Quyết định 2952/QĐ-UBND năm 2021 về Quy chế sử dụng phần mềm “Hệ thống Theo dõi tiến độ thực hiện chỉ đạo" do tỉnh Lào Cai ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG PHẦN MỀM “HỆ THỐNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN CHỈ ĐẠO”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 42/2021/QĐ-UBND ngày 03/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai, nhiệm kỳ 2021-2026;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng phần mềm “Hệ thống Theo dõi tiến độ thực hiện chỉ đạo”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG PHẦN MỀM “HỆ THỐNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN CHỈ ĐẠO”
(Kèm theo Quyết định số 2952/QĐ-UBND ngày 17/8/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng phần mềm “Hệ thống Theo dõi tiến độ thực hiện chỉ đạo” (sau đây gọi tắt là Phần mềm TDCĐ) để nắm bắt, báo cáo kịp thời việc triển khai thực hiện các kết luận, chỉ đạo bằng văn bản của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh (không bao gồm các văn bản có chế độ Mật theo quy định của Pháp luật).

2. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố tham gia sử dụng phần mềm (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Một số từ thường dùng trong Phần mềm TDCĐ được hiểu như sau:

1. Công việc được giao: Là công việc cụ thể giao cho một cơ quan chủ trì thực hiện, có thời hạn hoặc không có thời hạn hoàn thành do Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh kết luận, chỉ đạo và đã được ban hành bằng văn bản.

2. Chưa thực hiện: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì chưa thực hiện hoặc chưa cập nhật tiến độ thực hiện công việc trên Phần mềm TDCĐ.

3. Chưa thực hiện đến hạn: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì chưa thực hiện hoặc chưa cập nhật tiến độ thực hiện công việc, công việc này còn trong thời hạn xử lý và hạn xử lý cách thời điểm hiện tại 3 ngày.

4. Chưa thực hiện quá hạn: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì chưa thực hiện hoặc chưa cập nhật tiến độ thực hiện công việc, công việc này đã quá thời hạn yêu cầu xử lý.

5. Đang thực hiện: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì đang thực hiện và đã cập nhật tiến độ thực hiện công việc trên Phần mềm TDCĐ.

6. Đang thực hiện đến hạn: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì đang thực hiện và đã cập nhật tiến độ thực hiện công việc trên Phần mềm TDCĐ, công việc này còn trong thời hạn xử lý và hạn xử lý cách thời điểm hiện tại 3 ngày.

7. Đang thực hiện quá hạn: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được giao, cơ quan chủ trì đang thực hiện và đã cập nhật tiến độ thực hiện công việc trên Phần mềm TDCĐ, công việc này đã quá thời hạn yêu cầu xử lý.

8. Đã thực hiện: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được cơ quan chủ trì thực hiện xong nhưng UBND tỉnh chưa phê duyệt, cập nhật kết quả hoàn thành công việc được giao.

9. Đã hoàn thành: Là trạng thái hiển thị trong Phần mềm TDCĐ công việc đã được cơ quan chủ trì thực hiện xong và UBND tỉnh đã phê duyệt kết quả (xác nhận hoàn thành) công việc được giao.

Điều 3. Phân loại văn bản cần được theo dõi để đưa vào phần mềm

1. Các Chỉ thị của UBND tỉnh; Các Thông báo của UBND tỉnh; Các Thông báo của Văn phòng UBND tỉnh.

2. Các văn bản chỉ đạo, điều hành khác do Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh yêu cầu phải theo dõi, báo cáo kết quả.

3. Trong nội dung các văn bản nêu trên, đưa vào phân công theo dõi những nội dung công việc như sau: nội dung công việc cụ thể, giao cho 01 đơn vị thực hiện chính (cơ quan chủ trì), có thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể (hoặc không có thời hạn cụ thể nhưng Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh yêu cầu báo cáo tiến độ định kỳ).

Điều 4. Đặc điểm, tính năng của Phần mềm TDCĐ

1. Đặc điểm:

Phần mềm TDCĐ là ứng dụng web, hoạt động trên môi trường mạng.

Phần mềm này liên kết với phần mềm “Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc” (VNPT Ioffice) đang vận hành tại Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố và một số cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

Hệ thống tài khoản truy cập phần mềm đồng bộ với tài khoản của phần mềm VNPT Ioffice.

2. Tính năng:

Giúp Thường trực UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, thống kê tình hình thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh đã ban hành bằng văn bản.

Giúp các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố theo dõi, kiểm soát việc thực hiện các công việc được giao, cũng như báo cáo, cập nhật nhanh quá trình, kết quả thực hiện công việc được giao.

Giúp chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc thực hiện các công việc Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo kết quả theo dõi thực hiện công việc được giao.

Điều 5. Quy trình thực hiện, theo dõi công việc

1. Khi văn bản chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh được ban hành, Văn phòng UBND tỉnh thực hiện cập nhật và chuyến các nội dung công việc được giao cho các cơ quan, đơn vị vào Phần mềm TDCĐ, sau đó theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tiến độ công việc được giao của các cơ quan, đơn vị.

