Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

QT-03

4

Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác

QT-04

5

Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

QT-05

6

Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

QT-06

7

Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên

QT-07

8

Cấp lại Thẻ công chứng viên

QT-08

9

Xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên trường hợp công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng

QT-09

10

Thành lập Văn phòng công chứng

QT-10

11

Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

QT-11

12

Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

QT-12

13

Hợp nhất Văn phòng công chứng

QT-13

14

Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất

QT-14

15

Sáp nhập Văn phòng công chứng

QT-15

16

Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập

QT-16

17

Chuyển nhượng Văn phòng công chứng

QT-17

18

Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng

QT-18

19

Thành lập Hội công chứng viên

QT-19

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng

x

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

- Người yêu cầu tập sự hành nghề công chứng thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật Công chứng:

+ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý;

+ Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

+ Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

+ Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành;

+ Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư;

- Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 02 ngày làm việc (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

03 ngày làm việc

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy chứng nhận. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC và trả cho Cá nhân

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

05 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;

x

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

Người chấm dứt tập sự hành nghề công chứng được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 6 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP: - Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, e và h khoản 1 Điều 6 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP không còn; - Đã chấp hành xong bản án, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý; - Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; - Sau thời hạn 02 năm, kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc xóa tên Người tập sự khỏi Danh sách Người tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP có hiệu lực.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ,

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư

pháp

01 ngày làm việc

Kết quả giải quyết (Thông báo về việc đã ghi tên vào Danh sách Người tập sự)

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư

pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ

sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số

01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP , gồm:

- Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật Công chứng;

- Công chứng viên hướng dẫn tập sự chết, vì lý do sức khỏe hoặc lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự hoặc công chứng viên hướng dẫn tập sự không thực hiện đầy đủ trách nhiệm quy định tại Điều 10 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và tổ chức hành nghề công chứng không có công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ

chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

02 ngày làm việc

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy chứng nhận. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết

TTHC và trả cho Cá nhân

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

04 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự khi đề nghị thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đã đăng ký tập sự;

x

- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;

x

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);

x

- Thông báo bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi Người tập sự đã đăng ký tập sự trước đó về việc rút tên người tập sự khỏi Danh sách Người tập sự của Sở Tư pháp, xác nhận thời gian tập sự, nơi tập sự và số lần tạm ngừng tập sự.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Đối với trường hợp Người tập sự thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ương khác thì Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong các trường hợp sau:

+ Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành;

+ Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật Công chứng;

+ Công chứng viên hướng dẫn tập sự chết, vì lý do sức khỏe hoặc lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự hoặc công chứng viên hướng dẫn tập sự không thực hiện đầy đủ trách nhiệm quy định tại Điều 10 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và tổ chức hành nghề công chứng không có công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

+ Người tập sự thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

- Đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự: Không.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Đối với trường hợp: Người tập sự thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Người tập sự về việc rút tên người tập sự khỏi Danh sách Người tập sự của Sở Tư pháp, đồng thời xác nhận thời gian tập sự, nơi tập sự và số lần tạm ngừng tập sự (nếu có) của Người tập sự tại địa phương mình;

- Đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách Người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Đối với trường hợp: Người tập sự thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác: Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Người tập sự về việc rút tên người tập sự khỏi Danh sách Người tập sự của Sở Tư pháp, đồng thời xác nhận thời gian tập sự, nơi tập sự và số lần tạm ngừng tập sự (nếu có) của Người tập sự tại địa phương mình;

- Đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự: Trong thời hạn 06 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách Người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ-UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

- 02 ngày làm việc

- Đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự: 04 ngày làm việc

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày làm việc

Ký duyệt Thông báo. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết

TTHC và trả cho Cá nhân

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

- Đối với trường hợp: Người tập sự thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác: Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Người tập sự về việc rút tên người tập sự khỏi Danh sách Người tập sự của Sở Tư pháp, đồng thời xác nhận thời gian tập sự, nơi tập sự và số lần tạm ngừng tập sự (nếu có) của Người tập sự tại địa phương mình;

