Quyết định 308/QĐ-NH6 năm 1995 Quy định về quản lý nghiệp vụ kho quĩ và điều hoà tiền mặt thực hiện trên máy vi tính do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ VÀ ĐIỀU HOÀ TIỀN MẶT THỰC HIỆN TRÊN MÁY VI TÍNH

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước ngày 24-5-1990.
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2-3-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Phát hành - kho quỹ và Giám đốc Trung tâm tin học Ngân hàng.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quản lý nghiệp vụ kho quỹ và điều hoà tiền mặt thực hiện trên máy vi tính, áp dụng với các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh văn phòng Thống đốc; Vụ trưởng Vụ Phát hành - kho quỹ; Giám đốc Trung tâm tin học Ngân hàng; Vụ trưởng các Vụ, Cục có liên quan ở Ngân hàng Nhà nước Trung ương; Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố; Giám đốc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ VÀ ĐIỀU HOÀ TIỀN MẶT THỰC HIỆN TRÊN MÁY VI TÍNH
(Ban hành theo Quyết định số 308 QĐ-NH6 ngày 31 tháng 10 năm 1995 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy định về quản lý nghiệp vụ kho quỹ và điều hoà tiền mặt trên máy vi tính, được áp dụng đối với chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố. Quy định này được tổ chức thực hiện trên cơ sở hệ thống các nguyên tắc, chế độ quản lý kho quỹ hiện hành, Ngân hàng Nhà nước bổ sung thêm một số điều liên quan đến nội dung công việc cần xử lý từ phương pháp thủ công chuyển sang máy tính.

Điều 2: Việc xử lý nghiệp vụ kho quỹ và điều hoà tiền mặt bằng máy vi tính phải đáp ứng các yêu cầu:

1. Đảm bảo công tác thu phát tiền mặt phục vụ khách hàng thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo an toàn tài sản của khách hàng.

2. Đảm bảo các nguyên tắc quản lý, bảo quản chặt chẽ, an toàn tài sản trong kho quỹ ngân hàng và đồng thời cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác điều hoà tiền mặt trên từng địa bàn tỉnh, thành phố và trên toàn quốc.

Điều 3: Hệ thống chương trình xử lý nghiệp vụ kho quỹ và điều hoà tiền mặt trên máy vi tính phải có khả năng nâng cấp mở rộng, chuyển đổi dễ dàng khi có những thay đổi về chế độ quản lý kho quỹ trong tương lai.

Chương 2:

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC I: MÔ HÌNH TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ KHI ỨNG DỤNG VI TÍNH

Điều 4: Khi ứng dụng vi tính, mô hình tổ chức nghiệp vụ của phòng Tiền tệ - kho quỹ (hay phòng Tiền tệ - quản lý ngoại hối và vàng bạc) chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố được chia thành 3 nhóm chủ yếu sau:

Nhóm 1: Giao dịch với khách hàng và quản lý, bảo quản tài sản trong kho quỹ, gồm 2 bộ phận:

1. Giao dịch với khách hàng và bảo quản tài sản trong Quỹ nghiệp vụ:

- Các chi nhánh NHNN có doanh số thu, chi tiền mặt lớn, có tổ chức các tổ thu, chi riêng biệt, thì bộ phận này gồm có: Trưởng quỹ, Tổ thu (Tổ trưởng, thủ quỹ, kiểm ngân); Tổ chi (Tổ trưởng, thủ quỹ, kiểm ngân).

- Các chi nhánh NHNN khác, bộ phận này có thủ quỹ và kiểm ngân.

2. Quản lý và bảo quản tài sản trong quỹ Điều hoà tiền mặt và các tài sản khác trong kho tiền.

Bộ phận này gồm có thủ kho tiền và các phụ kho.

Nhóm 2: Kiểm soát an toàn kho quỹ. Nhóm này do 1 cán bộ lãnh đạo phòng Tiền tệ (Trưởng hoặc Phó phòng) trực tiếp kiểm soát và cán bộ an toàn kho quỹ (nếu có).

Nhóm 3: Thống kê và điều hoà tiền mặt. Nhóm này có cán bộ thống kê chuyên trách và một số cán bộ làm công tác điều hoà tiền mặt.