2. Các cơ quan, đơn vị sau khi tiếp nhận công việc được giao trên Phần mềm TDCĐ, chỉ đạo trực tiếp hoặc giao cho phòng, ban, đơn vị trực thuộc thực hiện báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ trên Phần mềm TDCĐ, nếu công việc đã hoàn thành thì đính kèm tập tin văn bản (có ký tên, đóng dấu của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị) để minh chứng.

Trường hợp nội dung công việc được giao đã triển khai thực hiện đến hạn theo quy định nhưng chưa hoàn thành, không đủ khả năng, điều kiện thực hiện hoặc triển khai thực hiện không đúng yêu cầu thì cơ quan, đơn vị phải đề xuất kịp thời hướng xử lý, báo cáo Thường trực UBND tỉnh xem xét, giải quyết bằng văn bản về những khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân.

3. Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh rà soát kết quả thực hiện công việc được giao của các cơ quan, đơn vị đã hoàn thành và xem xét, quyết định phê duyệt kết quả công việc được giao sau khi có ý kiến của Thường trực UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 6. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị tham gia Phần mềm TDCĐ

1. Đối với Văn phòng UBND tỉnh

a) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh:

Theo dõi, đôn đốc các công việc được giao trên Phần mềm TDCĐ theo lĩnh vực được phân công phụ trách; chấn chỉnh đối với các công việc được giao quá hạn xử lý; quyết định bổ sung các đầu việc cần được theo dõi; có ý kiến khắc phục sai sót (nếu có) hoặc điều chỉnh cho phù hợp với Quy chế.

Hàng tuần, Chánh Văn phòng UBND tỉnh báo cáo Thường trực UBND tỉnh về tiến độ, kết quả thực hiện các công việc Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh đã giao cho các cơ quan, đơn vị thực hiện. Đồng thời, trước 15h00’ ngày Thứ Sáu hàng tuần, tổng hợp về số lượng các công việc quá hạn, đến hạn, còn hạn và gửi thông báo (bằng hình thức gửi tin nhắn qua số điện thoại) tới Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị để chủ động, kịp thời triển khai các nhiệm vụ được giao.

b) Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh:

Chuyên viên được giao chủ trì phát hành các văn bản theo Điều 3 của Quy chế này có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin các nội dung nhiệm vụ do Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị trên Phần mềm TDCĐ tối đa trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi văn bản chỉ đạo, điều hành được ban hành.

Chuyên viên được giao theo dõi có trách nhiệm trao đổi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị cập nhật tiến độ (trường hợp phát hiện thông tin, số liệu cập nhật không chính xác hoặc có sai lệch, kịp thời trao đổi với cơ quan, đơn vị để điều chỉnh), hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Khi công việc của các cơ quan, đơn vị đã thực hiện có kết quả, Chuyên viên rà soát, trình Thường trực UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kết quả công việc, trong đó: (i) từ chối nếu nội dung tham mưu chưa đảm bảo để trình Thường trực UBND tỉnh; (ii) duyệt kết quả hoặc kết thúc công việc sau khi có ý kiến đồng ý của Thường trực UBND tỉnh.

Trường hợp đơn vị được giao công việc xin gia hạn xử lý, trong vòng 02 ngày làm việc, Chuyên viên được giao theo dõi có trách nhiệm rà soát đúng với thực tế lý do xin gia hạn, báo cáo Thường trực UBND tỉnh để gia hạn xử lý công việc; thông báo cho đơn vị xin gia hạn kết quả gia hạn, thời gian gia hạn; đồng thời cập nhật trên Phần mềm TDCĐ thời hạn công việc được giao.

2. Đối với các cơ quan, đơn vị

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị:

Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về thời hạn cập nhật và tính chính xác, đầy đủ của các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh giao của cơ quan, đơn vị mình theo quy định của Quy chế này. Cử đầu mối phụ trách Phần mềm của cơ quan, đơn vị.

Truy cập hàng ngày vào Phần mềm để nắm bắt tiến độ công việc được giao của đơn vị và tổ chức thực hiện, đồng thời phê duyệt cập nhật tiến độ công việc vào Phần mềm. Trường hợp nội dung công việc được giao chuyển đến chưa chính xác hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị mình thì phải trao đổi, nêu rõ lý do và chuyển lại Văn phòng UBND tỉnh để điều chỉnh hoặc chuyển đến cơ quan, đơn vị khác thực hiện theo quy định.

Chỉ đạo việc cập nhật, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả thực hiện (kèm tập tin văn bản) cho đến khi công việc được giao được duyệt đã hoàn thành hoặc kết thúc.

b) Trưởng, phó phòng thuộc các cơ quan, đơn vị:

- Căn cứ vào chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Lãnh đạo phòng xử lý, phân công nhiệm vụ đến các chuyên viên trong phòng (phân công cụ thể xử lý chính, phối hợp); thường xuyên theo dõi, đôn đốc các chuyên viên của phòng xử lý công việc theo đúng thời gian, cập nhật tiến độ thực hiện trên phần mềm.

