Quyết định 2377/QĐ-BTP năm 2009 về quy chế làm việc mẫu của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC MẪU CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28 tháng 4 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc mẫu của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Quy chế làm việc mẫu).

Điều 2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ căn cứ Quy chế làm việc mẫu, ban hành Quy chế làm việc của đơn vị mình trong Quý IV năm 2009.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ LÀM VIỆC MẪU

CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2377/QĐ-BTP ngày 02 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc, mối quan hệ công tác và chế độ làm việc của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi là cán bộ, công chức) của đơn vị chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc

Nguyên tắc làm việc của các đơn vị thuộc Bộ được quy định trên cơ sở cụ thể hoá các nguyên tắc làm việc của Bộ đã được quy định tại Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28 tháng 4 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Quy chế làm việc của Bộ).

Chương II

TRÁCH NHIỆM VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 3. Thủ trưởng đơn vị

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị được quy định tại Điều 6 Quy chế làm việc của Bộ.

2. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp giải quyết các công việc sau đây:

a) Công việc thuộc lĩnh vực do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phụ trách;

b) Công việc đã giao cho Phó Thủ trưởng đơn vị thực hiện nhưng thấy cần thiết phải giải quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc do Phó Thủ trưởng được phân công vắng mặt; những việc các Phó Thủ trưởng còn có ý kiến khác nhau;

c) Những công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ trưởng, Thứ trưởng giao hoặc uỷ quyền.

3. Thủ trưởng đơn vị đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo đơn vị trước khi quyết định các vấn đề sau:

a) Chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết của đơn vị;

b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; dự án, dự thảo văn bản pháp luật do đơn vị chủ trì xây dựng để Bộ trưởng trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền;

c) Dự toán, quyết toán ngân sách; chế độ chi tiêu nội bộ, kế hoạch mua sắm tài sản của đơn vị theo quy định;

d) Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật của đơn vị theo quy định;

đ) Những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc do Thủ trưởng đơn vị thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo đơn vị.

Điều 4. Phó Thủ trưởng đơn vị

1. Phó Thủ trưởng đơn vị giúp Thủ trưởng đơn vị quản lý, điều hành đơn vị, được Thủ trưởng đơn vị phân công phụ trách một số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác và phòng, ban, văn phòng, khoa, trung tâm, các tổ chức khác trực thuộc đơn vị (sau đây gọi chung là phòng) hoặc một số cán bộ, công chức (đối với đơn vị không có phòng); nhân danh và sử dụng quyền hạn của Thủ trưởng đơn vị khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.

2. Phó Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:

a) Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Thủ trưởng đơn vị;

b) Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc trong các lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách;

c) Phân công công tác và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với các đơn vị và cán bộ, công chức được phân công phụ trách;

d) Ký thay Thủ trưởng đơn vị các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và các văn bản khác theo uỷ quyền của Thủ trưởng đơn vị;

đ) Phối hợp với Phó Thủ trưởng khác trong đơn vị giải quyết công việc có liên quan;

e) Trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo thủ trưởng đơn vị;

g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng đơn vị giao.

3. Phó Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị những vấn đề sau:

a) Những vấn đề pháp luật chưa quy định, chưa có trong chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị hoặc mới phát sinh, nhạy cảm, quan trọng khác trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao;

b) Chương trình, kế hoạch công tác và việc điều chỉnh nội dung, thời hạn các công việc đã được xác định trong chương trình công tác của đơn vị thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

c) Những vấn đề có liên quan đến từ hai Phó Thủ trưởng đơn vị trở lên nhưng các Phó Thủ trưởng đơn vị còn có ý kiến khác nhau hoặc liên quan đến lĩnh vực do Thủ trưởng đơn vị phụ trách;

d) Những vấn đề khác khi Phó Thủ trưởng thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 5. Thủ trưởng và Phó Thủ trưởng tổ chức thuộc đơn vị thuộc Bộ

1. Trưởng phòng, Trưởng ban, Chánh Văn phòng, Giám đốc trung tâm, Chủ nhiệm khoa và cấp trưởng của các tổ chức trực thuộc đơn vị thuộc Bộ (sau đây gọi chung là Trưởng phòng) quản lý, điều hành hoạt động của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Thủ trưởng đơn vị về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2. Trưởng phòng có trách nhiệm:

a) Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách;

b) Xây dựng, trình Thủ trưởng đơn vị dự kiến chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

c) Phân công công việc cho các cán bộ, công chức và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ, công chức thuộc phòng;

d) Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao trực tiếp giải quyết theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc;

đ) Phối hợp với các phòng khác trong đơn vị để giải quyết các công việc có liên quan; báo cáo Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các phòng;

e) Uỷ quyền cho một Phó Trưởng phòng quản lý, điều hành phòng khi vắng mặt; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách;

g) Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định;

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng đơn vị giao.

3. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng phòng.

Điều 6. Cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ

1. Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn, phân công công tác của cấp trên; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Lãnh đạo trực tiếp phụ trách về tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện các công việc được giao;

2. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc;

3. Phối hợp với cán bộ, công chức khác có liên quan để giải quyết công việc; báo cáo Lãnh đạo trực tiếp phụ trách các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc còn có ý kiến khác nhau;

4. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ được giao;

5. Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật hiện hành, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị và sự chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp;

6. Thường xuyên học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi phẩm chất chính trị, đạo đức;

7. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định;

8. Trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo trực tiếp phụ trách;

9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật và của cơ quan, đơn vị.

Chương III

QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 7. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo đơn vị

1. Thủ trưởng đơn vị thông tin cho các Phó Thủ trưởng đơn vị về các quan điểm, chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trong các lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị.

Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo sự phối hợp giữa các Phó Thủ trưởng đơn vị theo chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc. Khi thực hiện công tác đánh giá cán bộ, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật đối với Lãnh đạo phòng hoặc cán bộ, công chức (đối với đơn vị không có phòng), Thủ trưởng đơn vị tham khảo kiến của Phó Thủ trưởng trực tiếp phụ trách phòng hoặc phụ trách cán bộ, công chức đó trước khi thực hiện các quy trình về công tác cán bộ theo quy định.

2. Phó Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý các lĩnh vực, nhiệm vụ công tác, phòng hoặc cán bộ, công chức được Thủ trưởng đơn vị phân công phụ trách. Các Phó Thủ trưởng đơn vị phối hợp với nhau trong công tác và thông tin kịp thời về việc giải quyết các công việc được phân công. Nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực do Phó Thủ trưởng khác phụ trách thì Phó Thủ trưởng được giao chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với Phó Thủ trưởng đó để giải quyết; trường hợp còn có ý kiến khác nhau thì báo cáo Thủ trưởng đơn vị quyết định.

3. Khi Thủ trưởng đơn vị điều chỉnh sự phân công công tác thì các Phó Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu có liên quan và báo cáo Thủ trưởng đơn vị.

Điều 8. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo đơn vị với phòng

1. Ít nhất 3 tháng một lần, Thủ trưởng đơn vị, Phó Thủ trưởng đơn vị làm việc với tập thể cán bộ, công chức của phòng được phân công phụ trách để nghe báo cáo, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của phòng.

2. Trưởng phòng chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo kịp thời với Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

3. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới hoặc vượt quá thẩm quyền thì Trưởng phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách. Trường hợp có ý kiến khác với Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách thì phải chấp hành sự chỉ đạo đó nhưng có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo với Thủ trưởng đơn vị.

Đối với đơn vị không có phòng, Thủ trưởng đơn vị căn cứ quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này để quy định mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo đơn vị với cán bộ, công chức của đơn vị.

Điều 9. Quan hệ giữa các phòng

1. Trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao, nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến các phòng khác thì phòng được giao chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với phòng có liên quan đó để giải quyết.

2. Các phòng có trách nhiệm phối hợp với nhau trong việc giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị và chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng.

3. Trường hợp vượt quá thẩm quyền hoặc có ý kiến khác nhau giữa các phòng thì Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách.

Đối với đơn vị không có phòng, Thủ trưởng đơn vị căn cứ quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này để quy định mối quan hệ công tác giữa cán bộ, công chức của đơn vị.

Điều 10. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo đơn vị với các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc đơn vị

Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo đơn vị với các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc đơn vị được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ, điều lệ hoạt động của các tổ chức đó và các văn bản khác có liên quan.

