Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

BỘ TÀI CHÍNH --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 19/2006/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2006

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002;

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kinh tế nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ chế độ kế toán và kế toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách nhà nước và Chánh văn phòng Bộ Tài chính.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, gồm:

Phần thứ Nhất: Hệ thống Chứng từ kế toán;

Phần thứ Hai: Hệ thống Tài khoản kế toán;

Phần Thứ Ba: Hệ thống Sổ kế toán và hình thức kế toán;

Phần Thứ Tư: Hệ thống Báo cáo tài chính

Điều 2. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định này, áp dụng cho:

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;

- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT.

Các tổ chức có hoạt động đặc thù phải căn cứ vào chế độ kinh tế ban hành theo Quyết định này để sửa đổi, bổ sung lại chế độ kế toán hiện hành và gửi Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận hoặc ban hành.

Điều 4. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện Chế độ kế toán này tới các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn.

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan đoàn thể, các tổ chức khác quy định tại Điều 2 Quyết định này chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Điều 5. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng TW Đảng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát ND tối cao; - UBND, Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Hội Kinh tế và Kế toán Việt Nam; - Hội Kế toán viên hành nghề Việt Nam; - Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam; - Công báo; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Vụ Pháp chế - Bộ Tài chính; - Lưu: VT, VỤ CĐKT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Văn Tá

 

Phần thứ nhất :

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế và các quy định trong chế độ này.

Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.

2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:

- Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu vật tư;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ.

- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Các mẫu và hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác).

3. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.

4. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mục, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

5. Trình tự tuân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kinh doanh..

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

7. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiên.

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về chứng từ trong chế độ kế toán này.

8. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

II- DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

STT	TÊN CHỨNG TỪ	SỐ HIỆU	LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
			BB	HD
1	2	3	4	5
A	Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này
I	Chỉ tiêu lao động tiền lương
1	Bảng chấm công	C01a-HD		x
2	Bảng chấm công làm thêm giờ	C01b-HD		x
3	Giấy báo làm thêm giờ	C01c-HD		x
4	Bảng thanh toán tiền lương	C02a-HD		x
5	Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm	C02b-HD		x
6	Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí)	C03-HD		x
7	Bảng thanh toán tiền thưởng	C04-HD		x
8	Bảng thanh toán phụ cấp	C05-HD		x
9	Giấy đi đường	C06-HD		x
10	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	C07-HD		x
11	Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm	C08-HD		x
12	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	C09-HD		x
13	Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán	C10-HD		x
14	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	C11-HD		x
15	Bảng kê thanh toán công tác phí	C12-HD		x
II	Chỉ tiêu vật tư
1	Phiếu nhập kho	C20-HD		x
2	Phiếu xuất kho	C21-HD		x
3	Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ	C22-HD		x
4	Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	C23-HD		x
5	Bảng kê mua hàng	C24-HD		x
6	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	C25-HD		x
III	Chỉ tiêu tiền tệ
1	Phiếu thu	C30-BB	x
2	Phiếu chi	C31-BB	x
3	Giấy đề nghị tạm ứng	C32-HD		x
4	Giấy thanh toán tạm ứng	C33-BB	x
5	Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam)	C34-HD		x
6	Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)	C35-HD		x
7	Giấy đề nghị thanh toán	C37-HD		x
8	Biên lai thu tiền	C38-BB	x
9	Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn	C40a-HD		x
10	Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn	C40b-HD		x
IV	Chỉ tiêu tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	C50-BD		x
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	C51-HD		x
3	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	C52-HD		x
4	Biên bản kiểm kê TSCĐ	C53-HD		x
5	Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	C54-HD		x
6	Bảng tính hao mòn TSCĐ	C55a-HD		x
7	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	C55b-HD		x
B	Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác
1	Vé
2	Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại
3	Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại
4	Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
5	Đề nghị ghi thu – ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ
6	Hóa đơn GTGT	01 GTKT-3LL	x
7	Hóa đơn bán hàng thông thường	02 GTGT-3LL	x
8	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	03PK-3LL	x
9	Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý	04H02-3LL	x
10	Hóa đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiến)		x
11	Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn	04/GTGT	x
12	Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
13	Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
14	Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
15	Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư – điện cấp séc bảo chi
16	Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
17	Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt
18	Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản
19	Bảng kê nộp séc
20	Ủy nhiệm thu
21	Ủy nhiệm chi
22	Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
23	Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thu – điện cấp séc bảo chi
24	Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư
25	Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt
26	Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản
27	Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư
	…………………………

Ghi chú:

- BB: Mẫu bắt buộc

- HD: Mẫu hướng dẫn

Phần thứ hai :

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1- Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.

Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao…

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

3- Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phảk được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

II. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

STT	SỐ HIỆU TK	TÊN TÀI KHOẢN	PHẠM VI ÁP DỤNG	GHI CHÚ
		LOẠI 1: TÊN VÀ VẬT TƯ
1	111	Tiền mặt	Mọi đơn vị
	1111	Tiền Việt Nam
	1112	Ngoại tệ
	1113	Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2	112	Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc	Mọi đơn vị	Chi tiết theo từng TK tại từng NH, KB
	1121	Tiền Việt Nam
	1122	Ngoại tệ
	1123	Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
3	113	Tiền đang chuyển	Mọi đơn vị
4	121	Đầu tư tài chính ngắn hạn	Đơn vị có phát sinh
	1211	Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
	1218	Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
5	152	Nguyên liệu, vật liệu	Mọi đơn vị	Chi tiết theo yêu cầu quản lý
6	153	Công cụ, dụng cụ	Mọi đơn vị
7	155	Sản phẩm, hàng hóa	Đơn vị có hoạt động SX, KD	Chi tiết theo sản phẩm, hàng hóa
	1551	Sản phẩm
	1552	Hàng hóa
		LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
8	211	TSCĐ hữu hình	Mọi đơn vị	Chi tiết theo yêu cầu quản lý
	2111	Nhà cửa, vật kiến trúc
	2112	Máy móc, thiết bị
	2113	Phương tiện vận tải, truyền dẫn
	2114	Thiết bị, dụng cụ quản lý
	2115	Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
	2118	Tài sản cố định khác
9	213	TSCĐ vô hình	Mọi đơn vị
10	214	Hao mòn TSCĐ	Mọi đơn vị
	2141	Hao mòn TSCĐ hữu hình
	2142	Hao mòn TSCĐ vô hình
11	221	Đầu tư tài sản chính dài hạn
	2211	Đầu tư chứng khoán dài hạn
	2212	Vón góp
	2218	Đầu tư tài chính dài hạn khác
12	241	XDCB dở dang
	2411	Mua sắm TSCĐ
	2412	Xây dựng cơ bản
	2413	Sửa chữa lớn TSCĐ
		LOẠI 3: THANH TOÁN
13	311	Các khoản phải thu	Mọi đơn vị	Chi tiết theo yêu cầu quản lý
	3111	Phải thu của khách hàng
	3113	Thuế GTGT được khấu trừ	Đơn vị được khấu trừ thuế GTGT
	31131	Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
	31132	Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
	3118	Phải thu khác
14	312	Tạm ứng	Mọi đơn vị	Chi tiết từng đối tượng
15	313	Cho vay	Đơn vị có dự án tín dụng	Chi tiết từng đối tượng
	3131	Cho vay trong hạn
	3132	Cho vay quá hạn
	3133	Khoanh nợ cho vay
16	331	Các khoản phải trả	Mọi đơn vị	Chi tiết từng đối tượng
	3311	Phải trả người cung cấp
	3312	Phải trả nợ vay
	3318	Phải trả khác
17	332	Các khoản phải nộp theo lương	Mọi đơn vị
	3321	Bảo hiểm xã hội
	3322	Bảo hiểm y tế
	3323	Kinh phí công đoàn
18	333	Các khoản phải nộp nhà nước	Các đơn vị có phát sinh
	3331	Thuế GTGT phải nộp
	33311	Thuế GTGT đầu ra
	33312	Thuế GTGT hàng nhập khẩu
	3332	Phí, lệ phí
	3334	Thuế thu nhập doanh nghiệp
	3337	Thuế khác
	3338	Các khoản phải nộp khác
19	334	Phải trả công chức, viên chức	Mọi đơn vị
20	335	Phải trả các đối tượng khác		Chi tiết theo từng đối tượng
21	336	Tạm ứng kinh phí
22	337	Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau
	3371	Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho
	3372	Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành
	3373	Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23	341	Kinh phí cấp cho cấp dưới	Các đơn vị cấp trên	Chi tiết cho từng đơn vị
24	342	Thanh toán nội bộ	Đơn vị có phát sinh
		LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ
25	411	Nguồn vốn kinh doanh	Đơn vị có hoạt động SXKD	Chi tiết theo từng nguồn
26	412	Chênh lệch đánh giá lại tài sản	Đơn vị có phát sinh
27	413	Chênh lệch tỷ giá hối đoái	Đơn vị có
			ngoại tệ
28	421	Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
	4211	Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên
	4212	Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên
	4213	Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước	Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước
	4218	Chênh lệch thu, chi hoạt động khác
29	431	Các quỹ	Mọi đơn vị
	4311	Quỹ khen thưởng
	4312	Quỹ phúc lợi
	4313	Quỹ ổn định thu nhập
	4314	Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
30	441	Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản	Đơn vị có đầu tư XDCB dự án
	4411	Nguồn kinh phí NSNN cấp
	4413	Nguồn kinh phí viện trợ
	4418	Nguồn khác
31	461	Nguồn kinh phí hoạt động	Mọi đơn vị	Chi tiết dùng nguồn KP
	4611	Năm trước
	46111	Nguồn kinh phí thường xuyên
	46112	Nguồn kinh phí không thường xuyên
	4612	Năm nay
	46121	Nguồn kinh phí thường xuyên
	46122	Nguồn kinh phí không thường xuyên
	4613	Năm sau
	46131	Nguồn kinh phí thường xuyên
	46132	Nguồn kinh phí không thường xuyên
32	462	Nguồn kinh phí dự án	Đơn vị có dự án
	4621	Nguồn kinh phí NSNN cấp
	4623	Nguồn kinh phí viện trợ
	4628	Nguồn khác
33	465	Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước	Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước
34	466	Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ	Mọi đơn vị
		LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35	511	Các khoản thu	Đơn vị có phát sinh
	5111	Thu phí, lệ phí
	5112	Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
	5118	Thu khác
36	521	Thu chưa qua ngân sách	Đơn vị có phát sinh
	5211	Phí, lệ phí
	5212	Tiền, hàng viện trợ
37	531	Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh	Đơn vị có HĐ SXKD
		LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI
38	631	Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh	Đơn vị có hoạt động SXKD	Chi tiết theo động SXKD
39	635	Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước	Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước
40	643	Chi phí trả trước	Đơn vị có phát sinh
41	661	Chi hoạt động	Mọi đơn vị
	6611	Năm trước
	66111	Chi thường xuyên
	66112	Chi không thường xuyên
	6612	Năm nay
	66121	Chi thường xuyên
	66122	Chi không thường xuyên
	6613	Năm sau
	66131	Chi thường xuyên
	66132	Chi không thường xuyên
42	662	Chi dự án	Đơn vị có dự án	Chi tiết theo dự án
	6621	Chi quản lý dự án
	6622	Chi thực hiện dự án
		LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1	001	Tài sản thuê ngoài
2	002	Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công
3	004	Khoán chi hànhc hính
4	005	Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
5	007	Ngoại tệ các loại
6	008	Dự toán chi hoạt động
	0081	Dự toán chi thường xuyên
	0082	Dự toán chi không thường xuyên
7	009	Dự toán chi chương trình, dự án
	0091	Dự toán chi chương trình, dự án
	0092	Dự toán chi đầu tư XDCB

Phần thứ ba

HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

I- Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này.

Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấ II cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.

2- Các loại sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết.

2.1- Sổ kế toán tổng hợp

(1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế.

Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

Sổ Nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

(2) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (Ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau:

+ Tên sổ;

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

3- Hệ thống sổ kế toán

Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu cầu của nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ.

4- Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Số kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ suốt thời gian giữ và ghi sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5- Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập bắt đầu hoạt động của đơn vị kinh tế.

5.1- Trước khi mở sổ kế toán bằng tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số… và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ số, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

5.2- Mở sổ kế toán

Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc nam ngân sách mới từ ngày 1/1.

- Đối với sổ kế toán tổng hợp:

Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ nhật ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật Ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới.

- Đối với sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới;

+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.

6- Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Chế độ kế toán này.

7- Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Các đơn vị kế toán hành chính, sự nghiệp được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và các mẫu sổ kế toán quy định tại mục 10. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn và điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khóa sổ theo quy định chot ừng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ.

Các sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyền xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm 5.1 trên đây.

8- Khóa sổ kế toán

8.1- Cuối kỳ kế toán (Cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

8.2- Trình tự khóa sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số  liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để bảo đảm sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký – Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khóa sổ

- Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

* Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:  

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tìa khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.

9- Sửa chữa sổ kế toán

9.1- Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

(1) Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

(2) Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi loại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kinh tế) ký xác nhận.

(3) Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

9.2- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

(1) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

(2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

(3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .

9.3- Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán năm trước có sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

10- Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải thuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

II- HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

1.1- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.2- Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

1.3- Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản tên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối phát sinh” và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sở đồ số 01