- Trường hợp nội dung chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân công, chuyển đến (trên phần mềm) chưa chính xác hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng mình thì phải báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, nêu rõ lý do và chuyển trả lại cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để chuyển đến các phòng chuyên môn khác thực hiện theo quy định.

- Các nhiệm vụ do Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Thường trực Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân công xử lý đến hạn theo quy định nhưng chưa triển khai thực hiện, không đủ khả năng, điều kiện hoàn thành hoặc triển khai thực hiện không đúng yêu cầu thì phải tham mưu kịp thời cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bằng văn bản về những khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân, đề xuất hướng xử lý, báo cáo Thường trực UBND tỉnh xem xét, giải quyết.

- Đối với nhiệm vụ cá nhân trực tiếp thực hiện, kết quả đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký duyệt, ban hành văn bản và báo cáo kết quả với Thường trực UBND tỉnh, cá nhân tự thực hiện cập nhật kết quả xử lý công việc trên phần mềm.

c) Chuyên viên các cơ quan, đơn vị:

Truy cập hàng ngày vào Phần mềm bằng tài khoản cá nhân được cấp để nắm bắt công việc được giao và tổ chức thực hiện.

Tiếp nhận, rà soát, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả công việc được giao chính xác, đúng hạn, đúng thực tế trên Phần mềm TDCĐ. Chậm nhất sau thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận công việc được giao phải cập nhật thông tin về tiến độ thực hiện, triển khai nhiệm vụ được giao trên Phần mềm TDCĐ và định kỳ trước 10h00’ ngày thứ 6 hàng tuần cập nhật tiến độ các công việc được giao chưa hoàn thành cho đến khi công việc được giao được duyệt đã hoàn thành hoặc kết thúc (sau khi công việc đã hoàn thành, Chuyên viên đính kèm tập tin văn bản có ký tên, đóng dấu của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị vào phần mềm để minh chứng).

Trường hợp xin gia hạn công việc cần có lý do chính đáng, đảm bảo đúng với mục tiêu của công việc được giao.

Điều 7. Phối hợp xử lý thông tin, báo cáo

1. Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh được phân công theo dõi có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện cho đến khi công việc đã hoàn thành; nếu nhận thấy công việc được giao có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.

2. Định kỳ hàng tuần, Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh phải rà soát lại tất cả các công việc được phân công theo dõi để nắm được tổng thể các đầu việc nhằm tránh xảy ra việc theo dõi thiếu sót, báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách những việc chưa phù hợp (nếu có) và đề xuất giải pháp khắc phục.

3. Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên truy cập vào phần mềm để nắm bắt tiến độ thực hiện các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, chỉ đạo chuyên viên theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện hoàn thành tốt công việc được giao.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải tiếp nhận công việc được giao và tổ chức triển khai thực hiện, báo cáo kịp thời các khó khăn vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ giải quyết, trong trường hợp hoàn thành công việc được giao trễ hạn phải có báo cáo giải trình.

Điều 8. về quản lý Phần mềm TDCĐ

1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý phần mềm, đảm bảo phần mềm hoạt động liên tục 24 giờ/ngày; tổ chức kịp thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu, tiếp nhận các ý kiến đóng góp về phần mềm; đề xuất việc nâng cấp, sửa đổi để tạo điều kiện cho phần mềm hoạt động hiệu quả hơn.

2. Đơn vị cung cấp phần mềm có trách nhiệm tập huấn sử dụng, theo dõi, kiểm tra định kỳ về tình trạng hoạt động của Phần mềm TDCĐ, khắc phục sự cố và các vấn đề xảy ra có liên quan phần mềm; chịu trách nhiệm sao, lưu định kỳ để đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho cơ sở dữ liệu, chống xâm nhập sao chép dữ liệu trái phép; báo cáo chung tình hình truy cập khai thác thông tin; tiếp thu việc nâng cấp, sửa đổi để tạo điều kiện cho phần mềm hoạt động tốt hơn.

Điều 9. Chế độ khen thưởng

1. Các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc, hiệu quả Quy chế này được biểu dương, khen thưởng theo quy định hiện hành về thi đua khen thưởng.

2. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức thực hiện không đầy đủ hoặc vi phạm quy định của Quy chế này, tùy theo mức độ sẽ bị phê bình, kỷ luật theo quy định.

3. Định kỳ cuối năm, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ theo các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh giao của các cơ quan, đơn vị, gửi Sở Nội vụ tổng hợp để làm cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét các danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương và của cá nhân Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ Quy chế này, phân công và tổ chức thực hiện trong cơ quan, đơn vị, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, cập nhật đầy đủ kịp thời thông tin báo cáo vào phần mềm, phục vụ tốt cho sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh. Định kỳ hàng tháng tại Phiên họp thường kỳ UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ theo các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh giao dựa trên báo cáo trích xuất từ Phần mềm TDCĐ.

2. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị gửi văn bản về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.