Quyết định 1753/QĐ-UBND năm 2022 về Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn, dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 1506/TTr-SNV ngày 08 tháng 6 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra quá trình triển khai thực hiện Tiêu chí.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các Quyết định: Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02 tháng 02 năm 2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1660/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa về việc sửa đổi Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02 tháng 02 năm 2018.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các Sở, ban ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã. phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TIÊU CHÍ

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1753/QĐ-UBND ngày 17 tháng 6 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích, yêu cầu

1. Mục đích

a) Tiêu chí đánh giá là công cụ để các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương (gợi tắt là các cơ quan, đơn vị) tự đánh giá công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm khuyến khích, định hướng cho các cơ quan, đơn vị tiến hành các hoạt động cải tiến và không ngừng nâng cao chất lượng hồ sơ công việc và tăng cường hoạt động nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định hiện hành. Qua đó góp phần giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu bó gói, tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị; đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu và giảm thời gian tra tìm tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

b) Tăng cường trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cán bộ. công chức, viên chức trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Kết quả đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh là một trong những cơ sở để bình xét thi đua khen thưởng hàng năm cho công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị.

2. Yêu cầu

a) Các tiêu chí đánh giá phải bám sát quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh: đảm bảo tính khả thi, phù hợp với điều kiện và tình hình tại các cơ quan, đơn vị.

b) Đánh giá thực chất, khách quan kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh;

2. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh;

3. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

4. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

5. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn;

6. Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thuế tỉnh, Cục Hải quan tỉnh, Cảng vụ Hàng hải Nha Trang, Cục Thống kê tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Cục Quản lý thị trường tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Khánh Hòa, Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh tỉnh Khánh Hòa.

7. Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.

8. Các tổ chức có liên quan khác theo yêu cầu nhiệm vụ cần đánh giá kết quả.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Việc đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ còng việc và giao nộp hồ sơ, lài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, đơn vị được thực hiện thông qua Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Bám sát các quy định, chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Đảm bảo chính xác, khách quan, minh bạch, công bằng trong việc đánh giá.

4. Kết quả tự đánh giá việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, đơn vị phải đúng thực tế và đảm bảo kết quả, hiệu quả thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ VIỆC ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI

Điều 4. Nội dung và tiêu chí đánh giá

1. Nội dung và tiêu chí đánh giá bao gồm 02 phần:

a) Phần A gồm 04 mục:

- Mục I. Công tác lập hồ sơ công việc.

- Mục II. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

- Mục III. Việc báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.

- Mục IV. Điểm thưởng và điểm trừ

b) Phần B: Điểm tự đánh giá, điểm thẩm định, kết quả tự đánh giá và kết quả thẩm định.

2. Nội dung, tiêu chí, thang điểm chuẩn cụ thể để đánh giá, xác định mức độ thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, đơn vị tại Phụ lục I kèm theo Tiêu chí này.

Điều 5. Thời gian, trình tự thực hiện

1. Việc chấm điểm Tiêu chí đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện định kỳ hàng năm và thực hiện đánh giá đối với hồ sơ công việc hình thành trong năm trước liền kề của năm đánh giá.

2. Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các Sở, Ban, Ngành; Các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí của cơ quan, đơn vị mình: chậm nhất ngày 10 tháng 12 hàng năm phải gửi hồ sơ đề nghị thẩm định về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ). Sau ngày 10 tháng 12 hàng năm, cơ quan, đơn vị nào không gửi hồ sơ đề nghị thẩm định xem như không thực hiện việc đánh giá.

3. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các Phòng chuyên môn thuộc các huyện, thị xã. thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí và gửi hồ sơ về Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (thông qua Phòng Nội vụ) để tổng hợp, đánh giá sơ bộ kết quả gửi về Sở Nội vụ trước ngày 12 tháng 12 hàng năm. Sau ngày 12 tháng 12 hàng năm, Sở Nội vụ không nhận được bảng tổng hợp kết quả xem như huyện, thị xã, thành phố không thực hiện việc đánh giá.

4. Hội đồng thẩm định điểm tự chấm của các cơ quan, đơn vị và trước ngày 23 tháng 12 hàng năm thông báo kết quả thẩm định lần thứ nhất cho các cơ quan, đơn vị để giải trình, bổ sung đối với những tiêu chí chưa thống nhất với điểm đánh giá của Hội đồng.

5. Các cơ quan, đơn vị tiến hành giải trình bổ sung (nếu có) gửi về Sở Nội vụ trước ngày 28 tháng 12 hàng năm để Hội đồng thẩm định họp thẩm định lần 2 và chậm nhất đến ngày 10 tháng 01 của năm liền kề phải báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để làm căn cứ đánh giá thi đua khen thưởng, đồng thời thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết kết quả.

Điều 6. Cách thức chấm điểm

1. Tự chấm điểm và gửi hồ sơ thẩm định

a) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các Sở, ban ngành: các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh căn cứ quy định, hướng dẫn hiện hành, tự theo dõi, chấm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của cơ quan theo các tiêu chí được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Tiêu chí này.

b) Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các Phòng chuyên môn thuộc các huyện, thị xã, thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí tại Phụ lục I và gửi hồ sơ về Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (thông qua Phòng Nội vụ) để rà soát, tổng hợp trước khi gửi về Sở Nội vụ.

c) Mức điểm tự chấm cho mỗi tiêu chí và tổng điểm tối đa được quy định cụ thể tại Phụ lục I. Trong đó, mức điểm tối đa đạt được khi đáp ứng toàn bộ yêu cầu của tiêu chí đó và giảm trừ theo mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ theo số điểm lương ứng. Kết quả điểm tự chấm của các cơ quan, đơn vị được thể hiện tại cột Điểm tự đánh giá tại Phụ lục I.

Trường hợp có nội dung, tiêu chí trong năm đánh giá chưa phải thực hiện do chưa có quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc do pháp luật quy định không phải triển khai thực hiện thì đạt điểm tối đa của tiêu chí đó.

Lưu ý: Đối với tiêu chí lập hồ sơ điện tử, thống kê và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan mới bắt đầu triển khai thực hiện: do đó, trong năm 2022 sẽ đánh giá đạt điểm tối đa của tiêu chí này.

d) Tổng số điểm tự đánh giá theo thang điểm chuẩn là 50 điểm và được tính như sau:

Tổng số điểm tự đánh giá = Tổng số điểm tự đánh giá của từng tiêu chí + Số điểm thưởng (nếu có) - Số điểm trừ (nếu có)

c) Sau khi tự đánh giá, chấm điểm, các cơ quan, đơn vị gửi kết quả kèm theo tài liệu minh chứng về Sở Nội vụ để rà soát, thẩm định.

Đối với các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các Phòng chuyên môn trực thuộc gửi kết quả tự chấm và tài liệu minh chứng về Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (thông qua Phòng Nội vụ) để tham mưu rà soát, cho điểm đánh giá và tổng hợp theo mẫu lại Phụ lục II kèm theo Tiêu chí này để gửi về Sở Nội vụ thẩm định.

g) Hình thức gửi kết quả tự đánh giá và tài liệu minh chứng thực hiện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

2. Hội đồng thẩm định

a) Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Hội đồng thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo Sở Nội vụ phụ trách văn thư, lưu trữ (làm Chủ tịch Hội đồng); lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ và các thành viên tham gia Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm làm thành viên.

b) Trên cơ sở Kế hoạch và dự toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ của Sở Nội vụ lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hàng năm: Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng Ngân sách để tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí cần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ tại Kế hoạch theo quy định. Định mức chi thực hiện theo Thông tư số 26/2019/TT-BTC ngày 10/5/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bảo đảm công tác cải cách hành chính nhà nước.

3. Thẩm định điểm tự chấm

a) Hội đồng thẩm định tiến hành tổng hợp, thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí dựa trên tài liệu minh chứng của các cơ quan, đơn vị và các căn cứ thẩm định nêu tại Điều 7 và thông báo kết quả thẩm định lần đầu cho các cơ quan, đơn vị theo thời gian quy định.

Thông báo kết quả thẩm định lần đầu bao gồm điểm thẩm định dự kiến và chú giải nội dung tiêu chí, tiêu chí thành phần chưa đủ cơ sở công nhận điểm tự chấm của các cơ quan, đơn vị (nếu có).

b) Sau khi có thông báo kết quả thẩm định lần đầu, các cơ quan, đơn vị bổ sung tài liệu kiểm chứng hoặc giải trình bổ sung cách đánh giá gửi lại Hội đồng thẩm định (thông qua Sở Nội vụ) để tiến hành thẩm định lại. Nếu tài liệu minh chứng hoặc giải trình bổ sung không phù hợp hoặc gửi quá hạn, Hội đồng thẩm định quyết định điểm số.

c) Hội đồng tổng hợp, báo cáo kết quả thẩm định về Sở Nội vụ. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh công bố kết quả và gửi về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để làm căn cứ bình xét thi đua hàng năm.

4. Tài liệu minh chứng

a) Tài liệu minh chứng kết quả tự chấm điểm Tiêu chí của các cơ quan, đơn vị bao gồm:

- Danh mục hồ sơ cơ quan.

- Kế hoạch nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (bao gồm mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo).

- Hồ sơ công việc, tài liệu giấy đã kết thúc trong năm và được lập hoàn chỉnh của tất cả bộ phận, phòng chuyên môn (Mỗi phòng, bộ phận chuyên môn ít nhất 01 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tổng số lượng ít nhất là 10 hồ sơ công việc/01 cơ quan, đơn vị).

- Dữ liệu sao lưu đối với hồ sơ điện tử đã lập trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản của tỉnh hoặc ngành dọc.

- Văn bản giải thích về cách đánh giá, tính điểm đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu minh chứng hoặc tài liệu minh chứng chưa thể hiện hết nội dung đánh giá, chấm điểm của cơ quan, đơn vị (nếu có).

b) Tài liệu minh chứng gồm:

- Hồ sơ, tài liệu minh chứng giấy được quét hoặc chụp và lưu thành những tập tin có định dạng Portable Document (.pdf) hoặc định dạng Joint Photographie Experts Group (.jpg). Những tập tin này được lưu chung trong 01 thư mục và được nén lại, bên trong phân thành 02 thư mục con gồm: 01 thư mục lưu các văn bản, 01 thư mục lưu hồ sơ công việc. Trong thư mục hồ sơ công việc, gồm nhiều thư mục con, mỗi thư mục con là 01 hồ sơ công việc được sắp xếp theo trật tự: bìa hồ sơ, mục lục văn bản, các văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc.

- Dữ liệu sao lưu đối với hồ sơ lưu điện tử đã được lập và nộp lưu trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản của tỉnh hoặc ngành dọc.

Điều 7. Căn cứ thẩm định kết quả

Hội đồng thẩm định vận dụng các căn cứ sau đây để tổ chức thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí của các cơ quan, đơn vị hàng năm, gồm:

1. Các chương trình, kế hoạch, quy định, chỉ đạo của cấp trên về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Tiêu chí tự đánh giá của các cơ quan, đơn vị.

3. Kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm.

4. Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm.

5. Kết quả thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của Sở Nội vụ và cơ quan chuyên ngành.

6. Kết quả báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị (báo cáo thống kê công tác văn thư. lưu trữ hàng năm theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ).

7. Các nguồn khác.

Điều 8. Đánh giá kết quả và xét thi đua

1. Việc đánh giá kết quả thực hiện Tiêu chí được xác định dựa trên bốn bậc thang chất lượng (bốn mức độ đánh giá) như sau:

a) Mức 1: Chất lượng TỐT

b) Mức 2: Chất lượng KHÁ

c) Mức 3: Chất lượng TRUNG BÌNH

d) Mức 4: Chất lượng YẾU

2. Căn cứ tổng số điểm Tiêu chí lập hồ sơ công việc mà mồi cơ quan, đơn vị đạt được, xếp hạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm của các cơ quan, đơn vị được xác định như sau:

a) Cơ quan, đơn vị được xếp hạng TỐT khi tổng điểm Tiêu chí đạt từ 40 điểm đến 50 điểm.

b) Cơ quan, đơn vị được xếp hạng KHÁ khi tổng điểm Tiêu chí đạt từ 30 điểm đến dưới 40 điểm.

c) Cơ quan, đơn vị được xếp hạng TRUNG BÌNH khi tổng điểm Tiêu chí đạt từ 20 điểm đến dưới 30 điểm.

d) Cơ quan, đơn vị được xếp hạng YẾU khi tổng điểm Tiêu chí đạt dưới 20 điểm.

3. Cơ quan, đơn vị không tự tổ chức đánh giá việc thực hiện Tiêu chí hàng năm xem như bị xếp hạng YẾU.

4. Căn cứ kết quả thẩm định, Hội đồng thẩm định tổng hợp, báo cáo Sở Nội vụ thông báo kết quả cho các cơ quan, đơn vị và gửi nhận xét về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để xem xét trừ điểm thi đua nếu việc thực hiện tiêu chí lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ đạt mức trung bình hoặc yếu. Số điểm trừ cụ thể:

a) Đối với Khối thi đua các Sở, ban, ngành, các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh:

- Cơ quan, đơn vị xếp hạng TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm.

- Cơ quan, đơn vị xếp hạng YẾU trừ 1 điểm.

b) Đối với Cụm thi đua các huyện, thị xã, thành phố:

- Huyện, thị xã, thành phố xếp hạng TRUNG BÌNH khi có trên 30% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm.

- Huyện, thị xã, thành phố có trên 30% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức YẾU trừ 1 điểm.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh; các Sở, ban, ngành: các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm như sau:

a) Tổ chức phổ biến, quán triệt Tiêu chí này trong phạm vi cơ quan, đơn vị và quản lý, chỉ đạo việc thực hiện nghiêm túc, hiệu quả: đảm bảo kết quả chấm điểm của cơ quan, đơn vị chính xác, đúng thực tế và tự chịu trách nhiệm kết quả tự đánh giá việc thực hiện Tiêu chí.

b) Căn cứ tiêu chí đánh giá, xây dựng và đưa vào triển khai Tiêu chí lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan áp dụng trong nội bộ của cơ quan, đơn vị theo tình hình thực tiễn để phục vụ cho công tác theo dõi, đánh giá lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các phòng, ban chuyên môn và các đơn vị thuộc, trực thuộc nhằm bảo đảm đồng bộ, thống nhất trong công tác theo dõi, đánh giá lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Đưa kết quả đánh giá thực hiện Tiêu chí làm một trong những căn cứ bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị.

c) Phân công nhiệm vụ cho Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp tham mưu theo dõi, rà soát, tổng hợp kết quả tự đánh giá việc thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các đơn vị trực thuộc theo đúng quy định.

Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu theo dõi, rà soát, tổng hợp, cho điểm nhận xét kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các Phòng chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện bảo đảm chính xác, minh bạch.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện Tiêu chí này: tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các vướng mắc, các vấn đề vượt quá thẩm quyền và xử lý vi phạm trong việc tự đánh giá thực hiện Tiêu chí.

b) Hàng năm, tổng hợp điểm và tổ chức họp Hội đồng thẩm định kết quả thực hiện Tiêu chí của các cơ quan, đơn vị gửi Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh để làm căn cứ bình xét thi đua.

c) Theo dõi, tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức đánh giá, sơ kết, tổng kết việc thực hiện Tiêu chí; xem xét biểu dương, khen thưởng các tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; kiến nghị chấn chỉnh các hạn chế, thiếu sót và đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương còn nhiều hạn chế hoặc vi phạm các quy định, chỉ đạo về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 10. Tiêu chí này chưa áp dụng đối với Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Trường Sa.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét, sửa đổi, bổ sung Tiêu chí cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

NỘI DUNG, TIÊU CHÍ, THANG ĐIỂM
(Kèm theo Tiêu chí đánh giá kết quả lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành tại Quyết định số 1753/QĐ-UBND ngày 17 tháng 6 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

A. NỘI DUNG, TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, ĐIỂM CHUẨN VÀ ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM TRỪ

B. TỔNG ĐIỂM TỰ ĐÁNH GIÁ, KẾT QUẢ TỰ ĐÁNH GIÁ, TỔNG ĐIỂM THẨM ĐỊNH, KẾT QUẢ THẨM ĐỊNH

1. Tổng điểm tự đánh giá: ………………..điểm

2. Kết quả tự đánh giá (Tốt, Khá, Trung bình, Yếu): ………………..

3. Tổng điểm thẩm định: ……………………điểm

4. Kết quả thẩm định (Tốt, Khá, Trung bình, Yếu): ………………….

PHỤ LỤC II

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ TỰ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
(Kèm theo Tiêu chí đánh giá kết quả lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Ban hành tại Quyết định số 1753/QĐ-UBND ngày 17 tháng 06 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Ghi chú:

- Nội dung Tiêu chí đánh giá được quy định theo Quyết định ban hành

- Phần I:

+ 2.1.1: Thông tin trên bìa hồ sơ

+ 2.1.2: Đánh số tờ văn bản

+ 2.1.3: Biên mục lục văn bản

+ 2.1.4: Biên mục Chứng từ kết thúc

+ 2.1.5: Chất lượng tài liệu trong hồ sơ

+ 2.1.6: Mức độ hoàn thành việc lập hồ sơ giấy

+ 2.2.1: Dữ liệu đặc tả của hồ sơ

+ 2.2.2: Dữ liệu đặc tả của văn bản

+ 2.2.3: Chất lượng mục lục văn bản

+ 2.2.4: Chất lượng tài liệu trong hồ sơ

+ 2.2.5: Số lượng hồ sơ được lập (thống kê số hồ sơ được lập trên EOffice)

- Phần II:

+ 2.1.1: Thực hiện giao nộp hồ sơ giấy vào Lưu trữ cơ quan

+ 2.1.2: Thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

+ 2.1.3: Kết quả giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

+ 2.2.4: Thời gian nộp lưu hồ sơ

+ 2.2.2: Thành phần và số lượng hồ sơ nộp lưu