Quyết định 2345/QĐ-BTNMT năm 2008 về Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội;
Căn cứ Nghị định số 25/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 652/2003/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 3. Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

 CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BTNMT ngày tháng năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Trách nhiệm thực hiện

1. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định khác có liên quan.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường theo các quy định của Nhà nước và của Bộ.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ. Các Vụ, Thanh tra Bộ bố trí cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm; các đơn vị còn lại tổ chức và bố trí cán bộ hoặc bộ phận văn thư - lưu trữ chuyên trách của đơn vị(sau đây gọi tắt là văn thư).

4. Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và Quy chế về công tác bảo mật của Bộ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

2. Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt và từ đó hình thành bản chính văn bản;

3. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

4. Bản lưu văn thư là bản chính văn bản có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) của người có thẩm quyền;

5. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

6. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

7. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

8. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

9. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

10. Văn bản gồm quyết định, thông tư, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, phiếu báo, giấy mời, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, đơn thư khiếu nại, tố cáo và các loại khác;

11. Văn bản số là văn bản ở dạng tệp tin trên máy tính;

12. Văn bản đi là văn bản do Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ ban hành, gửi nội bộ hoặc gửi cơ quan, đơn vị khác;

13. Văn bản đến là văn bản do các cơ quan, đơn vị khác ban hành, gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ;

14. Văn bản mật là văn bản có nội dung bí mật được đóng dấu theo các mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”, hoặc đóng dấu A, B, C;

15. Văn bản gấp là văn bản có nội dung cần giải quyết nhanh được đóng dấu theo các mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” hoặc văn bản do người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” (trên văn bản hoặc trên phiếu xử lý văn bản);

16. Cơ sở dữ liệu văn bản là tập hợp hệ thống trích yếu văn bản và tệp văn bản đính kèm trên máy tính.

17. Phông lưu trữ là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, không phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. Đơn vị phân loại nhỏ nhất của tài liệu lưu trữ trong phông là các đơn vị bảo quản.

18. Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

19. Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.

Điều 4. Tin học hoá công tác văn thư - lưu trữ

Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư - lưu trữ; tổ chức khai thác triệt để, có hiệu quả cơ sở dữ liệu văn bản hiện tại và đầu tư nâng cấp, ứng dụng phần mềm phù hợp để sử dụng thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ.

Văn thư có trách nhiệm quét các văn bản đến đã có số đến và văn bản đi đã phát hành (trừ các văn bản mật) vào cơ sở dữ liệu văn bản số, theo phân cấp về thẩm quyền quản lý và xử lý văn bản.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 5. Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là một trong những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 6. Soạn thảo, phát hành, sao văn bản

1. Phông chữ sử dụng để soạn thảo các văn bản của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ là phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ, thể thức trình bày văn bản, thể thức bản sao văn bản, quy định về kiểu, cỡ chữ trong các văn bản được thực hiện thống nhất theo mẫu tại các Phụ lục 1, 2, 3, 4, 5. Mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng được quy định tại Phụ lục 6.

Mẫu văn bản chính thức gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài được quy định tại các Phụ lục 7, 8. Các văn bản này phải được viết bằng tiếng Việt và có bản dịch bằng tiếng nước ngoài tương ứng nơi nhận văn bản để giao dịch.

Các công văn, tài liệu mang tính chất trao đổi thông tin không chính thức hoặc thư cá nhân liên quan đến công việc có thể viết bằng tiếng nước tương ứng hoặc các thứ tiếng thông dụng khác (Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha) thuận lợi cho việc trao đổi thông tin. Trường hợp này không nhất thiết phải có bản dịch tiếng Việt.

2. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện theo Quy chế xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài nguyên và môi trường được ban hành kèm theo Quyết định số 21/2007/QĐ-BTNMT ngày 10 tháng 12 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường. Mẫu văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Phụ lục 9. Mẫu phiếu trình được quy định tại Phụ lục 10.

3. Đối với các loại văn bản khác, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản. Văn phòng Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nhân bản, làm thủ tục để phát hành văn bản và bảo quản bản lưu. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dung, Văn phòng Bộ sẽ trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung hoàn chỉnh hoặc có văn bản đính chính nếu văn bản đã được phát hành.

4. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký chính thức phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình và của Lãnh đạo Văn phòng Bộ. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng, chuyên viên của đơn vị soạn thảo văn bản phải ký tắt. Đối với đơn vị có con dấu riêng, văn bản trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành phải có chữ ký tắt của lãnh đạo đơn vị trình và chữ ký tắt của lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo bộ phận hành chính của đơn vị.

5. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường được ban hành kèm theo Quyết định số 2092/QĐ-BNTMT ngày 20 tháng 10 năm 2008 của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Số lượng bản chính cần ban hành do người ký văn bản quyết định. Ký văn bản không được dùng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu để ký. Đóng dấu dùng mực đỏ theo quy định của Nhà nước. Phải ghi rõ họ và tên, chức vụ người ký văn bản. Việc ghi học hàm, học vị trước họ và tên người ký chỉ sử dụng đối với văn bản thông thường mang tính chất giao dịch đối ngoại, không sử dụng đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước.

6. Sao văn bản gồm ba loại: Sao y bản chính, trích sao và sao lục (trừ văn bản có cấp độ mật A, B, C… thực hiện theo quy định riêng của Nhà nước). Lãnh đạo Bộ quyết định sao các văn bản của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các văn bản của các cơ quan cao hơn cấp Bộ; Lãnh đạo Văn phòng quyết định sao các văn bản của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và văn bản của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ quyết định sao các văn bản còn lại. Thể thức bản sao văn bản được quy định tại Phụ lục 4.

7. Những ý kiến ghi bên lề văn bản hoặc trong phiếu trình chỉ sử dụng trong cơ quan, không sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan Bộ. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan Bộ phải được thể chế bằng văn bản hành chính.

Điều 7. Quản lý văn bản

1. Tất cả văn bản “Đến” và văn bản “Đi” của Bộ (hoặc của các đơn vị thuộc Bộ) đều phải thống nhất đăng ký tại Văn thư của Bộ (hoặc Văn thư của các đơn vị thuộc Bộ).

Văn phòng Bộ chỉ trình Lãnh đạo Bộ (hoặc Văn phòng, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ trình Lãnh đạo các đơn vị) những văn bản đã đăng ký và chịu trách nhiệm đối với những văn bản “Đi” và “Đến” đã được đăng ký.

2. Đối với văn bản “Đến”:

a) Tất cả văn bản gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ bằng bất cứ hình thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nhận về) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản “Đến” tại Văn thư. Trong trường hợp gấp, các bản Fax, Telex hoặc Email được xử lý như văn bản đến để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.

b) Văn thư của Bộ có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất cả văn bản đến (trừ trường hợp văn bản mật thực hiện theo điểm d khoản này, trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người nhận” thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển bộ phận thư ký Lãnh đạo Bộ).

Việc làm thủ tục tiếp nhận văn bản “Đến” theo trình tự sau:

- Phân loại văn bản theo các mức độ “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” và theo tính chất quan trọng của văn bản.

- Đóng dấu, ghi số văn bản “Đến”.

- Đăng ký thông tin cần thiết và quét văn bản vào chương trình quản lý văn bản.

- Trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ để ghi ý kiến xử lý.

- Sau khi Lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý, Văn thư của Bộ nhận lại văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng vào Chương trình quản lý hồ sơ công việc và gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ xử lý, Văn thư chuyển Phòng Tổng hợp để trình Lãnh đạo Bộ.

- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào cơ sở dữ liệu văn bản và chuyển lại Văn thư để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến. Các văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử lý để bảo đảm đúng thời hạn ghi trong văn bản.

c) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm thư, trình người có thẩm quyền giải quyết. Thanh tra Bộ, các Tổng cục, Cục tổ chức tổ chức theo dõi, cập nhật và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được giao xử lý hoặc trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền.

d) Đối với các văn bản mật, lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ bóc và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật, không nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản trong máy tính. Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được cho vào bì dán kín và chuyển người có thẩm quyền giải quyết.

