Quyết định 24/2014/QĐ-UBND về Quy định công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long
|
UỶ BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 24/2014/QĐ-UBND |
Vĩnh Long, ngày 01 tháng 12 năm 2014 |
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TỈNH VĨNH LONG
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét Tờ trình số 60/TTr-SNV, ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc Quy định công tác văn thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản.
Điều 3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong tỉnh thực hiện Quyết định này; Giám đốc Sở Tài chính bố trí kinh phí đảm bảo cho thực hiện các hoạt động về văn thư, lưu trữ của tỉnh.
Điều 4. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố căn cứ Quyết định thi hành.
Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và được đăng công báo của tỉnh./.
|
|
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN |
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định
số 24/2014/QĐ-UBND ngày 01/12/2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)
Để đảm bảo tính thống nhất đối với việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ và quản lý, soạn thảo, trình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, thực hiện trong toàn tỉnh.
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:
Quy định này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ và quản lý, tổ chức thực hiện về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long, được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
Trong Quy định này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công tác văn thư là bao gồm các công việc về tiếp nhận hồ sơ, văn bản đến; soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản đi; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ trình ký; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác.
2. Công tác lưu trữ là bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, lập biên mục hồ sơ, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sưu tầm, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, tài liệu bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
5. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
6. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức.
7. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền phê duyệt trình ký và người ký ban hành.
8. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức nhân bản, đóng dấu và lập thủ tục phát hành theo quy định của pháp luật.
9. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác, đúng nguyên văn nội dung của văn bản, được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
10. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản, được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
12. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ.
13. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế, xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội. Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả. Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
14. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm, kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
15. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
16. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
17. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
18. Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản, tài liệu cùng tính chất về một sự vật, hiện tượng, vấn đề hoặc đối tượng cụ thể để theo dõi, xem xét đánh giá có hệ thống.
19. Hồ sơ trình ký là tập hồ sơ có hệ thống, xác định trình tự, thủ tục, nội dung và tính cần thiết làm cơ sở để xem xét giải quyết một vấn đề cụ thể của cơ quan hoặc của cơ quan cấp dưới trình cấp trên có thẩm quyền.
20. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu dưới dạng thông điệp điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (hồ sơ điện tử cũng xếp theo 3 dạng: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ trình ký).
21. Lập hồ sơ điện tử là việc xác lập mã hồ sơ áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu, văn bản điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
22. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động theo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
23. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động theo nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
24. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
25. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
26. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập biên mục hồ sơ và công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
27. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính:
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị:
Trưởng các đơn vị chức năng, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân:
Trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ. Phải lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ trình ký thuộc lĩnh vực nhiệm vụ được phân công theo quy định của pháp luật và phải thực hiện phần mềm ứng dụng về quản lý văn thư - hồ sơ công việc trên mạng nội bộ (mạng LAN) cơ quan.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ:
1. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 5. Tiêu chuẩn của người làm công tác văn thư, lưu trữ:
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức:
1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ đi, đến bảo đảm đúng quy định của pháp luật, bí mật tài liệu, phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức.
2. Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thành phần thủ tục hồ sơ trình ký theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.
3. Hàng năm, thực hiện kiểm tra hồ sơ, nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
a) Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Kiểm tra, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ trình ký trong thực hiện nhiệm vụ.
b) Tháng 12 hàng năm, thực hiện rà soát Bộ mã danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức trình thủ trưởng ban hành, triển khai thực hiện vào ngày 01/01 của năm liền kề.
5. Quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu đúng quy định và an toàn.
Điều 7. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:
1. Hàng năm, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Tổ chức sắp xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
3. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ.
b) Xây dựng hệ thống văn bản quy định về việc thu nộp hồ sơ lưu trữ và quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tiến hành các thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
5. Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.
6. Thực hiện các báo cáo thống kê theo quy định và báo cáo đột xuất về văn thư, lưu trữ.
Điều 8. Nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử:
1. Hàng năm, phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ. Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử, bảo đảm an toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước.
2. Hướng dẫn Lưu trữ cơ quan xác định giá trị tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử.
3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo đúng quy định tại Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp Nhà nước.
4. Tham mưu giúp cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp thẩm định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan khi thực hiện tiêu huỷ; định kỳ xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử trình cơ quan có thẩm quyền quyết định tiêu huỷ.
5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
6. Thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả nhằm phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu lưu trữ.
7. Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi có yêu cầu.
8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ, báo cáo định kỳ theo quy định và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
Điều 9. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ:
1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước;
b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm:
a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ;
b) Mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước;
d) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
đ) Thực hiện kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
g) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
h) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
i) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;
k) Những công việc khác được đầu tư theo quy định của pháp luật.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tại khoản 2 Điều này.
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Các hình thức ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân gồm:
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;
- Quyết định và chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.
2. Văn bản hành chính:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành:
Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo quy định, hướng dẫn của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Điều 11. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày:
a) Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
b) Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Đối với văn bản có tên gọi là tờ trình, phần “kính gửi” ghi tên cơ quan cấp trên để trình; phần “nơi nhận” ghi những cơ quan có liên quan để phối hợp.
3. Đối với văn bản có tên gọi là báo cáo, phần “kính gửi” ghi duy nhất tên cơ quan cấp trên mà theo quy định của pháp luật cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải báo cáo; phần “nơi nhận” ghi những cơ quan có liên quan.
4. Đối với công văn, phải ghi trích yếu nội dung rõ ràng; phần “kính gửi” chỉ ghi duy nhất tên cơ quan có trách nhiệm chính phải xử lý, phần “nơi nhận” ghi những cơ quan có liên quan để phối hợp.
5. Đối với văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Long thống nhất sử dụng Bộ mã Unicode theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg , ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước; phông chữ Times New Roman; nội dung văn bản theo cỡ chữ 13 - 14.
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004 và các quy định của pháp luật hiện hành.
2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản phải kèm theo các thủ tục và tài liệu có liên quan (hồ sơ trình ký) theo quy định.
Điều 13. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình lại người duyệt văn bản đó xem xét, quyết định.
Điều 14. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu chấm hết (./.). Trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành, đề xuất các mức độ khẩn (nếu có); đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản trình người ký ban hành văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ trình ký của cơ quan đúng theo quy định hiện hành và phải ký tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
3. Văn bản đã phát hành, nếu phát hiện có sai sót phải đính chính hoặc tham mưu lãnh đạo ban hành văn bản thay thế, không được tự ý sửa nội dung khi văn bản đã được văn thư phát hành.
Điều 15. Thẩm quyền ký văn bản:
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc uỷ quyền ký một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
Cán bộ, công chức, viên chức khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản phải lập thành hồ sơ trình ký đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
1. Hình thức sao văn bản gồm 3 loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện đúng theo quy định của Khoản 2 Điều này thì có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại Khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị tham khảo.
5. Không được sao chụp chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính.
1. Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến hoặc đăng ký phát hành văn bản đi, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đóng dấu đăng ký (hoặc không đăng ký qua ứng dụng quản lý văn bản - hồ sơ công việc) tại văn thư cơ quan, tổ chức thì cá nhân hoặc đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức đó không có trách nhiệm giải quyết.
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, chuyên viên trực tiếp nhận văn bản đến từ cơ sở hoặc tại hội nghị phải gửi lại văn thư để đăng ký quản lý theo quy định.
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải được văn thư cơ quan, tổ chức cập nhật, đăng ký vào sổ công văn đến hoặc sổ công văn đi để chuyển giao hoặc phát hành trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.
3. Văn bản đến có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý. Văn bản “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”,“Khẩn” đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký ban hành.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Văn thư cơ quan, tổ chức tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình lãnh đạo xem xét; chuyển giao văn bản đến cho tổ chức, cá nhân được phân công xử lý.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 20. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
1. Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, không đúng trình tự thủ tục, nội dung văn bản bị nhoè không đọc được, không có tập tin văn bản điện tử gửi kèm (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc đơn vị mạng thành viên thuộc Mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh) thì nhân viên văn thư được quyền từ chối không tiếp nhận mà thảo văn bản tham mưu lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm do thực hiện không đúng quy định về quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gây ra ách tắc, trì trệ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý.
2. Khi tiếp nhận văn bản, tài liệu đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
3. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm lại thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax hoặc bản chuyển phát qua mạng); đối với văn bản điện tử đến (không sử dụng văn bản giấy) văn thư cơ quan, tổ chức thực hiện đăng ký trên ứng dụng phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việc theo quy định tại Điều 50, Quy định này.
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức để giải quyết.
5. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính, định kỳ hoặc cuối năm phải in, tập hợp lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đến để lưu và tra cứu khi cần thiết.
6. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc đăng ký chung vào phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việc trên máy vi tính và không gắn tập tin (file) văn bản điện tử mật trên ứng dụng.
7. Phân loại sơ bộ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
a) Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, những bì có đóng dấu mức độ mật và ghi rõ người có tên mới được bóc bì thư;
b) Loại do văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại.
8. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký, xử lý tiếp.
9. Đối với bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” hoặc có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đăng ký số ngoài bì thư vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật. Việc bóc bì đối với văn bản có mức độ mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
10. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có tên loại; dưới trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản đối với văn bản đến có dấu chỉ độ “Khẩn”, “Mật”.
Điều 21. Trình, chuyển giao văn bản đến:
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Đối với văn bản điện tử đến (không sử dụng văn bản giấy) văn thư cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển trên ứng dụng phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việc theo quy định.
2. Căn cứ vào ý kiến phân phối và chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn thư đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
3. Văn thư thực hiện việc chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý theo ý kiến đã phê duyệt của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, chính xác, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 22. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng, khẩn, mật…;
b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;
c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến và có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
4. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, chưa được giải quyết. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng năm của văn bản giấy và cả văn bản điện tử trên ứng dụng, theo quy định tại Điều 24 và Điều 50 Quy định này.
2. Đăng ký văn bản đi (vào sổ giấy hoặc nhập vào ứng dụng trên máy vi tính).
3. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
4. Văn thư nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức theo thẩm quyền người ký ban hành văn bản và đóng dấu khẩn, mật…(nếu có).
5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên ứng dụng).
6. Lưu hồ sơ, văn bản đi.
1. Văn thư phải kiểm tra lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; trình tự, thủ tục hồ sơ trình ký trước khi phát hành. Văn bản chuyển phát hành không có tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng; văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thiếu hồ sơ, thủ tục để ban hành văn bản, Nhân viên văn thư không lập thủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp, trả lại chuyên viên soạn thảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng, chỉnh sửa lại văn bản hoặc bổ sung hồ sơ; mọi sự chậm trễ cán bộ, công chức soạn thảo văn bản đó phải chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
a) Ghi số của văn bản:
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức; đánh số thứ tự liên tục theo số Ả rập bắt đầu là số 01 từ ngày 01/01 của năm và kết thúc số cuối vào ngày 31/12, do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký sổ riêng.
1. Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (với những số chỉ ngày nhỏ hơn mười, tháng nhỏ hơn ba phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thực hiện. Trong trường hợp đăng ký trên cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải rà soát in lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi để lưu và tra cứu khi cần thiết.
2. Văn thư cơ quan không cấp trước số văn bản.
Điều 26. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản:
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, trước khi đóng dấu văn bản. Trường hợp phát hiện chữ ký trên văn bản không giống với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, xử lý.
Điều 27. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
1. Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhận văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
3. Khi nhân bản phải giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
5. Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 28. Thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản và đính chính văn bản đi:
1. Thủ tục phát hành văn bản Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành băn bản:
a) Lựa chọn bì: Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước gấp lại của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an.
b) Viết bì: Phải viết chữ rõ ràng, dễ dọc và ghi đúng địa chỉ nơi nhận.
c) Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an.
2. Chuyển phát văn bản đi:
a) Những văn bản đã thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày mà văn bản đó đã được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HOẢ TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận, ghi rõ thời gian, họ và tên người nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó trong ngày làm việc phải gửi tiếp bản chính, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi Bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
4. Đính chính văn bản đi:
a) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, văn bản gốc kèm với hồ sơ trình ký lưu tại Văn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc của chuyên viên.
Đối với hồ sơ, văn bản điện tử cơ quan, tổ chức ban hành và phát hành không sử dụng văn bản giấy, nhưng phải in ra giấy lập một bộ hồ sơ, văn bản gốc trình ký và lưu tại Văn thư cơ quan theo quy định.
b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu lưu và sắp xếp theo thứ tự thời gian và số đăng ký.
c) Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
d) Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
đ) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư cơ quan theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
e) Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mực in và loại giấy tốt.
