Quyết định 41/QĐ-QLCL năm 2008 Quy định tạm thời áp dụng phần mềm TRACES trong việc cấp chứng thư cho các lô hàng thủy sản xuất khẩu vào EU do Cục trưởng Cục quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH TẠM THỜI QUY ĐỊNH ÁP DỤNG PHẦN MỀM TRACES TRONG VIỆC CẤP CHỨNG THƯ CHO CÁC LÔ HÀNG THỦY SẢN XUẤT KHẨU VÀO EU

CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
NÔNG LÂM SẢN VÀ THỦY SẢN

Căn cứ Quyết định số 29/2008/QĐ-BNN ngày 28 tháng 1 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản;
Căn cứ Quyết định số 650/2000/QĐ-BTS ngày 4 tháng 8 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Thủy sản (trước đây) ban hành Quy chế kiểm tra và chứng nhận Nhà nước về chất lượng hàng hóa thủy sản;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Quản lý Chất lượng Thực phẩm thủy sản, Trưởng phòng Kế hoạch, Tổng hợp,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tạm thời áp dụng phần mềm TRACES trong việc cấp chứng thư cho các lô hàng thủy sản xuất khẩu vào EU.

Điều 2. Phòng Kế hoạch, Tổng hợp chịu trách nhiệm là đầu mối quản trị mạng TRACES của hệ thống Cục và xây dựng tài liệu đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm tại các đơn vị thuộc Cục.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15/5/2008 và áp dụng tạm thời trong thời gian 6 tháng.

Điều 4. Các Ông Chánh văn phòng, Trưởng phòng các Phòng thuộc Cục và Giám đốc các Trung tâm vùng chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY ĐỊNH TẠM THỜI

ÁP DỤNG PHẦN MỀM TRACES TRONG VIỆC CẤP CHỨNG THƯ ĐIỆN TỬ CHO CÁC LÔ HÀNG THỦY SẢN XUẤT KHẨU VÀO EU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/QĐ-QLCL ngày 25 tháng 4 năm 2008 của Cục trưởng Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

1. Văn bản này quy định trình tự và thủ tục áp dụng phần mềm TRACES trong việc cấp chứng thư điện tử đối với lô hàng tôm đông lạnh xuất khẩu vào EU.

2. Trong trường hợp chứng thư chuyển tiếp, đơn vị cấp chứng thư sau cùng sẽ phải sử dụng phần mềm TRACES để cấp chứng thư điện tử.

3. Việc cấp chứng thư theo các quy định hiện hành vẫn được thực hiện song song với việc cấp chứng thư điện tử nêu tại Khoản 1 Điều này.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

Một số từ ngữ sử dụng trong quy định này được hiểu như sau:

1. TRACES: là hệ thống phần mềm kiểm soát thương mại (TRAde Control Expert System) hỗ trợ hoạt động quản lý cấp chứng thư cho các lô hàng xuất khẩu vào các nước EU.

2. HS code: là danh mã hàng hóa theo phân loại của Hệ thống Hải quan quốc tế.

3. Lô hàng: là tập hợp nhiều đơn vị sản phẩm cùng HS code, có cùng một điều kiện bảo quản, thuộc một chủ sở hữu, được tập kết hoặc giao nhận cùng một thời gian và địa điểm.

4. Cơ quan kiểm tra là Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và thủy sản (bao gồm Cục và 06 Trung tâm vùng trực thuộc).

5. Chứng thư: Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm được Cơ quan kiểm tra cấp cho các lô hàng thủy sản đáp ứng quy định EU.

6. Tài khoản: là thông tin về tên sử dụng kèm theo mật khẩu truy cập vào phần mềm TRACES.

7. Quản trị mạng: là đầu mối đề xuất phân quyền các loại tài khoản, quản lý và giám sát việc vận hành hệ thống phần mềm TRACES.

Điều 3. Nguyên tắc phân quyền và sử dụng tài khoản

1. Cục quản lý thống nhất hệ thống tài khoản sử dụng mạng TRACES.

2. Hệ thống tài khoản bao gồm tài khoản của quản trị mạng và tài khoản của các đơn vị trực thuộc.

a. Tài khoản quản trị mạng: được sử dụng để cấp tài khoản cho các đơn vị trực thuộc truy cập vào hệ thống TRACES sau khi được Lãnh đạo Cục phê duyệt.

b. Tài khoản của các đơn vị trực thuộc: được sử dụng để truy cập, xử lý thông tin và cấp chứng thư điện tử gửi trực tiếp sang Trạm kiểm soát biên giới của các nước EU (BIP).

Điều 4. Sử dụng phần mềm TRACES

1. Việc cấp chứng thư điện tử được chỉ được thực hiện sau khi chứng thư cấp theo các quy định hiện hành đã được phê duyệt.

2. Cơ quan kiểm tra sử dụng phần mềm TRACES để thực hiện toàn bộ quá trình cấp chứng thư điện tử với tài khoản được quản trị mạng cung cấp theo hướng dẫn thống nhất của Cục.

Chương 2.

CẤP CHỨNG THƯ ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM TRACES

Điều 5. Tiếp nhận và xử lý thông tin lô hàng

1. Các nội dung thông tin bắt buộc

Các thông tin khai báo về lô hàng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung trong mẫu chứng thư nêu tại Phụ lục 1 gửi kèm.

2. Quy định một số thông tin được khai báo trên chứng thư phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a. Xuất xứ lô hàng (Place of origin):

i. Các lô hàng phải có xuất xứ (được sản xuất) tại cơ sở có tên trong Danh sách doanh nghiệp Việt Nam được phép chế biến thủy sản xuất khẩu vào EU.

ii. Địa chỉ tỉnh thành phố Việt Nam phải bao gồm tên, mã số theo quy định tại Phụ lục 2.

b. Đơn vị xuất khẩu (consignor)

i. Đơn vị đứng tên là nhà xuất khẩu phải nằm trong danh sách các nhà xuất khẩu thủy sản của Việt Nam đã được cập nhật trên mạng TRACES.

ii. Việc xây dựng và cập nhật danh sách này sẽ do cơ quan kiểm tra thực hiện và định kỳ hàng tuần tập hợp, báo cáo Danh sách về quản trị mạng TRACES.

c. Đơn vị nhận hàng (consignee)

i. Đơn vị nhận lô hàng nhập khẩu tại EU theo nội dung đăng ký kiểm tra của doanh nghiệp phải có tên trong Danh sách các doanh nghiệp nhận hàng được cập nhật sẵn trong phần mềm TRACES.

ii. Trong trường hợp đơn vị nhận hàng chưa có tên trong danh sách nêu trên, Các cơ quan kiểm tra có trách nhiệm thông báo kịp thời về quản trị mạng TRACES.

ii. Quản trị mạng hàng tuần có trách nhiệm tổng hợp danh sách các đơn vị nhận hàng mới và thông báo tới bộ phận TRACES - Ủy ban châu Âu để bổ sung danh sách.

d. Nước xuất xứ và nước đến (Country of origin/country of destination)

Tên quốc gia phải được ký hiệu theo tiêu chuẩn ISO.

e. Mô tả sản phẩm

i. Thông tin sản phẩm phải bao gồm ký hiệu danh mã theo hệ thống Hải quan quốc tế - HS code và các thông tin chi tiết về sản phẩm (như tên khoa học, tên thương mại, dạng công nghệ chế biến, trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh,…) theo nội dung đăng ký của doanh nghiệp kèm theo Bảng kê chi tiết hàng hóa.

ii. Cách khai danh mã đối với sản phẩm tôm đông lạnh trong quy định này như sau:

HS-code 0306: áp dụng đối với sản phẩm tôm nguyên con hoặc bóc vỏ ở các dạng đông lạnh; tôm nguyên con hấp chín hoặc luộc chín ở dạng đông lạnh dùng làm thực phẩm.

HS-code 1605: áp dụng đối với sản phẩm tôm đông lạnh chế biến dạng làm sẵn khác với các sản phẩm tương ứng với HS-code 0306.

3. Các thông tin khác trên chứng thư phải tuân thủ quy định số (EC) 1664/2004 và các quy định hiện hành khác của Cục.

Điều 6. Xác nhận thông tin đăng ký

Sau khi hoàn thiện việc khai báo thông tin đăng ký, cán bộ cấp chứng thư cần phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập bằng chức năng “xác nhận” (validate) trên phần mềm TRACES.

Điều 7. Cấp chứng thư điện tử

1. Chứng thư điện tử đã hoàn thiện cần được in ra và trình cán bộ được lãnh đạo Cơ quan kiểm tra ủy quyền xem xét và phê duyệt.

2. Chỉ các chứng thư điện tử đã được phê duyệt theo quy định tại khoản 1 điều này mới được chuyển tới trạm kiểm soát biên giới của các nước thuộc EU (BIP) thông qua chức năng “gửi chứng thư” (submit decision) trên phần mềm TRACES.

Điều 8. Thông báo và lưu trữ kết quả

1. Các chứng thư điện tử cần được đồng gửi tới quản trị mạng TRACES của Cục qua thư điện tử để theo dõi và kịp thời phối hợp xử lý khi có sự cố phát sinh.

2. Các bản đã xác nhận của cán bộ được ủy quyền cần được lưu trữ đầy đủ.

Điều 9. Điều chỉnh/hủy chứng thư điện tử đã cấp

Trong trường hợp cần thay đổi thông tin về chứng thư đã cấp, Cơ quan kiểm tra cần mở lại chứng thư điện tử đã cấp, cập nhật các nội dung thay đổi, chọn hình thức “thay thế” (replace) và thực hiện đầy đủ các nội dung nêu trên hoặc “hủy” (cancel)

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

Điều 10. Cơ quan kiểm tra

1. Chịu trách nhiệm thực hiện cấp chứng thư điện tử bằng phần mềm TRACES theo đúng trình tự, thủ tục nêu tại chương II của quy định này.

2. Kịp thời báo cáo các sự việc phát sinh về Bộ phận quản trị mạng của Cục để kịp thời phối hợp giải quyết.

3. Định kỳ 2 tháng có báo cáo đánh giá kết quả áp dụng phần mềm TRACES về Cục.

4. Có quyền đề xuất trang thiết bị, nhân lực cần thiết để triển khai áp dụng phần mềm TRACES.

Điều 11. Bộ phận Quản trị mạng của Cục

1. Chịu trách nhiệm là đầu mối của Cục phối hợp với Ủy ban châu Âu triển khai phần mềm TRACES tại Việt Nam.

2. Đề xuất và phân quyền cho các tài khoản tham gia sử dụng TRACES sau khi được Lãnh đạo Cục phê duyệt; hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị sử dụng phần mềm TRACES.

3. Tiếp nhận thông tin cảnh báo từ Ủy ban châu Âu thông qua mạng TRACES và thông báo kịp thời đến các đơn vị liên quan để xử lý theo đúng quy định.

4. Đề xuất áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin nhằm đảm bảo hệ thống phần mềm TRACES được triển khai an toàn và có hiệu quả.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Sửa đổi, bổ sung

1. Các đơn vị, cá nhân đều có quyền kiến nghị sửa đổi, bổ sung bằng văn bản gửi Cục trưởng Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản.

2. Mọi sửa đổi, bổ sung Quy định tạm thời này do Cục trưởng Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản xem xét và quyết định bằng văn bản.