đ) Trường hợp văn bản gấp có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính thì bộ phận thường trực bảo vệ phòng Quản trị thuộc Văn phòng Bộ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng đối với các bì thư gửi Lãnh đạo Bộ, bì thư của các cơ quan Trung ương, Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; và báo cáo lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ đối với các bì thư khác để có ý kiến xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận và bảo quản để bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.

3. Đối với văn bản “Đi”:

a) Bản thảo văn bản “Đi” của các đơn vị trình Lãnh đạo Bộ phải đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền; tuân thủ theo quy định của pháp luật; bảo đảm chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa, đủ ý và theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Quy chế này.

b) Tài liệu trình Lãnh đạo Bộ phải được gửi kèm theo phiếu trình (theo mẫu quy định tại Phụ lục 10) và đăng ký trình tại Văn thư của Bộ. Văn thư của Bộ nhận tài liệu trình, vào sổ theo dõi và gửi Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Tổng hợp kiểm tra thể thức, nội dung văn bản, xin ý kiến và chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng và trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Tổng hợp nhận lại tài liệu trình, chuyển Văn thư để trả đơn vị trình.

c) Văn bản “Đi” đã có chữ ký chính thức của cấp có thẩm quyền, các đơn vị đăng ký phát hành tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ để kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi đăng ký số, nhân bản, đóng dấu và phát hành.

d) Sau khi phát hành văn bản, Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm nhập các thông tin cần thiết và quét văn bản “Đi” vào cơ sở dữ liệu văn bản.

đ) Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản cần được thông báo rộng rãi đến các tổ chức, cá nhân có liên quan do Lãnh đạo Bộ ký ban hành thì ngay sau khi văn bản được phát hành, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi bản văn bản số đến Báo Tài nguyên và Môi trường để đăng tải trên trang thông tin điện tử của Bộ.

e) Bản lưu văn thư được lưu tại Văn thư của Bộ, đơn vị soạn thảo lưu ít nhất một bản chính kèm theo hồ sơ công việc. Văn bản “Đi” phải chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc hôm sau. Những văn bản gấp phải chuyển ngay sau khi đóng dấu và bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận theo yêu cầu.

4. Số “Đến” và “Đi” của văn bản được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó.

5. Đối với văn bản gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài, kể cả tài liệu FAX phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Bộ. Đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của văn bản. Tất cả các bản FAX phải lưu tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi FAX bằng máy tính thì in ra để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị duyệt trước khi gửi FAX.

Người quản lý máy FAX phải lập hồ sơ theo dõi văn bản FAX đi và đến và có trách nhiệm nộp một bản lưu cùng sổ theo dõi vào bộ phận lưu trữ của Bộ chậm nhất là ngày 10 tháng 01 năm sau. Thủ tục gửi văn bản bằng máy FAX tại phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ được quy định như sau:

a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ yêu cầu fax, phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ; văn bản do thủ trưởng các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ yêu cầu fax phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị và ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng.

b) Việc quản lý tài liệu của các đơn vị có máy FAX riêng do thủ trưởng đơn vị quy định theo Quy chế này.

6. Trách nhiệm quản lý văn bản “Đi” và “Đến”.

a) Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức việc quản lý văn bản “Đi” và “Đến” của các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ.

b) Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý văn bản “Đi” và “Đến” của đơn vị.

7. Cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị thuộc các Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ hàng ngày nhận văn bản tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, báo cáo Lãnh đạo đơn vị, đăng ký theo dõi việc giải quyết văn bản “Đến” của đơn vị, làm thủ tục đối với văn bản “Đi”, nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị vào cơ sở dữ liệu văn bản, giúp Thủ trưởng đơn vị lập danh mục hồ sơ, phối hợp với cán bộ, công chức trong đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ, gửi bản văn bản số chính thức về Văn thư Bộ và các công việc khác liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Bộ.

Điều 8. Công tác lập hồ sơ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức, hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khối cơ quan Bộ.

2. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị.

3. Cán bộ, công chức trong khi xử lý công việc phải lập hồ sơ công việc theo quy định; hồ sơ phải phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, hợp lý thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản và tiến trình giải quyết công việc.

4. Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Nguyên tắc, phương pháp lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 9. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu

a) Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị.

b) Khi đơn vị có quyết định sáp nhập hoặc chia tách thành các đơn vị mới hoặc giải thể thì đơn vị cũ phải nộp con dấu cho Vụ Pháp chế sau 10 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành.

c) Vụ Pháp chế có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

d) Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo cơ quan công an địa phương, lập biên bản và báo cáo Lãnh đạo Bộ, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.

đ) Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

b) Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái. Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

c) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không có bản lưu văn thư (hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy chứng nhận…), cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Chương III

 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 10. Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong và sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.

Điều 11. Tổ chức lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường

1. Hệ thống lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường được tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống nhất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ và thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là lưu trữ Bộ) và lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ.

2. Lưu trữ Bộ có chức năng giúp Lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong Bộ và đối với các đơn vị thuộc Bộ.

3. Lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm lưu giữ, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ Bộ, lưu trữ lịch sử theo quy định.

Điều 12. Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, chỉ đạo nghiệp vụ đối với lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ; trao đổi và quan hệ với lưu trữ cấp trên và lưu trữ các bộ, ngành; quản lý kho lưu trữ Bộ và thực hiện các nội dung nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, nộp tài liệu cho lưu trữ quốc gia theo đúng quy định của Nhà nước; tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ không có tổ chức lưu trữ.

2. Tổ chức lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc đơn vị mình quản lý vào Lưu trữ Nhà nước theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và của Bộ.

Điều 13. Chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

Các đơn vị, cá nhân lưu giữ hồ sơ, tài liệu những việc đã giải quyết xong có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ với thời hạn như sau:

a) Một năm kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ;

b) Sáu tháng sau khi quyết toán dự án đối với các tài liệu liên quan đến quá trình chuẩn bị, phê duyệt và thực hiện dự án, gồm các quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư dự án, phê duyệt dự án, thiết kế kỹ thuật, dự toán, phê duyệt hồ sơ mời thầu, phê duyệt quyết toán.

c) Một tháng đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác;

d) Hồ sơ cán bộ, hồ sơ thanh tra do Vụ Tổ chức cán bộ, Thanh tra Bộ quản lý được giao nộp vào lưu trữ khi có đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh Thanh tra Bộ;

đ) Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu đang lưu giữ cho đơn vị công tác. Cán bộ, công chức chỉ được nhận quyết định khi đã bàn giao hồ sơ, tài liệu và được đơn vị xác nhận. Cán bộ, công chức không được sử dụng hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào mục đích cá nhân hoặc đem sang cơ quan, đơn vị khác;

e) Trường hợp đã đến thời hạn nộp hồ sơ mà đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để khai thác, đơn vị phải báo cáo cho lưu trữ biết bằng văn bản, thời hạn giữ lại không quá 2 năm kể từ khi công việc kết thúc.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định tại các Phụ lục 10, 11, mỗi loại thành 02 bản, đơn vị nộp lưu giữ một bản, Lưu trữ Bộ giữ một bản.

Điều 14. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách hoặc giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ Bộ, các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển vào Lưu trữ Bộ hoặc lưu trữ đơn vị cấp trên; các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao vào Lưu trữ Bộ hoặc lưu trữ cấp trên.

Điều 15. Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại tài liệu theo một phương án khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

2. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho bảo quản.

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ.

4. Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 16. Xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc xác định giá trị tài liệu bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Bộ. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ gồm:

- Chánh Văn phòng Bộ làm Chủ tịch Hội đồng.

- Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ là ủy viên thư ký.

- Đại diện đơn vị có tài liệu là ủy viên Hội đồng.

Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ đề xuất với Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động theo nguyên tắc tập thể và biểu quyết theo đa số.

3. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Đơn vị có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Bộ trưởng hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm:

- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu.

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy.

- Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

b) Lãnh đạo Bộ ký quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị.

c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp và tư vấn cho Lãnh đạo Bộ ra quyết định đối với khối tài liệu xin hủy.

4. Những tài liệu hết giá trị đã được Lãnh đạo Bộ quyết định phê duyệt cho hủy do Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức tiêu hủy theo quy định của Nhà nước. Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu phải được bảo quản tại Lưu trữ Bộ ít nhất là 20 năm kể từ khi quyết định tiêu hủy tài liệu có hiệu lực.

5. Các loại sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng, đơn vị có thể tự hủy và thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm việc hủy những loại giấy tờ này.

6. Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu.

Điều 17. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tự bảo vệ an toàn các hồ sơ, tài liệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.

2. Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm bố trí đủ kho để bảo quản tài liệu. Kho tài liệu lưu trữ phải cao ráo, thoáng khí, cửa khóa chắc chắn và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết về phòng chống cháy, nổ, bảo quản an toàn tài liệu trong mọi tình huống.

3. Hồ sơ, tài liệu phải bảo quản trong hộp có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ khai thác và di chuyển khi cần thiết.

Điều 18. Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng tại phòng đọc để phục vụ nhu cầu công tác của Bộ. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quy định nội quy sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và niêm yết tại phòng đọc của tổ chức lưu trữ. Cán bộ, công chức người được phép khai thác, sử dụng phải chấp hành đúng nội quy khai thác hồ sơ, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.

2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

a) Lãnh đạo Bộ quyết định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu mật.

b) Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ trong phạm vi quyền hạn của mình quyết định cho phép sử dụng tài liệu thường.

3. Trách nhiệm của tổ chức lưu trữ:

a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Kiểm tra số lượng và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả.

c) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu.

d) Mở sổ theo dõi và định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, báo cáo Thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

a) Đối với tổ chức, cá nhân trong nước:

- Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích của cơ quan, đơn vị mình phải có giấy giới thiệu hoặc công văn của tổ chức và ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;

- Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị, trong đơn ghi rõ tài liệu cần khai thác, sử dụng và có xác nhận của tổ chức nơi đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú, kèm theo chứng minh thư nhân dân trình cấp có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Đối với tổ chức, cá nhân người nước ngoài:

- Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích hoạt động của cơ quan, đơn vị phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị của tổ chức quản lý người nước ngoài bằng tiếng Việt Nam, trong đó ghi rõ loại tài liệu và mục đích khai thác, sử dụng tài liệu;

- Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị bằng tiếng Việt Nam, có xác nhận của tổ chức quản lý người nước ngoài, trong đơn ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tài liệu cần khai thác, sử dụng và kèm theo hộ chiếu.

- Có ý kiến chấp thuận của Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tài nguyên và Môi trường và cấp có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu được quy định tại khoản 2 Điều này .

5. Lưu đồ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quy định tại Phụ lục 12; phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu được quy định tại Phụ lục 13.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Kinh phí và biên chế cho công tác văn thư - lưu trữ

1. Hàng năm, trên cơ sở đề xuất của các đơn vị Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính xem xét trình Lãnh đạo Bộ cân đối, bảo đảm kinh phí từ ngân sách nhà nước cho công tác văn thư - lưu trữ, bao gồm kinh phí mua sắm các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư và bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, tập huấn; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư - lưu trữ (nghiên cứu xây dựng các cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu, tổ chức tập huấn triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư - lưu trữ của Bộ); xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, sắp xếp, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quy định và các công việc khác liên quan tới công tác văn thư - lưu trữ. Việc sử dụng, quản lý kinh phí thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ xem xét, trình Lãnh đạo Bộ quyết định biên chế phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ và các đơn vị để bảo đảm thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Bộ.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. Văn phòng Bộ định kỳ kiểm tra toàn diện công tác văn thư - lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ về công tác văn thư - lưu trữ trong Bộ.

2. Trên cơ sở Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, các đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị trước ngày 15 tháng 12 năm 2008.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ để được hướng dẫn thực hiện kịp thời trình Bộ trưởng điều chỉnh, bổ sung./.