Quyết định 2339/QĐ-UBND năm 2024 phê duyệt sửa đổi quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2339/QĐ-UBND

Quảng Bình, ngày 15 tháng 8 năm 2024

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục KS TTHC - VPCP;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh (để biết);
- UBND các huyện, thị xã, thành phố (để biết);
- Lưu: VT, TDNV, KSTTHC.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Đoàn Ngọc Lâm

STT

Tên dịch vụ công

Áp dụng thay thế

Mức độ dịch vụ công

Mã số TTHC trên Cổng DVC quốc gia

Số trang

1

Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1a

Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Trường hợp cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ)

Quy trình số 01a.VTLT-SNV Quyết định số 3026/QĐ-UBND ngày 21/9/2021

DVC trực tuyến một phần

1.010196.000.00.00.H46

1b

Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Trường hợp cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ)

Quy trình số 01b.VTLT-SNV Quyết định số 3026/QĐ- UBND ngày 21/9/2021

DVC trực tuyến một phần

1.010196.000.00.00.H46

2

Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

2a

Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ (Đối với những tài liệu thuộc sử dụng rộng rãi)

Quy trình số 02a.VTLT-SNV Quyết định số 3026/QĐ-UBND ngày 21/9/2021

DVC trực tuyến một phần

1.010195.000.00.00.H46

12

2b

Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ (Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm)

Quy trình số 03b.VTLT-SNV Quyết định số 3026/QĐ-UBND ngày 21/9/2021

DVC trực tuyến một phần

1.010195.000.00.00.H46

19

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy nhập Cổng dịch vụ công trực tuyến trên mạng internet tại địa chỉ: https://dichvucong.quangbinh.gov.vn.

2. Đăng ký/ Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Chọn cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ, tại danh sách dịch vụ công lựa chọn dịch vụ “Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Trường hợp cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ)”.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

a) Nhập thông tin Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu 3 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân;

b) Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chip hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VNeID (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính để đối chiếu khi đến nhận kết quả/hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

c) Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/hoặc gửi bản sao có chứng thực qua dịch vụ bưu chính công ích);

d) Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc theo Mẫu 6 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

đ) Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

e) Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

g) Tệp tin 02 ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng) (đồng thời nộp 02 ảnh màu khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích để cấp Chứng chỉ).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Không.

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính (TTHC): Trực tiếp/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/ hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới, Quảng Bình) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Sở Nội vụ

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

2.1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử;

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ;

- Gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;

- Chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Công tác thanh niên (viết tắt là Phòng Quản lý VTLT&CTTN) phân công xử lý.

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN

Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN phân công chuyên viên xử lý.

04 giờ làm việc

Bước 3

Chuyên viên phòng Quản lý VTLT&CTTN

- Chuyên viên phòng Quản lý VTLT&CTTN xác nhận hồ sơ chuyển đến; xử lý hồ sơ; trình lãnh đạo Phòng. Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...).

- Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN thẩm tra, trình Lãnh đạo Sở ký văn bản trình UBND tỉnh. Trường hợp cần điều chỉnh, chuyển về chuyên viên xử lý.

- Lãnh đạo Sở phê duyệt văn bản đề nghị UBND tỉnh xem xét, quyết định xác nhận phiên hiệu đơn vị thanh niên xung phong (đối với trường hợp hồ sơ đạt yêu cầu) hoặc trả lời bằng văn bản (đối với trường hợp không hồ sơ không đạt yêu cầu). Trường hợp cần điều chỉnh, chuyển về chuyên viên xử lý.

- Phối hợp với Văn thư ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ, chuyển hồ sơ liên thông cho Bộ phận một cửa Văn phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

13,5 ngày làm việc

Bước 4

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Sở Nội vụ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ:

Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Nhận kết quả

Người nộp hồ sơ

- Xuất trình đối chiếu hoặc nộp bản giấy các hồ sơ, văn bản điện tử có yêu cầu xác thực bằng chữ ký số nhưng chưa được ký số khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Nhận kết quả TTHC theo hình thức đã đăng ký: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Đồng thời nhận kết quả TTHC bản điện tử tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công.

Không tính vào thời gian giải quyết

Tổng thời gian giải quyết TTHC

15 ngày làm việc

1. Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)

□

2. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề

□

3. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

□

4. Sơ yếu lý lịch

□

5. Hai (02) ảnh 2x3 cm

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điền cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của ông/bà....; có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)

NGƯỜI KHAI
(Ký và ghi rõ họ, tên)

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy nhập Cổng dịch vụ công trực tuyến trên mạng internet tại địa chỉ: https://dichvucong.quangbinh.gov.vn.

2. Đăng ký/ Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Chọn cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ, tại danh sách dịch vụ công lựa chọn dịch vụ “Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Trường hợp cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ)”.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

a) Nhập thông tin Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ theo Mẫu 4 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân;

b) Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chip hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VNeID (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính để đối chiếu khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

c) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất) (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

d) Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc Bản chụp scan thì người nộp mang bản sao có chứng thực đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi bản sao có chứng thực qua dịch vụ bưu chính công ích);

đ) Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản chính đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Không.

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính (TTHC): Trực tiếp/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/ hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới, Quảng Bình) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Sở Nội vụ

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

2.1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử;

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ;

- Gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;

- Chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Công tác thanh niên (viết tắt là Phòng Quản lý VTLT&CTTN) phân công xử lý.

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN

Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN phân công chuyên viên xử lý.

04 giờ làm việc

Bước 3

Chuyên viên Phòng Quản lý VTLT&CTTN

- Chuyên viên phòng Quản lý VTLT&CTTN xác nhận hồ sơ chuyển đến; xử lý hồ sơ; trình lãnh đạo Phòng. Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...).

- Lãnh đạo phòng Quản lý VTLT&CTTN thẩm tra, trình Lãnh đạo Sở ký văn bản trình UBND tỉnh. Trường hợp cần điều chỉnh, chuyển về chuyên viên xử lý.

- Lãnh đạo Sở phê duyệt văn bản đề nghị UBND tỉnh xem xét, quyết định xác nhận phiên hiệu đơn vị thanh niên xung phong (đối với trường hợp hồ sơ đạt yêu cầu) hoặc trả lời bằng văn bản (đối với trường hợp không hồ sơ không đạt yêu cầu). Trường hợp cần điều chỉnh, chuyển về chuyên viên xử lý.

- Phối hợp với Văn thư ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ, chuyển hồ sơ liên thông cho Bộ phận một cửa Văn Phòng UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

13,5 ngày làm việc

Bước 4

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Sở Nội vụ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ:

Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Nhận kết quả

Người nộp hồ sơ

- Xuất trình đối chiếu hoặc nộp bản giấy các hồ sơ, văn bản điện tử có yêu cầu xác thực bằng chữ ký số nhưng chưa được ký số khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Nhận kết quả TTHC theo hình thức đã đăng ký: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Đồng thời nhận kết quả TTHC bản điện tử tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công.

Không tính vào thời gian giải quyết

Tổng thời gian giải quyết TTHC

15 ngày làm việc

1.

Hết thời hạn sử dụng

□

2.

Bổ sung nội dung hành nghề

□

3.

Bị hư hỏng

□

4.

Bị mất

□

1.

Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ

□

2.

Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề)

□

3.

Hai (02) ảnh 2 x 3 cm

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điền cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của ông/bà....; có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy nhập Cổng dịch vụ công trực tuyến trên mạng internet tại địa chỉ: https://dichvucong.quangbinh.gov.vn.

2. Đăng ký/ Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Chọn cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ, tại danh sách dịch vụ công lựa chọn dịch vụ “Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ (Cấp tỉnh) (Đối với những tài liệu thuộc sử dụng rộng rãi)”.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

4.1. Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

a) Nhập thông tin Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo Phụ lục số VI ban hành kèm theo Thông tư số 10/2024/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân (trường hợp đề nghị cấp bản sao tài liệu);

Hoặc nhập thông tin Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo Phụ lục số VIII ban hành kèm theo Thông tư số 10/2024/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân (trường hợp đề nghị chứng thực tài liệu).

b) Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (đối với tổ chức) (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của tổ chức/cá nhân đề nghị; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

Hoặc Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chip hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VNeID (đối với cá nhân) (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính để đối chiếu khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Nộp khi trả kết quả

- Sau khi cán bộ gửi yêu cầu thanh toán, công dân đăng nhập vào tài khoản tại trang DVC → truy cập tài khoản → “Danh mục hồ sơ” → nhấn xem thông tin chi tiết hồ sơ → chọn hình thức thanh toán “Trực tuyến” và nhấn “Thanh toán”, hệ thống tự động điều hướng đến giao diện thanh toán qua nền tảng Payment Platform của Cổng DVC quốc gia. Công dân thực hiện thanh toán trực tuyến đúng với số tiền phí, lệ phí theo quy định.

- Sau khi đã thanh toán thành công, hệ thống tự động điều hướng về giao diện nộp hồ sơ trực tuyến của công dân. Khi đó công dân có thể thực hiện in biên lai hóa đơn đã thanh toán và nhấn “Đồng ý”.

- Mức thu được quy định tại Thông tư số 275/2016/TTBTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ (có Biểu mức thu kèm theo).

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính: Trực tiếp/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/ hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, trực thuộc Sở Nội vụ Quảng Bình (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới, Quảng Bình) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Kiểm tra thời gian nộp hồ sơ:

+ Nếu tiếp nhận hồ sơ trước thời điểm 15h00 của ngày làm việc, cán bộ tiếp nhận tại Bộ phận một cửa thực hiện chọn thời điểm hẹn trả ngay trong ngày làm việc.

+ Nếu tiếp nhận hồ sơ sau thời điểm 15h00 của ngày làm việc, cán bộ tiếp nhận tại Bộ phận một cửa thực hiện chọn thời điểm hẹn trả trong ngày làm việc tiếp theo.

- Gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu (thông báo không có tài liệu theo yêu cầu trên Mẫu số 08 hoặc Mẫu số 09) về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc Trung tâm được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

Thời gian giải quyết TTHC:

- Nếu tiếp nhận hồ sơ trước thời điểm 15h00 của ngày làm việc, thì thời hạn hẹn trả tối đa trên Hệ thống là trong ngày làm việc.

- Nếu tiếp nhận hồ sơ sau thời điểm 15h00 của ngày làm việc, thì thời hạn hẹn trả tối đa trên Hệ thống là trong ngày làm việc tiếp theo.

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

……. ngày ... tháng... năm ….
Người yêu cầu
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điển cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của tổ chức, doanh nghiệp hoặc ông/bà...., có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

……. ngày ... tháng... năm ….
Người yêu cầu
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điền cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của tổ chức, doanh nghiệp hoặc ông/bà...., có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)

STT

Công việc thực hiện

Đơn vị tính

Mức thu (đồng)

Ghi chú

Cung cấp bản sao tài liệu

1

Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư)

a

Phô tô đen trắng

Trang A4

3.000

b

Phô tô màu

Trang A4

20.000

2

In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư)

a

In ảnh đen trắng từ phim gốc

a1

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

40.000

a2

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

60.000

a3

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

150.000

b

Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

60.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

80.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

170.000

3

In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư)

Phút nghe

30.000

4

In sao phim điện ảnh (không kể vật tư)

Phút chiếu

60.000

5

Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)

a

Tài liệu giấy

- In đen trắng (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

2.000

- In màu (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

15.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Trang ảnh

1.000

b

Tài liệu phim, ảnh

- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư)

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

30.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

40.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

130.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Tấm ảnh

30.000

c

Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Phút nghe

27.000

d

Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư)

Phút chiếu

54.000

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy nhập Cổng dịch vụ công trực tuyến trên mạng internet tại địa chỉ: https://dichvucong.quangbinh.gov.vn.

2. Đăng ký/ Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Chọn cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ, tại danh sách dịch vụ công lựa chọn dịch vụ “Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ (Cấp tỉnh) (Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm)”.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

4.1. Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

a) Nhập thông tin Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo Phụ lục số VI ban hành kèm theo Thông tư số 10/2024/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân (trường hợp đề nghị cấp bản sao tài liệu); Hoặc nhập thông tin Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo Phụ lục số VIII ban hành kèm theo Thông tư số 10/2024/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ trên biểu mẫu tương tác điện tử (e-form) được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử của công dân (trường hợp đề nghị chứng thực tài liệu).

b) Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (đối với tổ chức) (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của tổ chức/cá nhân đề nghị; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

Hoặc Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chip hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VNeID (đối với cá nhân) (Hình thức nộp: Bản sao chứng thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính để đối chiếu khi đến nhận kết quả/hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Nộp khi trả kết quả

- Sau khi cán bộ gửi yêu cầu thanh toán, công dân đăng nhập vào tài khoản tại trang DVC → truy cập tài khoản → “Danh mục hồ sơ” → nhấn xem thông tin chi tiết hồ sơ → chọn hình thức thanh toán “Trực tuyến” và nhấn “Thanh toán”, hệ thống tự động điều hướng đến giao diện thanh toán qua nền tảng Payment Platform của Cổng DVC quốc gia. Công dân thực hiện thanh toán trực tuyến đúng với số tiền phí, lệ phí theo quy định.

- Sau khi đã thanh toán thành công, hệ thống tự động điều hướng về giao diện nộp hồ sơ trực tuyến của công dân. Khi đó công dân có thể thực hiện in biên lai hóa đơn đã thanh toán và nhấn “Đồng ý”.

- Mức thu được quy định tại Thông tư số 275/2016/TTBTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ: 20.000 đồng/ bản chứng thực.

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính: Trực tiếp/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/ hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, trực thuộc Sở Nội vụ Quảng Bình (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới, Quảng Bình) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

2.1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử;

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ;

- Gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu (thông báo không có tài liệu theo yêu cầu trên Mẫu số 08 hoặc Mẫu số 09) về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc Trung tâm được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

03 ngày làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Nhận kết quả

Người nộp hồ sơ

- Xuất trình đối chiếu hoặc nộp bản giấy các hồ sơ, văn bản điện tử có yêu cầu xác thực bằng chữ ký số nhưng chưa được ký số khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Nhận kết quả TTHC theo hình thức đã đăng ký: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Đồng thời nhận kết quả TTHC bản điện tử tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công.

Không tính vào thời gian giải quyết

Tổng thời gian giải quyết TTHC

04 ngày làm việc

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

……. ngày ... tháng... năm ….
Người yêu cầu
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điền cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của tổ chức, doanh nghiệp hoặc ông/bà...., có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

……. ngày ... tháng... năm ….
Người yêu cầu
(Hệ thống một cửa điện tử tự động điền cụm từ sau “Mẫu đơn, Tờ khai điện tử đã được Hệ thống một cửa điện tử xác thực của tổ chức, doanh nghiệp hoặc ông/bà...., có số tài khoản định danh...; Mã số hồ sơ...; Tiếp nhận ngày...”)