Quyết định 3191/QĐ-UBND năm 2015 phê duyệt Phương án chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho các tổ chức và cá nhân đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính do Tỉnh Bình Định ban hành

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN CHUYỂN TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO CÁC TỔ CHỨC VÀ CÁ NHÂN ĐĂNG KÝ NHẬN KẾT QUẢ QUA DỊCH VỤ BƯU CHÍNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Thông tư số 15/2011/TT-BTTTT ngày 28/6/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý chất lượng dịch vụ bưu chính;

Căn cứ Quyết định số 4494/QĐ-UBND ngày 30/12/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh về ban hành Kế hoạch cải cách hành chính tỉnh năm 2015;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 602/TTr-SNV ngày 25/8/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Phương án chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho các tổ chức và cá nhân đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.

Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì tổ chức thực hiện, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh tình hình thực hiện Phương án

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

PHƯƠNG ÁN

CHUYỂN TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO CÁC TỔ CHỨC VÀ CÁ NHÂN ĐĂNG KÝ NHẬN KẾT QUẢ QUA DỊCH VỤ BƯU CHÍNH
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 3191/QĐ-UBND ngày 15/9/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a. Đổi mới cách thức phục vụ, cải tiến chất lượng dịch vụ công theo hướng văn minh, hiện đại, phục vụ tốt hơn nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

b. Tạo điều kiện thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho công dân trong việc trả, nhận kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, nhất là đối với các trường hợp cách xa trụ sở cơ quan cung cấp dịch vụ công.

2. Yêu cầu

a. Việc cung cấp dịch vụ phải tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và góp phần nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

b. Được thực hiện dịch vụ khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu (đăng ký) trên nguyên tắc tự nguyện theo quy định và sự hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ; thông tin cung cấp dịch vụ phải được niêm yết và thông báo tại trụ sở cơ quan, trên các phương tiện truyền thông.

c. Việc chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bảo đảm nhanh chóng, an toàn, chính xác; cước phí dịch vụ phù hợp với điều kiện thực tế địa phương và được niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Loại hình dịch vụ

Đây là loại hình dịch vụ không bắt buộc, được cung ứng khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu trên nguyên tắc tự nguyện lựa chọn theo hình thức: Thay vì nhận kết quả giấy tờ hành chính trực tiếp tại trụ sở cơ quan giải quyết thủ tục hành chính (CQGQTTHC), tổ chức, cá nhân có thể trả cước phí để đề nghị Bưu điện chuyển trả kết quả hồ sơ (KQHS), giấy tờ hành chính về địa chỉ cá nhân, tổ chức đã đăng ký, bao gồm: chuyển phát, thu hộ (phí, lệ phí) và các dịch vụ giá trị gia tăng khác (nếu có), được cung cấp trên cơ sở dịch vụ Chuyển phát nhanh EMS.

2. Phạm vi và đối tượng thực hiện

a. Phạm vi: Việc cung ứng dịch vụ trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đến địa chỉ theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức được triển khai thực hiện đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị được quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ (trừ các thủ tục theo quy định yêu cầu cá nhân, tổ chức phải đến nhận trực tiếp kết quả giải quyết hồ sơ hoặc có thời gian giải quyết và trả kết quả trong ngày tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị).

b. Đối tượng:

- Triển khai thực hiện tại các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh có công bố các thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (viết tắt là TTHC) qua dịch vụ bưu chính.

- Bưu điện tỉnh Bình Định có ký kết hợp đồng với các cơ quan giải quyết TTHC, thực hiện dịch vụ tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính.

- Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính.

3. Quy trình thực hiện cung cấp dịch vụ

a. Đăng ký dịch vụ:

- Khi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của CQGQTTHC; nếu có nhu cầu chuyển phát nhanh KQHS, tổ chức, cá nhân đăng ký theo mẫu phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ.

- Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ hướng dẫn công dân ghi và nộp phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ chuyển phát trả KQHS theo mẫu quy định.

b. Thực hiện chuyển Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính từ cơ quan cung cấp dịch vụ cho Bưu điện:

- Sau khi có kết quả giải quyết thủ tục hành chính, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tất cả KQHS vào phong bì niêm phong, thể hiện đầy đủ thông tin người gửi và người nhận giao cho nhân viên Bưu điện, kèm theo Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ và Bảng kê giao nhận KQHS.

- Bưu điện có trách nhiệm:

+ Bố trí nhân viên đến các cơ quan, đơn vị để thu nhận kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức. Thời gian nhận: Tùy theo số lượng bưu gửi và thỏa thuận giữa Bưu điện với CQGQTTHC liên quan, nhưng phải đảm bảo ít nhất 01 lần/1 buổi (kể cả sáng thứ Bảy).

+ Gửi Bảng kê bưu gửi KQHS đã gắn số hiệu bưu gửi chuyển cho CQGQTTHC trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được KQHS từ CQGQTTHC.

c. Chuyển, giao hồ sơ đến tổ chức, công dân:

- Nhân viên Bưu điện có nhiệm vụ:

+ Nhận bảng kê giao nhận KQHS (theo phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ của tổ chức, cá nhân) từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

+ Làm thủ tục chuyển bưu gửi để phát đến người nhận theo dịch vụ chuyển phát nhanh EMS.

Trong trường hợp không gặp người có tên trên bưu gửi KQHS, nhân viên bưu điện có thể phát cho người nhận thay (sau khi liên hệ cho người nhận KQHS để xác nhận) hoặc phát cho người được ủy quyền (theo phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ).

Trong trường hợp phát bưu gửi hành chính có thu hồi các giấy tờ (giấy hẹn, biên nhận, giấy phép lái xe cũ, hóa đơn…): Khi phát bưu gửi, nhân viên bưu điện thu hồi các giấy tờ trên do CQGQTTHC yêu cầu. Trường hợp khách hàng làm mất các giấy tờ trên (trừ trường hợp giấy hẹn, biên nhận), nhân viên bưu điện không phát bưu gửi và yêu cầu khách hàng tới CQGQTTHC để nhận, đồng thời chuyển trả Bưu gửi về CQGQTTHC để xử lý (ghi rõ lý do không phát).

- Bưu gửi KQHS được phát tại địa chỉ người nhận tối đa hai lần. Trước khi phát lần thứ hai, nhân viên bưu điện liên hệ với người nhận bằng điện thoại (nếu có) để thỏa thuận thời gian phát. Nếu không phát được nhân viên bưu điện ghi rõ lý do chuyển hoàn và xử lý chuyển hoàn ngay về Bưu điện gốc (trừ trường hợp người nhận yêu cầu gia hạn theo thời gian lưu trữ nhưng tối đa không quá 03 ngày) để Bưu điện gốc chuyển hoàn về CQGQTTHC.

- Bưu điện thực hiện cập nhật thông tin kết quả chuyển phát vào Bảng kê bưu gửi KQHS (nhân viên Bưu điện phát, ngày phát, người nhận, mối quan hệ, giấy tờ chứng minh, lý do hoàn, ngày hoàn...) và gửi về CQGQTTHC để biết sau 02 ngày kể từ khi phát bưu gửi cho cá nhân, tổ chức.

d. Chuyển hoàn bưu gửi:

- Bưu gửi KQHS không phát được chuyển hoàn và không hoàn trả cước dịch vụ trong các trường hợp: Người nhận từ chối không nhận bưu gửi KQHS; người nhận đã chết không có người nhận thay; người nhận đi nơi khác không để lại địa chỉ.

- Bưu điện thực hiện việc hoàn trả các bưu gửi KQHS không phát được cho CQGQTTHC trong vòng 04 ngày kể từ ngày Bưu điện phát xử lý chuyển hoàn bưu gửi không phát được (không tính các ngày nghỉ theo quy định) và kèm theo danh sách bưu gửi KQHS chuyển hoàn không phát được có ký chuyển, nhận của hai bên (Bưu điện giữ 01 bản, CQGQTTHC giữ 01 bản).

Sơ đồ quá trình cung ứng dịch vụ

4. Thời gian chuyển giao kết quả Hồ sơ đến địa chỉ tổ chức, cá nhân

Bưu điện phải thực hiện chuyển phát trả KQHS tới tổ chức, cá nhân đảm bảo thời gian như sau:

- Thời gian chuyển phát trong phạm vi đơn vị hành chính cấp huyện: Không quá 1,5 ngày, kể từ ngày nhận Hồ sơ từ CQGQTTHC (riêng các xã đảo và vùng cao là 02 ngày);

- Thời gian chuyển phát nội tỉnh: Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận Hồ sơ từ CQGQTTHC (riêng các xã miền núi: Canh Liên, huyện Vân Canh; An Toàn và An Nghĩa, huyện An Lão; Vĩnh Sơn và Vĩnh Kim, huyện Vĩnh Thạnh: Không quá 04 ngày);

- Thời gian chuyển phát liên tỉnh: Không quá 04 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ từ CQGQTTHC.

5. Cước dịch vụ và hình thức thanh toán

a. Cước dịch vụ:

- Mức cước dịch vụ bưu chính được quy định cụ thể căn cứ vào từng loại dịch vụ bưu chính (chuyển phát nhanh hoặc bảo đảm) và tùy thuộc vào khoảng cách địa lý, vùng miền; các khoản phí và lệ phí phụ thu dịch vụ khác khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả qua dịch vụ bưu chính được thực hiện thống nhất trong hợp đồng với các CQGQTTHC trên địa bàn tỉnh.

- Bảng giá cước hiện hành của Bưu điện được niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của CQGQTTHC và hệ thống các đơn vị thuộc Bưu điện tỉnh.

b. Hình thức thanh toán:

- Nhân viên Bưu điện sẽ thu cước phí dịch vụ và lệ phí giải quyết TTHC (nếu có) khi chuyển phát KQHS tới tổ chức, cá nhân theo yêu cầu hoặc khi chuyển phát đến người nhận (thu cước khi phát bưu gửi).

- Bưu điện thực hiện việc cung cấp nội dung chi tiết phát, chuyển hồ sơ không phát được kèm lý do chưa được phát và các giấy tờ thu hồi được theo yêu cầu của CQGQTTHC (giấy hẹn, biên nhận, giấy phép lái xe cũ, hóa đơn…) vào chiều thứ Hai hàng tuần. Riêng tuần cuối trong tháng sẽ báo cáo, thanh toán, đối soát với các hồ sơ nhận và chuyển phát của tháng để kết sổ quyết toán.

- Định kỳ vào tuần cuối của tháng, Bưu điện sẽ tiến hành lập bảng kê các hồ sơ, giấy tờ hành chính đã nhận chuyển phát từ đầu tháng đến hết ngày 28 của tháng để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và Bưu điện xác nhận, đối chiếu, thanh toán tiền cước, số tiền lệ phí giải quyết thủ tục hành chính do CQGQTTHC yêu cầu Bưu điện thu hộ nơi người nhận.

6. Trách nhiệm bồi thường

- Trường hợp bưu gửi KQHS chậm chỉ tiêu thời gian: Nếu khách hàng khiếu nại KQHS chậm chỉ tiêu thời gian công bố do lỗi của đơn vị thì Bưu điện phải hoàn trả tiền cước dịch vụ cho người nhận.

- Trường hợp bưu gửi KQHS bị mất, thất lạc, hư hỏng, Bưu điện có trách nhiệm:

+ Có công văn gửi CQGQTTHC thông báo về việc hồ sơ bị mất, thất lạc, hư hỏng.

+ Phối hợp với CQGQTTHC thực hiện cấp lại KQHS của cá nhân, tổ chức và chịu toàn bộ chi phí (in ấn KQHS). Chuyển phát bưu gửi đến người nhận sau khi nhận KQHS cấp lại từ CQGQTTHC và không thu cước dịch vụ chuyển phát KQHS.

7. Hợp đồng giữa cơ quan thực hiện với Bưu điện

a. Cơ quan giải quyết TTHC và Bưu điện thực hiện hợp đồng bằng văn bản về cung ứng, sử dụng dịch vụ bưu chính để tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả thủ tục hành chính theo quy định về quản lý chất lượng dịch vụ bưu chính.

b. Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm của hai bên trong quá trình tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo tính pháp lý trong quá trình lưu trữ hồ sơ tại CQGQTTHC.

c. Cơ quan giải quyết TTHC lựa chọn những thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định công bố bộ thủ tục hành chính chung áp dụng tại đơn vị có khả năng thực hiện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết bằng dịch vụ bưu chính, để đưa vào nội dung hợp đồng.

d. Trường hợp CQGQTTHC và Bưu điện ký kết những thỏa thuận khác có liên quan đến hợp đồng, các thỏa thuận này được xem là một phần không tách rời của hợp đồng.

đ. Theo thỏa thuận hợp đồng với Bưu điện, CQGQTTHC được trích lại chi phí thực hiện dịch vụ theo tỷ lệ trên tổng doanh thu trước thuế của cước phí nhận được theo đúng bảng kê đã được xác nhận của Bưu điện.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a. Chủ trì, phối hợp với Bưu điện tỉnh triển khai Phương án này đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

b. Cùng với Bưu điện tỉnh phối hợp với các sở, ngành, địa phương, cơ quan truyền thông trên địa bàn tỉnh tuyên truyền về dịch vụ trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo Phương án này.

c. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc công tác triển khai và báo cáo UBND tỉnh về tình hình thực hiện Phương án này.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

Thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ bưu chính và hướng dẫn Bưu điện tỉnh triển khai thực hiện Phương án này theo quy định của pháp luật về quản lý dịch vụ bưu chính.

3. Bưu điện tỉnh Bình Định

a. Tổ chức triển khai thực hiện theo nội dung Phương án này và trực tiếp làm việc, ký kết hợp đồng với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố.

b. Phối hợp với các CQGQTTHC bồi dưỡng, hướng dẫn, tập huấn kỹ năng thực hiện nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết hồ sơ theo Phương án cho đội ngũ công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nhân viên bưu chính.

c. Tổ chức tuyên truyền rộng rãi nội dung Phương án đến tổ chức, người dân trên địa bàn tỉnh.

d. Chịu trách nhiệm bồi thường trong việc để thất lạc, làm hư hỏng trong quá trình giao chuyển kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trong các trường hợp phải bồi thường theo quy định của Phương án.

đ. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của KQHS cho tổ chức, cá nhân và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật khi để lộ thông tin.

4. Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định, Báo Bình Định và các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh phổ biến, tuyên truyền nội dung, mục đích, hình thức sử dụng dịch vụ.

5. Trách nhiệm của Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND cấp huyện

a. Tạo điều kiện cho Bưu điện tỉnh trong việc thông tin, tuyên truyền, cung ứng dịch vụ tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

b. Chỉ đạo các bộ phận và công chức liên quan thực hiện các nội dung:

- Hỗ trợ Bưu điện triển khai thực hiện dịch vụ trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

- Phối hợp chặt chẽ với nhân viên Bưu điện trong việc triển khai dịch vụ theo đúng nội dung Phương án này.

c. Báo cáo tình hình thực hiện tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính về Sở Nội vụ, cùng với báo cáo định kỳ công tác cải cách hành chính của cơ quan, đơn vị theo quy định.

Trong quá trình triển khai thực hiện Phương án này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.