- Đối với trường hợp đăng ký tập sự sau khi thay đổi nơi đã đăng ký tập sự: Trong thời hạn 06 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách Người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Báo cáo bằng văn bản về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự chấm dứt tập sự khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Tự chấm dứt tập sự;

- Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

- Không còn thường trú tại Việt Nam;

- Bị kết án và bản án đã có hiệu lực pháp luật;

- Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

- Tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP mà không tiếp tục tập sự;

- Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm đăng ký tập sự.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ-UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

02 ngày làm việc

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày làm việc

Ký duyệt Thông báo. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC và trả cho Cá nhân

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

04 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-02 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT- BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;

x

- Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

- Người đã hoàn thành thời gian tập sự và các nghĩa vụ của Người tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;

- Người không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước (người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước thì không được đăng ký tham dự kiểm tra và phải tập sự lại).

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: 3.500.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

11 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

03 ngày

Ký duyệt văn bản. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

0,5 ngày

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC và trả cho Cá nhân

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

15 ngày

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);

x

- 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ);

x

- Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương hoặc hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

x

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động;

x

- Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại, giấy tờ chứng minh đã chấm dứt công việc thường xuyên khác; giấy tờ chứng minh đã được Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc văn bản cam kết chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, Lệ phí: 100.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ-UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

05 ngày làm việc

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày làm việc

Ký duyệt Thông báo. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ.

- Công chức được phân công quản lý dấu, phát hành văn bản

0,5 ngày làm việc

Kết quả giải quyết TTHC

Chuyển trả kết quả giải quyết TTHC và trả cho Cá nhân

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị cấp lại Thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ);

x

- Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp Thẻ bị hỏng).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

Công chứng viên được cấp lại Thẻ công chứng viên trong trường hợp Thẻ đã được cấp bị mất, bị

hỏng.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: 100.000đ/hồ sơ

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

-Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

0,5 ngày làm việc

Ký duyệt Thẻ công chứng viên được cấp lại. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

05 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

Thông báo

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp nơi công chứng viên đăng ký hành nghề ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

0,5 ngày làm việc

Ký duyệt Quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được

phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

05 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

x

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng;

x

- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

Văn phòng công chứng được thành lập khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 22 của Luật Công chứng, cụ thể:

- Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn;

- Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên;

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc;

- Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 06 ngày (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ba nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: Trong thời hạn 14 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

*Quy trình giải quyết tại Sở Tư pháp: 09 ngày

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng

chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày

Ký duyệt Tờ trình phê duyệt, tài liệu có liên quan

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo phòng chuyên môn

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP

Bước 8

- Phát hành văn bản

- Phối hợp với phòng chuyên môn hoàn thiện hồ sơ trình UBND tỉnh.

- Chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Hoặc trình hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản (thực hiện theo văn bản số 864/VPUBND-KSTT ngày 10/8/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Văn thư Sở Tư pháp

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai.

01 ngày

- Bộ hồ sơ trình UBND tỉnh

- Hồ sơ chuyển Văn phòng UBND tỉnh

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ

Hồ sơ lưu theo quy định

*Quy trình giải quyết tại Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh: 05 ngày

Bước 1

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ (thời gian được quy định giải quyết tại cơ quan)

- Chuyển hồ sơ cho Văn thư/Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai/Công chức tiếp nhận văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện

hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 2

Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm thành phần hồ sơ, thông báo cho cơ quan trình, nêu rõ lý do.

