Quyết định 378 QĐ/ĐCKS-ĐC năm 2003 Quy định về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất do Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ QUY CÁCH TÀI LIỆU VÀ THỂ THỨC GIAO NỘP BÁO CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT

CỤC TRƯỞNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

Căn cứ Quyết định số 14/2003/QĐ-BTNMT ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Địa chất và Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 10 năm 2003 và thay thế Quyết định số 115QĐ/ĐCKS-ĐTĐC ngày 01 tháng 7 năm 1998 của Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam về việc ban hành Hướng dẫn chi tiết giao nộp và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản.

Điều 3. Chánh Văn phòng Cục, Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Cục, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục và các tổ chức, cá nhân được phép tiến hành điều tra cơ bản địa chất, điều tra cơ bản địa chất về tài nguyên khoáng sản, thăm dò khoáng sản và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH CHI TIẾT

VỀ QUY CÁCH TÀI LIỆU VÀ THỂ THỨC GIAO NỘP BÁO CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT
(Ban hành kèm theo Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003 của Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Văn bản này quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo địa chất (gọi tắt là báo cáo) vào Lưu trữ Địa chất, lưu giữ, bảo quản tài liệu địa chất theo “Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản”, được ban hành kèm theo Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp.

Điều 2. Các bộ báo cáo in trên giấy và phương tiện lưu giữ tin học phải có nội dung và hình thức thống nhất và phù hợp với bản đã được phê duyệt.

Báo cáo và các tài liệu kèm theo báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phải rõ ràng, sạch, dễ đọc; có khả năng lưu giữ, bảo quản lâu dài và khai thác thuận lợi.

Chương II

QUY CÁCH TÀI LIỆU NỘP LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT

Điều 3. Báo cáo thuyết minh gồm phần viết, các biểu bảng, hình vẽ, ảnh minh họa và các văn bản pháp lý đóng kèm theo.

Báo cáo thuyết minh được sắp xếp như sau:

- Trang bìa thứ nhất (mẫu 1);

- Trang bìa thứ hai (mẫu 2);

- Mục lục;

- Các văn bản pháp lý kèm theo báo cáo;

- Các chương, mục, biểu bảng, hình vẽ, ảnh minh họa của báo cáo;

- Danh mục tài liệu tham khảo (mẫu số 3);

- Danh mục các bản vẽ kèm theo báo cáo (mẫu số 4);

- Danh mục các phụ lục kèm theo báo cáo (mẫu số 5);

- Bảng kê danh sách mẫu vật nộp tại đơn vị cơ sở (mẫu số 6);

- Bảng kê danh sách mẫu vật nộp Bảo tàng Địa chất (nếu có);

- Danh mục tài liệu nguyên thuỷ giao nộp tại đơn vị cơ sở (mẫu số 7);

Điều 4. Báo cáo thuyết minh được in ra từ máy in Laser, trên giấy trắng khổ A4. Quy cách trình bày báo cáo như sau:

1. Các văn bản pháp lý kèm theo báo cáo, có thể đóng kèm báo cáo hoặc thành phụ lục riêng, gồm:

a) Đối với các nhiệm vụ thực hiện bằng kinh phí ngân sách Nhà nước: Quyết định phê duyệt báo cáo, quyết định phê duyệt đề án, quyết định điều chỉnh đề án ( nếu có), quyết định phê duyệt chỉ tiêu tính trữ lượng (nếu có), quyết định thành lập hội đồng xét duyệt báo cáo, biên bản hội nghị xét duyệt, các bản nhận xét, thẩm định báo cáo;

b) Đối với các nhiệm vụ được thực hiện bằng các nguồn vốn khác trong nước và liên doanh với nước ngoài: Giấy phép hoạt động khoáng sản, quyết định phê duyệt báo cáo, biên bản hội nghị thẩm định báo cáo, quyết định phê duyệt trữ lượng (nếu có).

c) Đối với các báo cáo do tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện (có hoặc không có sự tham gia của phía Việt Nam): Giấy phép hoạt động khoáng sản hoặc các văn bản hợp tác quốc tế.

Các văn bản pháp lý là bản gốc hoặc bản sao có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Văn bản phải rõ ràng, không bị tẩy xóa, không bị mờ hoặc mất chữ.

2. Bố cục và nội dung các chương mục báo cáo được thành lập bằng nguồn kinh phí nhà nước thực hiện theo các quy chế, quy phạm, quy định chuyên ngành hoặc theo đề cương được cơ quan có thẩm quyền duyệt.