Điều 30. Lưu hồ sơ giải quyết công việc tại UBND các cấp:
Trong quá trình giải quyết công việc, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã là cơ quan có thẩm quyền quyết định cuối cùng của từng cấp trong xử lý, giải quyết công việc thì phải lưu một bộ hồ sơ đầy đủ tại UBND cấp đó. Hồ sơ bao gồm tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan đến vụ việc được giải quyết, kể cả phim, hình ảnh, bản đồ, bản vẽ …(nếu có) và phải lập mục lục tài liệu theo quy định.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 31. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
Để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc của mỗi cá nhân thì cơ quan, tổ chức phải ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm. Việc lập danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
1. Nội dung lập hồ sơ công việc bao gồm: Mở hồ sơ; thu thập văn bản vào hồ sơ; kết thúc và ghi biên mục hồ sơ.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao, chuyên viên phải tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ cụ thể:
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ). Đối với hồ sơ điện tử lập theo mã danh mục hồ sơ được xác định trên phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việc.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ là cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ: Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ, khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;
b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề;
c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 32. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm:
a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;
b) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lựa chọn hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
d) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu đối với các đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức:
a) Người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
c) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
d) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, còn phải lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
c) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
5. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị:
a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.
6. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan:
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
b) Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức để làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan:
a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu, chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá (kệ).
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Việc bàn giao phải lập Biên bản, đồng thời có cán bộ lưu trữ cơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo Danh mục tài liệu bàn giao.
8. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
a) Tài liệu hành chính và các tài liệu khác (tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ…): Trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
b) Tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 3 (ba) tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
9. Thủ tục giao nộp:
a) Khi giao nộp tài liệu phải lập 03 (ba) bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02(hai) bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiện theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định;
b) Để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức và đối chiếu với hồ sơ công việc, số lượng văn bản phát hành được lưu tại Văn thư cơ quan trong năm để tiếp nhận.
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan Công an, nơi xảy ra mất con dấu.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
5. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Đóng dấu treo tại tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu. Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa giáp lai 05 trang văn bản liền kề.
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
Hàng năm công chức, viên chức, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ đầu năm.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
6. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu điện tử giữa phần mềm quản lý văn bản - hồ sơ công việc và phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đã được xác định trong ứng dụng.
Điều 36. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp.
3. Nguồn nộp lưu (cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu) hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn Lưu trữ cơ quan chuẩn bị tài liệu giao nộp;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu;
Khi thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử phải lập Biên bản và nộp 02 quyển Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ được lập thành 03 bản, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử và cơ quan cấp trên quản lý lưu trữ giữ mỗi bên 01 bản.
Điều 37. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử:
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào Lưu trữ tỉnh trên cơ sở Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và theo quy định của tỉnh.
Điều 38. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
2. Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
3. Tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
4. Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ lịch sử.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thực hiện theo Điều 24 Luật Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ cụ thể:
a) Khi cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu những hồ sơ, tài liệu về các vụ việc giải quyết chưa xong thì được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới để tiếp tục giải quyết. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thống kê đầy đủ không để mất tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thực hiện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, khi giao nhận phải lập biên bản.
b) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
c) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp có thẩm quyền chỉ đạo thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức này giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đúng theo quy định hiện hành.
Điều 40. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác:
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU, TIÊU HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; thời hạn bảo quản đối với tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và tài liệu không có giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV , ngày 03/6/2011; Thông tư số 13/2011/TT-BNV , ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ và theo hướng dẫn của Bộ ngành chuyên môn.
c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
Điều 42. Xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
1. Phòng, Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định.
3. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm.
b) Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu huỷ.
4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn hiện hành của Nhà nước.
b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chủ tịch Hội đồng là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Người làm lưu trữ cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng.
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là uỷ viên.
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là uỷ viên.
c) Phương thức làm việc của Hội đồng.
- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu.
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến hết giá trị cần được đánh giá để tiêu huỷ. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
d) Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan quyết định.
5. Thẩm tra tài liệu hết giá trị:
a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị:
- Sở Nội vụ thẩm tra tài liệu hết giá trị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
b) Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị, bao gồm:
- Văn bản đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bảng thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
6. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
a) Chỉ được phép tiêu huỷ tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải tiêu huỷ hết thông tin của tài liệu;
c) Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của nơi thực hiện tiêu huỷ tài liệu và phụ trách lưu trữ cơ quan;
d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu gồm:
- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
- Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Các tài liệu có liên quan khác.
đ) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu huỷ trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu huỷ tài liệu;
e) Nghiêm cấm các cơ quan, tổ chức tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức dưới bất kỳ hình thức nào.
Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 43. Thống kê Nhà nước về văn thư, lưu trữ:
Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Số liệu thống kê định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31/12 của năm báo cáo. Việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các cơ quan, tổ chức như sau:
1. Cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh (Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội - Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành và cơ quan khác thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh) báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ gửi về Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 năm sau theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
2. Cấp huyện, các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, các cơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn) báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ gửi về Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố trước ngày 15 tháng 01 năm sau; Phòng Nội vụ tổng hợp báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cấp huyện gửi về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 15 tháng 02 theo quy định.