MỤC II: NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Điều 5: Chức năng nhiệm vụ (có liên quan đến quy trình nghiệp vụ khi đã được ứng dụng vi tính) của từng nhóm như sau:

Nhóm 1:

- Bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng vào bảo quản tài sản trong quỹ nghiệp vụ:

+ Tiếp nhận các chứng từ và bảng kê thu tiền mặt, lập bảng kê chi tiền mặt;

+ Nhập số liệu từ bảng kê thu (chi) tiền mặt vào máy;

+ Cập nhật số liệu vào sổ nhật ký quỹ bằng máy và thực hiện thu, chi tiền mặt cho khách hàng theo đúng quy trình nghiệp vụ: Đối với món thu, phải thu tiền trước vào sổ sau; đối với chi phải vào sổ rồi mới chi;

+ Cuối ngày, sau khi kiểm kê Quỹ nghiệp vụ và xử lý thừa thiếu xong, phải khoá sổ nhật ký quỹ theo đúng quy định;

+ In sổ nhật ký quỹ, có chữ ký xác nhận của Ban quản lý Quỹ nghiệp vụ.

+ In sổ thu chi các loại tiền thuộc Quỹ nghiệp vụ;

+ Chịu trách nhiệm chính trong việc bảo quản an toàn tuyệt đối tài sản trong Quỹ nghiệp vụ và tính chính xác, khớp đúng giữa số liệu trên máy với số tiền thu, chi trong ngày, tồn quỹ thực tế tại Quỹ nghiệp vụ cuối ngày;

- Thủ kho tiền có các nhiệm vụ:

+ Tiếp nhận phiếu xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt từ kế toán chuyển sang, lập biên bản giao nhận tiền;

+ Đưa số liệu từ các phiếu xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt và biên bản giao nhận vào máy vi tính;

+ Cập nhật số liệu vào sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền, các thẻ kho... trong máy. Thực hiện xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt theo đúng quy trình đã quy định. Sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền được ghi chép và theo dõi theo tháng;

+ Cuối tháng, sau khi đã kiểm kê Quỹ điều hoà tiền mặt xong, phải khoá sổ trong máy. In các loại sổ (sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền, thẻ kho...) và lấy chữ ký xác nhận của Ban quản lý kho tiền;

+ Chịu trách nhiệm chính trong việc bảo quản an toàn tuyệt đối tài sản bảo quản trong kho tiền và tính chất chính xác, khớp đúng giữa số liệu trên máy tính với số liệu xuất, nhập, tồn kho thực tế của tài sản bảo quản trong kho tiền.

Nhóm 2:

Kiểm soát và an toàn kho quỹ, có các nhiệm vụ:

- Kiểm soát chặt chẽ để loại trừ các trường hợp thu, chi tiền mặt hoặc xuất, nhập tài sản khống;

- Kiểm soát khớp đúng giữa thông tin trên máy (thông tin đã nhập vào máy) và trên chứng từ. Nếu phát hiện sai sót thì thông báo và chuyển trả chứng từ cho thủ quỹ hoặc thủ kho để điều chỉnh cho đúng. Kiểm soát không được trực tiếp sửa chữa số liệu trên máy hoặc trên chứng từ;

- Kiểm soát đảm bảo thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ đã quy định;

- Giúp lãnh đạo tăng cường kiểm soát tồn quỹ tiền mặt từng thời điểm và nhất là cuối ngày cuối tháng. Có nhiệm vụ lấy số liệu kiểm kê thực tế tồn Quỹ nghiệp vụ cuối ngày, tồn Quỹ điều hoà tiền mặt cuối tháng để lập các sổ kiểm kê (thực hiện đối chiếu với số liệu do máy tự động cung cấp với số liệu thực tế, đảm bảo chính xác khớp đúng trong ngày, trong tháng). In các sổ kiểm kê theo quy định và lấy chữ ký của các thành viên có liên quan;

- Kiểm tra giám sát đảm bảo an toàn kho tiền. Theo dõi và lập các sổ bàn giao chìa khoá của kho tiền, sổ đăng ký vào kho tiền, sổ thiếu mất tiền...

Nhóm 3

Thống kê và điều hoà tiền mặt, có các nhiệm vụ:

- Lấy số liệu trong mạng vi tính để lập sổ theo dõi thực hiện nhập xuất Quỹ điều hoà tiền mặt (mẫu số 16/PHKQ/95); Lập sổ theo dõi tình hình nộp rút tiền mặt của các Ngân hàng trên địa bàn (mẫu số 20/PHKQ/95);

- Nhận điện báo, báo cáo từ các Ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước... nhập số liệu vào máy và lập các sổ theo mẫu quy định (mẫu 18, 19/PHKQ/95);

- Lập bằng máy các bản điện báo, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê: X07, X50, A05, B01, G01, G02, G04 v.v... và những báo cáo khác theo yêu cầu chỉ đạo tại địa phương, gửi hoặc (truyền) các báo cáo theo các địa chỉ đã được quy định hoặc do Giám đốc duyệt;

- Thực hiện nghiệp vụ điều hoà tiền mặt trên địa bàn: Căn cứ vào các số liệu đã có trên, máy lập Phiếu trình Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước xin xuất hoặc (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt (phụ biểu B) và hàng quỹ lập Cân đối điều hoà tiền mặt, dự kiến xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt gửi Trung ương (phụ biểu A).

MỤC III: VỀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ XỬ LÝ SỐ LIỆU THU - CHI TIỀN MẶT TẠI QUỸ NGHIỆP VỤ (KỂ CẢ ĐỐI VỚI NGOẠI TỆ TIỀN MẶT, NFTT).

Điều 6: Đối với giấy nộp tiền và phiếu thu.

1. Thủ quỹ nhận giấy nộp tiền và bảng kê thu các loại tiền do khách hàng nộp (nếu phiếu thu phải do kế toán trực tiếp chuyển sang). Thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ và thu nhận đủ tiền theo đúng quy trình đã quy định;

2. Thủ quỹ nhập số liệu từ bản kê và giấp nộp tiền vào máy;

3. Chuyển giấy nộp tiền hoặc phiếu thu, bảng kê thu các loại tiền và thông tin đã nhập bộ phận kiểm soát;

4. Kiểm soát kiểm tra số liệu theo quy định, chấp nhập đúng và chuyển trả lại cho thủ quỹ;

5. Máy tiến hành cập nhật tự động số liệu đã được kiểm tra đúng vào sổ nhật ký quỹ (hay sổ thu tiền) và sổ thu - chi các loại tiền;

6. Thủ quỹ thực hiện xử lý chứng từ, bảng kê theo đúng quy trình thu tiền mặt đã quy định.

Điều 7: Đối với chứng từ chi tiền mặt:

1. Chứng từ chi tiền mặt từ kế toán chuyển sang. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ các yếu tố, thủ quỹ căn cứ vào tính chất của khoản chi, quy định về cơ cấu các loại tiền và thực tế các loại tiền hiện có trong quỹ để lập bảng kê chi tiền mặt bằng máy vi tính;

2. In bảng kê chi các loại tiền. Chuyển bảng kê, phiếu chi và thông tin đã nhập sang cho bộ phận kiểm soát;

3. Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập;

4. Bộ phận kiểm soát, kiển soát các yếu tố theo quy định và chuyển giao lại chứng từ, thông tin cho thủ quỹ;

5. Máy tiến hành cập nhật tự động số liệu đã được kiểm tra đúng vào sổ nhật quỹ hay sổ chi tiền và sổ thu - chi các loại tiền;

6. Thủ quỹ ký tên trên chứng từ, bảng kê. Sau đó làm thủ tục giao tiền cho khách hàng và xử lý chứng từ theo đúng quy trình chi tiền mặt đã quy định.

Điều 8: Xử lý cuối ngày.

1. Qua một ngày làm việc, sau khi đã kiểm tra toàn bộ chứng từ trên máy, kiểm soát làm thủ tục kết thúc các hoạt động giao dịch trong ngày;

2. Thực hiện kiểm kê Quỹ nghiệp vụ cuối ngày. Ban quản lý Quỹ nghiệp vụ tiến hành xử lý thừa (thiếu) nếu có;

Kiểm soát lập và in sổ kiểm kê, có chữ ký xác nhận của Ban quản lý Quỹ nghiệp vụ;

Các số liệu đã được ghi chép, xử lý trong ngày lưu trong máy làm căn cứ để bộ phận kiểm soát đối chiếu với số liệu kiểm kê Quỹ nghiệp vụ cuối ngày. Số liệu lưu trong máy về tồn Quỹ nghiệp vụ, số lượng giá trị từng loại tiền và số liệu trên sổ kiểm kê Quỹ nghiệp vụ phải hoàn toàn khớp đúng;

3. Thủ quỹ làm thủ tục khoá sổ cuối ngày và in sổ nhật ký Quỹ nghiệp vụ, Ban quản lý Quỹ nghiệp vụ xác nhận tồn quỹ, xin xác nhận của Giám đốc Ngân hàng về sự chính xác của số trang sổ và các số liệu trên trang sổ;

4. Cuối ngày các thông tin được nhập vào các loại sổ của Quỹ nghiệp vụ, được chuyển về bộ phận thống kê và điều hoà tiền mặt để sử dụng kịp thời;

5. Trường hợp có tổ chức tổ thu, tổ chi riêng, thì từng tổ mở sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền theo mẫu 02/PHKQ/95. Số liệu từ các bảng kê thu (chi) được nhập trực tiếp vào sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền. Cuối ngày từng tổ khoá sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền và giao nộp toàn bộ tiền tồn quỹ cho trưởng quỹ. Trưởng quỹ kiểm tra tổng số tiền thu (chi), các chứng từ, bảng kê..., máy sẽ tự động tổng hợp số liệu vào sổ nhật ký quỹ.

MỤC IV: VỀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ XỬ LÝ SỐ LIỆU KHI XUẤT (NHẬP) QUỸ ĐIỀU HOÀ TIỀN MẶT VÀ CÁC TÀI SẢN KHÁC BẢO QUẢN TRONG KHO TIỀN

Điều 9: Đối với chứng từ nhập Quỹ điều hoà tiền mặt

1. Khi Giám đốc quyết định nhập Quỹ ĐHTM hoặc theo lệnh điều chuyển đến của Ngân hàng Nhà nước Trung ương, phiếu nhập kho (có đầy đủ các yếu tố, chữ ký... theo quy định) từ kế toán chuyển sang, thủ kho tiền kiểm tra và lập biên bản giao nhận tiền;

2. Căn cứ vào phiếu nhập Quỹ điều hoà tiền mặt và biên bản giao nhận tiền, thủ kho tiến hành nhận đủ số tiền theo đúng quy trình giao nhận của chế độ hiện hành và đưa vào kho tiền bảo quản;

3. Ghi số liệu vào thẻ kho của từng loại tiền;

4. Nhập số liệu từ phiếu nhập Quỹ điều hoà tiền mặt vào máy. Số liệu nhập vào máy phải khớp đúng với biên bản giao nhận, phiếu nhập và số tiền thực tế đã nhập kho;

5. Chuyển phiếu nhập, biên bản giao nhận và thông tin đã nhập sang bộ phận kiểm soát;

6. Kiểm soát kiểm tra:

- Việc làm thủ tục bàn giao chìa khoá và ghi chép vào sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền, sổ đăng ký vào kho tiền;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu mà thủ kho tiền đã nhập vào máy. Nếu chấp nhận đúng thì chuyển trả lại chứng từ thông tin cho thủ kho tiền.

Nếu phát hiện sai thì yêu cầu chỉnh sửa lại và kiểm soát lại;

7. Máy tự động ghi số liệu đã được kiểm soát đúng vào sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền, thẻ kho. Thủ kho tiền kiểm tra lại số liệu máy đã ghi;

8. Thủ kho ký tên trên biên bản giao nhận tiền và phiếu nhập kho.

Điều 10. Đối với chứng từ xuất Quỹ điều hoà tiền mặt

1. Sau khi đã được Giám đốc quyết định xuất Quỹ điều hoà tiền mặt tiếp cho Quỹ nghiệp vụ, hoặc thực hiện lệnh điều chuyển đi của Ngân hàng Nhà nước Trung ương, phiếu xuất Quỹ điều hoà tiền mặt được chuyển từ kế toán sang. Thủ kho tiền kiểm tra đầy đủ các yếu tố và lập biên bản giao nhận tiền;

2. Thủ kho căn cứ vào số liệu trên phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền, nhập số liệu và máy tính;

3. Chuyển chứng từ và thông tin đã nhập sang bộ phận kiểm soát;

4. Kiểm soát thực hiện như quy định của điểm 6 Điều 9 nói trên;

5. Máy tự động cập nhật số liệu đã được kiểm soát vào sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền và các thẻ kho. Thủ kho tiền phải kiểm tra lại số liệu máy đã ghi, đối chiếu; đảm bảo số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết các loại tiền khớp đúng với sổ Quỹ điều hoà tiền mặt;

6. Thủ kho ký tên trên phiếu xuất kho và biên bản giao nhận tiền;

7. Thực hiện xuất giao tiền theo biên bản giao nhận tiền và phiếu xuất Quỹ điều hoà tiền mặt và tiếp tục xử lý chứng từ theo chế độ hiện hành.

Điều 11: Xử lý cuối ngày và cuối tháng.

1. Cuối ngày, cuối tháng các thông tin cần thiết về hoạt động của Quỹ điều hoà tiền mặt trong ngày, trong tháng được truyền về bộ phận thống kê, điều hoà tiền mặt để lập các sổ cần thiết phục vụ công tác điều hoà tiền mặt hàng ngày, lập các điện báo, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê theo quy định;

2. Cuối tháng:

2.1. Kiểm soát kiểm tra toàn bộ số liệu, chứng từ xuất nhập Quỹ điều hoà tiền mặt, số liệu trên máy và làm thủ tục kết thúc hoạt động giao dịch trong tháng;

2.2. Thực hiện kiểm kê Quỹ điều hoà tiền mặt cuối tháng. Kiểm soát lập và in sổ kiểm kê. Ban quản lý kho tiền làm thủ tục xử lý thừa thiếu (nếu có);

Các số liệu đã được cập nhật, xử lý trong tháng được lưu trong máy làm căn cứ để bộ phận kiểm soát đối chiếu với số liệu trên sổ kiểm kê Quỹ điều hoà tiền mặt cuối tháng. Số liệu lưu trong máy về số lượng, giá trị từng loại tiền xuất, nhập, tồn quỹ và số liệu trên các sổ sách có liên quan và sổ kiểm kê phải hoàn toàn khớp đúng;

2.3. Thủ kho tiền khoá sổ Quỹ điều hoà tiền mặt và các sổ chi tiết các loại tiền vào cuối tháng. In sổ để Ban quản lý kho tiền ký xác nhận tồn quỹ cuối tháng, để Giám đốc xác nhận sự chính xác về số trang sổ và số liệu ghi chép trên từng trang sổ;

Khi xuất, nhập các tài sản khác bảo quản trong kho tiền cũng được áp dụng quy trình nghiệp vụ quy định tại mục IV này.

MỤC V: VỀ XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI BỘ PHẬN KIỂM SOÁT VÀ AN TOÀN KHO QUỸ

Điều 12: Với chức năng kiểm soát thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ, đảm bảo an toàn tài sản và kiểm tra đảm bảo số liệu khớp đúng giữa thực tế với chứng từ, sổ sách trong máy tính, bộ phận kiểm soát thực hiện nhiệm vụ sau đây:

1. Bảng kê thu, chi tiền mặt, phiếu xuất nhập Quỹ ĐHTM được đưa từ thủ quỹ, thủ kho sang kiểm soát, kiểm tra các yếu tố;

- Thực sự có thu (chi) tiền mặt ở Quỹ nghiệp vụ hoặc xuất nhập tiền mặt ở Quỹ điều hoà tiền mặt hay không? Loại trừ trường hợp thu (chi) khống;

- Kiểm tra tính chất hợp lý của cơ cấu các loại tiền mặt chi ra đúng theo quy định và phù hợp với tính chất của khoản chi hay không;

- Đảm bảo tính chính xác của việc nhập số liệu từ chứng từ vào máy;

- Trả lời kết quả kiểm soát và giao chứng từ lại cho thủ quỹ, thủ kho tiền;

2. Mỗi khi chuẩn bị xuất hoặc nhập các quỹ và tài sản bảo quản trong kho tiền, kiểm soát phải chú ý: Chỉ sau khi đã làm xong thủ tục bàn giao chìa khoá cửa kho tiền và nhập các thông tin chính xác về bàn giao chìa khoá cửa kho tiền (của cả 3 thành viên Ban quản lý kho tiền) vào sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền; đăng ký đầy đủ, chính xác các yếu tổ vào sổ "Đăng ký vào kho tiền"... mới được trả lời kết quả kiểm soát và các chứng từ có liên quan cho thủ kho tiền, quy trình nghiệp vụ mới tiếp tục được thực hiện... Kiểm tra đối chiếu thông tin lưu giữ trong máy có khớp đúng với số liệu ở sổ theo dõi ghi chép ký nhận bên ngoài;

3. Cập nhật thông tin vào sổ thiếu mất tiền;

4. Cuối ngày sau khi kiểm kê Quỹ nghiệp vụ, lập sổ kiểm kê các loại tiền tồn Quỹ nghiệp vụ và xử lý như đối với điểm 2 Điều 8 Mục III đã quy định trên;

5. Cuối tháng lập sổ kiểm kê các loại tiền tồn Quỹ điều hoà tiền mặt và xử lý như đối với điểm 2 Điều 11 Mục IV đã quy định ở trên;

6. Mỗi khoản thu (chi) tiền mặt ở Quỹ nghiệp vụ, mỗi lần xuất nhập Quỹ ĐHTM, kiểm soát phải theo dõi đảm bảo xử lý đúng quy trình đã nêu ở mục III, mục IV trên đây. Mọi sự mất mát, thiếu hụt tài sản do làm sai quy trình nghiệp vụ quy định, người kiểm soát cũng phải chịu trách nhiệm liên đới.

MỤC VI: VỀ XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI BỘ PHẬN THỐNG KÊ VÀ ĐIỀU HOÀ TIỀN MẶT

Điều 13: Việc lập các loại điện báo, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê theo Quyết định số 159/QĐ-NH ngày 23 tháng 8 năm 1994 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước theo nguồn số liệu sau:

1. Số liệu báo cáo từ các Ngân hàng thương mại, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước... trên địa bàn nộp về bằng văn bản (hoặc có thể qua mạng truyền tin học đều phải nhập vào máy tạo số liệu ban đầu để lập các sổ theo mẫu số 18, 19/PHKQ/95);

2. Các số liệu đã nhập vào máy từ các nhóm 1 được truyền về nhóm 3 để sử dụng. Theo chương trình có sẵn trong máy sẽ tự động lập sổ theo dõi tình hình nộp rút tiền mặt của các tổ chức tín dụng... trên địa bàn (mẫu số 20/PHKQ/95). Các số liệu này sẽ được tổng hợp với số liệu ở điểm 1 trên tự động tạo ra các điện báo, báo cáo nhanh và báo cáo thống kê theo chế độ hiện hành. Cán bộ thống kê phải kiểm tra, kiểm soát lại các số liệu trên điện báo, báo cáo X50, X07, A05, B03, G01, G02, G04, B01, và các báo cáo 01, 02/PHKQ...

Điều 14: Việc sử dụng thông tin phục vụ công tác điều hoà tiền mặt trên địa bàn tỉnh, thành phố được quy định như sau:

1. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu từ nhóm 1 truyền đến, máy tự động lập sổ theo dõi thực hiện xuất nhập Quỹ điều hoà tiền mặt (mẫu số 16/PHKQ/95). Bộ phận điều hoà tiền mặt kiểm tra lại số liệu máy đã cung cấp.

2. Nếu có nhu cầu xin xuất hoặc nhập Quỹ điều hoà tiền mặt thì việc lập Phiếu trình xin xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt (phụ biểu B) như sau: Từ các số liệu có liên quan trong mẫu số 16, máy tự động ghi chép các số liệu tương ứng vào phần I của phụ biển B. Căn cứ vào nhu cầu thu - chi tiền mặt trên địa bàn, khả năng khai thác tiền mặt của địa phương trong những ngày sắp tới và một số yếu tố khác được quy định trong Công văn số 218/PHKQ ngày 26 tháng 5 năm 1995 của Ngân hàng Nhà nước TW để lập phần II của phụ biểu B. In văn bản và trình Giám đốc xét duyệt;

3. Sau khi được Giám đốc xét duyệt Phiếu trình, bộ phận điều hoà tiền mặt chuyển sang cho phòng kế toán để lập phiếu xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt. Phiếu này được chuyển sang cho thủ kho tiền để thực hiện;

4. Từ các số liệu đã được tích luỹ lưu từ trong kho dữ liệu được phân tổ theo các tiêu thức phù hợp ở các sổ mẫu số 16, 17, 18, 19, 20/PHKQ/95 và phân tích các yếu tố có liên quan theo hướng dẫn ở mục I của Công văn 218/PHKQ ngày 26/5/1995 của Ngân hàng Nhà nước TW, bộ phận điều hoà tiền mặt lập cân đối thu - chi tiền mặt và dự kiến xuất - nhập Quỹ điều hoà tiền mặt quý sau (phụ biểu A), trình Giám đốc ký và gửi vụ Phát hành - kho quỹ Ngân hàng Nhà nước TW vào tuần kỳ 2 của tháng thứ 3 mỗi quý.

MỤC VII: VỀ CÁC LOẠI SỔ SÁCH, BÁO CÁO, ĐIỆN BÁO DO MÁY VI TÍNH CUNG CẤP

Điều 15: Để bảo đảm an toàn tài sản và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và điều hoà tiền mặt trên từng địa bàn tỉnh, thành phố; khi thực hiện vi tính hoá, mạng vi tính cung cấp các loại sổ sách, báo cáo, điện báo thống nhất theo phụ lục đính kèm quy định này.

Tuy vậy, nếu do nhu cầu thật cần thiết đối với việc chỉ đạo công tác điều hoà tiền mặt tại địa phương, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố có thể quyết định bổ sung thêm một sổ sách, báo cáo áp dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Điều 16: Khi ứng dụng tin học vào nghiệp vụ kho quỹ, các sổ sách đều dùng hình thức tờ rời, mỗi trang sổ có đánh số thứ tự liên tục trong 1 năm. Đặc biệt, các loại sổ quỹ (sổ nhật ký quỹ - mẫu số 01/PHKQ/95, sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền - mẫu số 02, sổ quỹ điều hoà tiền mặt - mẫu số 09) trên mỗi tráng sổ do máy tính tự động cung cấp, còn phải có chữ ký của Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng (đóng dấu của Ngân hàng) xác nhận sự chính xác của số trang sổ và các số liệu trên trang sổ... thay cho việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai và ký xác nhận trên tờ bìa và từng trang sổ theo quy định trước đây.

Nghiêm cấm việc sửa chữa số liệu trên trang sổ bằng bất kỳ hình thức nào.

Việc quản lý sổ sách, đĩa từ ghi lưu các số liệu có liên quan khi sử dụng và đưa vào lưu trữ tuân thủ theo chế độ hiện hành.

MỤC VIII: VỀ MỘT SỐ NGHIỆP VỤ ĐỘC LẬP, ĐƯỢC VI TÍNH HOÁ TỪNG PHẦN.

Điều 17: Đối với Quỹ nghiệp vụ dự trữ.

1. Để đơn giản, gọn nhẹ khâu hạch toán Quỹ nghiệp vụ dự trữ, cần tách riêng thành một nghiệp vụ độc lập không gắn liên hoàn với quy trình quản lý Quỹ nghiệp vụ đã nếu ở Mục II của Quy định này. Mở sổ theo dõi Quỹ nghiệp vụ dự trữ (mẫu số 05/PHKQ/95). Số liệu về xuất nhập Quỹ nghiệp vụ dự trữ được theo dõi bằng cách nhập số liệu vào các tương ứng trên biểu mẫu có sẵn trong máy. Cuối ngày máy tự động lấy số liệu tồn quỹ Quỹ nghiệp vụ dự trữ để vào quy trình Quỹ nghiệp vụ để lập sổ kiểm kê Quỹ nghiệp vụ cuối ngày. Cần kết hợp mở sổ để ghi chép và ký nhận kịp thời sau mỗi lần phát sinh xuất nhập.

2. Dùng thẻ kho để theo dõi chi tiết các loại tiền thuộc Quỹ dự trữ bảo quản trong kho tiền.

Điều 18: Đối với thẻ kho.

Do yêu cầu quản lý tài sản, thẻ kho phải đặt theo từng loại tiền trong mỗi gian kho để theo dõi số lượng, giá trị tài sản xuất , nhập và hiện còn theo từng nghiệp vụ phát sinh. Do vậy ngoài thẻ kho đã được tự động tạo ra trong máy (để đối chiếu, kiểm tra) phải lập thẻ kho bằng ghi tay để tiện ghi chép và sử dụng ngay ở trong kho tiền.

Điều 19: Phiếu trình Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước về việc xin xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt (phụ lục B):

Các số liệu ở phần I (tình hình thực hiện... ) được máy tự động lập ra theo nguồn số liệu lấy từ Sổ theo dõi thực hiện xuất nhập Quỹ điều hoà tiền mặt (mẫu số 16). Còn phần II có thể điền số liệu cần thiết của mỗi lần trình, in ra và lấy chữ ký của Trưởng phòng, trình Giám đốc duyệt.

Điều 20: Một số công việc có tính chất độc lập khác cũng được tiến hành trên các mẫu có sẵn trên máy tính. Khi cần có thể điền số liệu vào rồi in ra để lấy chữ ký xác nhận hoặc kết hợp lập bằng tay để lấy chữ ký xác nhận của các thành viên có liên quan, thông tin đã nhập vào các sổ trong máy để đối chiếu kiểm tra, tổng hợp:

1. Sổ theo dõi trả tiền thừa cho khách hàng.

2. Sổ theo dõi sêri tiền mới in, ngân phiếu thanh toán mới in.

3. Sổ theo dõi giấy bạc (NFTT) giả, nghi giả.

4. Sổ theo dõi thiếu mất tiền.

5. Sổ đăng ký vào kho tiền.

6. Sổ bàn giao chìa khoá kho tiền.

7. Sổ theo dõi lệnh điều chuyển tiền mặt của Trung ương.

8. Sổ theo dõi điện báo ngày (mẫu số 19/PHKQ/95).

9. Sổ theo dõi điện báo tuần kỳ, kỳ (mẫu 20/PHKQ/95).

10. Cân đối thu - chi tiền mặt và dự kiến xuất nhập Quỹ điều hoà tiền mặt (Phụ biểu A).

Điều 21: Vấn đề đổi loại tiền.

Khi đổi loại tiền cho khách hàng, chỉ nhập số liệu từ các bảng kê thu hoặc chi. Tiền đổi loại vào sổ chi tiết thu - chi các loại tiền, không nhập vào sổ nhật ký quỹ. Cuối ngày phải tách riêng các loại tiền thu - chi do đổi loại để loại trừ, đảm bảo phản ánh đúng và đầy đủ cơ cấu các loại tiền đã thu - chi thực tế qua Quỹ nghiệp vụ ngân hàng.

MỤC IX: VỀ VIỆC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ SỐ LIỆU LƯU TRÊN MÁY VI TÍNH.

Điều 22: Hệ thống chương trình phải đảm bảo việc phân quyền, theo đúng chức năng sử dụng của từng nhóm nêu ở Điều 5, Mục II của Quy định này, đảm bảo không thiếu, không chồng chéo, không thừa.

Điều 23: Mỗi cá nhân sử dụng có mật khẩu riêng và chịu trách nhiệm về bí mật mật khẩu của mình. Khi đi công tác, nghỉ phép... phải giao lại mật khẩu cho trưởng phòng để chuyển giao công việc cho người khác, khi nhận lại phải tự đổi mật khẩu... mật khẩu phải được thay đổi thường xuyên và bảo vệ bí mật.

Điều 24: Số liệu lưu trên máy phải được tổ chức lưu giữ theo đúng Quyết định số 218/QĐ-NH 16 ngày 15 tháng 11 năm 1993 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Không được tự ý sửa đổi các cấu trúc dữ liệu, chương trình và không được cung cấp dữ liệu tuỳ tiện

MỤC X: XỬ LÝ CÁC VI PHẠM

Điều 25: Tổ chức hoặc cá nhân không chấp hành đúng Quy định này, làm ảnh hưởng đến việc điều hành hoạt động ngân hàng và làm mất mát tài sản trong kho quỹ Ngân hàng, thì tuy theo mức độ sai phạm mà áp dụng kỷ luật hành chính và áp dụng chế độ trách nhiệm vật chất theo quy định xử lý thừa thiếu tiền, tài sản trong kho quỹ ngân hàng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH.

Điều 26: Khi đã ứng dụng vi tính vào nghiệp vụ quản lý kho quỹ và điều hoà tiền mặt, thì việc nhận, xử lý thông tin, lập các điện báo, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê trong công tác kho quỹ và điều hoà tiền mặt theo Quyết định số 159/QĐ-NH ngày 23/8/1994 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, được chuyển từ Phòng tin học sang Phòng tiền tệ - kho quỹ hay (Phòng tiền tệ và quản lý ngoại hối vàng bạc) của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố.

Điều 27: Vụ trưởng Vụ Phát hành - kho quỹ và Giám đốc Trung tâm tin học Ngân hàng chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành Quy định này.

Các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chưa có điều kiện áp dụng Quy định này, thì thực hiện theo chế độ hiện hành.

Điều 28: Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.