Các chương, mục được đánh số liên tục, không trùng lặp;

Cách viết tên đá, tên khoáng vật, ký hiệu các phân vị địa chất và các chuyên từ địa chất khác trong báo cáo phải thống nhất;

Số trang được đánh liên tục (kể cả trang biểu bảng và hình vẽ) ở giữa phía dưới trang, không đánh số trang bìa, không dùng ký hiệu phụ kiểu a, b, c… hoặc 1.1, 1.2, 1.3… để đánh số trang.

3. Các biểu bảng được đánh số theo chương, ví dụ, biểu bảng ở chương I sẽ có số hiệu là bảng I.1, I.2, I.3...,biểu bảng ở chương II sẽ là II.1, II.2... Các biểu bảng khổ A3 có thể in kim và gập lại theo khổ A4.

4. Các hình vẽ minh họa trong báo cáo thuyết minh phải được can, vẽ trực tiếp hoặc in ra từ máy tính. Hình vẽ minh họa được lập chủ yếu trên giấy khổ A4; đối với một số hình vẽ phức tạp có thể trên giấy khổ A3 nhưng được gấp lại theo khổ A4. Tất cả các hình vẽ đều phải có chỉ dẫn, thước tỷ lệ, tên bản vẽ, người thành lập, năm thành lập hoặc nguồn tài liệu (nếu là tài liệu tham khảo). Các bản đồ, sơ đồ được thu gọn để minh họa trong báo cáo phải có tọa độ trắc địa và lưới kilomet của toạ độ mặt phẳng thống nhất với tọa độ các bản vẽ chính. Số hình vẽ minh họa đánh theo chương, tương tự số hiệu biểu bảng đã nêu ở trên.

Hình thức trình bày hình vẽ minh họa phải rõ ràng. Chữ trên hình vẽ phải đọc được một cách dễ dàng.

5. Ảnh minh họa trong báo cáo thuyết minh phải là ảnh in ra từ phim hoặc ảnh in bằng máy in với độ phân dải không thấp hơn 300 dpi. ảnh phải có chú thích, chỉ dẫn nội dung, thời gian và địa điểm chụp, tỷ lệ (hoặc vật xác định tỷ lệ), người chụp. Cách đánh số hiệu thứ tự ảnh như với hình vẽ minh hoạ và biểu bảng.

6. Báo cáo thuyết minh phải có chữ ký của chủ biên, chữ ký và dấu đóng của thủ trưởng đơn vị (mẫu số 2), được đóng thành một hoặc một số tập có bìa cứng, chữ trên bìa in hoặc mạ, trên gáy phải có tên báo cáo.

Điều 5. Nội dung, hình thức bản vẽ (bản đồ, bình đồ, sơ đồ…) kèm theo báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phù hợp với quy chế, quy định chuyên ngành. Đối với các lĩnh vực không có quy định riêng thì hình thức khung bản vẽ trình bày theo mẫu số 8.

Yêu cầu chung về bản vẽ như sau:

1. Ký hiệu tuổi, phân vị địa chất, thành phần thạch học; tên đá, tên khoáng vật…thực hiện theo Quy chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản tỷ lệ 1:50 000 được ban hành kèm theo Quyết định số 56/2000/QĐ-BCN ngày 22 tháng 9 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. Trong trường hợp trong Quy chế không có ký hiệu, tác giả được phép biên soạn ký hiệu mới nhưng phải thống nhất trong tất cả tài liệu của báo cáo. Đối với bản vẽ các báo cáo đánh giá, thăm dò khoáng sản, nghiên cứu khoa học, để khỏi lẫn lộn với ký hiệu thân quặng và các ký hiệu khác, các ký hiệu đứt gãy dùng màu đỏ.

2. Các bản vẽ đi kèm báo cáo nộp lưu trữ được lập thủ công hoặc in trực tiếp ra từ máy tính, với độ phân giải không thấp hơn 300 dpi, trên giấy trắng. Số bản vẽ được đánh liên tục, trong trường hợp bản vẽ có nhiều mảnh thì dùng chỉ số phụ như 5.1, 5.2 .v.v... và phải có sơ đồ ghép mảnh kèm theo.

3. Các bản đồ, bình đồ các loại phải có khung tọa độ, ghi rõ tọa độ trắc địa và lưới kilomet của tọa độ mặt phẳng.

Được phép lồng ghép bản vẽ tỷ lệ khác nhau hoặc chỉ dẫn, mặt cắt địa chất trong khung bản vẽ;

4. Các bản vẽ được gấp thành khổ A4 theo hình chữ Z, để lộ số hiệu bản vẽ lên phía trên.

Điều 6. Các phụ lục kèm theo báo cáo phù hợp với danh mục ghi trong báo các được phê duyệt.

Cách trình bày phụ lục như sau:

1. Các phụ lục ở dạng bản lời hoặc biểu bảng quy cách trình bày thống nhất như với báo cáo thuyết minh quy định tại Điều 4 của Quy định này;

2. Các thiết đồ công trình có thể lập ở dạng phụ lục đóng thành tập khổ A4 hoặc bản vẽ ghép theo tuyến ở tỷ lệ từ 1:50 đến 1:200, với thiết đồ lỗ khoan có thể đến 1:500, tùy thuộc vào độ phức tạp của cấu tạo địa chất, đảm bảo thể hiện được các yếu tố cấu trúc địa chất, đặc điểm khoáng sản và tính thẩm mỹ của bản vẽ; đối với các công trình có kích thước lớn có thể trình bày trên một số trang A4 hoặc trang A3 gập lại theo khổ A4.

3. Các phụ lục phải được đánh số liên tục từ nhỏ đến lớn, không trùng lặp, không ngắt quãng. Trường hợp phụ lục có nhiều quyển thì đánh số theo kiểu 1.1, 1.2, 1.3 .v.v... .

Các phụ lục có khối lượng nhỏ, số hiệu liền nhau có thể đóng chung lại thành một quyển; phụ lục quá dày có thể chia thành nhiều quyển. Đối với mỗi quyển phụ lục phải có trang bìa, trình bày tên đơn vị thành lập, số hiệu phụ lục, tên phụ lục, thời gian và người thành lập, chủ biên, chữ ký và dấu đóng của thủ trưởng đơn vị thành lập như mẫu số 9,10 kèm theo Quy định này. Đầu quyển hoặc đầu phụ lục, sau trang bìa 2, phải có mục lục.

Điều 7. Báo cáo thuyết minh và các phụ lục được soạn thảo trên máy tính bằng bộ mã tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode). Cỡ chữ dùng cho bản lời thuyết minh và phụ lục 13-14pt, cho biểu bảng có thể 10-14pt.

Tài liệu lưu giữ bằng phương tiện tin học của báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phải được ghi vào đĩa CD có chất lượng tốt, việc sắp xếp tài liệu phù hợp với thứ tự tài liệu của báo cáo in trên giấy, đảm bảo sử dụng thuận tiện, có thể in ra được báo cáo giống bộ in trên giấy. Các văn bản pháp lý, ảnh, hình vẽ minh họa được ghép vào báo cáo bằng quét ảnh, chụp ảnh số hoặc các phương pháp khác.

Điều 8. Tài liệu các bộ báo cáo in trên giấy sắp xếp theo thứ tự trong hộp cứng, bền, có kích thước 21 x 31 cm, bề dày hộp không quá 8 cm. Từng hộp có danh mục tài liệu.

Phương tiện lưu giữ tin bảo quản trong hộp nhựa hoặc kim loại.

Chương III

THỂ THỨC GIAO NỘP BÁO CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT

Điều 9. Trình tự giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất như sau:

Đối với báo cáo được thành lập bằng kinh phí ngân sách nhà nước trước khi nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất phải giao nộp tài liệu nguyên thủy vào Lưu trữ cơ sở.

Điều 10. Tài liệu nguyên thủy nộp Lưu trữ cơ sở theo danh mục kèm theo báo cáo phê duyệt. Quy cách tài liệu nguyên thủy nộp lưu trữ phù hợp với Quy định về tài liệu nguyên thủy được ban hành kèm theo Quyết định số 70QĐ/ĐC-KT ngày 29/5/1996 của Cục trưởng Cục Địa chất Việt Nam (nay là Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam).

Tài liệu nguyên thủy giao nộp tại lưu trữ cơ sở phải có giấy chứng nhận theo mẫu số 11 kèm theo Quy định này.

Điều 11. Thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất như sau:

1. Báo cáo được thành lập bằng kinh phí ngân sách nhà nước được nhận vào Lưu trữ Địa chất khi có các văn bản pháp lý sau:

- Có quyết định phê duyệt hoặc thẩm định của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền, cho phép nộp vào Lưu trữ Địa chất;

- Có giấy chứng nhận giao nộp tài liệu nguyên thủy vào lưu trữ cơ sở;

- Có công văn của đơn vị giao nộp báo cáo xác nhận báo cáo giao nộp đảm bảo đúng với bản đã được phê duyệt và phù hợp với Quy định này;

2. Báo cáo được thành lập bằng nguồn vốn khác, kể cả của các công ty nước ngoài, được nộp Lưu trữ Địa chất khi có quyết định phê duyệt hoặc thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, hoặc có ý kiến tiếp nhận (bằng văn bản) của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.

3. Nội dung và trình tự kiểm tra của Lưu trữ Địa chất đối với báo cáo giao nộp Lưu trữ gồm:

- Sự đầy đủ, hợp lệ của các văn bản pháp lý và các loại tài liệu nộp vào Lưu trữ Địa chất theo danh mục phụ lục, bản vẽ kèm theo báo cáo ghi trong bản thuyết minh báo cáo phê duyệt;

- Tính thống nhất của tài liệu nộp Lưu trữ; tính thống nhất tài liệu giữa các bộ báo cáo in trên giấy và ở dạng lưu giữ tin; chất lượng phương tiện lưu giữ tin;

- Có quy cách phù hợp với Quy định này.

4. Trong thời hạn 20 ngày cơ quan Lưu trữ Địa chất phải kiểm tra, thu nhận và cấp giấy chứng nhận nộp lưu trữ cho đơn vị nộp báo cáo. Trong trường hợp báo cáo giao nộp chưa đạt yêu cầu cơ quan lưu trữ Địa chất phải lập biên bản nêu rõ các vấn đề phải sửa chữa, hoàn thiện báo cáo. Đơn vị nộp báo cáo có trách nhiệm sửa chữa, hoàn thiện báo cáo theo các vấn đề đã ghi trong biên bản. Trong trường hợp có vấn đề không thống nhất giữa các bên giao- nhận cơ quan Lưu trữ địa chất phải báo cáo Cục để giải quyết.

5. Sau khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Địa chất, đơn vị giao nộp được cấp giấy chứng nhận nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất theo mẫu số 12.

Chương IV

LƯU GIỮ, BẢO QUẢN, PHỤC CHẾ BÁO CÁO ĐỊA CHẤT

Điều 12. Báo cáo địa chất trong Lưu trữ Địa chất phải có ký hiệu lưu trữ và được lưu giữ, bảo quản trong kho không bị các tác động có thể làm hư hỏng, xâm hại đến tài liệu. Kho lưu trữ báo cáo địa chất phải có đủ thiết bị phòng cháy, báo cháy, chữa cháy và các điều kiện khác, đảm bảo việc bảo vệ, lưu giữ, bảo quản lâu dài các báo cáo địa chất và thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng báo cáo. Việc thay đổi ký hiệu lưu trữ của báo cáo địa chất phải có ý kiến bằng văn bản của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.

Các đĩa CD, băng từ và các vật mang tin khác của báo cáo có ký hiệu lưu trữ phù hợp với ký hiệu lưu trữ của báo cáo.

Điều 13. Các báo cáo hư hỏng phải được phục chế. Yêu cầu đối với công việc phục chế tài liệu như sau:

1. Hàng năm cơ quan Lưu trữ Địa chất tiến hành kiểm kê báo cáo trong kho lưu trữ, phát hiện các tài liệu hư hỏng cần phục chế, lập danh sách trình Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam xem xét, quyết định phục chế;

2. Tài liệu phục chế phải đảm bảo có nội dung đúng với bản gốc, được Hội đồng nghiệm thu của Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất nghiệm thu.

Khi nộp trở lại vào Lưu trữ tài liệu phải được Trung tâm Thông tin – Lưu trữ Địa chất xác nhận (ghi vào nơi thuận tiện ngay trên tài liệu): thời gian phục chế, người phục chế, người kiểm tra và người nhận tài liệu (phải ký và ghi rõ họ tên). Ký hiệu lưu trữ của tài liệu phục chế phù hợp với ký hiệu lưu trữ của tài liệu gốc và có thêm 2 chữ PC (phục chế).

3. Tài liệu gốc bị hư hỏng sau khi phục chế cũng phải được nộp trở lại vào Lưu trữ để lưu giữ bảo quản riêng.

Điều 14. Khi sáp nhập, giải thể các đơn vị, việc lưu giữ tài liệu địa chất ở lưu trữ cơ sở sẽ do Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam quyết định.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Cơ quan Lưu trữ Địa chất có trách nhiệm thu nhận, bảo quản tài liệu báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất theo Quy định này. Hàng năm, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất phải có báo cáo gửi Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam về tình hình thu nhận, bảo quản, cung cấp, phục chế tài liệu ở Lưu trữ Địa chất.

Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra Lưu trữ Địa chất thực hiện việc thu nhận, bảo quản, cung cấp tài liệu Lưu trữ theo đúng quy định; giúp Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu giữ tài liệu tại các lưu trữ cơ sở.

Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ giao nộp báo cáo địa chất vào Lưu trữ địa chất phải có báo cáo gửi Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam về tình hình giao nộp báo cáo địa chất, thu nhận, bảo quản, sử dụng tài liệu nguyên thủy của các báo cáo địa chất của đơn vị.