Điều 44. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
3. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.
4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo, bảo vệ an toàn cho tài liệu.
5. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phải có nội quy ra, vào và khai thác, sử dụng tài liệu, phòng gian, bảo mật đối với Kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
6. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu quý, hiếm.
7. Xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn Kho lưu trữ chuyên dụng.
8. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn hiện hành của Nhà nước.
Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 45. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
1. Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu hạn chế sử dụng, trừ tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu đang cần phải tu bổ, phục chế.
2. Tại Lưu trữ cơ quan, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Điều 46. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
1. Đối tượng:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác;
b) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức được sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao;
c) Cá nhân, tổ chức, người nước ngoài được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Tổ chức sử dụng:
a) Tài liệu lưu trữ được sử dụng tại kho lưu trữ, phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền;
b) Đối với tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước, tài liệu có giá trị đặc biệt thì không được công bố rộng rãi;
c) Các đối tượng quy định tại Khoản 1 Điều này khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phải trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Cơ quan, tổ chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc gián tiếp vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị; đối với cá nhân phải có giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải có hộ chiếu (Visa) và đơn xin đọc tài liệu bằng tiếng Việt.
Điều 47. Thẩm quyền sao, chứng thực tài liệu lưu trữ:
1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì có thẩm quyền cho phép sao.
2. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
3. Việc chứng thực tài liệu lưu trữ do Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật.
Mục 5. SƯU TẦM TÀI LIỆU QUÝ, HIẾM
Điều 48. Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm:
1. Hình thức tài liệu: Bản chính, bản gốc, bản sao hợp pháp (bằng các hình thức sao chụp khác nhau kèm theo dấu chứng thực hoặc các tài liệu xác nhận tính hợp pháp của bản sao), bản thảo viết tay hoặc có bút tích của các cá nhân tiêu biểu, tài liệu lịch sử khẩu vấn.
2. Hình thức sưu tầm:
a) Tiếp nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng.
b) Lập bản sao hợp pháp của tài liệu trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu không đồng ý hiến tặng, ký gửi, bán bản gốc tài liệu.
c) Mua bản gốc tài liệu.
d) Trao đổi tài liệu.
đ) Xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn (phỏng vấn, ghi âm, ghi hình... đối với cá nhân người Việt Nam và người nước ngoài là các nhà hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sỹ... để bổ sung cho các sự kiện lịch sử của tỉnh).
Mục 6. QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 49. Ứng dụng quản lý văn thư, lưu trữ điện tử
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý công tác văn thư, lưu trữ được xác định bằng hệ phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc và phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (gọi tắt là phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ) đã triển khai trên hệ thống mạng tin học diện rộng của Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh; đang thực hiện ứng dụng quản lý công tác văn thư, lưu trữ điện tử dùng chung cho ba cấp: Tỉnh, huyện, xã, để quản lý văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ công việc và cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi, xử lý văn bản qua môi trường mạng máy vi tính bao gồm: Tiếp nhận văn bản đến; quy trình xử lý; phát hành văn bản đi; tạo hồ sơ công việc và lưu trữ, phục vụ trao đổi, khai thác thông tin, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức trên môi trường mạng.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được xác định tại Điều 35, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.
Điều 50. Quản lý văn thư qua mạng và tạo lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử:
1. Đăng ký, tiếp nhận văn bản điện tử đến:
a) Hàng ngày, nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức phải kiểm tra văn bản gửi trên mạng qua phần mềm dùng chung về quản lý văn thư - lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức để lập thủ tục tiếp nhận văn bản đến trên mạng.
b) Việc tiếp nhận văn bản điện tử đến trên mạng từ các đơn vị mạng thành viên thuộc hệ thống Mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh qua phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ phải chuyển tập trung đến máy vi tính quản lý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức do nhân viên văn thư thực hiện lập thủ tục tiếp nhận theo quy định tại các Điều 20, 21, 22 Quy định này.
c) Đối với văn bản đến từ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các Bộ ngành Trung ương; các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh không phải là mạng thành viên thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, gửi đến cơ quan, tổ chức, Văn thư lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến trên phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ và gắn tập tin văn bản điện tử vào ứng dụng (trường hợp không có tập tin văn bản điện tử thì dùng máy scanner để tạo tập tin văn bản điện tử) chuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện.
d) Đối với văn bản quy phạm pháp luật đến từ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các Bộ ngành Trung ương, văn thư thực hiện gắn tập tin văn bản điện tử vào ứng dụng, sao y chuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện; không sao gửi văn bản giấy.
2. Đăng ký, lập thủ tục phát hành văn bản đi:
a) Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức làm việc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên (mạng LAN) trong hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, khi xử lý, chuyển văn bản điện tử để phát hành phải thực hiện cập nhật đầy đủ các tiêu chí trên ứng dụng đúng theo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh đã xác lập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển đến văn thư cơ quan, tổ chức để lập thủ tục phát hành văn bản trên mạng theo quy định tại các Điều 23, 24, 25 Quy định này. Công chức, viên chức chuyển văn bản điện tử đến văn thư cơ quan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy.
b) Tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên ứng dụng đến văn thư cơ quan, tổ chức về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung, số, ngày, tháng, năm phải đúng với văn bản gốc lưu tại Văn thư. Riêng phần chữ ký của người ký ban hành, ghi “Đã ký” hoặc thực hiện bằng chữ ký số theo quy định. Trường hợp văn thư cơ quan, tổ chức thực hiện Scan từ văn bản gốc thì đính kèm file văn bản Scan theo quy định.
c) Văn bản thuộc diện quản lý theo chế độ bảo mật không gắn kèm tập tin vào ứng dụng, không đưa lên mạng.
d) Việc phát hành văn bản điện tử trên mạng:
- Đối với cơ quan, tổ chức thuộc mạng thành viên (mạng LAN) trong hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, văn thư thực hiện phát hành qua phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh.
- Đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh không phải là mạng thành viên thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, văn thư thực hiện phát hành bằng gửi file văn bản điện tử thông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức. Địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức được khai báo trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh.
3. Trao đổi thông tin giữa cá nhân công chức với nhau thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cán bộ, công chức, viên chức đã được thông báo và thực hiện theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 20/2010/QĐ-UBND ngày 29/7/2010 của UBND tỉnh về ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long.
Điều 51. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 52. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức:
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập thành hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống ứng dụng quản lý tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
3. Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 54. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào:
Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Hệ thống phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được kết nối, chuyển đổi đồng bộ cơ sở dữ liệu điện tử về quản lý văn thư - hồ sơ công việc sang quản lý hồ sơ lưu trữ cơ quan và hồ sơ lưu trữ lịch sử; hệ thống dữ liệu điện tử phải được liên kết đồng bộ và bảo toàn.
Điều 55. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
2. Khi giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị huỷ hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển theo quy định tại Điều 54 Quy định này;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển theo quy định tại Điều 54 Quy định này;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ Lịch sử kiểm tra, xác nhận.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật và quy định tại Điều 54 Quy định này.
Điều 56. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Điều 57. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4. Phương tiện lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Điều 58. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 59. Huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị:
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được huỷ theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
2. Việc huỷ tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị huỷ không thể khôi phục lại được.
Điều 60. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:
1. Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm phối hợp tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh:
a) Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng công nghệ thông tin bảo đảm tạo lập và quản lý thống nhất, đồng bộ, an toàn hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử về quản lý văn thư - hồ sơ công việc, chuyển sang quản lý hồ sơ lưu trữ cơ quan và hồ sơ lưu trữ lịch sử theo thẩm quyền.
b) Xây dựng các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử.
2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc tạo lập, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật và Quy định này.
3. Người được giao thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điện tử.
4. Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý văn thư, tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
5. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
6. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
Điều 61. Các hành vi bị nghiêm cấm:
1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 62. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:
Uỷ ban nhân dân tỉnh; UBND thành phố, thị xã, huyện thuộc tỉnh và UBND xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về văn thư, lưu trữ trong phạm vi địa phương theo những nội dung sau:
1. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch trung hạn, dài hạn; ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ;
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ;
7. Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;
8. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Điều 63. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ:
1. Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; quyết định các chủ trương, định hướng và phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước. Xây dựng và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, chính sách quy định về văn thư, lưu trữ.
3. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.
4. Uỷ ban nhân dân cấp xã:
a) Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; bố trí cán bộ làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của cấp xã đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.
b) Bố trí kho quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của cấp xã.
5. Thủ trưởng các tổ chức kinh tế Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội; xã hội - nghề nghiệp trong phạm vi quyền hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác lưu trữ đơn vị và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai, tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh thực hiện Quy định này.
2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp thuộc tỉnh Vĩnh Long căn cứ Quy định này xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm triển khai thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.
3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức báo cáo bằng văn bản cho Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.
Ý kiến bạn đọc
