Quyết định 1842/QĐ-UBND năm 2024 phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa

Cơ quan, đơn vị

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu/kết quả

Thời gian (ngày)

Ghi chú

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ (Trong đó, Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng thực hiện theo Mẫu TP-CC-08-sđ ban hành theo Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung 08 thông tư liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp):

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy chưa chính xác theo quy định hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, kết thúc quy trình;

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, kết thúc quy trình;

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả. Quét (scan) và cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử chuyển Bước 2.

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ);

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ);

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ);

- Thành phần hồ sơ theo thủ tục hành chính đã công bố.

0,5 ngày

Sở Tư pháp

Bước 2

Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo phòng chuyên môn

- Phân công chuyên viên xử lý hồ sơ.

0,25 ngày

Sở Tư pháp

Bước 3

Thẩm định hồ sơ

- Phòng chuyên môn;

- Lãnh đạo cơ quan;

- Văn thư.

Kiểm tra thẩm định hồ sơ, dự thảo kết quả thẩm định (theo 1 trong 3 trường hợp xảy ra).

Trường hợp 1: Thẩm định hồ sơ đầy đủ nhưng chưa đủ điều kiện thực hiện, có thể bổ sung hồ sơ

Chuyên viên Phòng chuyên môn

- Trường hợp HS đầy đủ thành phần nhưng chưa đủ điều kiện thực hiện: Dự thảo Thông báo đề nghị công dân bổ sung HS và chuyển lãnh đạo xem xét thông báo yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

- Dự thảo Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

1,25 ngày

Tổng 2,25 ngày (Dừng tính thời gian giải quyết hồ sơ)

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

Xem xét các dự thảo văn bản của chuyên viên và cho ý kiến về hồ sơ:

- Nếu đồng ý phê duyệt, ký nháy văn bản liên quan và chuyển Lãnh đạo cơ quan.

- Nếu không đồng ý, chuyển lại chuyên viên.

- Dự thảo Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

0,5 ngày

Lãnh đạo Sở

Phê duyệt dự thảo văn bản: Nếu đồng ý:

+ Phê duyệt văn bản liên quan

+ Chuyển Văn thư tại Bước 6.

Nếu không đồng ý: Chuyển lại Lãnh đạo Phòng

- Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ được ký duyệt.

0,5 ngày

Trường hợp 2: qua thẩm định hồ sơ đủ điều kiện giải quyết (kể cả hồ sơ đã bổ sung)

Chuyên viên phòng chuyên môn

- Thẩm định hồ sơ;

- Dự thảo Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Chuyển bước 4.

- Dự thảo Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

8 ngày

Trường hợp 3: qua thẩm định hồ sơ đầy đủ không hợp lệ (kể cả hồ sơ đã bổ sung; hồ sơ chưa được bổ sung)

Chuyên viên phòng chuyên môn

- Thẩm định hồ sơ;

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

- Chuyển bước 4.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

8 ngày

Sở Tư pháp

Bước 4

Thẩm định hồ sơ

Lãnh đạo phòng chuyên môn

Xem xét các dự thảo văn bản của chuyên viên và cho ý kiến về hồ sơ:

- Nếu đồng ý phê duyệt, ký nháy văn bản liên quan và chuyển Bước 5.

- Nếu không đồng ý, chuyển lại Bước trước.

- Dự thảo Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

3 ngày

Sở Tư pháp

Bước 5

Ký duyệt

Lãnh đạo Sở

Phê duyệt dự thảo văn bản:

- Nếu đồng ý phê duyệt văn bản liên quan và chuyển Văn thư vô số, đóng dấu và chuyển Bước 6.

- Nếu không đồng ý, chuyển lại Bước trước.

- Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

2,5 ngày

Sở Tư pháp

Bước 6

Phát hành văn bản

Văn thư

- Văn thư vào số, đóng dấu và luân chuyển hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng UBND tỉnh.

- Chuyển Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ được ký và đóng dấu đến Bước 8.

- Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

- Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ được ký và đóng dấu.

0,5 ngày

UBND tỉnh

Bước 7

Xem xét, ký duyệt

UBND tỉnh

Bước 7.1

Tiếp nhận hồ sơ

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Văn phòng UBND tỉnh

Tiếp nhận, chuyển hồ sơ cho chuyên viên theo phân công của Văn phòng UBND tỉnh

Hồ sơ do Sở Tư pháp chuyển đến gồm:

- Tờ trình UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

- Dự thảo Quyết định thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

0,25 ngày

UBND tỉnh

Bước 7.2

Thẩm tra hồ sơ

Chuyên viên được giao xử lý hồ sơ

Xử lý

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

1,5 ngày

UBND tỉnh

Bước 7.3

Xem xét hồ sơ

Lãnh đạo phòng chuyên môn

Xem xét hồ sơ

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

01 ngày

UBND tỉnh

Bước 7.4

Xem xét hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

Duyệt

- Dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Dự thảo Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

01 ngày

UBND tỉnh

Bước 7.5

Phê duyệt hồ sơ

Lãnh đạo UBND tỉnh

Ký duyệt

- Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký.

- Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ đã ký.

01 ngày

UBND tỉnh

Bước 7.6

Phát hành và chuyển trả kết quả

Văn thư, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng UBND tỉnh

- Vào số, đóng dấu; chuyển Bước 8.

- Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký và đóng dấu.

- Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ đã ký và đóng dấu.

0,25 ngày

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Bước 8

Trả kết quả

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,25 ngày

Bước 8.1

Tổng hợp kết quả

Trung tâm Phục vụ hành chính công

- Tiếp nhận và tổng hợp kết quả.

- Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ được ký và đóng dấu.

- Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ đã ký và đóng dấu.

0,25 ngày

Bước 8.2

Trả kết quả

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Trả kết quả cho công dân và kết thúc quy trình.

- Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TT-CC-15 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ được ký và đóng dấu.

- Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ đã ký và đóng dấu.

Hồ sơ được lưu tại Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tư pháp theo quy định pháp luật hiện hành. Thành phần hồ sơ gồm có:

- Hồ sơ đã tiếp nhận;

- Các Văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết

- Bản chụp kết quả TTHC.