- Trường hợp, hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

+ Thực hiện thẩm định hồ sơ

+ Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (nếu có)

+ Dự thảo văn bản

- Trình hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

- Trình hồ sơ Thường trực UBND tỉnh

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày

-Văn bản trả lời cơ quan trình hồ sơ, nêu rõ lý do không đáp ứng yêu cầu (nếu có)

- Văn bản có liên quan

Bước 4

- Phát hành văn bản

- Chuyển trả kết quả giải quyết cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Hình thức: trực tiếp hoặc qua phần mềm Igate hoặc qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc

- Tiếp nhận kết quả, chuyển trả cho quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 5

Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả giải quyết trả cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Các công chức được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

14 ngày

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Đơn đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-09 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;

x

- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện: Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: 1.000.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy đăng ký hoạt động. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

10 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- Bản chính giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

x

- Một số giấy tờ sau đây tùy thuộc vào nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi. Cụ thể như sau:

+ Trường hợp thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng;

x

+ Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng: Giấy tờ chứng minh về trụ sở mới;

x

+ Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trưởng Văn phòng: Giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên, kèm theo thỏ a thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng;

x

+ Trường hợp Văn phòng công chứng bổ sung công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh trong trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh hoặc hợp đồng lao động trong trường hợp bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động kèm theo hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên;

x

+ Trường hợp Văn phòng công chứng giảm số lượng công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh và văn bản thông báo về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP hoặc giấy tờ chứng minh công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh trong các trường hợp theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 18 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng hoặc quyết định miễn nhiệm công chứng viên hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện: Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng sang huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập phải được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định và phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp xem xét cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng trong trường hợp thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí:

- 500.000 đồng/hồ sơ đối với trường hợp cấp lại Giấy đăng ký hoạt động khi thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng;

- Không thu phí đối với trường hợp ghi nhận nội dung thay đổi đăng ký hoạt động khi thay đổi công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng.

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số

01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy đăng ký hoạt động. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ

sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng;

x

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất

x

- Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

x

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

x

- Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện: Các Văn phòng công chứng hợp nhất phải có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP , Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình UBND cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 10 ngày (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP , Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình UBND cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

*Quy trình giải quyết tại Sở Tư pháp: 15 ngày

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

-Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Hoàn thiện hồ sơ gửi lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan

- Tổng hợp các ý kiến tham gia

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày

Ký duyệt Tờ trình phê duyệt, tài liệu có liên quan

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo phòng chuyên môn

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP

Bước 8

- Phát hành văn bản

- Phối hợp với phòng chuyên môn hoàn thiện hồ sơ trình UBND tỉnh.

- Chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Hoặc trình hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản (thực hiện theo văn bản số 864/VPUBND- KSTT ngày 10/8/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Văn thư Sở Tư pháp

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai.

01 ngày

- Bộ hồ sơ trình UBND tỉnh

- Hồ sơ chuyển Văn phòng UBND tỉnh

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ

Hồ sơ lưu theo quy định

*Quy trình giải quyết tại Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh: 10 ngày

Bước 1

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ (thời gian được quy định giải quyết tại cơ quan)

- Chuyển hồ sơ cho Văn thư/Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai/Công chức tiếp nhận văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 2

Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Văn

phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm thành phần hồ sơ, thông báo cho cơ quan trình, nêu rõ lý do.

- Trường hợp, hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

+ Thực hiện thẩm định hồ sơ

+ Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (nếu có)

+ Dự thảo văn bản

- Trình hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

- Trình hồ sơ Thường trực UBND tỉnh

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

- Văn bản trả lời cơ quan trình hồ sơ, nêu rõ lý do không đáp ứng yêu cầu (nếu có)

- Văn bản có liên quan

Bước 4

- Phát hành văn bản

- Chuyển trả kết quả giải quyết cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Hình thức: trực tiếp hoặc qua phần mềm Igate hoặc qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc

- Tiếp nhận kết quả, chuyển trả cho quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 5

Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả giải quyết trả cho tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Các công chức được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP , Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình UBND cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Đơn đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-09 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

x

- Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng;

x

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng;

x

- Giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí: 1.000.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy đăng ký hoạt động. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

10 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; thời gian thực hiện sáp nhập; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan;

x

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị sáp nhập;

x

- Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng;

x

- Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng;

x

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

Văn phòng công chứng bị sáp nhập phải có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với Văn phòng công chứng nhận sáp nhập

