Quyết định 1811/QĐ-UBND năm 2020 về Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Nghệ An vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TOÀN QUỐC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015;

Căn cứ Luật Hộ tịch ngày 20/11/2014;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC-BKH&ĐT-BTTTT ngày 15/02/2012 của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch & đầu tư, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017 - 2024;

Căn cứ Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”;

Căn cứ Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 559/TTr-STP ngày 25/5/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Nghệ An vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài chính, Thông tin và truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TOÀN QUỐC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1811/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU:

1. Mục đích:

a) Triển khai kịp thời việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị và hành chính công cấp tỉnh (PAPI) và bảo đảm tối đa lợi ích của người dân.

b) Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

c) Bảo đảm các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, người nước ngoài cư trú trên lãnh thổ Việt Nam tại địa bàn tỉnh, công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài được đăng ký kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật; nâng cao tỷ lệ đăng ký hộ tịch, tập trung vào tỷ lệ đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử.

d) Bảo đảm mọi người dân đều được cấp giấy tờ hộ tịch (đặc biệt là cấp Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục khai tử), có đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật; công dân trên địa bàn tỉnh có thể yêu cầu cấp trích lục bản sao hộ tịch ở tất cả các cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

e) Xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được giao, tiến độ hoàn thành.

2. Yêu cầu:

a) Việc triển khai thực hiện bám sát các mục tiêu, nhiệm vụ theo Kế hoạch và thực tiễn của địa phương, các Chương trình, Kế hoạch có liên quan của tỉnh; đảm bảo Kế hoạch được triển khai nghiêm túc, đúng tiến độ và có hiệu quả.

b) Phát huy vai trò chủ động, tích cực, trách nhiệm của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc thực hiện Kế hoạch, nhất là trong việc bảo đảm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử để cập nhật, kết nối và chia sẻ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

c) Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong việc triển khai thực hiện. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan trên địa bàn tỉnh, bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử từ trước năm 1975 đến năm 2017 (thời điểm địa phương chính thức triển khai Phần mềm hộ tịch) nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc có chất lượng, hiệu quả, dữ liệu thống nhất, chính xác.

d) Số liệu đăng ký hộ tịch được thống kê, tổng hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời, có các chỉ tiêu cơ bản theo quy định pháp luật; việc triển khai thực hiện phải công khai, minh bạch, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

e) Việc số hóa dữ liệu hộ tịch phải đảm bảo các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

II. NỘI DUNG:

1. Tổ chức rà soát, khảo sát, thu thập, thống kê dữ liệu sổ hộ tịch cần thực hiện số hóa:

a) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

b) Đơn vị phối hợp: UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện); UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là UBND cấp xã).

c) Thời gian thực hiện: Tháng 6/2020.

2. Hiệu chỉnh dữ liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp sổ hộ tịch trên địa bàn:

a) Nội dung: Trên cơ sở Sổ hộ tịch đang lưu trữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn từ trước năm 1975 đến năm 2017, các đơn vị, địa phương thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu, hoàn chỉnh thông tin hộ tịch và sắp xếp toàn bộ sổ hộ tịch hiện có tại địa bàn một cách khoa học, ngăn nắp để chuẩn bị phục vụ việc thực hiện số hóa thông tin dữ liệu hộ tịch lịch sử.

b) Đơn vị thực hiện: Sở Tư pháp; UBND cấp huyện; UBND cấp xã.

c) Thời gian thực hiện: Quý II/2020.

3. Khảo sát, đánh giá thực trạng, trang bị cơ sở vật chất (nếu phát sinh) phục vụ cho việc thực hiện số hóa Sổ hộ tịch:

a) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

b) Đơn vị phối hợp: Sở Tài chính; UBND cấp huyện; UBND cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

c) Thời gian thực hiện:

- Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ sở vật chất: Quý II/2020.

- Trang bị cơ sở vật chất (nếu phát sinh): Năm 2020 - 2021.

4. Khảo sát, cập nhật, bổ sung vào phần mềm hộ tịch các địa danh hành chính cũ không còn được áp dụng tại thời điểm hiện tại:

a) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

b) Đơn vị phối hợp: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp; UBND cấp huyện; UBND cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

c) Thời gian thực hiện: Quý II/2020.

5. Tổ chức Hội nghị triển khai kế hoạch, tập huấn, hướng dẫn số hóa nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc:

a) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

b) Đơn vị phối hợp: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp; UBND cấp huyện; UBND cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

c) Thời gian thực hiện: Quý II/2020 và những năm tiếp theo.

6. Thực hiện số hóa sổ hộ tịch vào cơ sở dữ liệu hộ tích điện tử toàn quốc:

a) Nội dung: Các bước thực hiện số hóa (gồm 04 bước):

- Bước 1: Thu thập và phân loại các Sổ hộ tịch cần Số hóa.

- Bước 2: Scan/chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu Excel.

- Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa.

- Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

b) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

c) Đơn vị thực hiện:

- Bước 1: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa.

- Bước 2: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa.

- Bước 3: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa.

- Bước 4: Chuyên viên làm công tác hộ tịch tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp; công chức Tư pháp - Hộ tịch tại UBND cấp xã.

đ) Đơn vị phối hợp: UBND cấp huyện; UBND cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

e) Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 - 2022, cụ thể như sau:

- Năm 2020: Số hóa dữ liệu đăng ký khai sinh của giai đoạn 1 và giai đoạn 2 (từ năm 2006 đến năm 2017) với số lượng: 1.031.212 trường hợp; 7013 sổ đăng ký khai sinh.

- Năm 2021: Số hóa dữ liệu đăng ký khai sinh của giai đoạn 3, giai đoạn 4 và giai đoạn 5 (từ trước năm 1975 đến năm 2005) và toàn bộ dữ liệu đăng ký kết hôn của 05 giai đoạn (từ trước năm 1975 đến năm 2017), với số lượng: 1.041.724 trường hợp, 10.807 sổ đăng ký.

- Năm 2022: Số hóa nhập toàn bộ dữ liệu đăng ký khai tử; nuôi con nuôi; nhận cha, mẹ con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; đăng ký giám hộ; ghi chú ly hôn, trích lục hộ tịch của 05 giai đoạn (từ trước năm 1975 đến năm 2017), với số lượng: 643.498 trường hợp, 11.640 sổ đăng ký.

III. NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN:

1. Nguyên tắc thực hiện:

a) Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch và thông tin dữ liệu phải được thực hiện cập nhật, số hóa một cách chính xác, nhanh chóng và đúng theo quy định của pháp luật.

b) Việc số hóa Sổ hộ tịch và thông tin dữ liệu phải thực hiện đồng bộ với việc rà soát, sắp xếp hệ thống sổ hộ tịch, đảm bảo thực hiện chế độ lưu trữ vĩnh viễn theo quy định.

c) Dữ liệu hộ tịch do cấp nào tạo lập (đăng ký) thì sẽ thực hiện việc số hóa tại cấp đó. Trường hợp sổ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký nhưng lưu tại 02 cấp (cấp xã và cấp huyện) thì thực hiện việc số hóa tại cấp xã.

d) Đối với dữ liệu mà theo lịch sử hiện không xác định được cơ quan tạo lập (do chia tách, sáp nhập địa giới hành chính hoặc sổ hộ tịch từ trước 30/4/1975 để lại hiện còn lưu) thì thực hiện việc số hóa tại cấp lưu sổ hộ tịch đó.

2. Phương pháp và cách thức thực hiện:

a) Việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện trên cơ sở Hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch kèm theo Công văn số 1473/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp và tình hình thực tiễn cụ thể của địa phương.

b) Để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện theo các nhóm dữ liệu đăng ký hộ tịch, sổ hộ tịch.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Sở Tư pháp:

a) Chủ trì, phối hợp với đơn vị, địa phương có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí, tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí và các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết khác (nếu phát sinh) để triển khai các nội dung của Kế hoạch trên địa bàn tỉnh.

c) Tổ chức lựa chọn và ký hợp đồng với đơn vị thực hiện số hóa; phối hợp với các đơn vị, địa phương thực hiện nghiệm thu kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch; thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí theo quy định.

d) Quản lý tài khoản, phân cấp tài khoản cho cấp huyện, cấp xã và đơn vị thực hiện số hóa trên Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch. Hướng dẫn Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, thị xã; UBND cấp xã trong việc sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm để có biện pháp giải quyết.

đ) Hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, giám sát, kiểm tra trong việc thực hiện số hóa giữa đơn vị thực hiện số hóa và các đơn vị, địa phương lưu trữ sổ hộ tịch. Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch báo cáo Bộ Tư pháp, UBND tỉnh theo quy định.

e) Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu số hóa đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp.

2. Sở Tài chính:

Căn cứ tình hình thực tế, yêu cầu nhiệm vụ, phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện Kế hoạch này theo đúng quy định.

3. Các Sở, Ban, ngành liên quan:

Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện tốt Kế hoạch này.

4. UBND cấp huyện:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp, đơn vị thực hiện số hóa triển khai thực hiện nội dung tại Kế hoạch này trên địa bàn.

b) Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu số hóa đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp.

c) Chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện hiệu quả Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan; bảo đảm vận hành tốt phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương.

d, Chỉ đạo UBND cấp xã:

- Phối hợp với Sở Tư pháp, UBND cấp huyện và đơn vị thực hiện số hóa triển khai thực hiện nội dung tại Kế hoạch này trên địa bàn.

- Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu số hóa đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN:

- Kinh phí triển khai thực hiện Kế hoạch này được cấp từ nguồn ngân sách Nhà nước.

- Sở Tư pháp xây dựng dự toán kinh phí gửi Sở Tài chính thẩm định trình UBND tỉnh xem xét, quyết định theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện Kế hoạch, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.