Quyết định 1283/QĐ-TCT năm 2020 về Quy chế công tác văn thư tại cơ quan Thuế các cấp do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN THUẾ CÁC CẤP

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25/9/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 2156/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 947/QĐ-BTC ngày 06/6/2019 về việc sửa đổi bổ sung Quyết định số 2156/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế và Quyết định số 2158/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư tại cơ quan Thuế các cấp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 959/QĐ-TCT ngày 21 tháng 5 năm 2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế, Thủ trưởng các Vụ/đơn vị tương đương thuộc, trực thuộc cơ quan Tổng cục Thuế, Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN THUẾ CÁC CẤP
(Kèm theo Quyết định số 1283/QĐ-TCT ngày 22 tháng 9 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về công tác văn thư của Tổng cục Thuế và quản lý, chỉ đạo của Tổng cục Thuế trong công tác văn thư đối với cơ quan Thuế các cấp. Công tác văn thư được quy định tại quy chế này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan Thuế các cấp.

2. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội thuộc cơ quan, đơn vị (Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên) căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan Thuế các cấp và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết, công việc của cơ quan, đơn vị.

3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Thuế các cấp ban hành.

6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Thuế các cấp nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện từ hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, đơn vị.

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.

14. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

17. “Chữ ký số của cơ quan, đơn vị” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

18. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ

18. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

19. “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một tổ chức, cá nhân từ đó xác nhận cơ quan tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng hóa bí mật tương ứng.

20. “Khóa bí mật” là một cặp khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.

21. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao.

22. “Văn thư cơ quan” là công chức viên chức thuế làm việc tại bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức bao gồm Văn thư Tổng cục, Văn thư Cục Thuế và Văn thư Chi cục Thuế.

23. “Văn thư đơn vị” là công chức, viên chức thuế trong đơn vị được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

24. “Cơ quan” sử dụng ở Quy chế này bao gồm: cơ quan Tổng cục Thuế, cơ quan Cục Thuế, cơ quan Chi Cục Thuế”.

25. “Đơn vị” sử dụng ở Quy chế này bao gồm: Các Vụ/đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, các Phòng thuộc Cục Thuế, các Đội thuộc Chi cục Thuế.

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo các nội dung quy định tại Quy chế này và đảm bảo theo các quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan Thuế các cấp phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế căn cứ Quy chế này báo cáo Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Quy chế này; đối với văn bản mật được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan Thuế các cấp phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký để quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký ở Văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết; trường hợp hỏa tốc hẹn giờ đến ngoài giờ hành chính, cán bộ được giao làm nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm xử lý, sau đó chuyển ngay cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký đóng dấu. Văn bản không đóng dấu khẩn nhưng có tính chất quan trọng, yêu cầu thời gian xử lý gấp thì vào sổ và luân chuyển theo quy định để xử lý.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Văn bản, tài liệu mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

e) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

g) Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị hoặc không đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của văn bản, Lãnh đạo đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản thực hiện từ chối nhận văn bản điện tử hoặc trả lại văn bản đến (văn bản điện tử và bản giấy nếu có) và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, chuyển Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

h) Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc trong phiếu giải quyết văn bản đến chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn vị, không sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, đơn vị khác hoặc với cá nhân ngoài cơ quan phải được thể chế bằng văn bản hành chính theo quyết định của người ghi ý kiến.

i) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan Thuế các cấp phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật liên quan.

k) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư

Mọi hoạt động trong công tác văn thư tại cơ quan thuế các cấp có nội dung liên quan đến bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 7. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Công chức, viên chức, người lao động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Mục 1.  THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản do cơ quan Thuế soạn thảo và ban hành bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật theo phân công của Bộ Tài chính.

2. Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành: Hóa đơn tài chính; tờ khai thuế; phiếu xác minh hóa đơn, chứng từ; lệnh hoàn; Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; Kết luận thanh tra, kiểm tra thuế; Các văn bản hình thành trong quy trình Hoàn thuế, quản lý nợ thuế; Giấy xác nhận thu, nộp tiền thuế; các loại văn bằng chứng chỉ do cơ quan Thuế phát hành; các văn bản được tạo lập, phát hành trên các phần mềm quản lý chuyên ngành Thuế và một số mẫu biểu được quy định tại các Thông tư do Bộ Tài chính ban hành

4. Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Công hàm, công thư.

5. Văn bản chuyên ngành khác: Các loại văn bản thực hiện theo quy định của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

6. Văn bản nội bộ: Các văn bản do các đơn vị thuộc cơ quan Thuế các cấp soạn thảo phát hành, không đóng dấu của cơ quan, sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn vị như tờ trình nội bộ, phiếu lấy ý kiến giữa các đơn vị trong cơ quan.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản:

a) Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thay thế, sửa đổi bổ sung (nếu có).

b) Thể thức văn bản chuyên ngành Thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

c) Thể thức văn bản hành chính, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

d) Thể thức văn bản chuyên ngành khác thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

Điều 10. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 11. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức văn bản và chịu trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin bộ hồ sơ trình và tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có).

Các văn bản trả lời chế độ, chính sách về thuế đơn vị soạn thảo văn bản phải có đề xuất ở phần nơi nhận là Website Tổng cục Thuế/Cục Thuế vào vị trí liền trên dòng “Lưu: VT”, trừ văn bản mật, kết luận thanh tra, kiểm tra và đơn thư tố cáo; ghi rõ số lượng bản phát hành trước khi trình lãnh đạo ký văn bản.

3. Đối với bản thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải ghi rõ tên viết tắt của người soạn thảo, số lượng bản phát hành tại phần nơi nhận của văn bản và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định hiện hành. Khi trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước cần có phiếu xác định độ mật giúp Văn thư cơ quan có căn cứ đóng dấu độ mật và lưu cùng với bản gốc văn bản đi. Trường hợp nội dung văn bản mật phát hành có tài liệu gửi kèm là văn bản có nội dung bí mật nhà nước thì phải được lãnh đạo cơ quan phê duyệt, cho phép sao, chụp văn bản mật gửi kèm, đề xuất số lượng bản cần sao chụp.

4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung nội dung vào bản thảo văn bản, lãnh đạo cơ quan cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tiếp tục hoàn chỉnh.

5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 12. Duyệt dự thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn bản do lãnh đạo Bộ ký

Lãnh đạo Tổng cục được giao phụ trách đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.).

- Trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo Vụ/đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có) và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu :) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có).

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.

b) Văn bản do Lãnh đạo cơ quan ký

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu Tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.

c) Văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký

- Lãnh đạo phòng/ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” Tại mục “Lưu”) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký.

- Đối với các đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.), ký nháy/tắt vào phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) và vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục “Lưu”) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

d) Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản thực hiện dự thảo văn bản, đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống, chịu trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin bộ hồ sơ trình và tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có); chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Đối với đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Điều 14. Ký văn bản

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành; có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu; có thể giao quyền cho cấp phó thực hiện xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính theo quy định. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan và đóng dấu cơ quan trong các trường hợp đã được phân cấp cụ thể tại quy chế làm việc. Đối với các văn bản có nội dung chưa được phân cấp cho đơn vị thuộc thẩm quyền xử lý của thủ trưởng cơ quan thì Thủ trưởng đơn vị được ký thừa lệnh và đóng dấu cơ quan sau khi được thủ trưởng cơ quan duyệt và giao thủ trưởng đơn vị ký ban hành văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

3. Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu cơ quan đối với các văn bản giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan khi được ủy quyền. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, đơn vị ủy quyền.

4. Đối với các tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của tổ chức, cấp phó của người đứng đầu tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 15. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đi đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký, kiểm tra lại hình thức, thể thức văn bản.

1. Trường hợp hình thức, thể thức văn bản đi đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, đóng dấu/ký số tổ chức theo đúng quy định.

2. Trường hợp hình thức, thể thức văn bản đi không đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện từ chối cấp số và phát hành, trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 16. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 17. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Văn bản hành chính: Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm của đơn vị, Thủ trưởng cơ quan quy định việc cấp số cho phù hợp.

b) Văn bản chuyên ngành: Văn bản chuyên ngành được cấp và theo dõi theo hệ thống số riêng.

c) Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, đơn vị (gọi chung là tổ chức tư vấn) được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban, Tổ được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì phải lấy hệ thống số riêng, quản lý tại Văn thư cơ quan.

2. Đối với văn bản giấy việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 18. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục V quy chế này.

Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan Tổng cục Thuế và của từng cơ quan, đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác nhau như: Sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký thông báo.. .để việc quản lý công văn đi của Tổng cục Thuế và của từng cơ quan, đơn vị được thuận tiện, hiệu quả và phù hợp với quy định.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

Tổng cục Thuế thực hiện đăng ký văn bản đi trên chương trình quản lý văn bản và điều hành, mỗi loại văn bản đi được đăng ký vào một số riêng.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng đã được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định.

- Văn bản về nhân sự đi nước ngoài: Đơn vị, chuyên viên soạn thảo in 05 bản để trình lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Bộ ký trực tiếp lên từng văn bản.

- Văn bản mật được nhân bản theo quy định hiện hành về công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Đóng dấu cơ quan

- Công chức, viên chức, người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải trực tiếp đóng dấu các văn bản đi của cơ quan. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo (hay người có thẩm quyền ký theo quy định của cơ quan).

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và chỉ dùng một loại mực dấu màu đỏ tươi.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Văn bản gửi Bộ Ngoại giao là Quyết định cử đi nước ngoài có 02 trang trong cùng một tờ thì mặt trước của trang phải được đóng dấu treo, trường hợp văn bản có nhiều trang thì đóng giáp lai các trang.

- Đóng dấu phụ lục kèm theo: Dấu được đóng lên trang đầu vào góc trên bên trái của từng phụ lục, trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức hoặc tên phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng ở chính giữa mép lề bên phải của văn bản, mỗi trang phải có một phần con dấu, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Dấu nổi chỉ sử dụng để đóng lên các văn bằng chứng chỉ và được đóng vào góc dưới bên phải, trùm 1/3 đường kính con dấu lên ảnh chân dung của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: Việc đóng dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

2. Ký số của cơ quan đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan hoặc tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 20. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận (hoặc cá nhân nhận được) có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.

7. Phát hành trực tiếp cho người nhận

Trường hợp tổ chức, cá nhân đến cơ quan Thuế (không có giấy hẹn) đề nghị nhận văn bản trực tiếp:

a) Nếu là văn bản trả lời về chính sách, chế độ, người đến nhận phải có giấy giới thiệu của đơn vị.

b) Nếu là văn bản miễn giảm thuế, xóa nợ thuế, hoàn thuế người đến nhận phải có đầy đủ cả giấy giới thiệu của đơn vị được nhận văn bản và chứng minh thư nhân dân của bản thân.

8. Nghiêm cấm việc lưu hành văn bản đi khi còn thiếu các điều kiện theo quy định như: Đã có chữ ký và số văn bản nhưng chưa đóng dấu, có số văn bản nhưng chưa có chữ ký, có chữ ký, có dấu nhưng chưa có số.

9. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua các đơn vị chuyển phát đều phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi.

a) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên của đơn vị vận chuyển/chuyển phát kiểm tra, ký nhận.

b) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

c) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

10. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và xử lý như sau:

a) Đối với văn bản có dấu "tài liệu thu hồi" phải theo dõi, thu hồi đúng hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

b) Đối với văn bản gửi đi vì lý do nào đó không có người nhận, đơn vị vận chuyển/chuyển phát trả lại thì chuyển trả đơn vị soạn thảo văn bản.

c) Trường hợp văn bản gửi đi bị nhầm lẫn, thất lạc Văn thư phải báo cáo Lãnh đạo phòng Hành chính và Lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết kịp thời.

d) Khi chuyển phát các quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại, kết luận thanh tra, kiểm tra thuế, Văn thư cơ quan gửi theo hình thức chuyển phát có giấy báo phát và chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo để lưu giấy báo phát trong hồ sơ ban hành các quyết định hành chính.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 21 quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

3. Trường hợp văn bản đi bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, phải lưu kèm theo văn bản gốc 01 bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng Việt.

4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đến

Văn bản đến cơ quan Thuế các cấp phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 23. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Tiếp nhận văn bản giấy

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ hành chính, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có); đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Khi tiếp nhận văn bản của người nộp thuế nếu văn bản sử dụng ngôn ngữ khác không phải tiếng Việt, đề nghị người nộp thuế có bản dịch sang tiếng Việt.

- Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ”), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người chuyển văn bản đến và báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản xác nhận sự việc với người chuyển văn bản đến.

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Đối với bản fax được in trên giấy nhiệt, phải sao chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”.

- Đối với văn bản hỏa tốc, khẩn có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan Thuế các cấp ngoài giờ hành chính: Bộ phận thường trực Phòng Bảo vệ có trách nhiệm ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho Lãnh đạo phòng Hành chính - Văn phòng hoặc lãnh đạo Phòng Thư ký Tổng hợp hoặc lãnh đạo phụ trách công tác Hành chính hoặc cá nhân nhận bì để xử lý kịp thời. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực Phòng Bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và bàn giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng hoặc bộ phận hành chính vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.

b) Bóc bì, đóng dấu đến và phân loại văn bản đến

- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị (Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên, các Dự án) thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

- Bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước và giải quyết kịp thời;

+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh ngày gửi/nơi gửi hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

c) Đóng dấu “Đến”

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu "Đến". Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng ngày, tháng, năm. Mẫu dấu “Đến” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP .

- Đối với các bì gửi đích danh đến các đơn vị, tổ chức: Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên, các Dự án thuộc Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế các cấp thực hiện thủ tục đăng ký, vào sổ, chuyển cho nơi nhận.

d) Phân loại theo mã số văn bản đến

Bộ phận/người được phân công phân loại văn bản đến có trách nhiệm ghi mã số theo bảng phân loại mã số văn bản đến dưới đây để đăng ký và chuyển các đơn vị được phân công xử lý.

Toàn bộ văn bản đến được phân chia thành 09 mã chính theo thứ tự từ 01 đến 09, trong đó mã số 01, 02, 03, 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tùy theo từng trường hợp cụ thể, Lãnh đạo cơ quan/đơn vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung.

Bảng phân loại mã số văn bản đến

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Điều 24. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP .

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

- Văn thư cơ quan đăng ký văn bản đến vào Chương trình quản lý văn bản và điều hành hoặc các chương trình quản lý văn bản khác trên máy vi tính, phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

- Văn bản đến là bản giấy: Đối với cơ quan thuế đã triển khai Chương trình quản lý văn bản và điều hành Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định trước khi trình Lãnh đạo hoặc chuyển cho các đơn vị giải quyết, giới hạn dung lượng số hóa không quá 10 MB/ 01 tệp (tương đương với 10-12 trang văn bản scan màu). Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến tại Phụ lục V Quy chế này để ký nhận và đóng sổ để quản lý.

- Văn bản đến là bản điện tử: Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử:

+ Đối với những văn bản điện tử không đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận theo quy định Văn thư cơ quan thực hiện từ chối tiếp nhận, ghi lý do từ chối và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Đối với văn bản điện tử đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện vào sổ đăng ký văn bản đến. Hàng ngày văn thư cơ quan in sổ đăng ký văn bản đến đã chuyển về đơn vị để Văn thư đơn vị rà soát, đối chiếu.

4. Đối với văn bản mật cơ quan Thuế các cấp phải đăng ký vào chương trình quản lý văn bản mật trên máy tính không có kết nối internet hoặc phải được đăng ký vào sổ riêng theo quy định hiện hành về công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Văn bản đến có nội dung được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện theo quy chế công khai văn bản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều 25. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận và đăng ký phải được Văn thư trình người có thẩm quyền hoặc chuyển tới đơn vị có chức năng xử lý trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc trình, chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” (Ví dụ: Chuyển: CS (01), F: PC thì Vụ Chính sách là đơn vị chủ trì trả lời văn bản, Vụ Pháp chế là đơn vị phối hợp) hoặc phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục V Quy chế này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải thực hiện ký nhận trên Sổ.

a) Những văn bản Người nộp thuế hỏi thuộc thẩm quyền và phạm vi Cục Thuế giải quyết, nhưng chưa được Cục Thuế trả lời; Phòng Hành chính - Văn phòng Tổng cục Thuế làm phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, đồng thời gửi người nộp thuế biết. Văn thư Tổng cục Thuế gửi phiếu chuyển kèm theo bản chính văn bản hỏi về Cục Thuế; chuyển Vụ/đơn vị liên quan bản photocopy để theo dõi đôn đốc Cục Thuế giải quyết.

b) Những văn bản Cục Thuế đang xử lý nhưng gặp vướng mắc cần xin ý kiến hướng dẫn của Tổng cục Thuế mà nội dung văn bản chưa đề xuất hướng giải quyết Phòng Hành chính - Văn phòng Tổng cục Thuế làm phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

c) Đối với những văn bản đến thuộc chức năng giải quyết của Bộ Tài chính (trừ trường hợp Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo) thì Phòng Hành chính làm thủ tục chuyển Bộ Tài chính.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống, cập nhật vào hệ thống các thông tin: Đơn vị nhận hoặc người nhận, ý kiến chỉ đạo, thời hạn giải quyết và chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp, văn bản điện tử gửi kèm theo văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện đóng dấu “ĐẾN”, ghi thông tin đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết trên Hệ thống vào mục “Chuyển” trên dấu “ĐẾN” và chuyển trực tiếp văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân đó.

5. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi, thu hồi và gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 26. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị hoặc theo thời hạn yêu cầu cụ thể của văn bản đến. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 27. Các hình thức sao văn bản

Sao văn bản có ba hình thức: Sao y, sao lục và trích sao.

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 28. Giá trị pháp lý của bản sao

1. Bản sao y, sao lục, trích sao thực hiện theo đúng quy định tại Phụ lục I Quy chế này, có giá trị pháp lý như bản chính.

2. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

Điều 29. Thẩm quyền sao văn bản

1. Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thuế được quyền ký sao các văn bản do Tổng cục Thuế ban hành và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến. Ngoài ra Lãnh đạo Vụ/đơn vị sau được quyền ký sao:

a) Các văn bản liên quan đến tổ chức cán bộ, bộ máy, công tác nhân sự do Tổng cục Thuế ban hành và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến, Lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ được quyền ký bản sao và chuyển Văn phòng đóng dấu cơ quan.

b) Các văn bản cung cấp cho các cơ quan tiến hành tố tụng đối với các vụ án hành chính về thuế do Tổng cục Thuế ban hành hoặc do cơ quan, tổ chức khác gửi đến, Lãnh đạo Vụ Pháp chế được quyền ký bản sao và chuyển Văn phòng đóng dấu cơ quan

2. Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao phụ trách công tác Hành chính của các đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Thuế (Cục Công nghệ thông tin, Trường Nghiệp vụ, Tạp chí Thuế...) được quyền ký bản sao do đơn vị ban hành và các văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến đơn vị.

3. Lãnh đạo Văn phòng Cục Thuế và người được giao phụ trách công tác Hành chính ở Chi cục Thuế được quyền ký bản sao do đơn vị ban hành và các văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

4. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 30. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Lãnh đạo cơ quan thuế các cấp phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

Điều 31. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

2. Nội dung lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc được giao, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

- Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

- Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

- Đối với hồ sơ giấy: Cá nhân lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

- Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thực hiện theo Quy chế công tác Lưu trữ ngành Thuế.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục IV Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 33. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Thủ trưởng cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm: Chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

2. Chánh Văn phòng cơ quan Tổng cục Thuế/Cục Thuế, Đội trưởng phụ trách công tác hành chính tại Chi cục Thuế có nhiệm vụ:

a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Tham mưu giúp Lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Cục Thuế các tỉnh thành phố và lãnh đạo Chi cục Thuế trong việc chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

3. Trách nhiệm đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức

a) Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

d) Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu của hồ sơ, tài liệu. Đơn vị, cá nhân xin giữ lại hồ sơ đã đến hạn nộp lưu chịu trách nhiệm nếu để mất, thất lạc hồ sơ tài liệu.

e) Cán bộ công chức, viên chức, người lao động trước nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo Quy chế công tác lưu trữ của ngành Thuế.

4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU, CHỨNG THƯ SỐ, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT

Điều 34. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho Văn thư cơ quan/người được giao thực hiện công tác văn thư quản lý, sử dụng theo quy định.

a) Thủ trưởng các đơn vị có con dấu riêng thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị cho Văn thư đơn vị quản lý, sử dụng theo quy định.

b) Thủ trưởng đơn vị và người được giao quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị.

2. Con dấu của cơ quan Thuế các cấp được giao bằng văn bản cho Văn thư quản lý và sử dụng. Văn thư có trách nhiệm thực hiện quy định sau:

a) Các con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được bảo quản an toàn trong tủ sắt hoặc két sắt chống cháy, có khóa tại phòng làm việc của người được giao trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản của cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

4. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo kịp thời cho cơ quan công an địa phương lập biên bản.

5. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập hoặc giải thể thì đơn vị phải nộp con dấu cũ/ thiết bị lưu khóa cũ cho Văn phòng/ Cục CNTT từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng/ Cục CNTT có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ, thiết bị lưu khóa bí mật cũ và phối hợp các đơn vị liên quan làm thủ tục xin khắc con dấu mới/ thiết bị lưu khóa bí mật mới cho cơ quan đơn vị (đối với thiết bị lưu khóa bí mật, Cục CNTT làm đầu mối thực hiện).

6. Đối với đơn vị có từ hai (02) con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật: Việc quản lý, sử dụng con dấu/ thiết bị lưu khóa bí mật thứ hai trở đi thực hiện như đối với con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật thứ nhất.

Điều 35. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Người được giao sử dụng con dấu chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

b) Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

a) Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành số hóa văn bản từ bản giấy và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

b) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

c) Thiết bị lưu khóa bí mật phải được quản lý như quản lý bí mật nhà nước độ “Mật”.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 36. Kinh phí cho công tác văn thư

1. Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm.

2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Điều 37. Trách nhiệm thực hiện

1. Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp có trách nhiệm:

a) Quán triệt, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư và nội dung Quy chế này.

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

c) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

đ) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm

Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan Thuế các cấp chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về các công việc liên quan đến công tác văn thư tại đơn vị mình và có trách nhiệm phổ biến, quán triệt, chỉ đạo, tổ chức để công chức, viên chức đơn vị mình thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này.

3. Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế

Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế có trách nhiệm chỉ đạo quản lý công tác văn thư của Tổng cục Thuế theo các quy định; tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác văn thư của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc; báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Tổng cục về tăng cường công tác văn thư tại Tổng cục Thuế và cơ quan Thuế các cấp.

4. Cục Công nghệ Thông tin, đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng quản lý, khai thác các chức năng của Hệ thống; quản lý, vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo vận hành thông suốt, xử lý các vướng mắc liên quan đến vấn đề kỹ thuật của Hệ thống; thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu toàn bộ hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

5. Đối với Cục Thuế các tỉnh, thành phố và các Chi cục Thuế: Căn cứ vào quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Quy chế này để ban hành Quy chế công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.

6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và những quy định có liên quan về công tác văn thư.

a) Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu và lập hồ sơ các công việc được giao, nghỉ lễ từ 3 ngày trở lên phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng làm việc.

b) Không tự ý cung cấp cho cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang xử lý hoặc chưa có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cá nhân có trách nhiệm bảo quản và được quyền khai thác hồ sơ công việc phục vụ công tác theo quy định.

c) Công chức, viên chức, người lao động không tự ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan, trường hợp cần thiết phải mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ phải làm thủ tục bàn giao theo quy định.

7. Các căn cứ viện dẫn tại Quy chế này nếu được bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế thì được thực hiện theo quy định của các văn bản bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế.

8. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Tổng cục Thuế để tổng hợp, trình Tổng cục trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Điều 38. Khen thưởng và kỷ luật

Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trường hợp vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị kỷ luật theo quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC I

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN, BẢNG CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quyết định 1283/QĐ-TCT ngày 22 tháng 9 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

Phần I

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 25 mm; cách mép trái 30 mm; cách mép phải 20 mm.

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 , màu đen, khoảng cách ký tự ở chế độ Normal (100%).

5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản (sử dụng thư công, thư chúc mừng...). Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, đơn vị ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản, tên cơ quan chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

b) Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

- Chữ viết tắt tên các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan Tổng cục Thuế được quy định tại Phần III Phụ lục I Quy chế này.

- Chữ viết tắt tên cơ quan Thuế các cấp bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu và thống nhất nguyên tắc viết tắt gồm tên viết tắt đơn vị và tên địa danh (riêng đối với Thành phố Hồ Chí Minh viết tắt là TPHCM, cụ thể Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh: CTTPHCM. Đối với Chi cục Thuế viết tắt là CCT và Chi cục Thuế Khu vực viết tắt là CCTKV.

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Ghi chú: Áp dụng đối với Quyết định, Nghị quyết, Thông tư, Quy định, Quy chế. Các văn bản hành chính khác căn cứ ban hành văn bản trình bày theo chữ in thường, kiểu chữ đứng.

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm:

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn; tối đa là 1,5 lines. Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, đơn vị; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, đơn vị. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan Bộ Tài chính.

Họ tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ và tên người ký. Đối với văn bản của các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ, trong các văn bản hành chính được soạn thảo và lưu hành theo chuyên ngành trong hệ thống giáo dục đào tạo thì được sử dụng học hàm, học vị trước họ và tên của người có thẩm quyền ký văn bản.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, đơn vị là hình ảnh dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

- Chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không hiển thị;

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

9. Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình; Báo cáo (cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm hai phần:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này.

- Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình; Báo cáo của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên và Công văn):

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:); nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản):

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC

1. Phụ lục

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …./….-….ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin;

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy chế này.

2. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax.

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

4. Dấu chỉ mức độ khẩn, độ mật, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

a) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc.

Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

b) Dấu chỉ độ mật

Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Vị trí các thành phần thể thức

2. Sơ đồ