Quyết định 1820/QĐ-UBND năm 2016 về mẫu quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH MẪU CÁC QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH HÀ GIANG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà Nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 1020/QĐ-UBND ngày 30/5/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh, phê duyệt Đề án thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Hà Giang;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này mẫu các quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang (Có quy trình chi tiết kèm theo).

Điều 2. Các cơ quan tham gia giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang, căn cứ các quy trình mẫu để xây dựng các quy trình giải quyết chi tiết cho từng thủ tục.

Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể các cơ quan trong việc xây dựng các quy trình chi tiết.

Điều 3. Chánh văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành có liên quan, Giám đốc Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Giang chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

MẪU QUY TRÌNH

GIẢI QUYẾT TTHC THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI TTHCC TỈNH HÀ GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1820/QĐ-UBND Ngày 12 tháng 8 năm 2016)

1. Quy trình Loại 1: Thủ tục được giải quyết tại một cơ quan chức năng.

Các bước thực hiện như sau:

1.1. Khách hàng mang hồ sơ đến gửi cho bộ phận một cửa của cơ quan chức năng.

1.2. Nhân viên một cửa của cơ quan chức năng kiểm tra điều kiện của hồ sơ theo bộ thủ tục hành chính đã được niêm yết.

1.2.1. Nếu hồ sơ đủ điều kiện tiếp nhận, nhân viên một cửa có trách nhiệm viết phiếu tiếp nhận. Nội dung phiếu tiếp nhận phải thể hiện đầy đủ thông tin khách hàng, thông tin của cơ quan tiếp nhận, thông tin của thủ tục cần giải quyết, thành phần hồ sơ, ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả kết quả, cách thức liên lạc và trao đổi thông tin. Cơ quan chức năng tổ chức việc chuyển hồ sơ từ bộ phận một cửa về cơ quan để giải quyết.

1.2.2. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận, nhân viên một cửa có trách nhiệm viết phiếu hướng dẫn cho khách hàng chuẩn bị hồ sơ. Nội dung phiếu hướng dẫn phải thể hiện đầy đủ thông tin khách hàng, thông tin của cơ quan hướng dẫn, thông tin của thủ tục cần giải quyết, thành phần hồ sơ đã có, thành phần hồ sơ còn thiếu, nhưng nội dung cần hướng dẫn cho khách hàng, ngày hướng dẫn.

1.3. Cơ quan chức năng kiểm tra tiêu chuẩn, chất lượng hồ sơ.

Căn cứ điều kiện thực tế và cơ sở pháp lý, tính chất và nội dung của từng loại thủ tục, cơ quan chức năng quyết định việc áp dụng bước này.

1.3.1. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn, chất lượng thì cơ quan chức năng có trách nhiệm tổng hợp và gửi thông tin cho khách hàng đề nghị bổ sung để được tiếp tục giải quyết.

Trường hợp hồ sơ không đáp ứng các điều kiện tiên quyết để tiếp tục giải quyết thì thực hiện việc trả hồ sơ ngay ở bước này. Các điều kiện tiên quyết phải được niêm yết rõ trong thủ tục.

Nếu có nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan chức năng phải có văn bản nhận lỗi gửi cho khách hàng và đề nghị khách hàng tiếp tục phối hợp.

Bước này chỉ được thực hiện một lần.

1.3.2. Nếu hồ sơ đạt tiêu chuẩn thì chuyển sang bước xử lý nghiệp vụ.

1.4. Xử lý nghiệp vụ

1.4.1. Nếu có những nội dung cần khách hàng phải tiếp tục hoàn thiện thì cơ quan chức năng tổng hợp các nội dung cần hoàn thiện, thông báo cho khách hàng đề nghị hoàn thiện. Phiếu thông báo phải nêu rõ, đầy đủ những nội dung cần hoàn thiện, việc thông báo này chỉ thực hiện một lần.

1.4.2. Nếu hồ sơ không phải hoàn thiện bổ sung thì cơ quan chức năng thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để hoàn thiện thủ tục.

1.5. Trả kết quả

1.5.1. Cơ quan chức năng chuyển kết quả giải quyết thủ tục tới bộ phận một cửa.

1.5.2. Nhân viên một cửa thông báo cho khách hàng đến nhận kết quả tại bộ phận một cửa hoặc chuyển tiếp hồ sơ đến các cơ quan phối hợp.

1.5.3. Khi trả kết quả cho khách hàng, nhân viên một cửa viết phiếu trả kết quả cho khách hàng có xác nhận của khách hàng.

1.5.4. Kết thúc thủ tục.

2. Quy trình Loại 2: Thủ tục do một cơ quan chức năng (Cơ quan đầu mối) chủ trì và phối hợp với nhiều cơ quan chức năng khác (Cơ quan phối hợp) để giải quyết.

Các bước thực hiện như sau:

Việc tiếp nhận và kiểm tra kỹ thuật thực hiện như các bước từ 1.1 đến bước 1.3 của quy trình Loại 1.

Các bước tiếp theo:

2.1. Cơ quan đầu mối chuyển hồ sơ cho các cơ quan phối hợp để giải quyết đồng thời thực hiện các công việc thuộc trách nhiệm của mình. Cơ chế phối hợp được thực hiện theo hình thức tuần tự hoặc theo hình thức song song tùy theo tính chất đặc thù của từng thủ tục.

Thời gian giải quyết của các cơ quan phối hợp thực hiện theo quy trình liên thông do Cơ quan đầu mối chủ trì xây dựng đối với từng thủ tục.

Cơ quan phối hợp thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ do Cơ quan đầu mối chuyển đến như đối với quy trình Loại 1. Lúc này Cơ quan đầu mối là khách hàng của Cơ quan phối hợp.

2.2. Cơ quan đầu mối tổng hợp kết quả của các cơ quan phối hợp và hoàn thiện kết quả chung để trả cho khách hàng.

2.3. Trả kết quả: Thực hiện như bước 1.5

3. Quy trình Loại 3: Thủ tục do một cơ quan chức năng (Cơ quan đầu mối) chủ trì và phối hợp với nhiều cơ quan chức năng khác (Cơ quan phối hợp) để giải quyết sau đó tiếp tục chuyển đến các Cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Các bước thực hiện như sau:

Các bước thực hiện tại Cơ quan đầu mối và Cơ quan phối hợp thực hiện tương tự như Loại 1 và Loại 2. Lúc này Cơ quan đầu mối sẽ đóng vai trò là khách hàng của Cơ quan có thẩm quyền.

Các bước tiếp theo:

3.1. Cơ quan đầu mối chuyển hồ sơ đến Cơ quan có thẩm quyền để được tiếp nhận. Cách thức tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan có thẩm quyền do Cơ quan có thẩm quyền quy định theo quy chế làm việc của Cơ quan có thẩm quyền.

3.2. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục theo quy chế làm việc của Cơ quan có thẩm quyền. Thời gian giải quyết của Cơ quan có thẩm quyền tại địa phương do Cơ quan có thẩm quyền và Cơ quan đầu mối thống nhất và nằm trong tổng thời gian giải quyết thủ tục. Thời gian giải quyết của Cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương theo quy chế làm việc của Cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương. Kết quả giải quyết của Cơ quan có thẩm quyền được chuyển về Cơ quan đầu mối để tổng hợp, hoàn thiện và trả cho khách hàng.

Trong quá trình giải quyết, Cơ quan đầu mối có trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến, yêu cầu của các Cơ quan có thẩm quyền và trực tiếp giải trình hoặc chuyển đến các cơ quan phối hợp để được giải trình. Nếu có sơ suất trong quá trình giải quyết mà cần khách hàng giải trình thì Cơ quan đầu mối phải có văn bản nhận lỗi và đề nghị khách hàng giải trình. Thời gian giải trình nằm trong tổng thời gian giải quyết thủ tục (Trừ thời gian giải trình của khách hàng).

Trường hợp cần tiếp tục xin ý kiến của các cơ quan cấp cao hơn nhưng không nằm trong quy trình giải quyết của thủ tục hoặc khi có những lý do khách quan thì Cơ quan có thẩm quyền phải thông báo cho Cơ quan đầu mối để thông báo cho khách hàng biết trước thời hạn giải quyết của Cơ quan có thẩm quyền ít nhất một ngày, nội dung thông báo phải nêu rõ lý do và dự kiến thời gian hoàn thành. Thời gian xin ý kiến của cơ quan cấp cao hơn không tính vào thời gian giải quyết của thủ tục.

GHI CHÚ:

- Tùy theo tính chất và nội dung của từng thủ tục, cơ quan chức năng quyết định thời gian thực hiện của từng bước nằm trong tổng thời gian của thủ tục, riêng thời gian tiếp nhận hồ sơ cần được rút ngắn tối đa để giảm thời gian giao dịch của khách hàng.

- Cách thức liên lạc do khách hàng lựa chọn: Email - miễn phí; SMS, bưu điện - Khách hàng tự trả phí.

- Thời gian do khách hàng thực hiện các nội dung theo đề nghị của cơ quan chức năng không tính vào thời gian giải quyết thủ tục của cơ quan chức năng.

- Thời gian giải quyết thủ tục từ khi khách hàng gửi lại thông tin, hồ sơ cho cơ quan chức năng là khoảng thời gian còn lại từ khi cơ quan chức năng gửi thông tin cho khách hàng cộng thêm một khoảng thời gian cần thiết để thực hiện bước kiểm tra tiêu chuẩn hồ sơ (1.3), khoảng thời gian cộng thêm này do cơ quan chức năng quy định trên cơ sở thực tế công việc nhưng không được vượt quá 1/2 thời gian kiểm tra lần đầu.

- Khi xây dựng quy trình cho các thủ tục cần căn cứ vào mức độ phức tạp của từng thủ tục, từng công việc cụ thể (dự án, chương trình...); căn cứ vào khả năng giải quyết hồ sơ của đơn vị tại một thời điểm và số lượng hồ sơ đang giải quyết làm cơ sở xác định thời gian cần tăng thêm để giải quyết thủ tục và làm cơ sở cho việc viết phiếu hẹn. Các cơ quan xây dựng tiêu chí phân loại mức độ phức tạp và đánh giá khả năng giải quyết đồng thời đối với từng loại thủ tục làm cơ sở tính toán thời gian tăng thêm.

- Việc luân chuyển hồ sơ giấy giữa các cơ quan được quy định cụ thể trong quy trình liên thông do Cơ quan đầu mối chủ trì xây dựng.

- Trong quá trình xây dựng, chỉnh sửa các thủ tục và quy trình giải quyết, Trung tâm Hành chính công có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn, giải thích cụ thể cho các cơ quan.