Quyết định 4020/QĐ-UBND năm 2020 về Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021-2025

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2021 - 2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng, công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025"; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Thực hiện Kế hoạch số 299/KH-UBND ngày 05/8/2020 của UBND tỉnh về việc Thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 247/TTr-SNV ngày 06/11/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 - 2025.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4020/QĐ-UBND ngày 25/11//2020 của UBND tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh; cung cấp thông tin đến với công chứng.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng tệp tin điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định.

2. Yêu cầu

- Việc số hóa tài liệu phải đúng quy trình, tiến độ thực hiện, các quy định của pháp luật và đảm bảo tiết kiệm.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Tài liệu đưa ra số hóa phải tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Khối lượng, lộ trình thực hiện

- Thời gian thực hiện Kế hoạch: Từ năm 2021 đến năm 2025.

- Khối lượng và lộ trình thực hiện Kế hoạch: Tiến hành số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy mô, số lượng, lộ trình tại Phụ lục I gửi kèm.

2. Dự toán kinh phí thực hiện

- Căn cứ lập dự toán: Áp dụng theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 03/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Tổng kinh phí thực hiện: 17.889.019.000 đồng.

(Bằng chữ: Mười bảy tỷ, tám trăm tám mươi chín triệu, không trăm mười chín nghìn đồng).

Trong đó:

+ Chi phí vật tư, văn phòng phẩm: 720.809.000 đồng.

+ Chi phí nhập trường thông tin hồ sơ, nhập trường thông tin văn bản, số hóa tài liệu: 17.168.210.000 đồng.

Định mức văn phòng phẩm phục vụ số hóa tài liệu 01 trang A4 được quy định tại Phụ lục II.

3. Nguồn kinh phí thực hiện: Do ngân sách Nhà nước cấp.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Kế hoạch theo quy định của pháp luật, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.

- Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; chỉ đạo thực hiện nghiệm thu, thanh quyết toán kinh phí theo quy định của pháp luật, định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm phối hợp với các cơ quan liên quan tổng hợp, lập dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch gửi Sở Tài chính thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; lập dự toán điều chỉnh khi có sự thay đổi, biến động về giá vật tư, văn phòng phẩm... báo cáo Sở Nội vụ, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp; định kỳ hàng năm báo cáo Sở Nội vụ kết quả thực hiện theo quy định.

2. Sở Tài chính

Bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm, cân đối và đảm bảo kinh phí để triển khai thực hiện Kế hoạch.

Yêu cầu Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và thủ trưởng các cơ quan liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này./.