Quyết định 2260/QĐ-MTTW-BTT năm 2018 quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp do Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ LOẠI, THẨM QUYỀN BAN HÀNH, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP

BAN THƯỜNG TRỰC
ỦY BAN TRUNG ƯƠNG MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015;

Căn cứ Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị-xã hội giai đoạn 2018-2025, tầm nhìn đến năm 2035 của Văn phòng Trung ương Đảng; Hướng dẫn số 48-HD/VPTW ngày 11/3/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Điều lệ MTTQ Việt Nam khóa VIII, nhiệm kỳ 2014 - 2019;

Căn cứ vào Quy chế hoạt động của Ủy ban, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam khóa VIII, nhiệm kỳ 2014 - 2019;

Xét đề nghị của Văn phòng cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp, gồm 6 chương, 20 điều.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các đồng chí trong Ban Thường trực, lãnh đạo các ban, đơn vị, Chánh Văn phòng cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ THỂ LOẠI, THẨM QUYỀN BAN HÀNH, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2260/QĐ-MTTW-BTT ngày 05/11/2018 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này hướng dẫn về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc (MTTQ) Việt Nam các cấp.

2. Đối tượng áp dụng: Quy định này áp dụng đối với Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

3. Yêu cầu: Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp phải bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

4. Trách nhiệm của cá nhân

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về thể loại, thẩm quyền ban hành.

- Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm tham mưu về thể loại, thẩm quyền ban hành và xem xét, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành.

- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất về thể loại, thẩm quyền ban hành và thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 2. Văn bản và hệ thống văn bản

1. Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài (đối với một số văn bản đối ngoại) để ghi lại hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, do Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và quy định của Ban Thường trực, Đoàn Chủ tịch, Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam.

2. Hệ thống văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là toàn bộ các loại văn bản của đại hội và Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được sử dụng trong các hoạt động từ cấp Trung ương đến cơ sở.

Điều 3. Nguyên tắc ban hành văn bản

Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản bảo đảm văn phong trong sáng, chính xác, dễ hiểu, dễ thực hiện, phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.

Điều 4. Sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ văn bản

1. Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ bởi chính cơ quan ban hành văn bản hoặc cấp trên có thẩm quyền.

2. Khi ban hành văn bản mới phải ghi rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ văn bản, nội dung của văn bản đã ban hành trái hoặc không còn phù hợp; đồng thời có thể sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ nội dung của một số văn bản khác do cùng một cơ quan ban hành.

Chương II

THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP

Điều 5. Thể loại văn bản

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản. Các thể loại văn bản chủ yếu của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp bao gồm:

1. Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, chức năng, nhiệm vụ, các nguyên tắc về tổ chức, hoạt động, cơ cấu tổ chức của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên trong Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

2. Chương trình hành động

Là văn bản thể hiện những nội dung cơ bản về mục tiêu, chương trình hoạt động của tổ chức Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp trong nhiệm kỳ hoặc để triển khai thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước và Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

3. Quy chế, chương trình phối hợp

Là văn bản xác định nội dung, trách nhiệm, quyền hạn, nguyên tắc, thời gian phối hợp giữa Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp với một hoặc nhiều cơ quan tham gia nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung.

4. Nghị quyết

Là văn bản ghi lại những quyết định đã được thông qua sau khi đã hiệp thương dân chủ tại Đại hội, các Hội nghị Ủy ban, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường trực và các hội nghị khác.

5. Nghị quyết liên tịch

Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ và Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam là văn bản quy phạm pháp luật để quy định chi tiết những vấn đề được luật giao.

6. Văn bản đối ngoại

Là loại văn bản được thông qua giữa Mặt trận Tổ quốc Việt Nam với một hoặc nhiều quốc gia, tổ chức nước ngoài; tên của văn bản theo thông lệ quốc tế.

7. Kiến nghị

Là văn bản của Mặt trận gửi tới Đảng, các cơ quan Nhà nước phản ánh những ý kiến của tổ chức Mặt trận hoặc của nhân dân, yêu cầu xem xét, giải quyết hoặc trả lời theo các quy định của pháp luật.

8. Tuyên bố

Là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam về một sự kiện, sự việc quan trọng.

9. Lời kêu gọi

Là văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam dùng để hiệu triệu, kêu gọi hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

10. Quyết định

Là văn bản ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về thực hiện chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi, quyền hạn của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

11. Quy chế

Là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của Đoàn Chủ tịch, Ban Thường trực, Ủy ban MTTQ Việt Nam và cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

12. Quy định

Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể của một lĩnh vực công tác nhất định.

13. Thông cáo

Là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, một sự việc quan trọng.

14. Thông tri

Là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, các tổ chức thành viên thực hiện điều lệ, chương trình hành động, phong trào, nghị quyết, quyết định... hoặc tổ chức thực hiện một nhiệm vụ, văn bản cụ thể; là văn bản để triệu tập Đại hội, các hội nghị, hoạt động lớn của MTTQ Việt Nam.

15. Hướng dẫn

Là văn bản giải thích, chỉ dẫn việc tổ chức thực hiện một nhiệm vụ, nội dung cụ thể.

16. Thông báo

Là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan trong hệ thống Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, các tổ chức thành viên, các đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện hoặc phối hợp triển khai thực hiện.

17. Báo cáo

Là văn bản phản ánh kết quả hoạt động của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, các tổ chức thành viên theo định kỳ hoặc đột xuất; dùng để tường trình một đề án, vấn đề, sự việc nhất định.

18. Kế hoạch

Là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

19. Đề án

Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

20. Tờ trình

Là văn bản dùng để thuyết trình, giải thích về một đề án, dự án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét quyết định.

21. Công văn

Là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ cũng như các hoạt động khác của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

22. Chương trình

Chương trình là văn bản dùng để trình bày, sắp xếp toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp theo một trình tự nhất định, trong một thời gian cụ thể.

23. Biên bản

Là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của Đại hội, hội nghị, các cuộc họp, có xác nhận của chủ tọa, thư ký và của những người có liên quan.

24. Kết luận

Là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của tập thể, cá nhân lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.

25. Dự án

Dự án là văn bản trình bày có hệ thống về dự kiến cách thức thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong giới hạn về nguồn lực, ngân sách, thời gian đã được xác định trước để triển khai chương trình, đề án, kế hoạch công tác đã đề ra của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

Điều 6. Một số văn bản hành chính khác

1. Giấy giới thiệu

Là văn bản dùng để giới thiệu cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị khi đi giao dịch, liên hệ công tác với cơ quan, tổ chức khác.

2. Giấy chứng nhận

Là văn bản do cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân cấp cho một tổ chức hoặc cá nhân để xác nhận một vấn đề nào đó.

3. Giấy mời

Là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để mời tập thể hoặc cá nhân tham dự một hoạt động, sự kiện sắp được tổ chức.

4. Giấy đi đường

Là văn bản do cơ quan, tổ chức cấp cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được cử đi công tác làm văn bản xác nhận công vụ và là phương tiện để thanh toán các chế độ công tác phí theo quy định.

5. Hợp đồng

Là văn bản xác nhận sự thỏa thuận giữa cá nhân với cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

6. Thư công

Là văn bản không chính thức của người đứng đầu cơ quan, tổ chức với người đứng đầu cơ quan tổ chức khác hoặc để thăm hỏi, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn... đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức.

7. Phiếu trình giải quyết công việc

Là mẫu văn bản hành chính của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp để trình xin ý kiến lãnh đạo xem xét phê duyệt hoặc ký ban hành các thể loại văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

Chương III

THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP

Điều 7. Các cơ quan lãnh đạo MTTQ Việt Nam cấp Trung ương

1. Đại hội đại biểu toàn quốc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành

2. Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành

3. Đoàn Chủ tịch Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành

4. Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành

Điều 8. Các cơ quan lãnh đạo MTTQ Việt Nam cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi tắt là cấp tỉnh)

1. Đại hội đại biểu Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh ban hành

2. Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh ban hành

3. Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tỉnh ban hành

Điều 9. Các cơ quan lãnh đạo MTTQ Việt Nam cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Sau đây gọi tắt là cấp huyện) ban hành

1. Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện ban hành

2. Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện ban hành

3. Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện ban hành

Điều 10. Các cơ quan lãnh đạo MTTQ Việt Nam cấp xã, phường, thị (Sau đây gọi tắt là cấp xã) ban hành

1. Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã ban hành

2. Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã ban hành

3. Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã ban hành

4. Ban Công tác Mặt trận ở khu dân cư ban hành

Điều 11. Các ban, đơn vị; các Hội đồng tư vấn, ban chỉ đạo, tổ công tác ban hành

Điều 12. Quy định khác

1. Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản đã nêu trên, các cơ quan thuộc Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp được ban hành một số văn bản hành chính khác được nêu tại Điều 5 của Quy định này.

2. Trong thực tiễn công tác, đối với các thể loại văn bản chưa được quy định trong thẩm quyền, đề nghị Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp báo cáo xin ý kiến Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp trên trực tiếp.

Chương IV

THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP

Điều 13. Thể thức văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp

Thể thức văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được Ban Thường trực Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam quy định thống nhất thực hiện trong toàn hệ thống bao gồm phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc, được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

Điều 14. Các thành phần thể thức bắt buộc

Các văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp khi ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức sau:

1. Quốc hiệu.

2. Tên cơ quan ban hành văn bản.

3. Số, ký hiệu văn bản.

4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung.

6. Phần nội dung văn bản.

7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền.

8. Dấu cơ quan ban hành văn bản.

9. Nơi nhận.

Điều 15. Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thể thức bắt buộc được quy định tại Điều 13, đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau:

1. Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật).

2. Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc).

3. Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo, tài liệu hội nghị.

4. Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.

Chương V

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM CÁC CẤP

Điều 16. Giải thích từ ngữ

1. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm kỹ thuật trình bày nội dung văn bản và kỹ thuật trình bày hình thức văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm: kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.

3. Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác được thực hiện theo hướng dẫn và các phụ lục ban hành kèm theo Quy định này.

4. Kỹ thuật trình bày văn bản này chỉ áp dụng với các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 17. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phông chữ, đánh số trang văn bản

1. Khổ giấy: Bản gốc văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm). Các kích thước này được phép sai số 0,2 mi-li-mét (mm).

2. Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản

Trang văn bản có khổ lề như sau:

Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25mm;

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25mm;

Lề trái: Cách mép trái từ 28 - 35mm;

Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20mm.

4. Phông chữ: Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt, kiểu chữ Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .

5. Đánh số trang văn bản: Trang của văn bản gồm nhiều trang được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập liên tục từ trang thứ nhất (hoặc trang thứ hai) đến trang cuối của văn bản, ở giữa theo chiều ngang trong phần lề dưới của văn bản.

Điều 18. Vị trí, cách trình bày các thành phần, thể thức, nội dung văn bản

1. Quốc hiệu

1.1. Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

1.2. Tiêu ngữ: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

1.3. Cách trình bày:

- Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

- Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và ở liền phía dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (không kẻ bằng chế độ underline).

- Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn (Single).

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

2.1. Tên cơ quan ban hành văn bản: Là tên của cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản căn cứ theo quy định của pháp luật, phải là tên gọi chính thức và phải được ghi đầy đủ. Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan ban hành văn bản.

2.2. Cách trình bày: Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, không đậm. Ví dụ:

- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền (không kẻ bằng chế độ underline), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Ví dụ:

- Đối với cấp Trung ương, trình bày tên: “Đoàn Chủ tịch”, “Ban Thường trực”, “Văn phòng và các Ban, đơn vị...” thành một dòng riêng ở phần: “Tên cơ quan ban hành văn bản”. Ví dụ:

- Đối với Mặt trận các tỉnh, thành phố, tên cơ quan ban hành văn bản là: “Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh...” và “Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh...” được trình bày như sau:

+ Văn bản do Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh ban hành thì ghi: “Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh…”.

+ Văn bản do Ban Thường trực ban hành thì ghi tên cơ quan chủ quản ở trên là “Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh...” và ở dưới ghi là “Ban Thường trực”. Ví dụ:

- Đối với văn bản của các ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban MTTQ cấp tỉnh trình bày như thể thức văn bản của các ban, đơn vị trực thuộc cơ quan Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam (đã có ví dụ ở trên).

- Nếu tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng hoặc viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy.

- Đối với Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, khi trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, có thể viết tắt cụm từ “Mặt trận Tổ quốc” thành “MTTQ”. Ví dụ:

- Trường hợp văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Ban Chỉ đạo cấp tỉnh ban hành mà Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tham gia làm Trưởng ban, Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải sử dụng tên văn bản của Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Ban Chỉ đạo cấp tỉnh.

Ví dụ: Văn bản Báo cáo của Ban Chỉ đạo Trung ương Cuộc vận động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam” do Lãnh đạo Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ký với tư cách thay mặt Ban Chỉ đạo Trung ương cuộc vận động được trình bày như sau:

3. Số, ký hiệu của văn bản: Số, ký hiệu của văn bản bao gồm số thứ tự, tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.

3.1. Số của văn bản: Là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan ban hành văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 cho mỗi loại văn bản và được ghi liên tục trong một nhiệm kỳ Đại hội của MTTQ Việt Nam các cấp. Nhiệm kỳ hoạt động này được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội lần kế tiếp.

3.2. Ký hiệu của văn bản: Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục V); chữ viết tắt chức danh tập thể, tên cơ quan ban hành văn bản bảo đảm cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng quy định.

