Quyết định 2854/QĐ-CT năm 2021 công bố Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và phê duyệt Quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2854/QĐ-CT

Vĩnh Phúc, ngày 13 tháng 10 năm 2021

 KT. CHỦ TỊCH
 PHÓ CHỦ TỊCH




Vũ Chí Giang

Thời hạn giải quyết

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Địa điểm thực hiện

Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ (Địa chỉ: Số 38 đường Nguyễn Trãi, phường Đống Đa, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ.

Phí, Lệ phí

Theo quy định tại Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử;

- Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

Ghi chú

Những nội dung còn lại của thủ tục hành chính được thực hiện tại số thứ tự I mục 2 phần II Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Thời hạn giải quyết

03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

Địa điểm thực hiện

Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ (Địa chỉ: Số 38 đường Nguyễn Trãi, phường Đống Đa, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ.

Phí, Lệ phí

Theo quy định tại Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.

- Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Ghi chú

Những nội dung còn lại của thủ tục hành chính được thực hiện tại số thứ tự II mục 2 phần II Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Thời hạn giải quyết

12 (mười hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Địa điểm thực hiện

Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc

(Địa chỉ: số 5 đường Nguyễn Trãi, phường Liên Bảo, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, qua cổng dịch vụ công tỉnh Vĩnh Phúc hoặc qua hệ thống bưu chính.

Phí, Lệ phí

Không quy định

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Ghi chú

Những nội dung còn lại của thủ tục hành chính được thực hiện tại số thứ tự III mục 2 phần II Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Người/ cơ quan thực hiện

Thời gian thực hiện

Kết quả

Ghi chú

Trường hợp 1

Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ (giấy, trực tuyến);

Kiểm tra; quét (scan;); lưu trữ hồ sơ điện tử, chuyển bộ phận chuyên môn xử lý (hồ sơ giấy, điện tử, hồ sơ nộp trực tuyến)

- Hướng dẫn bổ sung hồ sơ (nếu không đủ điều kiện tiếp nhận)

Viên chức được phân công tại Bộ phận Hành chính, khai thác sử dụng tài liệu (Bộ phận HC, KTSDTL)

03 giờ

làm việc

- In giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, gửi công dân/tổ chức(nếu công dân yêu cầu)

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ)

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (nếu không thuộc trường hợp giải quyết)

- In phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức.

Bước 2

Duyệt phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức chuyển đến Bộ phận HC, KTSDTL

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử duyệt

01 giờ làm việc

Phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức đã được ký duyệt.

Bước 3

Nhận lại Phiếu yêu cầu, ghi vào sổ Đăng ký phiếu yêu cầu và chuyển đến bộ phận bảo quản.

Bộ phận HC, KTSDTL

 30 phút

Nhập vào Sổ đăng kí phiếu yêu cầu.

Bước 4

Bộ phận bảo quản tài liệu vào kho lấy hồ sơ, tài liệu, ghi sổ bàn giao cho tài liệu cho Bộ phận HC, KTSDTL.

Bộ phận bảo quản tài liệu; Bộ phận HC, KTSDTL

03 giờ làm việc

Nhập vào Sổ bàn giao tài liệu.

Bước 5

Nhận, trả kết quả cho tổ chức/cá nhân

Bộ phận HC, KTSDTL

30 phút

- Biên lai thu phí sử dụng tài liệu

- Công dân/tổ chức nghiên cứu hồ sơ tại phòng đọc

Tổng thời hạn giải quyết

08 giờ làm việc

Trường hợp 2

Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm

Bước 1

- Tiếp nhận hồ sơ (giấy, trực tuyến);

- Kiểm tra; quét (scan); lưu trữ hồ sơ điện tử, chuyển bộ phận chuyên môn xử lý (hồ sơ giấy, điện tử, hồ sơ nộp trực tuyến)

- Hướng dẫn bổ sung hồ sơ (nếu không đủ điều kiện tiếp nhận).

Viên chức được phân công tại Bộ phận Hành chính, khai thác sử dụng tài liệu (Bộ phận HC, KTSDTL)

0,5 ngày

- In giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, gửi công dân/tổ chức (nếu công dân yêu cầu)

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ)

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (nếu không thuộc trường hợp giải quyết)

- In phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức.

Bước 2

Duyệt phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức chuyển đến Bộ phận HC, KTSDTL (theo thẩm quyền quy định hiện hành).

Chủ tịch UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử duyệt

01 ngày

Phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức đã được ký duyệt.

Bước 3

Nhận lại Phiếu yêu cầu, ghi vào sổ Đăng ký phiếu yêu cầu và chuyển đến bộ phận bảo quản.

Bộ phận HC, KTSDTL

 0,5 ngày

Nhập vào Sổ đăng kí phiếu yêu cầu theo quy định.

Bước 4

Bộ phận bảo quản tài liệu vào kho lấy hồ sơ, tài liệu, ghi sổ bàn giao tài liệu cho Bộ phận HC, KTSDTL.

