Quyết định 3435/QĐ-UBND năm 2020 về Kế hoạch số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2021 - 2025

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG TRỊ GIAI ĐOẠN 2021-2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 26/5/2015;

Căn cứ các Nghị định của Chính phủ: số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước; số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Căn cứ các Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ các Thông tư: số 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước; số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Theo Kế hoạch số 3535/KH-UBND ngày 04/8/2020 của UBND tỉnh Quảng Trị về thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2020-2025;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh và của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh tại Tờ trình số 654/TTr-SNV ngày 23/11/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2021 - 2025.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG TRỊ GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Kèm theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Trị)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Chuyển đổi dần việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác sử dụng dưới dạng file điện tử; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại Lưu trữ lịch sử tỉnh kịp thời, đầy đủ, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Việc số hóa tài liệu phải tuân thủ đúng quy trình, tiến độ thực hiện tại Quyết định số 1689/QĐ-UBND ngày 25/7/2019 của UBND tỉnh Quảng Trị phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết “Xây dựng cơ sở dữ liệu, cập nhật, số hóa và khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 1”; và các quy định của pháp luật.

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được bảo quản và lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu; Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Tài liệu đưa ra số hóa phải tuyệt đối an toàn, bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Khối lượng

Tiến hành số hóa 860.441 trang văn bản (A3, A4, A5) của 24 Phông tài liệu lưu trữ tại Phụ lục I của Kế hoạch này. Đây là những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị.

2. Dự toán kinh phí thực hiện

Dự toán được thực hiện theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 03/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tổng kinh phí thực hiện: 6.204.721.000 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ hai trăm linh bốn triệu bảy trăm hai mươi mốt nghìn đồng).

3. Lộ trình, quy mô, định mức thực hiện

a) Thời gian thực hiện Kế hoạch: 05 năm (từ năm 2021 đến năm 2025).

- Năm 2021 kinh phí dự kiến là: 1.122.391.000 (Một tỷ một trăm hai mươi hai triệu ba trăm chín mươi mốt nghìn đồng). Trong đó:

+ Kinh phí thực hiện số hóa: 652.141.000 đồng.

+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị: 470.250.000 đồng.

- Năm 2022 kinh phí dự kiến là: 1.315.080.000 đồng (Một tỷ ba trăm mười lăm triệu không trăm tám mươi nghìn đồng). Trong đó:

+ Kinh phí thực hiện số hóa: 754.080.000 đồng

+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị: 561.000.000 đồng

- Năm 2023 kinh phí dự kiến là: 1.400.573.000 đồng (Một tỷ bốn trăm triệu năm trăm bảy mươi ba nghìn đồng). Trong đó:

+ Kinh phí thực hiện số hóa: 1.030.573.000 đồng

+ Kinh phí nâng cấp phần mềm: 370.000.000 đồng

- Năm 2024 kinh phí dự kiến là: 1.141.029.000 đồng (Một tỷ một trăm bốn mươi mốt triệu không trăm hai mươi chín nghìn đồng)

- Năm 2025 kinh phí dự kiến là: 1.225.648.000 đồng (Một tỷ hai trăm hai mươi lăm triệu sáu trăm bốn mươi tám nghìn đồng)

b) Quy mô, số lượng, tiến độ cụ thể được quy định tại Phụ lục I và Phụ lục II của Kế hoạch này.

c) Định mức văn phòng phẩm phục vụ số hóa tài liệu 01 trang A4 được quy định tại Phụ lục III của Kế hoạch này.

4. Nguồn kinh phí thực hiện

Do ngân sách nhà nước cấp qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị.

5. Địa điểm thực hiện

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị, số 70 Trần Hưng Đạo, thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tài chính bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm, cân đối và đảm bảo kinh phí để triển khai thực hiện Kế hoạch.

2. Sở Nội vụ thành lập Tổ Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh tiến độ thực hiện theo lộ trình Kế hoạch được phê duyệt, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

3. Sở Thông tin Truyền thông bố trí hạ tầng máy chủ, đường truyền và tổ chức phương án Quản lý phần mềm số hóa hồ sơ lưu trữ đảm bảo ứng dụng vận hành ổn định, an toàn, bảo mật.

4. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Triển khai mua sắm hạ tầng kỹ thuật, thiết bị phục vụ số hóa và lưu trữ tài liệu lịch sử của tỉnh;

- Nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ phục vụ công tác cập nhật và khai thác tài liệu số hóa tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Số hóa tài liệu, cập nhật dữ liệu số hóa, hình thành kho dữ liệu điện tử về tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tổ chức vận hành, khai thác sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin đảm bảo tiến độ, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Căn cứ Kế hoạch đã được phê duyệt, hàng năm lập dự toán gửi Sở Tài chính đưa vào dự toán năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Lập dự toán điều chỉnh khi có sự thay đổi, biến động về giá vật tư, văn phòng phẩm, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.

Trên đây là Kế hoạch số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị giai đoạn 2021-2025, yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này./.

PHỤ LỤC I

DỰ TOÁN KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH CHI PHÍ THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Kèm theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02/12/2020 của UBND tỉnh)

Ghi chú:

1. Đơn giá nhập trường thông tin hồ sơ và thông tin văn bản vào cơ sở dữ liệu có cấu trúc: 300đồng/1 trường thông tin (áp dụng mức giá cho trường thông tin có độ dài ≤ 15 ký tự quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước)

- Thông tin hồ sơ có 17 trường, đơn giá = 17 trường x 300đồng/1 trường = 5.100đồng;

- Thông tin văn bản có 21 trường, đơn giá = 21 x 300đồng/1 trường = 6.300đồng.

2. Đơn giá số hoá tài liệu: 2.850đồng/1 trang (áp dụng theo Khoản 5, Điều 4, Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính. Mức chi dùng thiết bị ngoại vi để quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản in sang dữ liệu dạng văn bản điện tử bằng 30% mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc, bằng 30% x 9.500đồng/1 trang = 2.850đồng/1 trang).

3. Văn phòng phẩm phục vụ số hóa tài liệu: 138 đồng/1 trang văn bản (chi tiết tại Phụ lục III).

PHỤ LỤC II

DỰ TOÁN KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH CHI PHÍ MUA SẮM, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Kèm theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02/12/2020 của UBND tỉnh)

Ghi chú:

1. Đơn giá Máy quét công nghiệp tốc độ cao FUJITSU fi-7800 Xuất xứ : Nhật Bản theo Quyết định số 1689/QĐ-UBND ngày 25/7/2019 phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết “Xây dựng cơ sở dữ liệu, cập nhật, số hóa và khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 1”

2. Đơn giá các loại thiết bị khác theo giá cả thị trường lại thời điểm hiện tại.

PHỤ LỤC III

VĂN PHÒNG PHẨM PHỤC VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU 01 TRANG A4
(Kèm theo Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 02/12/2020 của UBND tỉnh)

Đơn vị tính: 1.000 trang

Ghi chú:

* Định mức văn phòng phẩm dựa theo Phụ lục V, Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Đơn giá văn phòng phẩm theo giá thị trường thời điểm hiện tại.

PHỤ LỤC IV

CHI PHÍ NÂNG CẤP PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