Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính

Từ khóa: Số Hiệu, Tiêu đề hoặc Nội dung Văn bản.

+ Tìm kiếm nâng cao

Loại văn bản

Lĩnh vực

Cơ quan ban hành

Người ký văn bản

Ngày ban hành

Ngày hiệu lực

Ngày hết hiệu lực

Từ khóa: Tiêu đề hoặc Nội dung ngắn gọn Tin tức...

Từ khóa: Tên thành viên

Xin mời bạn đăng nhập, đăng ký để xem/thao tác với nội dung này.

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2449/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lịch sử các cấp;

Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 62/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 10/01/2005 về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Lãnh đạo Bộ (để b/c);
- Như Điều 3;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Cổng thông tin điện tử BTC;
- Lưu: VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Vũ Thị Mai

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này, quy định các hoạt động về công tác lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Bộ Tài chính để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ.

2. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tài chính.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Các cụm từ gồm: Phông lưu trữ, hoạt động lưu trữ, tài liệu, tài liệu lưu trữ, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, hồ sơ, lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử, hồ sơ điện tử, thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, được giải thích tại Điều 2, Luật lưu trữ 2011 và Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

Điều 3. Hệ thống Lưu trữ cơ quan thuộc Bộ Tài chính từ Trung ương đến địa phương

1. Ở Trung ương

a) Lưu trữ cơ quan tại Bộ Tài chính là Văn phòng Bộ, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, Vụ, Cục, Thanh tra, các dự án thuộc cơ quan Bộ quản lý;

b) Lưu trữ cơ quan tại các Tổng cục trực thuộc Bộ (gồm: Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Dự trữ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước) là Văn phòng Tổng cục hoặc tương đương, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các Văn phòng, Vụ, Cục, Ban thuộc Tổng cục và tương đương;

c) Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp hoặc tương đương trực thuộc Bộ là đơn vị được phân công làm công tác lưu trữ, có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của các phòng, ban,... thuộc đơn vị trực thuộc cấp mình.

2. Ở địa phương

a) Lưu trữ cơ quan tại các Cục và đơn vị tương đương thuộc hệ thống Thuế, Kho bạc, Hải quan, Dự trữ nhà nước có trách nhiệm quản lý tài liệu của các phòng, ban, bộ phận chuyên môn thuộc Cục và tương đương;

b) Lưu trữ cơ quan tại các Chi cục và đơn vị tương đương thuộc hệ thống Thuế, Kho bạc, Hải quan, Dự trữ nhà nước quản lý tài liệu của các phòng, tổ, đội,... thuộc Chi cục và đơn vị tương đương.

Điều 4. Người làm lưu trữ

Ngoài các điều kiện, tiêu chuẩn của người làm lưu trữ theo quy định tại Điều 7, Luật lưu trữ 2011, người làm lưu trữ được hưởng các chế độ, quyền lợi theo quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan và ra nước ngoài khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

6. Đối với tài liệu lưu trữ điện từ ngoài các hành vi bị nghiêm cấm nêu tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 điều này, nghiêm cấm truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 6. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định;

b) Cán bộ, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19/7/2016 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính quy định công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ;

c) Cán bộ văn thư tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc cán bộ công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;

d) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải làm thủ tục bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Tài liệu bàn giao phải được thống kê danh mục và lập biên bản giao nhận.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: Hàng năm cán bộ công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, theo quy định sau:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các bộ phận liên quan và cán bộ công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế và lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu;

f) Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

3. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử)

a) Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu và các vật mang tin khác vào kho lưu trữ cơ quan. Riêng đối với tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán hoặc tất toán tài khoản dự án đầu tư.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao (bao gồm cả những hồ sơ chưa được đề cập đến trong Danh mục hồ sơ dự kiến nhưng phát sinh trong năm đã được giao giải quyết), trừ những loại hồ sơ sau không phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan:

- Hồ sơ nguyên tắc dưới dạng các văn bản chụp dấu đen được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân như: Luật, Nghị định, Thông tư lấy từ trên mạng.

- Hồ sơ công việc chưa giải quyết xong.

- Tài liệu để tham khảo.

4. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ và vật mang tin khác

a) Trách nhiệm đối với bên giao:

- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu Phụ lục I. Cách lập hồ sơ, thống kê Mục lục hồ sơ được quy định cụ thể tại Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.

- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho lưu trữ của cơ quan để làm thủ tục giao nộp.

b) Trách nhiệm đối với bên nhận:

Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu Phụ lục II.

c) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.

5. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

a) Trách nhiệm của bên giao:

- Cán bộ công chức, viên chức phải lập hồ sơ điện tử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và dữ liệu đặc tả kèm theo.

- Tài liệu điện tử giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phải chuẩn thông tin đầu vào; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và khả năng truy cập; bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

b) Trách nhiệm của bên nhận:

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp Danh mục hồ sơ nộp lưu.

- Kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đúng, đủ theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, tài liệu; kiểm tra virút và kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn và khả năng truy cập.

- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

- Chuyển hồ sơ, tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Điều 7. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách và chuyển đổi hình thức sở hữu

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị đó.

2. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao cho đơn vị cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

3. Nếu một đơn vị sáp nhập vào một số đơn vị khác hoặc chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho đơn vị cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền; các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới, thì do đơn vị đó tiếp nhận.

4. Nếu cơ quan, đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ chuyển vào cơ quan quản lý cấp trên.

5. Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

b) Tài liệu lưu trữ của các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan giải thể, doanh nghiệp phá sản, giải thể hoặc không có cơ quan, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 8. Chỉnh lý tài liệu

1. Trách nhiệm chỉ đạo

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ gồm: Các Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ theo đúng Điều 6 quy chế này; việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ do Văn phòng Bộ thực hiện chung.

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.

3. Trình tự các bước chỉnh lý tài liệu

Thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 ; Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ Tài chính về ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài chính; Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính và các quy định liên quan.

4. Yêu cầu đối với tài liệu sau khi chỉnh lý

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy (nếu có);

f) Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn (nếu có);

g) Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu có);

h) Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn;

i) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

5. Đối với các cơ quan, đơn vị khi thuê công ty chỉnh lý tài liệu

a) Phải thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan;

b) Công ty thực hiện chỉnh lý phải bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị thuê chỉnh lý;

c) Cơ quan, đơn vị thuê chỉnh lý phải quản lý, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và sản phẩm sau khi thuê chỉnh lý phải đáp ứng được các quy định của nhà nước và của Bộ Tài chính.

Điều 9. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu thực hiện theo các quy định của Luật lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ và Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.

2. Thủ trưởng các Tổng cục và đơn vị tương đương, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc Bộ căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến của ngành Tài chính (ban hành kèm theo Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013) quy định cụ thể Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan sau khi có ý kiến tham gia của Văn phòng Bộ.

3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

- Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.

Điều 10. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu, giúp việc cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng quy định như sau:

a) Tại cơ quan Bộ Tài chính

- Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Bộ.

- Thư ký Hội đồng: Người làm lưu trữ của cơ quan.

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên.