Quyết định 31/2005/QĐ.UBND về Quy trình thủ tục cải cách hành chính theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Huyện Cần Giờ, thành phố Hồ Chí Minh

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC : “ BAN HÀNH QUY TRÌNH THỦ TỤC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH THEO TIÊU CHUẨN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001: 2000 HUYỆN CẦN GIỜ”.

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ

- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

- Căn cứ Báo cáo số 59/BC.UBND ngày 29/7/2005 của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình, kết quả cải cách hành chính 6 tháng đầu năm và nhiệm vụ cải cách hành chính 6 tháng cuối năm 2005 của thành phố;

- Căn cứ Quyết định số 40B của Giám đốc Ban Quản lý dự án VIE/02/010 về việc ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký hợp đồng với nhà thầu thực hiện gói thầu đào tạo và tư vấn ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 tại Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ;

- Xét đề nghị của Ban chỉ đạo cải cách hành chính huyện.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này quy trình, thủ tục cải cách hành chính theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 huyện Cần Giờ, ở các lĩnh vực, gồm:

- Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho hộ cá thể.

- Cấp giấy chứng nhận kinh tế trang trại.

- Xử phạt vi phạm hành chánh trong lĩnh vực quản lý đô thị.

- Giải quyết tranh chấp, khiếu nại.

- Cấp phép xây dựng (cấp mới, gia hạn giấy phép, điều chỉnh thiết kế).

- Cấp phép đào đường.

- Đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, hành động khắc phục - phòng ngừa.

- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (cấp mới chuyển mục đích, chuyển nhượng, chuyển đổi).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 7 ngày ban hành.

Bãi bỏ Quyết định số 55/2004/QĐ.UB ngày 21/10/2004 của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ về việc ban hành danh mục các thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, xây dựng và đăng ký kinh doanh, hộ tịch, chứng thực.

Điều 3. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Tài nguyên - Môi trường, Kinh tế, Quản lý đô thị, Chánh Thanh tra huyện, Đội trưởng đội Quản lý Trật tự đô thị, Giám đốc Trung tâm Dịch vụ hành chánh nhà, đất và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm thi hành quyết định này .

1. MỤC ĐÍCH:

- Nhằm đảm bảo quá trình gia hạn cấp phép xây dựng thuộc nhà ở riêng lẻ, ở đô thị luôn được kiểm soát chặt chẽ.

- Tạo điều kiện không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cho người dân.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN:

3. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT:

- TNHS: Tiếp nhận hồ sơ

- QLĐT: Quản lý đô thị,

- HĐND & UBND: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

- GPXD: Giấy phép xây dựng.

4. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN:

- Điều khoản 7.2; 7.5.1; 8.2.3/4; 8.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Thủ tục hành động khắc phục (TT/8.5.2/ĐD).

- Bảng kê các văn bản pháp qui

5. NỘI DUNG

5.1 Qui trình tóm tắt: 15 ngày

5.2 Ghi chú khác:

Thành phần hồ sơ cho việc gia hạn giấy phép

1. Đơn xin gia hạn phép xây dựng (theo mẫu) - 01 bản chính.

2. Giấy phép xây dựng đã được cấp - 01 bản chính.

3. Bản vẽ thiết kế đã được duyệt- 01 bản chính.

6. TRUY TÌM, XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC, LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA KHÁCH HÀNG (NẾU CÓ):

- Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa, ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết như tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa.

- Ngoài ra trong bìa hồ sơ này có kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng. Thông qua phiếu này, sẽ nhận biết được giai đoạn, thực trạng xuyên suốt quá trình tạo ra thành phẩm.

7. XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP:

TRƯỜNG HỢP SỬA CHỮA NGAY:

- Sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ lý liếp theo.

TRƯỜNG HỢP NHÂN NHƯỢNG:

- Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện, thiếu thông tin nhưng không quan trọng đến quá trình xử lý hồ sơ.

- Trường hợp này phải được người có thẩm quyền xác nhận cho phép thông qua

TRƯỜNG HỢP LOẠI BỎ HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ YÊU CẦU LÀM LẠI TỪ ĐẦU:

- Các số liệu trong việc cấp phép xây dựng không chính xác, nội dung các văn bản chưa phù hợp theo đúng quy định

- Hồ sơ không đúng quy định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ, chưa đủ cơ sở thực hiện,...

- Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc xử lý sản phẩm không phù hợp phải được lưu trữ lại (lưu chung với hồ sơ liên quan) để truy xuất khi cần thiết.

8. THỐNG KÊ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU - KHẮC PHỤC - PHÒNG NGỪA - CẢI TIẾN

- Định kỳ 1 tháng một lần, nhân viên tiếp nhận hồ sơ dựa vào các hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê và lập báo cáo về kết quả hoạt động cấp phép xây dựng nhà ở tư nhân, trình cho lãnh đạo phòng QLĐT xem xét và ký trình lên Lãnh đạo UBND Huyện Cần Giờ.

- Nội dung báo cáo bao gồm:

❖ Số lượng hồ sơ đã hoàn tất trong tháng, bao gồm: đúng hẹn; trễ hẹn. 

❖ Số lượng hồ sơ đang xử lý: còn trong hẹn; đã trễ hẹn.

❖ Số lượng hồ sơ bị trả lại/bổ sung;

❖ Số lượng hồ sơ bị lỗi về nghiệp vụ: trong lúc tiếp nhận; trong quá trình xử lý; thời gian thụ lý: chậm trễ; luân chuyển hồ sơ nội bộ: bị thất lạc, hư; lỗi từ phía khách hàng; lỗi từ các cơ quan ban ngành khác; dạng lỗi khác.

❖ Ý kiến phản hồi của khách hàng (nếu có) - thông qua phiếu thăm dò ý kiến của KH

❖ Mức độ thực hiện (đạt) mục tiêu chất lượng:

- Trong quá trình thực hiện nếu xuất hiện các điểm không phù hợp (trễ ngày, sai sót trong quá trình,..,) thì người phát hiện lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục chuyển cho người hoặc bộ phận gây nên yêu cầu khắc phục theo như TT-QT Hành động khắc phục phòng ngừa.

- Nếu không đạt theo mục tiêu (chất lượng) đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục - phòng ngừa, cải tiến thích hợp.

- Nội dung báo cáo được thể hiện trong Bảng thống kê phân tích dữ liệu.

9. BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

1. MỤC ĐÍCH:

- Nhằm đảm bảo quá trình xử lý vi phạm hành chính trên lĩnh vực QLĐT luôn được kiểm soát chặt chẽ.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN

3. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT:

- HĐND và UBND: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

- QLTTĐT: Quản lý trật tự đô thị.

- XLVPHC: Xử lý vi phạm hành chính.

4. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) LIÊN QUAN:

- Điều khoản 7.2; 7.5.1; 8.2.3/4; 8.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Bảng kí các văn bản pháp qui.

5. NỘI DUNG

5.1 Qui trình tóm tắt: 10 và 30 ngày

5.2 Ghi chú khác: (nếu có)

- Có 2 trường hợp XL VPHC thuộc cấp Huyện giải quyết.

+ Trường hợp 1: Do đội QLTPĐT lập biên bản vi phạm và xử lý, UBND Huyện ra quyết định.

+ Trường hợp 2: Do UBND Phường xã lập biên bản vi phạm chuyển về Đội QLTTĐT xử lý và UBND Huyện ra quyết định.

- Thời gian xử lý tùy thuộc vào mức độ hành vi mà xử lý: 10 ngày hoặc 30 ngày.

6. TRUY TÌM, XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC, LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA KHÁCH HÀNG (NẾU CÓ):

- Từng hồ sơ tiếp nhận xử lý được lưu/kẹp chung trong bìa ở ngoài bìa có các dấu hiệu nhận biết như tên hồ sơ, tên sản phẩm, chủng loại và số lượng hồ sơ đính kèm trong bìa.

- Ngoài ra trong bìa hồ sơ này có kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình tạo sản phẩm tương ứng. Thông qua phiếu này, sẽ nhận biết được giai đoạn, thực trạng xuyên suốt quá trình tạo ra thành phẩm.

- Toàn bộ hồ sơ được bảo toàn một cách chắc chắn, được lưu trong các kệ.

7. XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP:

Hồ sơ trong quá trình xử lý nếu phát hiện sự không phù hợp thì tùy theo mức độ mà có thể áp dụng các trường hợp xử lý như sau:

TRƯỜNG HỢP SỬA CHỮA NGAY:

- Sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ lý tiếp theo

TRƯỜNG HỢP NHÂN NHƯỢNG:

- Trễ thời gian trong từng công đoạn thực hiện, thiếu thông tin nhưng không quan trọng đến quá trình xử lý hồ sơ.

- Trường hợp này phải được người có thẩm quyền xác nhận cho phép thông qua.

TRƯỜNG HỢP LOẠI BỎ HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ YÊU CẦU LÀM LẠI TỪ ĐẦU:

- Các số liệu trong việc xử lý vi phạm không chính xác, nội dung các văn bản chưa phù hợp theo đúng quy định.

- Hồ sơ không đúng quy định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ, chưa đủ cơ sở thực hiện,...

- Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc xử lý sản phẩm không phù hợp phải được lưu trữ lại (lưu chung vơi hồ sơ liên quan) để truy xuất khi cần thiết.

8. THỐNG KÊ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU - KHẮC PHỤC - PHÒNG NGỪA - CẢI TIẾN

- Định kỳ 1 tháng một lần, nhân viên hành chính dựa vào các hồ sơ phát sinh trong tháng tiến hành thống kê và lập báo cáo về kết quả hoạt động xử lý vi phạm hành chính, trình cho lãnh đạo Đội QLTTĐT xem xét và ký trình lên Lãnh đạo UBND huyện Cần Giờ.

- Nội dung báo cáo bao gồm:

❖ Số lượng hồ sơ hoàn tất

❖ Số lượng hồ sơ đang xử lý (tồn đọng): còn trong hạn hoặc đã trễ hạn.

❖ Số lượng hồ sơ bị trả lại/ bổ sung

❖ Số lượng hồ sơ bị lỗi

❖ Số lượng lỗi nghiệp vụ (dạng lỗi); trong lúc tiếp nhận; trong quá trình xử lý; thời gian thụ lý chậm trễ; luân chuyển hồ sơ bị: thất lạc, hư; từ phía khách hàng; từ các cơ quan ban ngành, dạng lỗi khác...

❖ Mức độ thực hiện (đạt) mục tiêu chất lượng.

- Đúng luật:………. % / tháng

- Đúng hẹn:………. %/tháng

- Nếu không đạt theo mục tiêu tháng thì phòng ban chức năng phải có những biện pháp, hành động khắc phục và phòng ngừa, cải tiến thích hợp.

- Biểu mẫu áp dụng Bảng Thống kê - Phân tích dữ liệu.

- Trong quá trình thực hiện nếu xuất hiện các điểm không phù hợp (trễ ngày, sai sót trong quá trình,..) hoặc mục tiêu chất lượng không đạt thì người phát hiện lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục - phòng ngừa chuyển cho người hoặc phòng ban gây nên yêu cầu khắc phục /phòng ngừa.

9. BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRÊN LĨNH VỰC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ

Tên hồ sơ:……………………………….. Ngày nhận:………. Ngày trả (hạn chót):……………….

• Chú thích:

1. Ghi ngày tháng thực tế trong quá trình tác nghiệp

2. Mục đích là đảm bảo từng khâu/bộ phận làm đúng theo số ngày đã chuẩn hóa: có thể không nhất thiết phải ký vào cột ngày, nhưng phải đảm bảo chứng minh được yếu tố ngày tháng của quá trình tác nghiệp này.

3. Mục đích của cột này là nhằm kiểm soát những lỗi nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tác nghiệp. Có ba hình thức xử lý: 1/yêu cầu người làm sửa chữa lại và sau đó chuyển giao; 2/lỗi nhỏ, chấp nhận được, cho qua; 3/lỗi lớn, yêu cầu làm lại: có thể phải ra văn bản trả hoặc yêu cầu bổ túc hồ sơ.

BẢNG THỐNG KÊ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

THÁNG ……./200...

Lĩnh vực:…………………

BẢNG THỐNG KÊ VỀ CÁC DẠNG LỖI NGHIỆP VỤ

PHÁT SINH TRONG THÁNG …../ 200….