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 10 ngày (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

*Quy trình giải quyết tại Sở Tư pháp: 15 ngày

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

- Thẩm định hồ sơ

- Hoàn thiện hồ sơ gửi lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan

- Tổng hợp các ý kiến tham gia

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư

pháp

01 ngày

Ký duyệt Tờ trình phê duyệt, tài liệu có liên quan

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo phòng chuyên môn

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP

Bước 8

- Phát hành văn bản

- Phối hợp với phòng chuyên môn hoàn thiện hồ sơ trình UBND tỉnh.

- Chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Hoặc trình hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản (thực hiện theo văn bản số 864/VPUBND- KSTT ngày 10/8/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Văn thư Sở Tư pháp

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai.

01 ngày

- Bộ hồ sơ trình UBND tỉnh

- Hồ sơ chuyển Văn phòng UBND tỉnh

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ

Hồ sơ lưu theo quy định

*Quy trình giải quyết tại Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh: 10 ngày

Bước 1

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ (thời gian được quy định giải quyết tại cơ quan)

- Chuyển hồ sơ cho Văn thư/Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai/Công chức tiếp nhận văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 2

Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm thành phần hồ sơ, thông báo cho cơ quan trình, nêu rõ lý do.

- Trường hợp, hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

+ Thực hiện thẩm định hồ sơ

+ Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (nếu có)

+ Dự thảo văn bản

- Trình hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

- Trình hồ sơ Thường trực UBND tỉnh

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

- Văn bản trả lời cơ quan trình hồ sơ, nêu rõ lý do không đáp ứng yêu cầu (nếu có)

- Văn bản có liên quan

Bước 4

- Phát hành văn bản

- Chuyển trả kết quả giải quyết cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Hình thức: trực tiếp hoặc qua phần mềm Igate hoặc qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc

- Tiếp nhận kết quả, chuyển trả cho quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 5

Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả giải quyết trả cho tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Các công chức được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng;

x

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập;

x

- Giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên đang hành nghề tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí: 500.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy đăng ký hoạt động. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó có nộ i dung: Tên, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan;

x

- Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

x

- Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

x

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

x

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

x

- Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

1. Văn phòng công chứng được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 29 của Luật Công chứng. Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm; Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.

2. Công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng;

- Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng;

- Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 10 ngày (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

*Quy trình giải quyết tại Sở Tư pháp: 15 ngày

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Hoàn thiện hồ sơ gửi lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan

- Tổng hợp các ý kiến tham gia

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

Dự thảo văn bản, tài liệu có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày

Ký duyệt Tờ trình phê duyệt, tài liệu có liên quan

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo phòng chuyên môn

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP

Bước 8

- Phát hành văn bản

- Phối hợp với phòng chuyên môn hoàn thiện hồ sơ trình UBND tỉnh.

- Chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Hoặc trình hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản (thực hiện theo văn bản số 864/VPUBND- KSTT ngày 10/8/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Văn thư Sở Tư pháp

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai.

01 ngày

- Bộ hồ sơ trình UBND tỉnh

- Hồ sơ chuyển Văn phòng UBND tỉnh

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ

Hồ sơ lưu theo quy định

*Quy trình giải quyết tại Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh: 10 ngày

Bước 1

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ (thời gian được quy định giải quyết tại cơ quan)

- Chuyển hồ sơ cho Văn thư/Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai/Công chức tiếp nhận văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

-Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 2

Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm thành phần hồ sơ, thông báo cho cơ quan trình, nêu rõ lý do.