Chương IV

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Điều 11. Lập chương trình công tác

1. Chương trình công tác của đơn vị do Văn phòng hoặc Phòng Tổng hợp - Hành chính xây dựng; trường hợp đơn vị không có Văn phòng hoặc Phòng Tổng hợp - Hành chính thì Thủ trưởng giao nhiệm vụ này cho một phòng trong đơn vị thực hiện (sau đây gọi chung là Phòng Tổng hợp - Hành chính).

2. Chương trình công tác của đơn vị

a) Chương trình công tác năm:

Căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ và chương trình công tác của Bộ, kết quả thực hiện công tác năm trước, các phòng dự kiến chương trình công tác năm và gửi Phòng Tổng hợp - Hành chính. Trên cơ sở chương trình công tác năm của từng phòng, Phòng Tổng hợp - Hành chính lập chương trình công tác năm của đơn vị. Chương trình công tác năm của đơn vị được Lãnh đạo đơn vị thảo luận tập thể trước khi trình Lãnh đạo Bộ trực tiếp phụ trách đơn vị xem xét, phê duyệt.

Chương trình công tác năm của đơn vị bao gồm: nội dung công việc, thời hạn hoàn thành, phân công trách nhiệm đến từng phòng hoặc bộ phận, từng cán bộ, công chức của đơn vị.

b) Chương trình công tác quý:

Căn cứ vào chương trình công tác năm, kết quả thực hiện nhiệm vụ của quý trước và các nhiệm vụ mới phát sinh, các phòng dự kiến chương trình công tác quý gửi Phòng Tổng hợp - Hành chính tổng hợp, lập chương trình công tác quý của đơn vị, trình Lãnh đạo đơn vị ký phê duyệt.

Trường hợp có sự điều chỉnh nội dung, tiến độ thực hiện công việc, phòng phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách. Việc điều chỉnh được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

c) Chương trình công tác tháng:

Hàng tháng, căn cứ vào chương trình công tác đã được phê duyệt và kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị và của các phòng, Phòng Tổng hợp - Hành chính xây dựng chương trình công tác tháng báo cáo Lãnh đạo đơn vị phê duyệt.

Chương trình công tác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý.

d) Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể về thời hạn xây dựng chương trình công tác của đơn vị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và điều kiện công tác của đơn vị.

3. Lịch làm việc của Lãnh đạo đơn vị được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt và thông báo trong ngày thứ sáu hàng tuần.

4. Căn cứ vào chương trình công tác của đơn vị và của phòng, từng cán bộ, công chức thuộc đơn vị phải xây dựng và báo cáo chương trình công tác cá nhân với Lãnh đạo trực tiếp phụ trách.

Đối với đơn vị không có phòng, Thủ trưởng đơn vị căn cứ quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này để quy định việc lập chương trình công tác cho phù hợp.

Điều 12. Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác

Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm hoặc theo yêu cầu, phòng rà soát, thống kê, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác, gửi Phòng Tổng hợp - Hành chính để báo cáo Thủ trưởng đơn vị về kết quả giải quyết các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng giải quyết tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác trong thời gian tới. Kết quả thực hiện công việc là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng và của từng cán bộ, công chức.

Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các phòng trong việc triển khai thực hiện chương trình công tác của phòng.

Phòng Tổng hợp - Hành chính giúp Thủ trưởng đơn vị thường xuyên theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của các phòng và của đơn vị.

Điều 13. Soạn thảo và ký duyệt văn bản

Việc soạn thảo văn bản của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau:

1. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký hoặc phê duyệt thì Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phụ trách (trong trường hợp được uỷ quyền) kiểm tra, ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ khi văn bản được ban hành.

2. Văn bản do Phó Thủ trưởng đơn vị ký thay phải được gửi báo cáo Thủ trưởng đơn vị.

3. Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng theo quy định hoặc được Bộ trưởng uỷ quyền thì Trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức được phân công xây dựng văn bản ký tắt và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị khi văn bản được ban hành.

Văn bản ký thừa lệnh được gửi báo cáo Lãnh đạo Bộ theo quy định. Trường hợp Phó Thủ trưởng đơn vị ký thay Thủ trưởng đơn vị các văn bản ký thừa lệnh thì văn bản phải được gửi báo cáo Thủ trưởng đơn vị và Lãnh đạo Bộ theo quy định.

