Quyết định 16/2023/QĐ-UBND về Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 07/2020/TT-BTP ngày 21 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1029/TTr-STP ngày 15 tháng 6 năm 2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 8 năm 2023.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, bao gồm: Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Đối tượng áp dụng

- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh.

- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện).

- Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Cơ sở dữ liệu công chứng” là cơ sở dữ liệu về hoạt động công chứng của tỉnh Khánh Hòa, do Sở Tư pháp thực hiện đầu tư xây dựng, quản lý và phát triển bao gồm tập hợp các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

2. “Thông tin ngăn chặn” là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành gửi đến Sở Tư pháp yêu cầu ngừng thực hiện hoặc tạm ngừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức và các thông tin gửi đến Sở Tư pháp tại Điều 14 Quy chế này. Thông tin ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu, xem xét từ chối thực hiện việc công chứng.

3. “Thông tin giải tỏa ngăn chặn” là thông tin bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây hoặc cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật gửi văn bản đến Sở Tư pháp đề nghị hủy bỏ nội dung ngăn chặn. Thông tin giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. “Thông tin về hợp đồng, giao dịch” là thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. “Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng” là việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

6. “Cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng” là việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng; cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản.

7. “Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng” là việc khai thác, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện việc công chứng theo quy định.

8. “Tài khoản” là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm: Tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ Sở dữ liệu công chứng

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này và hướng dẫn sử dụng của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

3. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin.

Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu công chứng, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.

5. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Tiết lộ tài khoản của mình cho người khác; sử dụng, đánh cắp, mạo nhận tài khoản người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng; cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng và truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng sự thật.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng làm biến dạng giao diện, làm sai lệch, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản trở khả năng truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của các tổ chức, cá nhân.

6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Lưu trữ và sao lưu

1. Việc lưu trữ và sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ về hợp đồng, giao dịch.

Chương II

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 6. Về cấp, quản lý và sử dụng tài khoản cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng; lãnh đạo và chuyên viên phòng chuyên môn tham mưu quản lý Nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.

b) Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Thủ trưởng Cơ quan Điều tra các cấp trong Công an Khánh Hòa.

c) Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh.

d) UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh.

đ) Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên trên địa bàn tỉnh.

2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của cơ quan, tổ chức tại khoản 1 Điều này gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản. Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Quy chế này có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên.

b) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có các hành vi quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

4. Việc khóa tài khoản có thời hạn chấm dứt khi không còn vi phạm các điều kiện để khóa tài khoản tại Khoản 3 Điều này.

5. Tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng viên đối với công chứng viên; quyết định nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác đối với người có thẩm quyền chứng thực, cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập được cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị khóa tài khoản đã cấp cho công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định.

d) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này.

Điều 7. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật và đăng tải (đồng bộ) thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng, trừ trường hợp bất khả kháng (lỗi mạng, lỗi hệ thống,...). Trường hợp bất khả kháng, tổ chức hành nghề công chứng phải gửi thông báo đến Sở Tư pháp để quản lý, theo dõi và thực hiện cập nhật, đăng tải ngay sau khi sự kiện bất khả kháng không còn.

Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng bắt buộc phải cập nhật, không được để trống.

3. Công chứng viên trước khi ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch phải đăng nhập Cơ sở dữ liệu công chứng để tra cứu thông tin về đối tượng của hợp đồng, giao dịch và các thông tin cần thiết khác.

4. Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác, pháp lý của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về công chứng và thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm trong lĩnh vực công tác công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 8. Nhập, giải tỏa thông tin ngăn chặn

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có liên quan để quản lý, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:

a) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, văn bản liên quan đến việc thực hiện các biện pháp ngăn chặn và các văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các văn bản nêu trên của Tòa án nhân dân các cấp;

b) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp;

c) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản; thông tin giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản của cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp;

d) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp;

đ) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử thu hồi, hủy bỏ, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các cấp;

e) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2. Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tảa ngăn chặn cho Sở Tư pháp trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi phát hành văn bản liên quan đến việc ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn khi đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.

Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức có liên quan, khi nhận được thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

4. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sau khi tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cư quan, tổ chức có liên quan được quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ động cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận dược thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp thông tin.

6. Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ, kịp thời văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì Sở Tư pháp phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về hành vi không cập nhật cập nhật không đầy đủ, kịp thời này.

Điều 9. Chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch đã đăng tải (đồng bộ) lên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch đã đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản công chứng (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình cập nhật thông tin.

2. Trong trường hợp thông tin hợp đồng, giao dịch đã được đăng tải lên Cơ sở dữ liệu công chứng nhưng phát hiện có sai sót về lỗi kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phải có văn bản đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch và phải cung cấp các tài liệu liên quan để chứng minh các sai sót về lỗi kỹ thuật để Sở Tư pháp xem xét, điều chỉnh.

3. Sau khi tiếp nhận văn bản đề nghị chỉnh sửa sai sót về lồi kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin, Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện chỉnh sửa các sai sót.

Điều 10. Khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, người được phân công có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng;

b) Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ tại cơ quan, tổ chức mình;

c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các tổ chức, cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được khai thác thông tin trên Hệ thống để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử, thi hành án,...

3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức liên quan do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên trong việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch; xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật và cập nhật, đồng bộ thông tin đúng thời hạn được quy định tại Quy chế này.

2. Tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.

3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nêu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trong trường hợp thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng chưa đầy đủ, chưa chính xác, các tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ.

3. Cử công chứng viên và người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng của cơ quan, tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tổ chức.

4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công chứng viên, người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng của cơ quan, tổ chức mình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng (nếu có).

8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Tổ chức quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng (thuê dịch vụ đặt máy chủ tại Viễn thông Khánh Hòa); cấp và khóa tài khoản theo Quy chế này; thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin định kỳ.

Điều 14. Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã, thành phố

Chỉ đạo cán bộ, công chức cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thu hồi, hủy bỏ, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi phát hành văn bản liên quan đến việc thu hồi, hủy bỏ, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Điều 15. Trách nhiệm của Viễn thông Khánh Hòa

Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 16. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng; kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế và thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý theo quy định.

Điều 17. Trách nhiệm các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản đã được công chứng; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng và khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình;

b) Phân công cho Công chứng viên thuộc tổ chức mình sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng và đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa tài khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình;

c) Chịu trách nhiệm chỉ đạo Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện đầy đủ nội dung quy định tại Điều 11, Điều 12 của Quy chế này; việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện theo Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.

Điều 18. Trách nhiệm của các Cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện

Đề nghị các cơ quan; Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện kịp thời cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tại Điều 8 Quy chế này để hoạt động hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn pháp lý cho các bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Trách nhiệm thực hiện

1. Sở Tư pháp

a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm theo quy định;

b) Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết;

c) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng Đề án nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng trình UBND tỉnh phê duyệt; tổng hợp kinh phí hỗ trợ để thực hiện Quy chế này theo đúng quy định;

d) Chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, bảo đảm tất cả các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chia sẻ và kết nối thông tin công chứng.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin biến động về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thành viên hộ gia đình sử dụng đất liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng;

b) Phối hợp với Sở Tư pháp tích hợp Cơ sở dữ liệu về đất đai với Cơ sở dữ liệu công chứng nhằm cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức, cá nhân theo đúng quy định pháp luật, phục vụ kịp thời việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

c) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ khai thác dữ liệu đất đai bằng hình thức hợp đồng hoặc thông qua Phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu theo quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về đất đai.

3. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán kinh phí thực hiện Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa do Sở Tư pháp lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hàng năm, Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện.

4. Sở Xây dựng

Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sở Thông tin và Truyền thông

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định, góp ý chuyên môn đối với hoạt động nâng cấp, mở rộng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật.

6. Công an tỉnh

a) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin về Cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Chỉ đạo Cơ quan Điều tra Công an Khánh Hòa kịp thời cung cấp các thông tin yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các cơ quan, tổ chức có liên quan

a) Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời nhập nội dung các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản có liên quan đến các vụ việc thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của ngành, tổ chức mình;

b) Các sở, ban, ngành có liên quan theo chức năng nhiệm vụ của ngành, đơn vị mình có trách nhiệm phối hợp tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Quy chế này.

8. Các tổ chức hành nghề công chứng

a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định tại Quy chế này;

b) Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 20. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.