- Trường hợp, hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

+ Thực hiện thẩm định hồ sơ

+ Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (nếu có)

+ Dự thảo văn bản

- Trình hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

- Trình hồ sơ Thường trực UBND tỉnh

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

08 ngày

- Văn bản trả lời cơ quan trình hồ sơ, nêu rõ lý do không đáp ứng yêu cầu (nếu có)

- Văn bản có liên quan

Bước 4

- Phát hành văn bản

- Chuyển trả kết quả giải quyết cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Hình thức: trực tiếp hoặc qua phần mềm Igate hoặc qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc

- Tiếp nhận kết quả, chuyển trả cho quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 5

Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả giải quyết trả cho tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Các công chức được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

x

- Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng;

x

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

x

- Giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí: 500.000đ/hồ sơ

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành

chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn

(Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

01 ngày làm ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày làm việc

Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

1,5 ngày làm việc

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày làm việc

Ký duyệt Giấy đăng ký hoạt động. Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính

- Tờ trình Đề án;

x

- Đề án thành lập Hội công chứng viên;

x

- Báo cáo thẩm định Đề án.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu điều kiện thực hiện:

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án thành lập Hội công chứng viên, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định Đề án, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh hồ sơ đề nghị thành lập Hội công chứng viên;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định cho phép thành lập Hội công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 13 ngày (Quyết định số 3009/QĐ-UBND ngày 23/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trong thời hạn 23 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án thành lập Hội công chứng viên, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định Đề án, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh hồ sơ đề nghị thành lập Hội công chứng viên;

- Trong thời hạn 09 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định cho phép thành lập Hội công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, Lệ phí: Không

b. 7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

*Quy trình giải quyết tại Sở Tư pháp: 23 ngày

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn (Phòng Hành chính Bổ trợ tư pháp)

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ đề nghị

Bước 3

Phòng chuyên môn

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày

Công văn phúc đáp (nếu có)

- Thẩm định hồ sơ

- Hoàn thiện hồ sơ gửi lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan (nếu có); Tổng hợp các ý kiến tham gia

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định Đề án

- Đề xuất phương án giải quyết

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng

- Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

14 ngày

Dự thảo văn bản, tài liệu có liên quan

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

03 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày

Ký duyệt Tờ trình phê duyệt, tài liệu có liên quan

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo phòng chuyên môn

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP

Bước 8

- Phát hành văn bản

- Phối hợp với phòng chuyên môn hoàn thiện hồ sơ trình UBND tỉnh.

- Chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Hoặc trình hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản (thực hiện theo văn bản số 864/VPUBND- KSTT ngày 10/8/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Văn thư Sở Tư pháp

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai.

01 ngày

- Bộ hồ sơ trình UBND tỉnh

- Hồ sơ chuyển Văn phòng UBND tỉnh

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ

Hồ sơ lưu theo quy định

*Quy trình giải quyết tại Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh: 09 ngày

Bước 1

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ (thời gian được quy định giải quyết tại cơ quan)

- Chuyển hồ sơ cho Văn thư/Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai/Công chức tiếp nhận văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

(Các mẫu phiếu theo Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ .

- Mẫu số 06 : Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ đề nghị

Bước 2

Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm thành phần hồ sơ, thông báo cho cơ quan trình, nêu rõ lý do.

- Trường hợp, hồ sơ đáp ứng yêu cầu:

+ Thực hiện thẩm định hồ sơ

+ Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan (nếu có)

+ Dự thảo văn bản

- Trình hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

- Trình hồ sơ Thường trực UBND tỉnh

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

07 ngày

- Văn bản trả lời cơ quan trình hồ sơ, nêu rõ lý do không đáp ứng yêu cầu (nếu có)

- Văn bản có liên quan

Bước 4

- Phát hành văn bản

- Chuyển trả kết quả giải quyết cho quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Hình thức: trực tiếp hoặc qua phần mềm Igate hoặc qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc

- Tiếp nhận kết quả, chuyển trả cho quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 5

Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả giải quyết trả cho tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 6

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Các công chức được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Trong thời hạn 23 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án thành lập Hội công chứng viên, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định Đề án, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hồ sơ đề nghị thành lập Hội công chứng viên;

- Trong thời hạn 09 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định cho phép thành lập Hội công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.