4. Văn bản do Thủ trưởng các đơn vị có con dấu riêng ký ban hành thì Trưởng phòng được phân công xây dựng văn bản ký tắt và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị khi văn bản được ban hành.

Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền cho Trưởng phòng ký thừa lệnh một số văn bản trong lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng của phòng. Văn bản ký thừa lệnh phải được gửi báo cáo Thủ trưởng đơn vị và Phó Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phụ trách.

5. Sau khi văn bản được ban hành, cán bộ, công chức được phân công xây dựng văn bản có trách nhiệm theo dõi và báo cáo về việc thực hiện văn bản với Lãnh đạo trực tiếp phụ trách theo quy định.

Điều 14. Họp

Chế độ họp của đơn vị được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau:

1. Họp giao ban Lãnh đạo đơn vị:

Lãnh đạo đơn vị họp giao ban hàng tuần để đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tuần trước và triển khai thực hiện công việc trong tuần tiếp theo.

Phòng Tổng hợp - Hành chính có trách nhiệm ghi biên bản và thông báo kết luận họp giao ban đến các phòng hoặc cán bộ, công chức trong đơn vị.

2. Họp đơn vị định kỳ:

a) Hàng tháng, Thủ trưởng đơn vị tổ chức họp toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị để thông báo các hoạt động của Bộ, Ngành có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác trong tháng và triển khai chương trình công tác của tháng tiếp theo.

Đối với các đơn vị có số lượng cán bộ lớn và không có điều kiện họp toàn thể cán bộ, công chức thì Thủ trưởng đơn vị họp cán bộ chủ chốt của đơn vị. Thành phần cán bộ chủ chốt của đơn vị gồm có Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo các phòng, người đứng đầu tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội của đơn vị.

b) Hàng quý, Thủ trưởng đơn vị họp toàn thể cán bộ, công chức để thông báo các hoạt động của Bộ, Ngành và các tổ chức, đơn vị có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, sơ kết tình hình thực hiện chương trình công tác quý và triển khai thực hiện chương trình công tác của quý tiếp theo và các nội dung khác theo Quy chế làm việc và Quy chế thực hiện dân chủ của Bộ.

Đối với các đơn vị có số lượng cán bộ lớn và không có điều kiện họp toàn thể cán bộ, công chức thì Thủ trưởng đơn vị họp cán bộ chủ chốt của đơn vị. Thành phần cán bộ chủ chốt của đơn vị gồm có Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, người đứng đầu tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội của đơn vị.

c) Việc tổ chức họp cán bộ, công chức để sơ kết, tổng kết, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị định kỳ sáu tháng và hàng năm được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

d) Phòng Tổng hợp - Hành chính có trách nhiệm thông báo kết luận các cuộc họp đến các phòng trong đơn vị. Các thông báo kết luận được gửi báo cáo Lãnh đạo Bộ trực tiếp phụ trách và Văn phòng Bộ để tổng hợp, theo dõi.

3. Họp Phòng:

Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm, Trưởng phòng tổ chức họp tập thể cán bộ, công chức của phòng dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách để thông báo tình hình hoạt động của đơn vị và của Bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng; đánh giá tình hình, kết quả thực hiện công việc được giao của phòng và của từng cán bộ, công chức; thảo luận các biện pháp tổ chức thực hiện chương trình công tác được giao.

4. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị họp cán bộ, công chức của đơn vị, Trưởng phòng họp cán bộ, công chức của phòng để thảo luận và giải quyết công việc theo yêu cầu nhiệm vụ được giao hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

Điều 15. Thông tin

Chế độ thông tin của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau:

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền có trách nhiệm thông tin về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Ngành; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tới cán bộ, công chức của đơn vị; tiếp nhận và giải quyết hoặc báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những kiến nghị, đề xuất của công chức trong đơn vị có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ và của đơn vị.

2. Trưởng phòng có trách nhiệm thông tin về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị tới cán bộ, công chức thuộc phòng; tiếp nhận, giải quyết hoặc báo cáo Lãnh đạo đơn vị giải quyết những kiến nghị, đề xuất của công chức trong phòng có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị và của phòng.

3. Ngoài các nhiệm vụ được quy định tại khoản 2 Điều này, theo chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị thì chậm nhất là sau 02 ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp, Trưởng phòng Phòng Tổng hợp - Hành chính có trách nhiệm thông tin về kết luận các cuộc họp của đơn vị được quy định tại Điều 14 Quy chế này đến các cán bộ, công chức thuộc đơn vị. Căn cứ vào nội dung của thông tin và điều kiện cụ thể, các kết luận có thể được thông báo theo các hình thức sau:

a) Niêm yết tại bảng thông báo chung của đơn vị;

b) Gửi vào hộp thư điện tử của từng cán bộ, công chức thuộc đơn vị;

c) Yêu cầu Trưởng phòng phổ biến trực tiếp đến các cán bộ, công chức của Phòng;

d) Thông qua Cổng Thông tin điện tử của Bộ và các hình thức phù hợp khác.

Điều 16. Báo cáo

Chế độ báo cáo của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau:

1. Phó Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:

a) Báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm với Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý, điều hành lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách; kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao;

b) Báo cáo kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo với Thủ trưởng đơn vị theo quy định;

c) Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị, Lãnh đạo Bộ trực tiếp phụ trách.

2. Trưởng phòng có trách nhiệm:

a) Báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm với Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách về tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao của phòng;

b) Báo cáo kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo với Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách theo quy định;

c) Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị hoặc Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách.

3. Cán bộ, công chức của đơn vị có trách nhiệm:

a) Báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm với Lãnh đạo trực tiếp phụ trách về tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao;

b) Báo cáo kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo với Lãnh đạo trực tiếp phụ trách theo quy định.

c) Báo cáo các nội dung khác theo quy định hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo trực tiếp phụ trách hoặc Lãnh đạo cấp trên.

4. Nội dung, hình thức, thời hạn của các báo cáo được được quy định tại Điều này thực hiện theo quy định của Bộ và Thủ trưởng đơn vị.

Điều 17. Quản lý công văn, tài liệu

Chế độ quản lý công văn, tài liệu của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật, các quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau:

1. Cán bộ, công chức có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật, của Bộ và của đơn vị về văn thư, lưu trữ.

2. Phòng Tổng hợp - Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận văn bản gửi đến, vào sổ công văn và chuyển cho Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền xử lý văn bản; phát hành, theo dõi và lưu trữ công văn gửi đi của đơn vị theo quy định.

3. Cán bộ, công chức quản lý, lưu giữ, bảo mật hồ sơ, giấy tờ liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật. Khi đi công tác, nghỉ phép, nghỉ việc riêng, cán bộ, công chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, giấy tờ cho người được phân công thực hiện công việc.

Điều 18. Quản lý lao động của đơn vị

1. Việc quản lý lao động của đơn vị tuân theo các quy định của pháp luật.

2. Cán bộ, công chức đi công tác, tham gia các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo sự phân công hoặc được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm cử cán bộ có tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu công việc và chịu trách nhiệm về việc cử cán bộ.

Cán bộ được cử là đại diện của đơn vị tham gia đoàn công tác, cuộc họp, hội nghị, hội thảo, có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo đơn vị về chương trình, nội dung, các ý kiến sẽ phát biểu. Sau khi kết thúc chuyến công tác hoặc tham gia họp, hội nghị, hội thảo thì cán bộ, công chức được cử có trách nhiệm báo cáo kết quả với Lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách và Trưởng phòng.

3. Việc cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ.

4. Cán bộ, công chức nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để giải quyết theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Giải quyết khiếu nại, tố cáo

Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo của Bộ Tư pháp.

Điều 20. Quản lý tài sản

Chế độ quản lý tài sản, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy chế của Bộ.

Điều 21. Tiếp khách

1. Cán bộ, công chức làm việc tại trụ sở cơ quan không được tuỳ tiện đưa khách hoặc người nhà vào trụ sở cơ quan; trường hợp có khách đến liên hệ công tác, cần hướng dẫn khách chấp hành nội quy công sở; không để khách làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị.

2. Việc tiếp khách là công dân trong nước đến liên hệ giải quyết các công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của Bộ được thực hiện theo Quy chế làm việc và các quy định có liên quan của Bộ.

3. Việc tiếp khách nước ngoài được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ và Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp./.