- Ký hiệu chức danh tập thể, tên cơ quan ban hành văn bản đối với Mặt trận Trung ương được ghi “MTTW”; đối với Mặt trận các cấp ở các địa phương được ghi “MTTQ”. Ví dụ:

+ Nghị quyết của Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành được ghi như sau: Số: ………/NQ-MTTW-UB; Nghị quyết của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ban hành được ghi như sau: Số: ………/NQ-MTTQ-UB.

+ Thông tri của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành được ghi như sau: Số: ………/TT-MTTW-BTT; Thông tri của Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ở các địa phương ban hành được ghi như sau: Số: ………/TT-MTTQ-BTT.

3.3. Cách trình bày:

- Số, ký hiệu của các văn bản được sắp xếp theo thứ tự như sau: Số thứ tự của văn bản/Tên viết tắt của loại văn bản - Tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản - Tên cấp hay đơn vị ban hành văn bản (thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau, không cách chữ);

- Số, ký hiệu của văn bản được đặt ở giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; con số in đậm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

- Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng. Ví dụ: Số: 12/HD-MTTW-BTT; Số: 26/BC-MTTW-VP; Số: 17/HD-MTTQ-BTT; Số: 21/BC-MTTQ-VP.

- Trường hợp các Hội đồng, Ban Chỉ đạo... được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban chỉ đạo được ghi là cơ quan ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng. Ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố Hà Nội được trình bày như sau:

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

4.1. Địa danh ghi trên văn bản: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Cụ thể:

- Cơ quan Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam có trụ sở đóng trên địa bàn Thành phố Hà Nội thì ghi: Hà Nội,...

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tỉnh trực thuộc Trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố (Trực thuộc Trung ương) nào thì ghi theo tên hành chính của tỉnh, thành phố đó. Ví dụ, có trụ sở tại thành phố Nha Trang, Khánh Hòa thì ghi: Khánh Hòa,...

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện có trụ sở đóng trên địa bàn quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì ghi theo tên hành chính của quận, huyện, thành phố đó. VD có trụ sở tại huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương ghi: Gia Lộc,

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã có trụ sở đóng trên địa bàn xã, phường, thị trấn, thị tứ... nào thì ghi theo tên hành chính của xã, phường, thị trấn, thị tứ đó. Ví dụ, có trụ sở tại phường Hàng Bông, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội thì ghi: Hàng Bông,...

- Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.). Ví dụ: Văn bản của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Hà Tĩnh (Tỉnh Hà Tĩnh): TP. Hà Tĩnh,...; Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Hải Dương (Tỉnh Hải Dương): TP. Hải Dương,...

4.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

4.3. Cách trình bày:

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, đặt canh giữa dưới Quốc hiệu; trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, thẳng hàng với dòng số, ký hiệu văn bản; sau địa danh có dấu phẩy. Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 02 năm 2018; Bình Thuận, ngày 16 tháng 4 năm 2018.

5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

5.1. Tên loại văn bản: Là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành (quyết định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, thông tri và các loại văn bản khác, trừ công văn, công thư). Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn, công thư.

5.2. Trích yếu nội dung của văn bản: Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

5.3. Cách trình bày: Tên loại văn bản được đặt giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 15 hoặc 16, kiểu chữ đứng, đậm.

- Trích yếu nội dung tên loại văn bản được đặt giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ:

- Đối với văn bản được ban hành kèm theo thì nội dung chú thích về việc ban hành văn bản kèm theo được đặt trong ngoặc đơn, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14 và đặt canh giữa liền dưới tên văn bản.

- Trích yếu nội dung của công văn được trình bày ngay dưới số, ký hiệu của văn bản, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.

6. Nội dung và bố cục văn bản

6.1. Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.

- Phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; các chủ trương công tác của Mặt trận.

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

- Sử dụng ngôn ngữ viết của văn bản hành chính, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Ví dụ: “... được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định hiện hành.

6.2. Bố cục của văn bản:

- Tùy theo thể loại và nội dung văn bản để lựa chọn bố cục phù hợp. Có thể có phần căn cứ để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều... phải có tiêu đề.

6.3. Cách trình bày:

- Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các đòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên. Đối với những văn bản có phần căn cứ để ban hành (ví dụ như Quyết định) thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”; riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, cân giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được đặt ngay dưới, cân giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm.

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ của phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng.

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng.

7. Quyền hạn, chức vụ của người ký

7.1. Quyền hạn của người ký: Được thực hiện như sau: (1) Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Cụ thể: Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được đề ký thay mặt (TM.); Văn bản của Ban Thường trực thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được đề ký thay mặt (TM.); các chức danh khác được ủy quyền thì đề ký “Thừa lệnh” (TL.). Ví dụ:

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ví dụ:

- Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được quy định làm việc theo cơ chế thủ trưởng thì cấp phó được ký thay cấp trưởng; trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng, ví dụ:

7.2. Chức vụ của người ký:

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan. Không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thay, ký thừa lệnh do cơ quan quy định cụ thể bằng văn bản. Ví dụ: Chủ tịch; Phó Chủ tịch - Tổng Thư ký; Phó Chủ tịch; Chánh Văn phòng...

- Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Mặt trận làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, khi giải thích chức vụ Mặt trận thì trình bày in thường không đậm và đặt dưới tên của người ký. Ví dụ:

7.3. Cách trình bày:

- Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM”, “KT.”, “TL.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, không đậm.

- Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c (Phụ lục I).

- Họ tên của người ký văn bản, học hàm, học vị (nếu có khi ký văn bản liên quan đến hoạt động khoa học hoặc đào tạo) được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục I).

8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản (Được trình bày tại ô số 8, Phụ lục I), xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Khoảng cách ký và đóng dấu khoảng 4,3 cm. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.

- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành được trình bày ngang hàng. Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên phải.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng giáp lai tối đa 05 trang văn bản.

- Dấu treo của văn bản được đóng ở vị trí phía bên trái, dưới số, ký hiệu văn bản. Dấu treo thường đóng cho các văn bản có giá trị là một phần không tách rời của văn bản chính. Ví dụ: Phụ lục, biểu mẫu số liệu kèm theo...

9. Nơi nhận

9.1. Nơi nhận: Xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. Ví dụ:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

+ Ủy ban MTTQ Việt Nam các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận:” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

- Riêng đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: phần “Kính gửi” (ô số 9a - Phụ lục I) và phần “Như trên” (ô số 9b - Phụ lục I); tiếp theo là phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân khác nhận văn bản.

9.2. Cách trình bày:

a. Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

(2). Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với văn bản có ghi tên loại văn bản, công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

- Riêng đối với công văn hành chính, có thêm từ “Như trên” ngay gạch đầu dòng đầu tiên ở mục nơi nhận (ô số 9b); tiếp theo là phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân khác nhận văn bản.

10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật: Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hỏa tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.

11. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như: “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”...

- Các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”... trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

12. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao: Các hình thức bản sao được quy định tại Quy định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

- “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

- “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

- “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

12.1. Thể thức bản sao bao gồm:

- “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”;

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;

- Số, ký hiệu bản sao (Bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục V). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 cho mỗi loại văn bản và được ghi liên tục trong một nhiệm kỳ Đại hội của MTTQ Việt Nam các cấp).

- Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận.

12.2. Cách trình bày

- Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục III; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục IV (mẫu 8) kèm theo Quy định này.

- Lưu ý: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

13. Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:

- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12 - Phụ lục I; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bàng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Phụ lục văn bản: Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã, tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Đối với công văn: Ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Tax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 (Phụ lục I) trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành, được trình bày tại ô số 13 (Phụ lục I); ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Một số lưu ý:

- Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục số I (Bao gồm cả phần chú thích) kèm theo Quy định này.

- Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản được minh họa tại Phụ lục số II kèm theo Quy định này.

- Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục III kèm theo Quy định này.

- Mẫu trình bày một số loại văn bản và bản sao văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Quy định này.

- Mẫu ký hiệu theo thể loại văn bản được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Quy định này.

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Thông tư số 01 ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, minh họa tại Phụ lục VI kèm theo Quy định này.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Mọi quy định trước đây trái với Quy định này đều bãi bỏ. Giao Văn phòng cơ quan theo dõi việc tổ chức thực hiện Quy định thống nhất trong hệ thống Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp và đề xuất Ban Thường trực sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.

Điều 20. Các đồng chí trong Ban Thường trực, lãnh đạo các ban, đơn vị, Chánh Văn phòng cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Quy định này.

PHỤ LỤC I

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN TRÊN TRANG GIẤY KHỔ A4
(Kèm theo Quyết định số: 2260/QĐ-MTTW-BTT ngày 05 tháng 11 năm 2018 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam)

Chú thích:

PHỤ LỤC II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN TRÊN KHỔ GIẤY A4
(Kèm theo Quyết định số: 2260/QĐ-MTTW-BTT ngày 05 tháng 11 năm 2018 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam)

Ghi chú: