Quyết định 1259/QĐ-BHXH năm 2016 Quy định thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỰC HIỆN TIẾP NHẬN HỒ SƠ, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Quyết định số 3902/QĐ-BHXH ngày 24/7/2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc tổ chức lại Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội theo Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội về việc điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội và một số tỉnh liên quan;

Căn cứ Quyết định số 999/QĐ-BHXH ngày 24/9/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy định tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về BHXH, BHYT và BHTN;

Căn cứ Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/03/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc Quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

Căn cứ Quyết định số 1133/QĐ-BHXH ngày 16/10/2015 Về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1300/QĐ-BHXH ngày 06/11/2015 Về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 4 năm 2016 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội;

Căn cứ Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 5 năm 2016 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc Ban hành quy định quản lý chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/8/2016 và thay thế Quyết định số 1258/QĐ-BHXH ngày 20/11/2013 về việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” tại Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.

Điều 3. Các Ông (Bà): Trưởng phòng nghiệp vụ và Giám đốc Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC THỰC HIỆN TIẾP NHẬN HỒ SƠ, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1259/QĐ-BHXH ngày 26 tháng 7 năm 2016 của BHXH thành phố Hà Nội)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Danh mục những từ, ký tự, ký hiệu, viết rút gọn, viết tắt:

2. Đối tượng áp dụng

- Công chức, viên chức, lao động BHXH Thành phố, BHXH huyện có liên quan trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN.

- Các cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN.

3. Phạm vi điều chỉnh:

- Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết về trả kết quả thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN được áp dụng tại BHXH Thành phố Hà Nội và BHXH huyện.

- Quy định này là cơ sở dữ liệu để xây dựng phần mềm Tiếp nhận và trả kết quả TTHC (phần mềm EFY) và được cập nhật khi có quy định mới.

- Quy trình này áp dụng giao dịch với hồ sơ giấy về việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về BHXH, BHYT, BHTN. Với giao dịch hồ sơ Điện tử và hồ sơ qua Bưu chính về việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về BHXH, BHYT, BHTN thì thực hiện văn bản quy định khác.

Phần II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ BHXH, BHYT, BHTN

A. QUY TRÌNH TỔNG QUÁT

Quy trình tổng quát: gồm 03 bước

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

- Khách hàng đến giao dịch sẽ lấy số thứ tự tại máy bấm số tự động; sau đó khách hàng đợi hệ thống thông báo đến phiên giao dịch của mình.

- Trường hợp không rõ quy trình, quy định và thủ tục nộp hồ sơ, khách hàng có thể đến quầy hoặc bàn hướng dẫn để được tư vấn, giải đáp thắc mắc trước khi thực hiện việc lấy số thứ tự.

- Cán bộ TN&TKQ nhận hồ sơ của khách hàng kiểm tra số lượng, thành phần tính pháp lý của hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ

+ Nhập thông tin vào phần mềm MCĐT.

+ In Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo đúng quy định.

+ Tiến hành phân loại hồ sơ và chuyển cho Phòng/Tổ nghiệp vụ giải quyết, cụ thể:

* Đối với loại hồ sơ giải quyết ngay:

- Cán bộ TN&TKQ nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ. Sau đó, chuyển ngay cho Phòng/Tổ nghiệp vụ giải quyết. Khi giải quyết xong, Phòng/Tổ nghiệp vụ chuyển lại cho Bộ phận TN&TKQ để trả kết quả và chi tiền (nếu có) cho khách hàng.

- Các loại hồ sơ giải quyết ngay:

+ Hưởng tiếp trợ cấp tuất hàng tháng là học sinh >= 15 tuổi còn đi học.

+ Đổi tên người nhận trợ cấp tuất hàng tháng.

+ Hồ sơ quyết toán chi lương hưu và trợ cấp BHXH của đại lý chi trả.

+ Hồ sơ đăng ký hưởng các chế độ thường xuyên tại phường, xã.

+ Cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng, mờ, sai do lỗi của cơ quan BHXH cho người có thể đang nằm viện điều trị.

+ Hồ sơ di chuyển nơi hưởng trợ cấp BHXH (đối với hồ sơ đảm bảo đầy đủ thủ tục, không vướng mắc).

+ Tạm ứng tiền mai táng phí (tại BHXH huyện).

+ Chi trả trợ cấp TNLĐ, BNN 1 lần, tử tuất 1 lần.

+ Thay đổi hình thức lĩnh từ tiền mặt sang nhận tiền qua tài khoản thẻ ATM và ngược lại.

+ Ủy quyền nhận thay các chế độ BHXH hàng tháng.

+ Truy lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH.

+ Các loại hồ sơ khác có thể giải quyết trong ngày.

* Đối với loại hồ sơ không giải quyết ngay được, phải hẹn thời hạn trả.

- Cán bộ TN&TKQ nhập thông tin vào phần mềm MCĐT.

- In Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo đúng quy định.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng/Tổ nghiệp vụ giải quyết.

b) Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Cán bộ TN&TKQ lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (được tích hợp phần mềm tiếp nhận & trả kết quả EFY).

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

- Đối với loại hồ sơ giải quyết ngay:

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, các Phòng/Tổ nghiệp vụ tiến hành kiểm đếm số lượng hồ sơ và cập nhật vào phần mềm MCĐT.

+ Khi xử lý xong, Phòng/Tổ nghiệp vụ cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT, đồng thời chuyển kết quả trở lại Bộ phận TN&TKQ để trả kết quả và chi tiền (nếu có) cho khách hàng.

- Đối với loại hồ sơ phải hẹn thời hạn trả:

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, các Phòng/Tổ nghiệp vụ tiến hành kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ và cập nhật vào phần mềm MCĐT.

+ Phòng/Tổ nghiệp vụ tiến hành giải quyết hồ sơ theo quy định; cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT; chuyển hồ sơ cho các Phòng/Tổ nghiệp vụ khác để tiếp tục giải quyết.

+ Chuyển lại kết quả xử lý cho Bộ phận TN&TKQ để trả cho khách hàng theo đúng thời hạn quy định.

* Lưu ý: + phát hiện sai sót hồ sơ, Phòng/Tổ nghiệp vụ lập tức chuyển trả hồ sơ về Phòng/Tổ nghiệp vụ khác để điều chỉnh, hoặc chuyển về Bộ phận TN&TKQ để trả khách hàng với Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ bị chậm, muộn các Phòng/Tổ nghiệp vụ phải lập thông báo đến đơn vị hoặc cá nhân biết trước thời hạn trả kết quả và kèm theo văn bản xin lỗi thỏa đáng tới khách hàng.

Bước 3: Trả kết quả

- Khách hàng đến cơ quan BHXH để lấy số thứ tự và chờ đến lượt (phiên) giao dịch.

- Cán bộ TN&TKQ trả hồ sơ theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ và cập nhật vào phần mềm MCĐT.

- Cán bộ TN&TKQ thực hiện phân loại, lưu trữ Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định.

- Đối với trường hợp khách hàng làm mất Phiếu tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu là đơn vị phải có giấy giới thiệu của đơn vị kèm CMTND của khách hàng đến giao dịch.

+ Nếu là cá nhân, cán bộ TN&TKQ hướng dẫn khách hàng viết đơn kèm theo CMTND.

B. QUY TRÌNH CHI TIẾT TIẾP NHẬN HỒ SƠ, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ TTHC VỀ BHXH, BHYT, BHTN

I. LĨNH VỰC THU BHXH, BHYT, BHTN BẮT BUỘC

1. Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến - Mã số 101

- Mục đích: Thực hiện mở mã đơn vị, báo tăng lao động, in thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.

- Thời hạn giải quyết: + Cấp thẻ BHYT 07 ngày làm việc.

+ Cấp sổ BHXH 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

* Người lao động nộp:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Giấy tờ chứng minh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) (nếu có): Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) như người có công với cách mạng, cựu chiến binh...

* Đơn vị nộp:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

+ Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) (Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH).

* Đối với trường hợp chuyển đến (nội tỉnh) có số dư thừa (nộp thừa BHXH, BHYT, BHTN) bổ sung:

• Biên bản điều chỉnh tăng số dư.

• Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (C12-TS).

• Danh sách và quá trình tham gia BHXH, BHTN đối với các trường hợp chưa được cấp sổ BHXH.

• Danh sách không thu hồi và cấp thẻ BHYT (trường hợp đơn vị đề nghị giữ thẻ BHYT đã cấp).

- Số lượng hồ sơ: Người lao động và đơn vị nộp 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó phòng/tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 11 ngày (Cấp thẻ 4 ngày)

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: 8 ngày (Cấp thẻ 2 ngày)

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS) có đầy đủ không.

- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

- Đối chiếu số lượng Tờ khai (mẫu TK1-TS) với Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT. Trường hợp hồ sơ có phát sinh in thẻ BHYT, trên cùng Phiếu giao nhận cán bộ TN&TKQ vào thêm hồ sơ chọn hồ sơ thêm là cấp thẻ BHYT.

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ TN&TKQ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì lập phiếu trả hồ sơ ghi rõ lý do chuyển trả phòng/Tổ TN&TKQ.

- Thực hiện mở mã đơn vị mới, nhập số dư thừa đối với đơn vị di chuyển nội tỉnh;

- Cấp số sổ BHXH cho LĐ mới tham gia lần đầu, cập nhật vào file dữ liệu.

- Cập nhật file template vào phần mềm QL Thu (SMS), kiểm tra trùng số CMND:

+ Nếu người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH, đồng thời ghi vào cột mã số (D02-TS) để thông báo cho đơn vị.

+ Nếu người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ đã được cấp đầu tiên để tiếp tục quản lý, ghi vào cột ghi chú (D02-TS) để thông báo cho đơn vị kiểm tra và lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

- Ghi số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu D02-TS.

- In 01 bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (D02a-TS).

- Trình Lãnh đạo ký biểu D02a-TS.

- Chuyển dữ liệu đề nghị cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) lên phần mềm QLST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ cho phòng/tổ Cấp sổ, thẻ.

* Lưu ý một số vấn đề sau:

+ Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) với Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS). Trường hợp không đầy đủ thông tin theo quy định, thì ghi rõ lý do vào cột ghi chú mẫu D02-TS để thông báo cho đơn vị.

+ Kiểm tra mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT, ...theo đúng quy định.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu từ phần mềm SMS chuyển đến phần mềm QLST từ Phòng/Tổ Quản lý thu.

- Cán bộ tổng hợp xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT và chuyển hồ sơ cho cán bộ chuyên quản.

- Kiểm tra, đối chiếu số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp với dữ liệu trên phần mềm QLST. Trường hợp có sai lệch thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh C02-TS chuyển cho cán bộ Thu.

- In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ (mẫu D10a-TS).

- In sổ BHXH, in danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS).

- Trình ký, Tờ bìa, tờ rời sổ BHXH.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ cho Phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển trả khách hàng.

- Cán bộ tổng hợp xác nhận chuyển về tổ trả kết quả,

- Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, giao nhận sổ BHXH.

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

2. Quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng:

- Mục đích: để giải quyết việc báo tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng, tiền lương, tiến công, phụ cấp đóng BHXH; chức vụ, chức danh nghề, điều kiện công việc, nơi làm việc lao động tham gia BHXH, BHYT và BHTN, điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH; người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không hưởng tiền lương, tiền công tháng.

- Thời hạn giải quyết: + Cấp thẻ BHYT 07 ngày làm việc.

+ Cấp sổ BHXH 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

a) Người lao động nộp:

- Báo tăng lao động

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Giấy tờ chứng minh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) (nếu có): Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) như người có công với cách mạng, cựu chiến binh ...

- Báo giảm lao động

+ Thẻ BHYT còn hạn sử dụng (trừ trường hợp chết; giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hằng tháng).

b) Đơn vị nộp:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) (Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH);

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) đối với đơn vị có thay đổi thông tin (thay đổi pháp nhân; giải thể, phá sản, sáp nhập; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí tử tuất; phương thức đóng...).

- Số lượng hồ sơ: Người lao động và đơn vị nộp 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó phòng/tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 11 ngày (cấp thẻ 4 ngày).

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: 8 ngày (cấp thẻ 2 ngày).

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ.

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT. Trường hợp hồ sơ có phát sinh in thẻ BHYT, trên cùng Phiếu giao nhận cán bộ TN&TKQ vào thêm hồ sơ chọn hồ sơ thêm là cấp thẻ BHYT.

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì lập phiếu trả hồ sơ ghi rõ lý do chuyển trả phòng/Tổ TN&TKQ.

- Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS) với Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS). Trường hợp không đầy đủ thông tin theo quy định, thì ghi rõ lý do vào cột ghi chú mẫu D02-TS để thông báo cho đơn vị.

- Kiểm tra mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT,... theo đúng quy định.

2.1. Quy trình hồ sơ báo tăng lao động - Mã số 102:

- Cấp số sổ BHXH cho lao động mới tham gia lần đầu, cập nhật vào file dữ liệu.

- Cập nhật file template vào phần mềm QL Thu (SMS), kiểm tra trùng số CMND:

- Nếu người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH, đồng thời ghi vào cột mã số (D02-TS) để thông báo cho đơn vị.

- Nếu người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ đã được cấp đầu tiên để tiếp tục quản lý, ghi vào cột ghi chú (D02-TS) để thông báo cho đơn vị kiểm tra và lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

- Ghi số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu D02-TS.

- In 01 bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (D02a-TS).

- Trình Lãnh đạo ký biểu D02a-TS.

- Chuyển dữ liệu đề nghị cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) lên phần mềm QLST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

2.2. Quy trình hồ sơ báo giảm lao động - M2 số 103:

- Báo giảm trong phần mềm SMS (trường hợp báo giảm tháng hiện tại).

- Tình hình thanh toán của đơn vị.

- Đối với các đơn vị đóng kịp thời, đầy đủ theo quy định: thực hiện xác nhận trước tối đa 3 tháng (nếu có đề nghị) để đơn vị nộp hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí kịp thời theo quy định.

- Đối với các đơn vị nợ tiền: thực hiện theo quy định tại điểm 6 mục II phần B QĐ 2777/QĐ-BHXH khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH

- Sơ đồ: Báo giảm chốt sổ BHXH: (05 ngày)

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 2 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: 2 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

2.3. Quy trình hồ sơ điều chỉnh lao động - Mã số 104:

- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ với Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS)

- Thực hiện điều chỉnh trong phần mềm SMS.

- Trường hợp không đủ điều kiện ghi rõ lý do vào cột ghi chú mẫu D02-TS.

- In 01 bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (D02a-TS).

2.4. Quy trình Thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu hoặc sáp nhập - mã số 105

- Kiểm tra đối chiếu thông tin trong Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị (Mẫu TK3-TS).

- Thực hiện điều chỉnh trong phần mềm SMS.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ cho phòng Cấp sổ thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

3.1. Xử lý hồ sơ báo tăng:

Thao tác tương tự Bước 4 diễn giải quy trình Mã số 101.

3.2. Xử lý hồ sơ báo giảm:

- Kiểm tra, đối chiếu số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp với dữ liệu hồ sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp có sai lệch thì cán bộ cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh C02-TS chuyển cho cán bộ Thu.

- In tờ rời chốt sổ BHXH.

- Trình ký, đóng dấu.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển trả khách hàng.

- Cán bộ tổng hợp xác nhận chuyển về tổ trả kết quả.

3. Quy trình truy thu BHXH, BHYT, BHTN - Mã số 106

- Mục đích: Để giải quyết truy thu do đơn vị báo tăng lao động chưa kịp thời, kiểm tra phát hiện yêu cầu đóng BHXH cho người lao động; Để giải quyết việc thay đổi một trong các yếu tố: tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng BHXH; chức vụ, chức danh nghề, điều kiện công việc, nơi làm việc; mức đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH; người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không hưởng tiền lương, tiền công tháng.

- Thời hạn giải quyết: + Cấp thẻ BHYT 07 ngày làm việc.

+ Cấp sổ BHXH 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

a. Người lao động nộp:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BBXH, BHYT (Mẫu TK1-TS):

- HĐLĐ ở nước ngoài.

b. Đơn vị nộp:

- Truy thu các trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN; điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN:

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

+ Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ truy thu (Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH).

- Truy thu BHXH bắt buộc đối với người lao động có thời hạn ở nước ngoài truy nộp sau khi về nước:

+ Trường hợp người lao động truy nộp thông qua đơn vị nơi đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

• Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ truy thu (Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH).

+ Trường hợp người lao động tự đăng ký truy nộp tại cơ quan BHXH: HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

- Số lượng hồ sơ: Người lao động và đơn vị nộp 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó phòng/tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 11 ngày. (Cấp thẻ 4 ngày)

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: 08 ngày. (Cấp thẻ 2 ngày)

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; chuyển Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì lập phiếu trả hồ sơ ghi rõ lý do chuyển trả phòng/Tổ TN&TKQ.

- Đối với đơn vị do Phòng Quản lý thu trực tiếp quản lý: lập phiếu trình giải quyết công việc xin ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

- Đối với những đơn vị do quận, huyện trực tiếp quản lý:

• Trường hợp thuộc thẩm quyền BHXH huyện phê duyệt, cán bộ QL Thu ghi ý kiến đề xuất trình Lãnh đạo BHXH huyện phê duyệt.

• Trường hợp thuộc thẩm quyền cấp trên phê duyệt:

Thực hiện theo điểm 2 mục V phần A Quyết định 2777/QĐ-BHXH với các trường hợp truy thu cộng nối thời gian từ 12 tháng trở lên.

* Các bước thực hiện:

- Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu.

- Cập nhật dữ liệu vào phần mềm SMS.

- Ghi số lượng tờ khai, sổ BHXH, thẻ BHYT, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu D02-TS (nếu có).

- In 01 bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (D02a-TS).

- Trình Lãnh đạo ký biểu D02a-TS.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ cho phòng Cấp sổ thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo danh sách từ cán bộ Phòng Quản lý thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu dữ liệu từ SMS đã được cán bộ thu chuyển lên phần mềm QLST với quá trình điều chỉnh ghi trên bản D02-TS:

+ Dữ liệu đã được điều chỉnh.

+ Dữ liệu của thời gian đề nghị xác nhận (diễn biến lương, chức danh...) và tổng thời gian lũy kế chốt sổ.

+ In sổ BHXH và Biên bản giao nhận sổ BHXH, danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS).

- Trình ký lãnh đạo sổ BHXH và Tờ khai (nếu có).

- Chuyển Văn phòng đóng dấu sổ BHXH và các giấy tờ liên quan (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, sổ BHXH cùng danh sách cấp sổ cho Phòng TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm MCĐT điện.

Bước 4: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ Phòng Cấp sổ, thẻ và đối chiếu cập nhật vào phần mềm MCĐT.

- Trả hồ sơ cho khách hàng xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

4. Quy trình Người lao động ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc - Mã số 107

- Mục đích:

Người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động mới ngay tại nước tiếp nhận lao động thì thực hiện đóng BHXH theo phương thức quy định tại Điều này hoặc truy nộp cho cơ quan BHXH sau khi về nước.

- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

- Số lượng hồ sơ: Người lao động và đơn vị nộp 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó phòng/tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 02 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; chuyển Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì lập phiếu trả hồ sơ ghi rõ lý do chuyển trả phòng/Tổ TN&TKQ.

- Cập nhật dữ liệu vào phần mềm SMS.

- In 01 bản Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (D02a-TS).

- Trình Lãnh đạo ký.

- Thực hiện chuyển dữ liệu lên phần mềm QLST

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ cho phòng Cấp sổ thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu chuyển lên phần mềm QLST.

- In tờ rời sổ BHXH (nếu có).

- Trình ký, đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, sổ BHXH cùng danh sách cấp sổ cho Phòng TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm MCĐT.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển trả khách.

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

5. Quy trình đơn vị Ngừng giao dịch (NGD), tạm Ngừng giao dịch, phá sản, giải thể theo quy định - Mã số 108

- Mục đích

Thực hiện giảm lao động, giảm số phát sinh phải đóng hàng tháng, giảm số nợ ảo, chốt số tiền nợ BHXH, BHYT, BHTN, giải quyết chế độ cho người lao động theo kết quả đóng tiền đối với những đơn vị không còn giao dịch với cơ quan BHXH vì nhiều lý do khác nhau như: Đơn vị giải thể, phá sản, ngừng giao dịch, tạm NGD một thời gian do gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh, đơn vị không còn tồn tại hoạt động sản xuất kinh doanh tại địa chỉ trên giấy phép ĐKKD.

- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

* Đối với đơn vị đơn phương chấm dứt quan hệ BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH.

- Biên bản xác minh thời điểm đơn vị ngừng tham gia BHXH, BHYT, BHTN do không còn tồn tại, không tiếp tục sản xuất kinh doanh (có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đơn vị đóng trụ sở).

- Tờ trình chốt số tiền nợ BHXH, BHYT, BHTN đến thời điểm đơn vị ngừng hoạt động và thực hiện ngừng tính lãi, ngừng tính số phải thu phát sinh, giảm số phát sinh chuyển BHXH thành phố xét duyệt, hồ sơ gồm có:

- Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của đơn vị;

- C12 tháng ngừng giao dịch;

- C12 tháng hiện tại;

- Danh sách lao động thời điểm ngừng giao dịch (02a-TBH).

* Đối với đơn vị chấm dứt quan hệ BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH khi đơn vị hết lao động, tạm ngừng giao dịch, phá sản, giải thể theo đúng quy định.

- Với đơn vị tạm ngừng giao dịch, Ngừng giao dịch

+ Đơn vị SDLĐ:

• Văn bản đề nghị của đơn vị;

• Quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho đơn vị tạm ngừng, ngừng hoạt động;

• Danh sách báo giảm lao động (D02-TBH).

+ BHXH quận, huyện:

• Tờ trình giảm số phát sinh do kết chuyển (nếu có);

• C12 tháng ngừng giao dịch (Căn cứ vào quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền);

• C12 tháng hiện tại;

• Danh sách lao động thời điểm ngừng giao dịch, tạm ngừng giao dịch (D02a-TBH).

- Với đơn vị phá sản, giải thể.

+ Đơn vị SDLĐ:

• Văn bản đề nghị của đơn vị;

• Quyết định của tòa án nhân dân hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký kinh doanh của cấp có thẩm quyền;

• Danh sách báo giảm lao động (D02-Tbh)

+ BHXH quận, huyện:

• Tờ trình giảm số phát sinh do kết chuyển;

• C12 tháng phá sản, giải thể (căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền);

• C12 tháng hiện tại;

• Danh sách lao động thời điểm phá sản, giải thể (D02a-TBH).

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Bảo hiểm xã hội quận, huyện.

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT.

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng KT&TN.

Bước 2: Phòng Khai thác và thu nợ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Bảo hiểm xã hội quận/huyện, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT;

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa đủ căn cứ để giải quyết hoặc chưa đúng quy định; làm phiếu trả hồ sơ có ký lãnh đạo. Đồng thời tích từ chối giải quyết hồ sơ quận/huyện vào phần mềm MCĐT (ghi rõ lý do từ chối trên cả phiếu trả và phần mềm MCĐT).

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cán bộ quản lý quận, huyện kiểm tra số liệu có liên quan đến việc ngừng giao dịch của đơn vị (thời điểm ngừng, số tiền phát sinh cần điều chỉnh giảm) xác nhận theo quy định, trình lãnh đạo giải quyết.

- Tích chuyển hồ sơ trên phần mềm MCĐT, bàn giao trả hồ sơ cho Bảo hiểm xã hội quận/huyện.

BHXH quận/huyện lưu ý:

- Nhận hồ sơ NGD, Tạm NGD, ...đã được phê duyệt chuyển về từ phòng Khai thác và Thu nợ theo phần mềm MCĐT.

- Thực hiện giảm số phát sinh, dừng tính lãi, đưa đơn vị vào các USER riêng theo hướng dẫn của BHXH Hà Nội (GIAITHE, PHASAN, NGD,…) lãi để theo dõi tại Bảo hiểm xã hội quận/huyện.

- Giải quyết các chế độ liên quan đến người lao động (nếu có) theo quy định của Pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, theo kết quả đóng của đơn vị.

- Lưu hồ sơ theo dõi

- Báo cáo đơn vị ngừng giao dịch (hàng tháng)

II. LĨNH VỰC THU BHXH, BHYT TỰ NGUYỆN

1. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện - MS số 201

- Mục đích: Để giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia, thay đổi mức đóng BHXH tự nguyện.

- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc

- Thành phần hồ sơ:

* Người tham gia: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT tự nguyện (mẫu TK1-TS).

* Đại lý thu: Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS).

- Số lượng hồ sơ: Người lao động và đơn vị nộp 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Quản lý thu: 05 ngày.

Bước 3: Tổ Cấp sổ thẻ: 04 ngày (Trường hợp cấp sổ).

Bước 4: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Tổ TN&TKQ

a) Hướng dẫn và cấp mã quản lý

- Hướng dẫn người tham gia lựa chọn mức thu nhập đóng, phương thức đóng BHXH tự nguyện và ghi Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT tự nguyện (mẫu TK1-TS).

- Hướng dẫn người tham gia nộp tiền tại Tổ KH-TC của cơ quan BHXH.

b) Tiếp nhận hồ sơ

- Kiểm tra hồ sơ.

- Cập nhận vào phần mềm MCĐT, in Biên bản bàn giao và chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận biên bản bàn giao và hồ sơ từ Tổ TN&TKQ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì lập phiếu trả hồ sơ ghi rõ lý do chuyển trả Tổ TN&TKQ.

- Lưu ý một số vấn đề sau:

+ Kiểm tra thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) đảm bảo người tham gia kê khai chính xác theo quy định.

+ Kiểm tra mức đóng, phương thức đóng theo đúng quy định.

- Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu.

- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS.

- In 01 Bảng tổng hợp danh sách tham gia BHXH (mẫu D05a-TS), ký và trình ký Lãnh đạo BHXH huyện.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ đến Tổ Cấp sổ (trường hợp cấp sổ BHXH); bàn giao hồ sơ cho Tổ TN&TKQ.

Bước 3: Tổ Cấp sổ thẻ (trường hợp cấp sổ BHXH)

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ Quản lý thu

- Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu trên QLST do tổ Quản lý Thu chuyển đến.

- In bìa sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH (nếu có).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; bàn giao hồ sơ đến Tổ TN&TKQ.

Bước 4: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ hoặc Tổ Quản lý thu trả cho khách hàng.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

2. Tham gia BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT

- Mục đích: Để giải quyết hồ sơ đăng ký chi tham gia BHYT

- Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Danh sách kê khai người chưa tham gia BHYT (Mẫu DK03);

+ Danh sách tham gia BHYT của đối tượng tự đóng (DK04);

+ Danh sách tăng, giảm người tham gia BHYT (DK05).

+ Danh sách đối chiếu, xác nhận người tham gia BHYT (DK06).

+ Giấy ra viện (Người hiến bộ phận cơ thể).

+ Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).

+ Phòng/Tổ Chế độ BHXH: lập danh sách tăng giảm người tham gia BHYT (Mẫu D07-TS).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó phòng/tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

2.1. Thực hiện tại BHXH Thành phố - Mã số 202

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng CĐBHXH: 01 ngày.

Bước 2: Phòng Quản lý thu: 3,5 ngày.

Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ: 2,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng CĐ BHXH

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềm quản lý, lập danh sách tăng giảm người tham gia BHYT.

- Chuyển danh sách, dữ liệu đến Phòng Quản lý thu

- Cập nhật phần mềm MCĐT.

Bước 2: Phòng Quản lý thu

- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...)

- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và cập nhật số liệu) vào phần mềm SMS, chuyển dữ liệu lên phần mềm QLST.

- Ký các biểu mẫu.

- In 01 bản tổng hợp danh sách người chi tham gia BHYT, ký và trình ký lãnh đạo Phòng.

- Cập nhật phần mềm MCĐT.

Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng Quản lý thu.

- Căn cứ dữ liệu trên QLST đã được cán bộ chuyển, tiến hành đối chiếu dữ liệu với danh sách đề nghị:

+ In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ (mẫu D10a-TS).

- Trình ký lãnh đạo và đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, danh sách thẻ cho BHXH Huyện, Phòng CĐ BHXH xác nhận bàn giao trên phần mềm MCĐT.

2.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - mã số 203

Áp dụng những trường hợp đối tượng được NSNN hỗ trợ đóng BHYT (hộ cận nghèo, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có mức sống trung bình được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt); đối tượng tham gia theo hộ gia đình

Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Quản lý thu: 3,5 ngày.

Bước 3: Tổ Cấp sổ thẻ: 2,5 ngày.

Bước 4: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo quy định.

* Trường hợp đối tượng được NSNN hỗ trợ đóng BHYT (hộ cận nghèo, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có mức sống trung bình được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt); đối tượng tham gia theo hộ gia đình: hướng dẫn khách hàng nộp tiền tại Tổ Kế toán

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ, chuyển Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ cho Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu.

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ từ Tổ TN&TKQ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (mức lương, nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...). Trường hợp không đủ hồ sơ trả lại hồ sơ cho phòng/Tổ TN&TKQ.

* Trường hợp đối tượng được NSNN đóng BHYT: Căn cứ vào danh sách mẫu DK05 do UBND xã chuyển, kiểm tra hồ sơ, dữ liệu quản lý Thu. In danh sách Mẫu DK06 gửi cơ quan quản lý đối tượng, kiểm tra đối chiếu.

- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và cập nhật số liệu) vào phần mềm SMS.

- Ký biểu D03a-TS.

- In 01 bản tổng hợp danh sách người chỉ tham gia BHYT (D03a-TS), ký và trình ký lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo BHXH huyện.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT; chuyển Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ cho Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 3: Tổ Cấp sổ thẻ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Tổ Quản lý thu.

- Căn cứ dữ liệu trên SMS đã được cán bộ thu nhập trên SMS, tiến hành đối chiếu dữ liệu trên SMS với quá trình điều chỉnh ghi trên bản D03-TS:

+ Dữ liệu đã được cập nhật hoặc điều chỉnh (nếu có).

+ In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ (mẫu D10a-TS).

- Trình ký lãnh đạo và đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, danh sách thẻ cho Tổ TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm MCĐT.

Bước 4: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Phiếu tiếp nhận hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ trả cho khách hàng.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

3. Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng - Mã số 204

- Mục đích: Hoàn trả tiền đóng BHYT cho người tham gia BHYT do chết trước khi thẻ BHYT có giá trị sử dụng hoặc chuyển sang đối tượng tham gia BHYT khác

- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Sổ BHXH đối với trường hợp tham gia BHXH tự nguyện; thẻ BHYT còn giá trị sử dụng đối với trường hợp tham gia BHYT (trừ trường hợp người tham gia chết);

+ Bản sao chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính Giấy chứng tử đối với trường hợp chết.

+ Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ

Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Quản lý thu: 12 ngày.

Bước 3: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 4: Tổ Kế toán: 02 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Tổ TN&TKQ quận, huyện

- Tiếp nhận kiểm đếm thành phần, số lượng hồ sơ theo quy định. Cập nhật vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu BHXH huyện

- Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu đúng số tiền đề nghị hoàn trả với phần mềm SMS. Trường hợp không đủ hồ sơ trả lại hồ sơ cho Tổ TN&TKQ.

- Xác nhận số dư thừa của người tham gia kèm theo hồ sơ của người tham gia lập 02 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (C16-TS) và bộ hồ sơ trình Giám đốc BHXH huyện ký duyệt.

- Mở sổ theo dõi, lưu 01 bản quyết định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm MCĐT, chuyển Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ cho Tổ TN&TKQ.

Bước 3: Tổ TN&TKQ

- Lưu hồ sơ theo quy định.

- Trả kết quả cho người tham gia, hướng dẫn người tham gia đến Tổ KH-TC để nhận tiền.

Bước 4: Tổ Kế toán

- Trả tiền cho người tham gia.

- Lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định.

III. LĨNH VỰC CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

A. HỒ SƠ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA THÀNH PHỐ

I. Cấp, ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm trước năm 1995.

1. Cấp sổ BHXH, xác nhận thời gian công tác đối với người lao động có thời gian công tác trước năm 1995 (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995):

- Mục đích: Cấp sổ BHXH, bổ sung thời gian công tác cho đối tượng có thời gian công tác trước năm 1995.

- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH (đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH);

+ Hồ sơ kèm theo bao gồm:

a) Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của người lao động, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương...;

b) Người nghỉ chờ việc từ tháng 11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 thêm:

- Quyết định nghỉ chờ việc. Trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo người lao động có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần.

- Danh sách của đơn vị có tên người lao động đến ngày 31/12/1994 hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994.

- Trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo người lao động có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần.

- Trường hợp đơn vị đã giải thể thì do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

1.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - Mã số 301:

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ thẩm định: 05 ngày

Bước 3: Phòng Quản lý thu: 10 ngày

Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 04 ngày

Bước 5: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ thẩm định BHXH Thành phố, Xác nhận giao nhận trên phần mềm MCĐT.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện cấp sổ ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố ký thẩm định lại;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố, lập phiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ

- Nhập thông tin các nhân và quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ (nếu chưa cấp sổ).

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa Tờ khai, Phiếu thẩm định. Nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH; nếu chưa đúng chuyển Phòng Thu điều chỉnh dữ liệu

- Cấp số sổ vào Tờ khai; Trình lãnh đạo ký sổ BHXH, chuyển đóng dấu sổ BHXH.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho Tổ trả kết quả.

Bước 5: Phòng TN&TKQ.

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Xác nhận trên phần mềm MCĐT, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

1.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 302:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 06 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 03 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu, xác nhận giao nhận trên phần mềm một cửa.

* Lưu ý: Khi tiếp nhận hồ sơ, trường hợp cấp sổ BHXH, ghi xác nhận bổ sung thời gian công tác không phải đóng BHXH (không có thời gian phải đóng BHXH từ tháng 01/1995 trở đi): Tổ tiếp nhận thực hiện giao nhận thẳng về Tổ thẩm định BHXH thành phố, không qua Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Tổ TN&TKQ.

- Xác nhận quá trình tham gia BHXH tại quận, huyện (nếu có)

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

Bước 3: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ BHXH huyện.

- Tiến hành đối chiếu, lập phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo BHXH TP ký thẩm định lại (nếu hồ sơ đủ điều kiện cấp sổ BHXH).

- Ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và NLĐ bổ sung hồ sơ còn thiếu (trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện).

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ (nếu có)

- Nhập thông tin các nhân và quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu.

- Kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa Tờ khai, Phiếu thẩm định. Nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH; nếu chưa đúng chuyển Phòng Thu điều chỉnh dữ liệu

- Đóng dâu số sổ và Tờ khai; Trình lãnh đạo ký, đóng dấu sổ BHXH

- Cập nhật kết quả vào phần mềm 1 cửa, chuyển kết quả về Tổ TN&TKQ.

Bước 6: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

2. Cấp, ghi sổ BHXH cho người lao động theo QĐ 107/2007/QĐ-TTg ngày 13/07/2007 của Thủ tướng Chính phủ:

- Mục đích: Cấp sổ BHXH, bổ sung thời gian công tác đối với cán bộ, công chức, viên chức, công nhân, quân nhân và công an nhân dân thuộc biên chế các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang đã xuất cảnh hợp pháp nhưng không về nước đúng hạn (không bao gồm những trường hợp vi phạm pháp luật của nước ngoài bị trục xuất về nước hoặc bị kỷ luật buộc phải về nước hoặc bị tù giam trước ngày 01/01/1995), đã về nước trước ngày 01/01/2007.

- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH (đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH);

+ Hồ sơ kèm theo bao gồm:

a) Người lao động có thời hạn ở nước ngoài theo Hiệp định của Chính phủ và người đi làm đội trưởng phiên dịch, cán bộ vùng do nước ngoài trả lương. Hồ sơ kèm theo bao gồm:

- Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995. Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

- Bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” của Cục Hợp tác quốc tế về lao động (nay là Cục Quản lý lao động ngoài nước) cấp. Trường hợp không còn bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” thì phải có Giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội của Cục Quản lý lao động ngoài nước trên cơ sở đơn đề nghị của người lao động.

- Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

b) Người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác trực tiếp giữa các Bộ, địa phương của Nhà nước ta với các tổ chức kinh tế của nước ngoài. Hồ sơ kèm theo bao gồm:

- Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01 tháng 01 năm 1995. Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng Lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

- Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

- Bản chính Quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

+ Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

+ Trường hợp không có Quyết định cử đi thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

c) Người đi học tập, thực tập ở nước ngoài. Hồ sơ kèm theo bao gồm:

- Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01 tháng 01 năm 1995. Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng Lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

- Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

- Bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

+ Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

+ Trường hợp không có Quyết định cử đi thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

d) Người đi làm chuyên gia theo Hiệp định của Chính phủ. Hồ sơ kèm theo bao gồm:

- Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01 tháng 01 năm 1995. Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng Lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

- Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước đi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

- Bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi làm chuyên gia bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

+ Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

+ Trường hợp không có Quyết định cử đi thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

- Giấy xác nhận của cơ quan quản lý chuyên gia về việc đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách nhà nước và đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước của chuyên gia trong thời gian làm việc ở nước ngoài.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

2.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - MS số 303:

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ thẩm định: 05 ngày

Bước 3: Phòng Quản lý thu: 10 ngày

Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 04 ngày

Bước 5: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

- Kiểm tra hồ sơ, cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ thẩm định BHXH Thành phố, xác nhận giao nhận trên phần mềm MCĐT.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng TN&TKQ.

- Tiến hành đối chiếu, thẩm định hồ sơ.

- Ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo BHXH TP ký thẩm định.

- Ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị hoặc NLĐ bổ sung hồ sơ còn thiếu (trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện).

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Lập bảng đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ (nếu có)

- Phát hành số sổ BHXH, nhập thông tin cá nhân và quá trình tham gia BHXH và Phần mềm SMS.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Đối chiếu dữ liệu với Tờ khai, nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH. Nếu sai chuyển Phòng Thu điều chỉnh dữ liệu

- Đóng dấu số sổ vào Tờ khai, ký sổ BHXH, tờ rời sổ, chuyển đóng dấu Sổ BHXH và Tờ rời.

- Cập nhật bàn giao trên phần mềm MCĐT, chuyển kết quả về phòng TN&TKQ.

Bước 5: Phòng TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Trả sổ và hồ sơ xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

2.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 304:

- Sơ đồ:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 06 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 03 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào PMĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu, XN giao nhận trên PMĐT.

* Lưu ý: Khi tiếp nhận hồ sơ, trường hợp cấp sổ BHXH, ghi xác nhận bổ sung thời gian công tác không phải đóng BHXH (không có thời gian phải đóng BHXH từ tháng 01/1995 trở đi): Tổ tiếp nhận thực hiện giao nhận thẳng về Tổ thẩm định BHXH thành phố, không qua Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Tổ TN&TKQ.

- Xác nhận quá trình tham gia BHXH tại quận, huyện.

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

Bước 3: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ Quản lý thu

- Tiến hành đối chiếu, thẩm định hồ sơ

- Ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo BHXH TP phê duyệt,

- Trường hợp không đủ điều kiện, lập phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị hoặc NLĐ bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm một cửa điện tử, chuyển hồ sơ về Phòng Quản lý thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Lập bản xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ (nếu có)

- Phát hành số sổ, nhập thông tin các nhân và quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Đối chiếu dữ liệu với Tờ khai, nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH. Nếu sai chuyển Phòng Thu điều chỉnh dữ liệu

- Đóng dấu số sổ vào Tờ khai, ký sổ BHXH, tờ rời sổ, chuyển đóng dấu Sổ BHXH và Tờ rời.

- Cập nhật bàn giao trên phần mềm MCĐT, chuyển kết quả về phòng TN&TKQ.

Bước 6: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ TN&TKQ

Bước 7: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

3. Cấp, ghi xác nhận thời gian trong sổ BHXH đối với người lao động có thời gian làm việc ở xã, phường, thị trấn bao gồm cả chức danh khác theo quy định tại Khoản 4, Điều 8 Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH.

- Mục đích: Cấp sổ BHXH, ghi bổ sung thời gian công tác cho cán bộ có thời gian làm việc ở xã, phường, thị trấn.

- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH (đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH);

+ Hồ sơ kèm theo bao gồm:

a) Hồ sơ, lý lịch gốc của cá nhân.

b) Các giấy tờ liên quan chứng minh thời gian làm việc ở xã, phường, thị trấn (danh sách, Quyết định phân công, Quyết định hưởng sinh hoạt phí...).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

3.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - Mã số 305:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ thẩm định: 5 ngày

Bước 3: Phòng Quản lý thu: 10 ngày

Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 4 ngày

Bước 5: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ thẩm định BHXH Thành phố, Xác nhận giao nhận trên phần mềm MCĐT.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện cấp sổ ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố ký thẩm định lại;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố, đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ từ 01/1998 (nếu có).

- Thẩm định lại tờ khai và nhập quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ, ký tờ khai.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH

- Ký Bìa sổ, tờ rời sổ BHXH, chuyển đóng dấu sổ BHXH và Tờ rời.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho Tổ trả kết quả.

Bước 5: Phòng TN&TKQ.

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Xác nhận trên phần mềm MCĐT, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

3.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 306:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 07 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 03 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu, xác nhận giao nhận trên phần mềm một cửa.

* Lưu ý: Khi tiếp nhận hồ sơ, trường hợp cấp sổ BHXH, ghi xác nhận bổ sung thời gian công tác không phải đóng BHXH (không có thời gian phải đóng BHXH từ tháng 01/1995 trở đi): Tổ tiếp nhận thực hiện giao nhận tháng về Tổ thẩm định BHXH thành phố, không qua Tổ Quản lý thu.

Bước 2: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Tổ TN&TKQ.

- Xác nhận quá trình tham gia BHXH tại quận, huyện.

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

Bước 3: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ Quản lý thu.

- Ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo BHXH TP ký duyệt (nếu hồ sơ đủ điều kiện cấp sổ BHXH).

- Ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và NLĐ bổ sung hồ sơ còn thiếu (trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện).

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ từ 01/1998 (nếu có).

- Nhập thông tin các nhân và quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu.

- Kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ và cơ sở dữ liệu SMS, nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH. Nếu sai chuyển Phòng thu để điều chỉnh lại dữ liệu;

- Trình lãnh đạo ký sổ BHXH, tờ rời sổ, chuyển Văn phòng đóng dấu;

- Cập nhật kết quả vào phần mềm 1 cửa, chuyển kết quả về Tổ TN&TKQ.

Bước 6: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ TN&TKQ

Bước 7: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

4. Đối với người có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã nông nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có quy mô toàn xã.

Lưu ý: Quy trình này chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã có Danh sách phê duyệt thời gian làm chủ nhiệm HTX nông nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có quy mô toàn xã của UBND thành phố Hà Nội

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ chưa có Danh sách phê duyệt của UBND thành phố Hà Nội thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản liên ngành số ……… Sở Nội vụ- BHXH HN và công văn số ……… của Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.

- Mục đích: Cấp và ghi xác nhận thời gian trên sổ BHXH đối với người có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã nông nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có quy mô toàn xã

- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH (đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH);

+ Hồ sơ kèm theo bao gồm:

a) Hồ sơ lý lịch gốc của cá nhân, hồ sơ đảng viên khai trong thời gian làm Chủ nhiệm hợp tác xã, sổ sách hoặc giấy tờ liên quan như: danh sách trích ngang, danh sách chi trả sinh hoạt phí, danh sách hoặc Quyết định phê duyệt, công nhận kết quả bầu cử... thể hiện có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã từ ngày 01/7/1997 trở về trước. Trường hợp không có giấy tờ nêu trên nhưng có cơ sở xác định người lao động có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã thì UBND cấp xã phối hợp với Đảng ủy, HĐND xã nơi người lao động kê khai có thời gian làm Chủ nhiệm hợp tác xã xác minh, nếu đủ căn cứ xác định người lao động có thời gian làm Chủ nhiệm hợp tác xã thì có văn bản (biên bản) xác nhận về thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã, thời gian công tác giữ chức danh, chức vụ theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 250/QĐ-TTg và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

b) Danh sách phê duyệt của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt UBND tỉnh) đối với người lao động có thời gian làm Chủ nhiệm hợp tác xã có quy mô toàn xã từ ngày 01/7/1997 trở về trước (Mẫu do UBND tỉnh ban hành).

c) Danh sách phê duyệt hồ sơ tính thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã của UBND tỉnh.

d) Giấy xác nhận về thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã (Mẫu số 02- QĐ250 kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 29/01/2013 của Thủ tướng Chính phủ) đối với người không cư trú tại tỉnh, thành phố có thời gian làm chủ nhiệm Hợp tác xã.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

4.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - Mã số 307:

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ thẩm định: 5 ngày

Bước 3: Phòng Quản lý thu: 10 ngày

Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 4 ngày

Bước 5: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ thẩm định BHXH Thành phố, Xác nhận giao nhận trên phần mềm MCĐT.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện cấp số, bổ sung thời gian công tác: ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố phê duyệt;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị hoặc người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố, đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ từ 01/1997 (nếu có).

- Nhập quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Đối chiếu hồ sơ với dữ liệu, nếu đúng thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH. Nếu sai, chuyển Phòng quản lý Thu điều chỉnh lại dữ liệu.

- Ký sổ BHXH, tờ rời số BHXH, chuyển Văn phòng đóng dấu .

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho Tổ trả kết quả.

Bước 5: Phòng TN&TKQ.

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Xác nhận trên phần mềm MCĐT, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

4.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 308:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 06 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 03 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ QL thu, xác nhận giao nhận trên phần mềm một cửa.

Bước 2: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Tổ TN&TKQ.

- Xác nhận quá trình tham gia BHXH tại quận, huyện (nếu có)

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

Bước 3: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ Quản lý thu.

- Ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo BHXH TP ký duyệt

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị hoặc NLĐ bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Đối chiếu xác nhận quá trình đóng BHXH của NLĐ (nếu có).

- Nhập quá trình đóng BHXH vào phần mềm SMS, phát hành số sổ.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu.

- Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên cơ sở dữ liệu SMS với hồ sơ. Nếu đúng, thực hiện in bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH, danh sách cấp sổ BHXH. Nếu sai, chuyển Phòng quản lý Thu điều chỉnh lại dữ liệu.

- Ký sổ BHXH, chuyển văn phòng đóng dấu sổ, tờ rời sổ BHXH và danh sách cấp sổ;

- Cập nhật kết quả vào phần mềm 1 cửa, chuyển kết quả về Tổ TN&TKQ.

Bước 6: Tổ Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ, thẻ

- Cập nhật kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Tổ TN&TKQ

Bước 7: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

5. Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH theo quy định tại Khoản 8, Điều 1 Nghị định số 153/2013/NĐ-CP ngày 08/11/2013 của Chính phủ:

- Mục đích:

Tính bổ sung thời gian công tác đối với quân nhân, công an nhân dân đã phục viên, xuất ngũ trước ngày 15 tháng 12 năm 1993, sau đó chuyển sang làm việc có tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH (đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH);

+ Hồ sơ kèm theo bao gồm:

a) Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của người lao động, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương, xác nhận đóng BHXH của Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi người lao động đã đóng BHXH nhưng chưa được cấp sổ BHXH (nếu người lao động có thời gian đóng BHXH nhưng chưa được cấp sổ BHXH tỉnh khác).

b) Quyết định phục viên, xuất ngũ.

c) Giấy xác nhận chưa hưởng chế độ trợ cấp theo Quyết định số 47/2002/QĐ-TTg ngày 11/4/2002; Điểm a, Khoản 1, Điều 1 Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg ngày 08/11/2005; Quyết định số 92/2005/QĐ-TTg ngày 29/4/2005; Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg ngày 02/10/2008; Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg ngày 06/5/2010; Quyết định số 53/2010/QĐ-TTg ngày 20/8/2010 và Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg ngày 09/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ;

d) Quyết định về việc thu hồi Quyết định hưởng chế độ và số tiền trợ cấp một lần theo Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg ngày 27/10/2008 và Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg ngày 06/5/2010 của Thủ tướng Chính phủ (nếu có).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

5.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - Mã số 309:

- Sơ đồ:

Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Phòng TN&TKQ: 1 ngày

+ Bước 2: Tổ Thẩm định: 10 ngày

+ Bước 3: Phòng Quản lý thu: 5 ngày

+ Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 3 ngày

+ Bước 5: Phòng TN&TKQ: 1 ngày

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng TN&TKQ.

- Thẩm định hồ sơ, nếu đủ điều kiện làm Phiếu trình lãnh đạo BHXH TP phê duyệt.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý thu nhập quá trình tham gia BHXH.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố.

- Nhập toàn bộ quá trình tham gia BHXH vào phần mềm SMS.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ cho Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu:

- Kiểm tra, đối chiếu quá trình tham gia BHXH giữa hồ sơ với cơ sở dữ liệu SMS.

- In bổ sung tờ rời quá trình tham gia BHXH.

- Ký sổ BHXH hoặc Tờ rời, chuyển Văn phòng đóng dấu;

- Xác nhận trên phần mềm MCĐT, chuyển kết quả về Phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 5. Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả từ Phòng Cấp Sổ Thẻ;

- XN trên phần mềm MCĐT về trả kết quả.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

5.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 310:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 06 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 04 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 03 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu, xác nhận giao nhận trên phần mềm một cửa.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện điều chỉnh ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố ký duyệt;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố;.

- Điều chỉnh lại chức danh, công việc vào phần mềm SMS;

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu

- Thực hiện in tờ rời điều chỉnh chức danh, công việc.

- Ký sổ BHXH hoặc tờ rời sổ BHXH, chuyển đóng dấu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho Tổ trả kết quả.

Bước 6: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

6. Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm trước năm 2009:

- Mục đích: Điều chỉnh sổ BHXH

- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);

+ Sổ BHXH

+ Bản chính một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công công việc; Quyết định hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.

* Lưu ý: Trường hợp hồ sơ của người lao động ghi chức danh nghề hoặc công việc chưa đúng, chưa đầy đủ theo danh mục của Bộ Lao động - TB&XH thì bổ sung xác nhận của đơn vị sử dụng lao động về chức danh, công việc thực tế người lao động làm việc tại đơn vị.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

6.1. Thực hiện tại BHXH Thành Phố - Mã số 311:

- Sơ đồ:

+ Bước 1: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

+ Bước 2: Tổ Thẩm định: 3 ngày

+ Bước 3: Phòng Quản lý thu: 3 ngày

+ Bước 4: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 3 ngày

+ Bước 5: Phòng TN&TKQ: 0,5 ngày

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ;

- Cập nhật thông tin vào phần mềm MCĐT.

- Khi thực hiện nhận hồ sơ giải quyết chế độ yêu cầu tách mỗi hồ sơ một phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện điều chỉnh ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố ký thẩm định lại;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý thu.

Bước 3: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Điều chỉnh lại chức danh, công việc vào phần mềm SMS.

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng Cấp Sổ Thẻ.

Bước 4: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu, xác nhận trên phần mềm MCĐT.

- Thực hiện in tờ rời điều chỉnh.

- Ký sổ BHXH hoặc tờ rời sổ BHXH, chuyển đóng dấu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho tổ trả kết quả.

Bước 4. Phòng TN&TKQ

- Xác nhận giao nhận hồ sơ khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ.

- Trả hồ sơ theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ.

6.2. Thực hiện tại BHXH Huyện - Mã số 312:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày,

+ Bước 2: Tổ Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 3: Tổ thẩm định: 02 ngày

+ Bước 4: Phòng Quản lý thu: 02 ngày

+ Bước 5: Phòng Cấp Sổ Thẻ: 02 ngày

+ Bước 6: Tổ Quản lý thu: 01 ngày

+ Bước 7: Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Tổ Quản lý thu, xác nhận giao nhận trên phần mềm một cửa.

Bước 2: Tổ thẩm định BHXH Thành phố

- Đối chiếu, thẩm định:

+ Trường hợp đủ điều kiện điều chỉnh ghi phiếu thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố ký duyệt;

+ Trường hợp không đủ hồ sơ, ghi phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ để trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng QL thu.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý thu.

Bước 4: Phòng Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ thẩm định BHXH Thành phố;

- Điều chỉnh lại chức danh, công việc vào phần mềm SMS;

- Xác nhận kết quả trên phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng cấp Sổ Thẻ.

Bước 5: Phòng Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý thu

- Thực hiện in tờ rời điều chỉnh chức danh, công việc.

- Ký sổ BHXH hoặc tờ rời sổ BHXH, chuyển đóng dấu.

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả hồ sơ cho Tổ trả kết quả.

Bước 6: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp Sổ Thẻ.

- Xác nhận vào phần mềm 1 cửa, trả sổ và hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

B. THỦ TỤC DÙNG CHUNG TẠI BHXH THÀNH PHỐ VÀ BHXH HUYỆN

Thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ: bao gồm tất cả các trường hợp cấp lại toàn bộ sổ BHXH; chỉ cấp lại bìa sổ BHXH hoặc cấp lại tờ rời số BHXH. Mã số 313

- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc (45 ngày làm việc với những trường hợp có thời gian đóng BHXH ngoại tỉnh và ở nhiều đơn vị khác nhau)

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT - mẫu TK1-TS (Trường hợp thay đổi và nhân thân như họ và tên, tuổi, giới tính phải có xác nhận của cơ quan quản lý đối tượng trong Tờ khai).

+ Các sổ BHXH (trong trường hợp rách hỏng, gộp sổ).

* Trường hợp cấp lại sổ do mất, hỏng, gộp sổ có thay đổi thông tin trên sổ, ngoài hồ sơ quy định nêu trên, nếu có thay đổi thông tin về thân nhân như: họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm, sinh... cần bổ sung hồ sơ sau:

+ Hồ sơ lý lịch, HĐLĐ, các quyết định (trong trường hợp sổ BHXH đã cấp có sự sai lệch thông tin so với hồ sơ tham gia lần đầu)

+ Giấy khai sinh bản chính (trong trường hợp khai sai nhân thân trong hồ sơ gốc hoặc Quyết định cải chính hộ tịch hộ khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

Lưu ý: - Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, nếu người lao động đóng BHXH ở nhiều đơn vị khác nhau, hướng dẫn người tham gia kê khai rõ thời gian và mức đóng ở từng đơn vị, địa chỉ nơi đơn vị đó đăng ký đóng BHXH trong Tờ khai hoặc văn bản đề nghị của đơn vị để làm căn cứ xác minh quá trình tham gia BHXH, BHTN

- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ gộp sổ phải kiểm tra các sổ BHXH đề nghị gộp phải trùng khớp hoàn toàn những thông tin về nhân thân như: họ tên, ngày tháng năm sinh, CMTND, nơi cấp, ngày cấp. Trường hợp không khớp, đề nghị đơn vị hoặc người lao động phải xác định rõ thông tin trên sổ BHXH nào là chính xác, đồng thời cam đoan về việc sai lệch thông tin trên các sổ BHXH và đảm bảo của 1 người.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 10 ngày (30 ngày)

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: 04 ngày (04 ngày)

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định, Cập nhật phần mềm MCĐT.

- Chuyển hồ sơ về Phòng/Tổ quản lý thu.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ phòng/Tổ TN&TKQ.

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ. Viết phiếu trả lại hồ sơ (nếu hồ sơ không đủ điều kiện).

- Lập phiếu trình và xác nhận thời gian và mức đóng BHXH, BHTN (Trường hợp có thời gian tham gia BHXH, BHTN ở nhiều đơn vị, lập phiếu đề nghị xác minh hoặc văn bản đến BHXH tỉnh khác để xác nhận quá trình tham gia BHXH.

- Nhập toàn bộ quá trình công tác của NLĐ vào cơ sở DL SMS

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng/Tổ Cấp Sổ Thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Quản lý thu

- Kiểm tra đối chiếu quá trình tham gia BHXH giữa hồ sơ và dữ liệu SMS.

- Thực hiện thao tác cấp lại sổ BHXH.

- In lại bìa sổ BHXH, tờ rời quá trình đóng BHXH.

- Ký sổ BHXH, chuyển văn phòng đóng dấu sổ BHXH

- Xác nhận kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển kết quả về phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Cập nhật trả hồ sơ phần mềm MCĐT.

- Tách hồ sơ, sao một bộ hồ sơ (nếu có) và chuyển lưu trữ theo quy định

- Xác nhận trả kết quả qua phần mềm MCĐT.

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch: Mã số 314

- Mục đích: Cấp lại sổ BHXH cho NLĐ khi có sự sai lệch về nhân thân.

- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT - mẫu TK1-TS (có xác nhận của cơ quan quản lý đối tượng trong Tờ khai).

+ Sổ BHXH.

+ Giấy khai sinh hoặc Quyết định điều chỉnh, cải chính của cơ quan có thẩm quyền (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 10 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: 04 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào Phần mềm MCĐT

- Chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo về phòng/Tổ Quản lý thu.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ Phòng/Tổ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm MCĐT.

- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu: Thông tin cá nhân trong sổ BHXH với hồ sơ lý lịch gốc và hồ sơ tư pháp (GKS bản chính, QĐ cải chính hộ tịch...); Lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt về việc điều chỉnh;

- Điều chỉnh thông tin trong phần mềm (nếu sổ BHXH cấp theo mẫu cũ quy định tại Quyết định số 1443/QĐ-LĐTXHH, ngoài điều chỉnh thông tin cán bộ thu nhập cả quá trình tham gia BHXH trong sổ cũ vào phần mềm)

- Cập nhật kết quả vào phần mềm MCĐT, chuyển hồ sơ về Phòng/Tổ Cấp Sổ Thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Quản lý thu

- Đối chiếu thông tin giữa hồ sơ và dữ liệu, nếu đúng thực hiện in lại bìa sổ, tờ rời sổ BHXH; nếu sai chuyển phòng/Tổ Quản lý thu hiệu chỉnh lại dữ liệu trước khi in

- Ký sổ BHXH, chuyển văn phòng đóng dấu sổ BHXH.

- Xác nhận bàn giao trên phần mềm MCĐT đồng thời chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo về phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 3: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận Hồ sơ từ tổ thẩm định BHXH Thành phố, xác nhận vào phần mềm MCĐT.

- Tách hồ sơ chuyển lưu trữ và trả kết quả

- Trả sổ BHXH xác nhận trên phần mềm MCĐT.

3. Cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng, không thay đổi thông tin: Mã số 315

- Mục đích: Cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia trong trường hợp mất, hỏng, không thay đổi thông tin.

- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);

+ Thẻ BHYT (trường hợp cấp lại thẻ BHYT do hỏng).

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

+ Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: 04 ngày.

+ Bước 3: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ, thẻ BHYT; Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Viết biên lai thu lệ phí cấp lại Thẻ BHYT do mất.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm một cửa, chuyển hồ sơ về Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ TN&TKQ.

- Tiến hành kiểm tra đối chiếu và cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS.

- Lập danh sách tổng hợp cấp lại thẻ BHYT.

- Trình lãnh đạo ký Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT.

- In thẻ BHYT.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cấp lại thẻ BHYT, thẻ BHYT về phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 3: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ xác nhận vào phần mềm MCĐT.

- Tách hồ sơ trả kết quả và chuyển lưu trữ theo quy định.

4. Cấp lại thẻ BHYT do thay đổi thông tin trên thẻ, thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu - Mã số 316:

- Mục đích: Cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia có thay đổi về họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, giới tính; quyền lợi hưởng; nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu; bổ sung mã đối tượng nơi cư trú (K1, K2, K3)

- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc.

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT - mẫu TK1-TS (Trường hợp thay đổi về nhân thân như họ và tên, tuổi, giới tính…. phải có xác nhận của cơ quan quản lý đối tượng trong Tờ khai).

+ Hồ sơ liên quan đến thay đổi nhân thân (đối với các trường hợp cấp lại thẻ do thay đổi nhân thân như: Giấy khai sinh bản chính; QĐ điều chỉnh hồ sơ hưởng đối với người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH; Sổ BHXH đã được cấp lại hoặc được điều chỉnh lại nhân thân trong sổ BHXH nhưng chưa sửa dữ liệu in thẻ)

+ Hồ sơ chứng minh được hưởng quyền lợi cao hơn theo quy định lại Phụ lục kèm theo (đối với trường hợp đổi quyền lợi hưởng)

+ Bản sao công chứng sổ hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu (đối với trường hợp bổ sung mã K1, K2, K3)

+ Thẻ BHYT.

- Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ chụp, ký xác nhận đủ số lượng theo quy định.

- Sơ đồ:

+ Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

+ Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu: 02 ngày.

+ Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ: 02 ngày.

+ Bước 4: Phòng/Tổ TN&TKQ: 0,5 ngày.

- Diễn giải quy trình:

Bước 1: Phòng/Tổ TN&TKQ

- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ, thẻ BHYT và các giấy tờ kèm theo.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm một cửa.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm một cửa.

Lưu ý: Riêng trường hợp thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu chỉ tiếp nhận hồ sơ trong 15 ngày đầu mỗi quý.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ TN&TKQ.

- Tiến hành kiểm tra đối chiếu và cập nhật dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS.

- Ký, trình lãnh đạo ký bản tổng hợp danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia không thay đổi mức đóng (mẫu D07a-TS).

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm một cửa, chuyển hồ sơ về Phòng/Tổ Cấp Sổ Thẻ.

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Quản lý thu.

- Tiến hành kiểm tra đối chiếu và cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS.

- Lập danh sách tổng hợp cấp lại thẻ BHYT.

- Trình lãnh đạo ký Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT.

- In thẻ BHYT.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm một cửa. Bàn giao cho phòng/Tổ TN&TKQ.

Bước 4 : Phòng/Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ Thẻ, xác nhận kết quả vào phần mềm MCĐT.

- Tách hồ sơ trả kết quả và chuyển lưu trữ theo quy định.

PHỤ LỤC HỒ SƠ ĐỔI QUYỀN LỢI HƯỞNG ĐỐI VỚI NGƯỜI THAM GIA BHYT

1. Đối tượng được đổi thẻ BHYT từ quyền lợi 2, 3, 4 sang quyền lợi 1 gồm:

Người hoạt động cách mạng trước ngày 01/01/1945; người hoạt động cách mạng từ ngày 01/01/1945 đến ngày khởi nghĩa tháng Tám 1945; Bà mẹ Việt Nam anh hùng; thương binh, người hưởng chính sách như thương binh, thương binh loại B; bệnh binh suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên. Hồ sơ gồm một trong các loại giấy tờ sau:

- Quyết định công nhận là người hoạt động cách mạng trước ngày 01/01/1945; Quyết định công nhận người hoạt động cách mạng từ ngày 01/01/1945 đến ngày khởi nghĩa tháng Tám năm 1945 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương;

- Thẻ thương binh, thẻ bệnh binh;

- Quyết định cấp giấy chứng nhận thương binh hoặc người hưởng chính sách như thương binh và trợ cấp, phụ cấp hàng tháng

- Quyết định trợ cấp, phụ cấp hàng tháng của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;

- Giấy xác nhận của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đã giải quyết trợ cấp một lần (theo hướng dẫn về cơ sở xác định là người có công với cách mạng tại Công văn số 467/NCC ngày 17/6/2010 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội).

2. Đối tượng được đổi thẻ BHYT từ quyền lợi 3, 4 sang quyền lợi 2 gồm:

2.1. Người có công với cách mạng theo quy định tại Pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng, trừ các đối tượng nêu tại tiết đ1 trên. Hồ sơ gồm một trong các loại giấy tờ sau:

- Giấy tờ chứng minh đã được khen tặng: Huân chương Kháng chiến; Huy chương Kháng chiến; Huân chương Chiến thắng; Huy chương Chiến thắng;

- Thẻ thương binh, thẻ bệnh binh;

- Quyết định cấp giấy chứng nhận thương binh hoặc người hưởng chính sách như thương binh và trợ cấp, phụ cấp hàng tháng;

- Giấy chứng nhận về khen thưởng tổng kết thành tích kháng chiến và thời gian hoạt động kháng chiến của cơ quan Thi đua khen thưởng cấp huyện;

- Quyết định trợ cấp, phụ cấp hàng tháng hoặc một lần của Sở Lao động - