Quyết định 3510/QĐ-UBND năm 2019 về Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2019-2024

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3510/QĐ-UBND	Quảng Nam, ngày 05 tháng 11 năm 2019

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU TỪ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019 – 2024

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Quyết định số 2686/QĐ-UBND ngày 31/7/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam;

Căn cứ Kế hoạch số 692/KH-UBND ngày 01/02/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2178/TTr-SNV ngày 11/10/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 - 2024.

Điều 2. Tổ chức thực hiện:

1. Sở Nội vụ

a) Xây dựng Kế hoạch thực hiện hằng năm; thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Đề án theo định kỳ hằng năm.

b) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo lộ trình Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

2. Sở Tài chính:

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử lập, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm để thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ, theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ.

3. Thủ trưởng của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

a) Xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

b) Chủ động cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

c) Báo cáo kết quả tình hình triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - TT HĐND tỉnh(b/c); - CT, các PCT UBND tỉnh; - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; - Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh; - CPVP; - Lưu: VT, TH, KTTH, NC. D:\Dropbox\Mẫn\2019\NỘI VỤ\ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ\10-16-Quyết định.doc

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Huỳnh Khánh Toàn

 

ĐỀ ÁN

THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NAM, GIAI ĐOẠN 2019 - 2024
(Kèm theo Quyết định số 3510 /QĐ-UBND ngày 05 /10/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Phần I

THỰC TRẠNG, SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

I. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY, NHÂN SỰ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, THU THẬP TÀI LIỆU TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU

1. Về tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

a) Về số lượng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

Theo Quyết định số 2686/QĐ-UBND ngày 31/7/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, toàn tỉnh có 605 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Đến tháng 9/2019, sau khi thực hiện sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, số lượng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là 573 cơ quan, tổ chức.

b) Về tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam được thành lập theo Quyết định số 2442/QĐ-UBND ngày 03/8/2010 của UBND tỉnh; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam được quy định tại Quyết định số 43/QĐ-SNV ngày 08/4/2016 của Sở Nội vụ.

Tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện nay gồm có: Lãnh đạo Chi cục và các tổ chức trực thuộc Chi cục: Văn phòng, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Từ khi thành lập đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định, thực hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Về biên chế: Chi cục Văn thư - Lưu trữ được UBND tỉnh giao 21 biên chế trong tổng số biên chế công chức, viên chức (CCVC) của Sở Nội vụ, gồm 07 biên chế công chức và 14 biên chế viên chức. Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã sử dụng 17/21 biên chế được giao (04 CC, 12 VC, 01 HĐLĐ chuyên môn). Trình độ CCVC và hợp đồng lao động gồm: 01 VC có trình độ thạc sĩ Công nghệ thông tin; 02 CCVC có trình độ Đại học Lưu trữ và Quản trị Văn phòng; 13 CCVC có trình độ Đại học các ngành: Luật, Hành chính, Thư viện, Kinh tế, Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Toán-Tin, Công nghệ Thông tin; 01 CCVC có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ.

- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

+ Tại Các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh: Có tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí bên trong Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính. Mỗi cơ quan bố trí 01 CCVC chuyên trách làm công tác văn thư; 22 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã bố trí CCVC chuyên trách làm công tác lưu trữ; các cơ quan, đơn vị còn lại bố trí CCVC làm văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ.

+ Tại UBND các huyện, thị xã, thành phố: Bố trí 01 công chức chuyên trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ. Kho Lưu trữ của các huyện, thị xã, thành phố đều đã bố trí 01 đến 02 công chức làm lưu trữ; các cơ quan, đơn vị thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố đều có bố trí công chức làm công tác văn thư kiêm lưu trữ và có một vài đơn vị bố trí công chức văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác.

c) Về tổ chức Kho Lưu trữ bảo quản tài liệu

- Kho lưu trữ bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: hầu hết các cơ quan, tổ chức đều bố trí diện tích vừa đủ làm Kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo các điều kiện cần thiết để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu.

- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh:

Ủy ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt dự án công trình xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh. Theo quy mô đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, gồm Khối nhà Kho 7 tầng (khu vực Kho Lưu trữ + khu vực xử lý nghiệp vụ) và Khối Hành chính 03 tầng (khu vực Hành chính + Khu vực phục vụ tổ chức, công dân) với tổng diện tích xây dựng là hơn 5.000 m², dự kiến sẽ hoàn thành vào năm 2020.

