Quyết định 1314/QĐ-UBND năm 2015 về Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1314/QĐ-UBND	Hậu Giang, ngày 16 tháng 09 năm 2015

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH HẬU GIANG

CHỦ TỊCH UBND TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24 tháng 6 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh căn cứ Danh mục này để chuẩn bị tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang theo đúng quy định pháp luật.

Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, tiến hành công tác thu thập, chỉnh lý, lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 3. Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./. 

CHỦ TỊCH Trần Công Chánh

 

DANH MỤC

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1314 /QĐ-UBND ngày 16 tháng 9 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang)

Phần I

HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN DANH MỤC

I. MỤC ĐÍCH, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Mục đích

Danh mục này làm căn cứ cho Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị và lựa chọn hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.

Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dựa vào Danh mục này để lập Danh mục tài liệu cụ thể của cơ quan, tổ chức, làm cơ sở đánh giá và xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật.

2. Đối tượng áp dụng

Danh mục này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang.

Thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng 03 năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện.

II. CẤU TẠO DANH MỤC

Thành phần tài liệu được thống kê trong Danh mục được sắp xếp theo vấn đề lớn. Nhóm vấn đề lớn được chia thành hai nhóm là nhóm tài liệu phổ biến chung là nhóm tài liệu có hầu hết ở các cơ quan, tổ chức và nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.

1. Nhóm tài liệu phổ biến chung

1.1. Tài liệu Tổng hợp

1.2. Tài liệu Quy hoạch

1.3. Tài liệu Kế hoạch

1.4. Tài liệu Thống kê

1.5. Tài liệu Tổ chức, cán bộ

1.6. Tài liệu Lao động

1.7. Tài liệu Tiền lương

1.8. Tài liệu Tài chính, kế toán

1.9. Tài liệu Xây dựng cơ bản

1.10. Tài liệu Khoa học công nghệ

1.11. Tài liệu hợp tác Quốc tế

1.12. Tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

1.13. Tài liệu Thi đua - Khen thưởng

1.14. Tài liệu Pháp chế

1.15. Tài liệu Hành chính, văn thư, lưu trữ

1.16. Tài liệu Quản trị công sở

1.17. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể.

2. Nhóm tài liệu chuyên môn về các lĩnh vực hoạt động chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức

III. MỘT SỐ LƯU Ý KHI ÁP DỤNG BẢN DANH MỤC

1. Việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục chỉ mang tính tương đối, các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức mà xây dựng Danh mục thành phần tài liệu cụ thể cho cơ quan, tổ chức mình.

2. Khi xây dựng Danh mục, ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được lập trong Danh mục tài liệu này, khi thu thập, chỉnh lý sẽ phát sinh những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mà chưa được đề cập trong Danh mục này thì cơ quan, tổ chức bổ sung vào Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

3. Những hồ sơ, tài liệu khác của cơ quan, tổ chức không đề cập trong Danh mục này, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản và xét tiêu hủy khi hết thời hạn bảo quản theo quy định.

Phần II

DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HẬU GIANG

I. NHÓM TÀI LIỆU PHỔ BIẾN CHUNG

1. Tài liệu tổng hợp

1.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan;

1.2. Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức;

1.3. Hồ sơ hội nghị tổng kết năm công tác của cơ quan;

1.4. Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

1.5. Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước;

1.6. Hồ sơ ứng dụng ISO của cơ quan;

2. Tài liệu quy hoạch

2.1. Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch dài hạn, hàng năm;

2.2. Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển cơ quan;

2.3. Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan được phê duyệt;

2.4. Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan;

2.5. Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của cơ quan;

2.6. Báo cáo tổng kết đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước.

3. Tài liệu kế hoạch

3.1. Hồ sơ xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm và báo cáo thực hiện kế hoạch của cơ quan;

3.2. Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm do cơ quan ban hành, thực hiện;

3.3. Kế hoạch dài hạn, hàng năm và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc;

3.4. Kế hoạch hàng năm, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch.

4. Tài liệu thống kê

4.1. Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thống kê dài hạn, hàng năm;

4.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành;

4.3. Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng năm;

4.4. Báo cáo tổng hợp điều tra cơ bản;

4.5. Báo cáo phân tích và dự báo.

5. Tài liệu tổ chức, cán bộ

5.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ;

5.2. Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ dài hạn, hàng năm;

5.3. Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức cơ quan;

5.4. Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

5.5. Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

5.6. Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức;

5.7. Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế;

5.8. Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ;

5.9. Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;

5.10. Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan;

5.11. Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm về việc quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc.

6. Tài liệu lao động

6.1. Kế hoạch, báo cáo công tác lao động dài hạn, hàng năm;

6.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện;

6.3. Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan;

6.4. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của cơ quan;

6.5. Hồ sơ các vụ tai nạn lao động nghiêm trọng.

7. Tài liệu tiền lương

7.1. Kế hoạch, báo cáo công tác tiền lương dài hạn, hàng năm;

7.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện;

7.3. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện.

8. Tài liệu tài chính, kế toán

8.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán;

8.2. Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm;

8.3. Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

8.4. Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán hàng năm;

8.5. Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá;

8.6. Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý nhà đất;

8.7. Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính các vụ việc nghiêm trọng tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

9. Tài liệu xây dựng cơ bản

9.1. Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan;

9.2. Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm;

9.3. Hồ sơ công trình xây dựng các công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa.

10. Tài liệu khoa học công nghệ

10.1. Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của cơ quan;

10.2. Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức;

10.3. Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ dài hạn, hàng năm;

10.4. Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học cơ quan;

10.5. Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh và cấp sở, ban, ngành;

10.6. Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận cấp nhà nước và cấp bộ, ngành;

10.7. Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của cơ quan;

10.8. Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của cơ quan.

11. Tài liệu hợp tác quốc tế

11.1. Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì;

11.2. Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế dài hạn, hàng năm;

11.3. Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan;

11.4. Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài;

11.5. Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế;

11.6. Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê…);

11.7. Hồ sơ đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế;

11.8. Hồ sơ đoàn ra mục đích ký kết hợp tác;

11.9. Hồ sơ đoàn vào mục đích ký kết hợp tác;

11.10. Thư, điện, thiếp chúc mừng quan trọng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài.

12. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

12.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

12.2. Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm;

12.3. Hồ sơ thanh tra các vụ việc nghiêm trọng;

12.4. Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo vụ việc nghiêm trọng;

12.5. Báo cáo năm hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân.

13. Tài liệu thi đua, khen thưởng

13.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng;

13.2. Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức;

13.3. Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm;

13.4. Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân về các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ;

13.5. Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài.

14. Tài liệu pháp chế

14.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì;

14.2. Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế dài hạn, hàng năm;

14.3. Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật.

15. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

15.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

15.2. Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm;

15.3. Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan;

15.4. Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan về văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn.

16. Tài liệu quản trị công sở

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở.

17. Tài liệu tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan

17.1. Hồ sơ Đại hội Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên;

17.2. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác về tổng kết năm, nhiệm kỳ;

17.3. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng; Công đoàn, Đoàn Thanh niên;

17.4. Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng;

17.5. Hồ sơ về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn.

II. NHÓM TÀI LIỆU VỀ CÁC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN CỦA MỖI CƠ QUAN

1. Hồ sơ, tài liệu hội nghị về các lĩnh vực quản lý chuyên môn do cơ quan tổ chức;

2. Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ;

3. Hồ sơ về kiểm tra chuyên môn của cơ quan ở các đơn vị trong ngành hàng năm;

4. Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ (Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm);

5. Hồ sơ các dự án, chương trình chuyên môn do các đơn vị thuộc cơ quan thực hiện;

6. Tập kế hoạch, báo cáo về các lĩnh vực hoạt động chuyên môn hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

7. Hồ sơ về việc giải quyết các vụ việc quan trọng trong hoạt động quản lý chuyên môn, nghiệp vụ./.