Quyết định 16/2011/QĐ-UBND Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh
|
UỶ BAN NHÂN
DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 16/2011/QĐ-UBND |
Bắc Ninh, ngày 30 tháng 01 năm 2011 |
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại tờ trình 05/TTr-STTTT ngày 13.10.2010,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: "Quy chế quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh".
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; Các Sở, Ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. UBND TỈNH |
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2011/QĐ-UBND ngày 30/01/2011)
Điều 1. Hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh
Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh là phần mềm ứng dụng phục vụ trao đổi thông tin trong các cơ quan nhà nước, góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản giấy, thực hiện tiết kiệm, hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính trong các cơ quan nhà nước. Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Ninh sử dụng hệ thống thư điện tử trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Ninh tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Ninh phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.
Quy chế này quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Bắc Ninh.
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC NINH
Điều 4. Thiết lập và vận hành hệ thống thư điện tử
1. Hệ thống Thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng Công nghệ thông tin tỉnh Bắc Ninh gồm Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh(WAN) và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bắc Ninh có địa chỉ tên miền duy nhất là: http://mail.bacninh.gov.vn, các địa chỉ thư điện tử có dạng [tên_đăng_nhập]@bacninh.gov.vn và được chia thành 2 loại:
a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan nhà nước
của tỉnh Bắc Ninh: là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan nhà nước được lập
ra nhằm trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước với nhau. Hộp thư điện tử
dành cho cơ quan nhà nước được đặt tên đăng nhập theo quy định: các cơ quan,
đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt tên; các địa phương cấp huyện sử dụng nguyên
tên gọi. Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã thì được đặt tên
theo quy định:
Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các
cơ quan nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định:
b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ, công chức, viên chức): Tùy vào yêu cầu công tác của các cơ quan, đơn vị và địa phương, hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:
-
-
Ví dụ: Nguyễn Văn Hậu thuộc Sở Tài Nguyên và Môi trường sẽ được đặt tên là: nvhau.stnmt@bacninh.gov.vn.
Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.
Điều 5. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử
Địa chỉ thư điện tử của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trong tỉnh được đăng ký và quản lý bởi Sở Thông tin và Truyền thông. Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông trực tiếp lưu trữ, quản lý danh bạ hệ thống thư điện tử tỉnh và chịu trách nhiệm công bố, cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, của cán bộ, công chức có thẩm quyền lên Cổng thông tin điện tử của tỉnh.
Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Bước 1. Gửi yêu cầu
- Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho cơ quan hoặc cho cán bộ, công chức mới tuyển (thuộc diện được cấp hộp thư điện tử), Thủ trưởng cơ quan lập yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;
- Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể một cơ quan) hoặc khi có cán bộ, công chức thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang địa phương khác, cơ quan được cấp lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư điện tử;
- Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như thay đổi tên truy cập, cấp lại mật khẩu, cá nhân hoặc cơ quan được cấp hộp thư lập yêu cầu thay đổi.
Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông từ hộp thư điện tử chính thức của đơn vị hoặc gửi bằng văn bản giấy (nếu chưa có hộp thư).
Bước 2. Thực hiện yêu cầu
Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này.
Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực tiếp trao đổi với người gửi yêu cầu.
Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu, Trung tâm Công nghệ thông tin gửi một thông báo kết quả thực hiện (hoặc nếu không thực hiện thì giải thích lý do) đến cơ quan, cá nhân gửi yêu cầu:
- Gửi thông báo cấp mới hộp thư điện tử dạng văn bản giấy đến cơ quan yêu cầu cấp hộp thư hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư cá nhân);
- Gửi thông báo thay đổi hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến cơ quan yêu cầu thay đổi hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư cá nhân);
- Gửi thông báo huỷ bỏ hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cơ quan) hoặc gửi đến cơ quan chủ quản.
Điều 7. Thời gian bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc
Hệ thống thư điện tử tỉnh được chính thức áp dụng trong công việc kể từ khi quyết định có hiệu lực thi hành. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử trong hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 8 của quy chế này.
Điều 8. Các loại văn bản được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
1. Ngoại trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ, các loại văn bản sau đây bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
- Lịch làm việc của UBND tỉnh, UBND cấp huyện (khi gửi thay thư mời);
- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp;
- Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
- Thư mời;
- Công văn;
- Báo cáo các cấp;
- Những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện (đối với những thông tin chưa có trên Cổng thông tin điện tử hoặc thông tin cần gửi riêng đến người nhận).
3. Văn bản được chuyển qua thư điện tử nếu đáp ứng hai điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước:
- Văn bản có chữ ký số của người gửi;
- Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp pháp luật Việt Nam.
Điều 9. Những loại thông tin được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan
1. Đối với các cơ quan nhà nước trong tỉnh: chỉ những thông tin phục vụ công việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan. Mọi tổ chức, cá nhân, không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác.
2. Tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh phải tiếp nhận góp ý, thắc mắc, khiếu nại do tổ chức, cá nhân gửi đến qua đường thư điện tử. Trường hợp các thư điện tử gửi đến có nêu rõ danh tính, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người gửi, cơ quan có trách nhiệm trả lời trong phạm vi thẩm quyền.
Các thông báo, giấy mời qua hộp điện tử của cơ quan có hiệu lực như văn bản giấy.
Điều 10. Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy
Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Ví dụ: khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm cơ sở để các cơ quan liên quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa gửi văn bản điện tử. Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận… thì nhất thiết phải gửi bản dự thảo dạng văn bản điện tử.
Điều 11. Quy định sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản gửi kèm thư điện tử
Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008) như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết, có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …).
Điều 12. Quy định về kiểm tra, trả lời thư điện tử
Mỗi cơ quan, đơn vị, mỗi cán bộ, công chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ 14 giờ đến 15 giờ. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử, Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.
Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và Truyền thông giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh, bao gồm các công việc:
1. Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duy trì, phát triển hàng năm hệ thống thư điện tử tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác;
2. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức;
3. Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế, định hướng tổ chức xây dựng hệ thống thư điện tử tỉnh;
4. Kiểm tra đánh giá hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:
1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện tử tỉnh (xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng…);
2. Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục sự cố ngay sau khi hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi hệ thống;
3. Quản lý hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân (tạo mới, thay đổi, hủy bỏ…);
4. Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với hệ thống thư điện tử tỉnh;
5. Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử.
Cá nhân được phân công quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh có trách nhiệm:
1. Quản lý hộp thư điện tử (cấp mới, điều chỉnh, huỷ bỏ) của các cơ quan, cá nhân phù hợp với các Điều thuộc Chương II của Quy chế này, phân phối dung lượng sử dụng phù hợp cho từng hộp thư;
2. Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư; đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của hệ thống thư điện tử tỉnh;
3. Thường xuyên kiểm tra hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo hệ thống ở mức sẵn sàng cao; báo cáo cấp trên các trường hợp sử dụng hộp thư điện tử sai mục đích, phát tán thư rác và đề xuất biện pháp xử lý;
4. Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung các hộp thư và có thể phục hồi khi cần thiết;
5. Lập báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh theo yêu cầu của Điều 17 Quy chế này hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên;
6. Cung cấp thông tin về hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho việc xây dựng, duy trì hệ thống thư điện tử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc cập nhật danh bạ thư điện tử, rà soát hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đối với các cơ quan và cá nhân.
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án nâng cấp và phát triển hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để vận hành;
3. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử tỉnh; kinh phí tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh;
4. Công an tỉnh phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn thông tin hệ thống thư điện tử tỉnh.
Điều 15. Trách nhiệm chung của các cơ quan và cá nhân sử dụng thư điện tử
1. Các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm:
- Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và hộp thư điện tử cho từng cán bộ, công chức; thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức liên quan đến sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Xác định danh mục các loại văn bản mật và các văn bản khác không được gửi qua thư điện tử;
- Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng cho cơ quan mình phù hợp với các quy định của Quy chế này.
2. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước của tỉnh phải tuân thủ các quy định sử dụng thư điện tử tại Chương II Quy chế này. Ngoài ra, mỗi cán bộ, công chức phải thực hiện các nội dung sau đây:
- Tự quản lý mật khẩu cá nhân hộp thư, không cung cấp mật khẩu cho người khác; trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu, phải yêu cầu thay đổi mật khẩu theo quy định tại điều 6 của Quy chế này;
- Tự quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật;
- Không truy nhập trái phép thư của người khác;
- Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử đã được cấp;
- Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn an ninh thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh; không được có hành vi ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống như phát tán virus, thư rác.
Điều 16. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh có trách nhiệm:
- Đầu tư về hạ tầng kỹ thuật đảm bảo triển khai ứng dụng thư điện tử trong công việc;
- Chỉ đạo triển khai ứng dụng thư điện tử, tích hợp việc sử dụng thư điện tử với hệ thống quản lý văn bản và các hệ thống thông tin khác trong quản lý điều hành;
- Chịu trách nhiệm quản lý thư điện tử của cơ quan đơn vị mình.
- Gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
Cán bộ, công chức trong tỉnh có trách nhiệm báo cáo đến cơ quan chức năng những vấn đề bất thường trong sử dụng thư điện tử nhằm giúp hệ thống thư điện tử của tỉnh vận hành ổn định.
CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG
Điều 17. Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử
Hàng năm, các cơ quan nhà nước trong tỉnh lập báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử của cơ quan theo biểu mẫu và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm đầu mối tiếp nhận và tổng hợp số liệu báo cáo từ các cơ quan khác gửi về UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.
Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông cũng là đầu mối kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử tại các cơ quan khác.
Điều 18. Khen thưởng - Kỷ luật
Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất và báo cáo kết quả thực tế của Sở Thông tin và Truyền thông, Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức xét và khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có tiêu chí về mức độ ứng dụng hiệu quả thư điện tử trong công việc.
Các tổ chức, cá nhân không thực hiện tốt Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo trình UBND tỉnh xem xét quyết định./.
Ý kiến bạn đọc