Trong thời gian chờ xây dựng công trình Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang được bố trí tại số 10 Trần Hưng Đạo, thành phố Tam Kỳ từ tháng 12 năm 2018 cho đến nay (tổng diện tích Kho và phòng làm việc là hơn 1000m²), cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có và hoạt động của Chi cục.

Để công tác chuẩn bị thu thập hồ sơ, tài liệu, yêu cầu trước mắt là tập trung hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn lập Mục lục Hồ sơ; phối hợp thẩm định, tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và hướng dẫn bảo quản tốt tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức theo quy định. Từ năm 2019 đến năm 2024 tiến hành thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Về quản lý, thu thập tài liệu tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Tình hình quản lý, thu thập hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

Thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, UBND tỉnh, Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, địa phương triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Đến nay, nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh đã từng bước quan tâm, triển khai thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định; tài liệu được thu thập, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức đã được phân loại, chỉnh lý theo nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, một số cơ quan, đơn vị vẫn chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do chưa bố trí Kho/phòng lưu trữ hoặc đã bố trí nhưng diện tích quá nhỏ, không đủ để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định. Mặt khác, kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị chưa được chỉnh lý nên chưa thu thập, bổ sung vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.

Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại 472/573 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, với tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tính đến ngày 31/12/2018 là 20.440 mét giá; trong đó: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh 4.463 mét giá, chỉnh lý sơ bộ 2.319 mét giá và chưa chỉnh lý là 13.658 mét giá. Cụ thể:

- Tài liệu tại các Sở, ngành, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1997 đến nay:

Theo số liệu tổng hợp khảo sát tại 28/105 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu, tổng số mét giá tài liệu hiện đang bảo quản là 6.040 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 2.963 mét giá.

Do công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại một số cơ quan, tổ chức chưa được lãnh đạo quan tâm và đầu tư đúng mức, đa số tài liệu tại các đơn vị thuộc sở, ngành, doanh nghiệp chưa lập hồ sơ, chưa chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh, tài liệu đang chất đống, bó gói tại các phòng chuyên môn, mặc khác Kho Lưu trữ cơ quan nhỏ không đủ diện tích nên chưa thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1975 đến nay:

Theo số liệu tổng hợp khảo sát tổng số mét giá tài liệu tồn đọng tại 444 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu là 14.400 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 1.500 mét giá, chỉnh lý sơ bộ 2.319 mét giá và chưa chỉnh lý là 10.581 mét giá.

Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện có quan tâm, tuy nhiên đa số cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm; việc phân công bố trí chưa đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ; kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý còn thiếu, nên kết quả chưa cao, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và chưa thu thập đầy đủ vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.

b) Tình hình thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Theo Đề án sắp xếp tổ chức lại bộ máy, chia tách, sáp nhập và giải thể một số cơ quan, tổ chức. Hiện nay, tổng số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử là 573 cơ quan, tổ chức.

- Hằng năm, Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch thu tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh từ 5-7 cơ quan, tổ chức; trên cơ sở đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn công tác chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, việc tiến hành giao nộp tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa thực hiện đúng theo Kế hoạch vì: chưa có Kho Lưu trữ chuyên dụng; diện tích Kho tạm thời quá chật hẹp; các cơ quan, tổ chức không đủ kinh phí thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, cơ quan, tổ chức cấp huyện chưa chuẩn bị xong công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Loại hình tài liệu và chất lượng hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: hiện nay, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thu được 25 phông với 650 mét giá tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, chủ yếu là tài liệu hành chính, hồ sơ xây dựng cơ bản của các cơ quan như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Xây dựng, Chi cục Thuế thành phố Tam Kỳ…

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện đúng theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

3. Những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân

a) Khó khăn, hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử còn những tồn tại, hạn chế như sau:

- Một số đơn vị, địa phương chưa bố trí biên chế CCVC chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định, chưa đảm bảo về chuyên môn, nghiệp vụ.

- Công tác thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị, địa phương thực hiện chưa nghiêm túc; một số đơn vị, địa phương chưa ban hành Kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các Phòng chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, dẫn đến tài liệu bị phân tán, rải rác ở các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc.

- Tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa được quản lý tập trung, thống nhất, tài liệu còn phân tán tại các đơn vị, bộ phận (phòng chuyên môn, chức năng của cơ quan) dẫn đến khó khăn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu. Hồ sơ, tài liệu không được bảo quản tốt có nguy cơ hư hỏng, thất lạc.

- Các cơ quan, đơn vị chưa chủ động cân đối, bố trí kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản và giao nộp theo quy định.

- Một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí được Phòng/Kho Lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu nên chưa tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang đầu tư xây dựng, diện tích Kho hiện nay còn hạn chế, chưa thể thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, dẫn đến tình trạng quá tải tại các Lưu trữ cơ quan. Các cơ quan, tổ chức phải bố trí, nâng cấp Kho để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động; trong đó, bảo quản cả khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã đến thời hạn phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu từ năm 2008 trở về trước phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh).

b) Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

- Lãnh đạo một số đơn vị, địa phương chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, nên chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc chấp hành các quy định của Nhà nước và của tỉnh về công tác này.

- Một số CCVC làm văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ nên còn hạn chế trong việc tham mưu thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, địa phương.

- Cơ sở vật chất, kinh phí bố trí cho việc thực hiện các hoạt động về lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng các yêu cầu đặt ra của ngành lưu trữ.

- Nhiều cơ quan, tổ chức chưa triển khai thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, nhằm xác định giá trị tài liệu và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để tiến hành giao nộp theo quy định

II. SỰ CẦN THIẾT VÀ HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019-2024

1. Sự cần thiết

a) Là cơ sở để tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh giá, kết luận chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; tránh tình trạng giao nộp những tài liệu không có giá trị hoặc chỉ có giá trị lưu trữ hiện hành.

b) Thực hiện tốt vai trò Lưu trữ lịch sử tỉnh, quản lý toàn diện thống nhất nguồn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thu thập đầy đủ nguồn tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần làm phong phú, đa dạng nguồn tài liệu. Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, học tập; công tác quản lý, điều hành của chính quyền các cấp và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân theo quy định.

c) Tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.

d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu lập Mục lục hồ sơ nộp lưu và chuẩn bị tài liệu trước khi nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

2. Hiệu quả của Đề án

a) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, ổn định của các cơ quan, tổ chức, làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; làm phong phú thành phần phông tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; phục vụ tốt cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho nhu cầu đời sống xã hội.

b) Thực hiện tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn thiện để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, phản ánh đầy đủ sự hình thành và hoạt động của hệ thống các cơ quan, tổ chức của tỉnh qua từng thời kỳ và đặc biệt phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của địa phương, cơ quan, tổ chức, các ngành. Hoàn thành vai trò và nâng cao hiệu quả hoạt động của Lưu trữ lịch sử theo quy định.

III. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019-2024

1. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

3. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

5. Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

6. Quyết định số 2686/QĐ-UBND ngày 31/7/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam;

7. Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 27/9/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ Quảng Nam;

8. Kế hoạch số 692/KH-UBND ngày 01/02/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Phần II

NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

I. NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP

1. Công tác chuẩn bị

a) Xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Cơ quan thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Thời gian hoàn thành: Sau khi Đề án được phê duyệt, thực hiện hằng năm (Quý IV/2019 và Quý I các năm từ 2020-2024).

b) Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, lựa chọn và xác định giá trị tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan hướng dẫn: Sở Nội vụ.

- Cơ quan thực hiện: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Thời gian hoàn thành:

+ Đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các Hội thuộc UBND tỉnh: Theo lộ trình thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của tỉnh, giai đoạn 2014-2018 và 2019-2024;

+ Đối với các cơ quan, tổ chức còn lại: Căn cứ Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để ban hành Kế hoạch chỉnh lý và tổ chức chỉnh lý tài liệu tại cơ quan, tổ chức mình kịp thời.

c) Thành lập và tổ chức hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Cơ quan thực hiện: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

- Thời gian hoàn thành: Hoạt động theo tiến độ thời gian của Đề án.

d) Thẩm định và kiểm tra thành phần, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dự kiến giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

- Phân công thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

- Thời gian thực hiện và hoàn thành: Từ năm 2019 đến Quý III/2024.

e) Trình phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, đồng thời gửi kết quả đã phê duyệt cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

- Thời gian thực hiện và hoàn thành: Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức.

2. Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

- Theo số liệu tổng hợp khảo sát tính đến ngày 31/12/2018, tổng số mét giá tài liệu của 472/573 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu là 20.440 mét giá mét. Trong đó:

+ Số lượng tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh là: 4.463 mét giá;

+ Số lượng tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cần chỉnh lý là: 15.977 mét giá.

b) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sau khi Đề án được phê duyệt, số lượng tài liệu dự kiến thu thập vào Lưu trữ lịch sử chiếm khoảng 10% trên tổng số mét giá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

c) Phân kỳ thời gian và cơ quan, tổ chức thực hiện

Dự kiến trong 5 năm (2019 - 2024) tổ chức thu thập khoảng 1900 mét giá tài liệu của 573 cơ quan, tổ chức được phân kỳ cụ thể như sau:

- Năm 2019: Tổ chức thu thập tài liệu của 06 cơ quan hành chính cấp tỉnh. (theo phụ lục đính kèm);

- Năm 2020: Tổ chức thu thập tài liệu của 108 cơ quan, tổ chức cấp huyện. (theo phụ lục đính kèm);

- Năm 2021: Tổ chức thu thập tài liệu của 111 cơ quan, tổ chức bao gồm: 10 cơ quan hành chính cấp tỉnh, 10 cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Sở và 90 các cơ quan, tổ chức cấp huyện. (theo phụ lục đính kèm);

- Năm 2022: Tổ chức thu thập tài liệu của 83 cơ quan, tổ chức bao gồm: 07 cơ quan hành chính cấp tỉnh, 04 đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, 05 cơ quan, tổ chức của Trung ương hoạt động theo ngành dọc ở tỉnh, 7 cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Sở và 60 các cơ quan, tổ chức cấp huyện. (theo phụ lục đính kèm);

- Năm 2023: Tổ chức thu thập tài liệu của 95 cơ quan, tổ chức bao gồm: 02 cơ quan tư pháp, 03 đơn vị lực lượng vũ trang cấp tỉnh, 06 đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, 12 cơ quan, tổ chức của Trung ương hoạt động theo ngành dọc ở tỉnh, hành chính cấp tỉnh, 36 cơ quan tư pháp, 36 đơn vị lực lượng vũ trang cấp huyện (theo phụ lục đính kèm);

- Năm 2024: Tổ chức thu thập tài liệu của 170 cơ quan, tổ chức bao gồm: 06 Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, 20 tổ chức Chính trị - Xã hội - Nghề nghiệp, Tổ chức xã hội, Tổ chức xã hội nghề nghiệp ở cấp tỉnh, 144 cơ quan, tổ chức của Trung ương hoạt động theo ngành dọc ở cấp huyện (theo phụ lục đính kèm);

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;

- Thời gian hoàn thành: Quý IV năm 2024.

II. THỰC HIỆN VIỆC GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH.

1. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ

a) Giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.

b) Chỉ giao nộp, tiếp nhận tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.

c) Giao nộp hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải đúng tiêu chuẩn, quy định của Nhà nước (theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia về Bìa hồ sơ lưu trữ; Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; Giá bảo quản tài liệu lưu trữ).

d) Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

2. Thành phần tài liệu nộp lưu

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản.

b) Tài liệu điện tử.

c) Tài liệu phim, ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

b) Tài liệu của các ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao: Trong thời hạn 30 năm kể từ năm công việc kết thúc; trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

c) Trường hợp chưa tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử do hồ sơ, tài liệu cần phục vụ cho công tác điều tra, quyết toán, phải báo cáo bằng văn bản nêu lý do xin hoãn đồng thời bàn giao tài liệu ngay sau khi giải quyết công việc kết thúc.

4. Phương thức và trách nhiệm giao nhận tài liệu

a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.

- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

- Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.

- Giao nộp tài liệu:

+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.

+ Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

b) Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ.

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

- Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

- Tiếp nhận tài liệu:

+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Lập Biên bản giao nhận tài liệu: Biên bản được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản.

+ Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

c) Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cấp huyện

- Giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: Phòng Nội vụ cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý.

- Quản lý khối tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

+ Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.

+ Đối với tài liệu hết giá trị hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu giúp UBND cấp huyện xem xét, làm thủ tục hủy tài liệu theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Để thực hiện đúng quy định về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chuẩn bị tốt cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần thực hiện một số giải pháp như sau:

1. Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nâng cao nhận thức về vai trò của công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; giúp các cơ quan, tổ chức chủ động trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo đúng thời gian, trình tự thủ tục theo quy định.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phân công, bố trí người đúng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để triển khai hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là việc làm thường xuyên, ổn định và lâu dài; xem đó là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều hành và là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân hằng năm.

3. Dự toán kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ, trong đó công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, số hóa hồ sơ là nhiệm vụ bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức.

4. Tiếp tục củng cố, nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như: Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để người làm văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình, phục vụ tốt nhất cho công việc; ưu tiên bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên môn nghiệp vụ.

5. Tăng cường đầu tư, trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu và các thiết bị đảm bảo an toàn nhằm nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

II. PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

a) Xây dựng Kế hoạch thực hiện hằng năm; thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Đề án theo định kỳ hằng năm.

b) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ: hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo lộ trình Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

2. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử lập, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm để thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ, theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

3. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

a) Xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

b) Chủ động cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

c) Báo cáo kết quả tình hình triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

Trên đây là Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 - 2024, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức có liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện./.

 

PHỤ LỤC

PHÂN KỲ THỜI GIAN VÀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC THỰC HIỆN
(Kèm theo Quyết định số 3510 /QĐ-UBND ngày 05 /11/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Stt	Tên cơ quan, tổ chức	Thời gian của tài liệu	Thời gian giao nộp	Ghi chú
NĂM 2019
I.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
1	Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội	1997 - 2008	Tháng 11
2	Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh	1997 - 2008	Tháng 11
3	Uỷ ban nhân dân tỉnh	2008	Tháng 11
4	Văn phòng UBND tỉnh	2008	Tháng 11
5	Sở Tư pháp	1997 - 2008	Tháng 11
6	Sở Thông tin và Truyền thông	1997 - 2008	Tháng 11
NĂM 2020
I.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN (18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
7	Hội đồng nhân dân huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
8	Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
9	Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
10	Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
11	Phòng Tư pháp huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
12	Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2009	Tháng 11
NĂM 2021
I.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
1	Sở Tài nguyên và Môi trường	1997 - 2010	Tháng 9
2	Sở Lao động - Thương binh và Xã hội	1997 - 2010	Tháng 9
3	Sở Kế hoạch và Đầu tư	1997 - 2010	Tháng 9
4	Sở Tài chính	1997 - 2010	Tháng 9
5	Sở Ngoại vụ	1997 - 2010	Tháng 9
6	Sở Giao thông vận tải	1997 - 2010	Tháng 9
7	Sở Công Thương	1997 - 2010	Tháng 9
8	Sở Khoa học và Công nghệ	1997 - 2010	Tháng 9
9	Sở Nội vụ	1997 - 2010	Tháng 9
10	Sở Y tế	1997 - 2010	Tháng 9
II.	CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRỰC THUỘC SỞ
12	Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
13	Chi cục Phòng chống tệ nạn xã hội	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
14	Chi cục Biển và Hải đảo	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
15	Chi cục Bảo vệ môi trường	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
16	Chi cục Quản lý đất đai	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
17	Ban Tôn giáo	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
18	Ban Thi đua - Khen thưởng	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
19	Chi cục Văn thư - Lưu trữ	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
20	Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
21	Chi cục Dân số - Kế hoạch hoá gia đình	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 10
III.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN (18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
22	Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 11
23	Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 11
24	Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 11
25	Phòng Văn hóa và Thông tin huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 11
26	Phòng Y tế huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2010	Tháng 11
NĂM 2022
I.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
1	Sở Giáo dục và Đào tạo	1997-2011	Tháng 8
2	Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn	1997-2011	Tháng 8
3	Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch	1997-2011	Tháng 8
4	Sở Xây dựng	1997-2011	Tháng 8
5	Ban Dân tộc tỉnh	1997-2011	Tháng 8
6	Thanh tra tỉnh	1997-2011	Tháng 8
7	BQL Khu kinh tế mở Chu Lai	1997-2011	Tháng 8
II.	ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC TỈNH
8	BQL Dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh.	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 9
9	BQL Dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và PTNT tỉnh.	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 9
10	BQL Dự án đầu tư xây dựng tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 9
11	Trung tâm Hành chính công và xúc tiến đầu tư tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 9
III.	CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG ƯƠNG, CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC, TỔNG CÔNG TY NHÀ NƯỚC HOẠT ĐỘNG THEO NGÀNH DỌC Ở TỈNH
12	Bảo hiểm Xã hội tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 10
13	Bưu điện tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 10
14	Viễn thông tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 10
15	Điện lực tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 10
16	Cục Thuế tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 10
IV.	CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRỰC THUỘC SỞ
17	Chi cục Phát triển Nông thôn	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
18	Chi cục Thuỷ lợi	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
19	Chi cục Thuỷ sản	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
20	Chi cục Kiểm lâm	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
21	Chi cục Chăn nuôi và Thú y	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
22	Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
23	Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 11
V.	CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN (18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
24	Thanh tra huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 12
25	Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện (Phòng Kinh tế thành phố, thị xã)	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 12
26	Phòng Kinh tế - Hạ tầng huyện (Phòng Quản lý đô thị thành phố, thị xã)	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 12
27	Phòng Dân tộc (Các huyện: Phước Sơn, Nam Giang, Đông Giang, Tây Giang, Bắc Trà My, Nam Trà My)	Từ khi hình thành đến năm 2011	Tháng 12
NĂM 2023
I.	CƠ QUAN TƯ PHÁP; ĐƠN VỊ LỰC LƯỢNG VŨ TRANG CẤP TỈNH
1	Tòa án nhân dân tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 9
2	Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 9
3	Công an tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 9
4	Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 9
5	Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 9
II.	ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP TRỰC THUỘC UBND TỈNH
6	Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
7	Trường Đại học Quảng Nam;	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
8	Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
9	Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
10	Trường Cao đẳng Công nghệ Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
11	Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 10
III.	CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG ƯƠNG, CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN
12	Cục Thống kê tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
13	Cục Thi hành án dân sự tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
14	Cục Hải quan tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
15	Cảng vụ Hàng hải tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
16	Kho bạc Nhà nước tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
17	Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
18	Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
19	Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Chi nhánh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
20	Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Chi nhánh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
21	Ngân hàng Phát triển Việt Nam tỉnh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
22	Ngân hàng Ngoại thương Chi nhánh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
23	Ngân hàng Công thương Chi nhánh Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 11
IV.	CƠ QUAN TƯ PHÁP; ĐƠN VỊ LỰC LƯỢNG VŨ TRANG CẤP HUYỆN
24	Tòa án nhân dân huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 12
25	Viện kiểm sát nhân dân huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 12
26	Công an huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 12
27	Ban Chỉ huy Quân sự huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2012	Tháng 12
NĂM 2024
I.	DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC DO CHỦ TỊCH UBND TỈNH QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP
1	Công ty TNHH MTV Môi trường và Đô thị Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
2	Công ty TNHH MTV Khai thác công trình thuỷ lợi Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
3	Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
4	Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
5	Công ty TNHH MTV Đầu tư và Phát triển Kỳ Hà - Chu Lai Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
6	Công ty TNHH MTV Phát triển hạ tầng KCN Chu Lai Quảng Nam	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 8
II.	CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI-NGHỀ NGHIỆP, TỔ CHỨC XÃ HỘI, TỔ CHỨC XÃ HỘI-NGHỀ NGHIỆP Ở CẤP TỈNH HOẠT ĐỘNG BẰNG NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
7	Hội Nhà báo tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
8	Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
9	Hội Chữ Thập đỏ tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
10	Hội Khuyến học tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
11	Hội Người mù tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
12	Liên hiệp các Hội Khoa học - Kỹ thuật tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
13	Hội Đông y tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
14	Hội Làm vườn tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9	Sắp giải thể
15	Hội Từ thiện tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
16	Hội Tù yêu nước tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 9
17	Hội Nạn nhân chất độc Da Cam/Dioxin tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
18	Hội cựu Thanh xung phong tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
19	Hội Luật gia tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
20	Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
21	Liên minh các Hợp tác xã tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
22	Hội Bảo trợ người tàn tật, trẻ mồ côi và bệnh nhân nghèo tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
23	Hội Người khuyết tật tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
24	Hội Người cao tuổi tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
25	Hội Cựu Giáo chức tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
26	Hội Nghề cá tỉnh	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 10
III.	CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG ƯƠNG, ĐƯỢC TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG THEO NGÀNH DỌC Ở CẤP HUYỆN (18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
27	Kho bạc Nhà nước huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 11
28	Bảo hiểm xã hội huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 11
29	Chi cục Thuế huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 11
30	Chi cục Thống kê huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 11
31	Chi cục Thi hành án dân sự huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 12
32	Bưu điện huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 12
33	Viễn thông huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 12
34	Điện lực huyện, thị xã, thành phố	Từ khi hình thành đến năm 2013	Tháng 12