Bộ phận bảo quản tài liệu;

Bộ phận HC, KTSDTL

1,5 ngày

Nhập vào Sổ bàn giao tài liệu.

Bước 5

Nhận, trả kết quả cho tổ chức/cá nhân

Bộ phận HC, KTSDTL

0,5 ngày

- Biên lai thu phí sử dụng tài liệu

- Công dân/tổ chức nghiên cứu hồ sơ tại phòng đọc

Tổng thời hạn giải quyết

04 ngày làm việc

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Người/ cơ quan thực hiện

Thời gian thực hiện

Kết quả

Ghi chú

Bước 1

- Tiếp nhận hồ sơ (giấy, trực tuyến);

- Kiểm tra; quét (scan); lưu trữ hồ sơ điện tử, chuyển bộ phận chuyên môn xử lý (hồ sơ giấy, điện tử, hồ sơ nộp trực tuyến)

- Hướng dẫn bổ sung hồ sơ (nếu không đủ điều kiện tiếp nhận)

Viên chức được phân công tại Bộ phận Hành chính, khai thác sử dụng tài liệu (Bộ phận HC, KTSDTL)

0,5 ngày

- In giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, gửi công dân/tổ chức(nếu công dân yêu cầu)

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ)

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (nếu không thuộc trường hợp giải quyết)

- In phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức.

Bước 2

Duyệt phiếu yêu cầu của công dân/ tổ chức (theo thẩm quyền từng loại văn bản)

Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

0,25 ngày

- Phiếu yêu cầu của công dân/tổ chức đã được ký duyệt

Bước 3

Nhập vào sổ Đăng ký phiếu yêu cầu và chuyển đến bộ phận bảo quản.

Bộ phận HC, KTSDTL

 0,25 ngày

Nhập vào Sổ đăng kí phiếu yêu cầu theo quy định.

Bước 4

Bộ phận bảo quản tra cứu hồ sơ, tài liệu nhập vào sổ bàn giao tài liệu và giao cho Bộ phận HC, KTSDTL

Bộ phận bảo quản; Bộ phận HC, KTSDTL

0,75 ngày

- Hồ sơ gốc lưu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo phiếu yêu cầu

- Nhập vào sổ bàn giao tài liệu.

Bước 5

Thực hiện sao/chứng thực tài liệu

Bộ phận HC, KTSDTL

0,5 ngày

Bản sao tài liệu, chứng thực tài liệu

Bước 6

Ký chứng thực bản sao tài liệu

Lãnh đạo

đơn vị

0,25 ngày

Bản sao tài liệu có chứng thực của Trung tâm lưu trữ

Bước 7

Nhận, trả kết quả cho tổ chức/cá nhân

Bộ phận HC, KTSDTL

0,5 ngày

- Biên lai thu phí

-Bản sao tài liệu; chứng thực tài liệu

Tổng thời hạn giải quyết

03 ngày làm việc

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Người/ cơ quan thực hiện

Thời gian thực hiện

Kết quả

Ghi chú

Bước 1

- Tiếp nhận hồ sơ (giấy, trực tuyến);

- Kiểm tra; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, chuyển bộ phận chuyên môn xử lý (hồ sơ giấy, điện tử, hồ sơ nộp trực tuyến).

- Hướng dẫn bổ sung hồ sơ (nếu không đủ điều kiện tiếp nhận).

Công chức được phân công trực, tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc.

0,5 ngày

- In giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, hoặc phiếu điện tử, gửi công dân/tổ chức;

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ);

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (nếu không thuộc trường hợp giải quyết).

Bước 2

Phân công xử lý hồ sơ

Trưởng phòng Cải cách hành chính

0,5 ngày

Đã chuyển, phân công công chức xử lý

Bước 3

Thẩm định hồ sơ, trình duyệt, chuyển đến người duyệt hồ sơ

Công chức được giao xử lý hồ sơ

8,5 ngày

Kết quả thẩm định:

- Đủ điều kiện giải quyết;

- Không đủ điều kiện giải quyết: trả lại hồ sơ bằng văn bản, nêu rõ lý do yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Bước 4

Duyệt hồ sơ, trình ký

Trưởng phòng Cải cách hành chính

0,5 ngày

Kết quả duyệt hồ sơ

Bước 5

Ký duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính, chuyển văn thư/công chức được phân công

Giám đốc Sở/Phó giám đốc Sở được giao phụ trách

01 ngày

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được ký duyệt (chứng chỉ hành nghề lưu trữ)

Bước 6

Lấy số, đóng dấu, lưu; chuyển giao cho công chức của Sở Nội vụ trực Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh

Văn thư Sở

0,5 ngày

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã lấy số, đóng dấu; giao cho công chức Sở Nội vụ trực tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh

Bước 7

Nhận, trả kết quả cho tổ chức/công dân

Công chức Sở Nội vụ trực tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh

0,5 ngày

Thông báo, trả kết quả cho công dân/tổ chức

Tổng thời hạn giải quyết

12 ngày làm việc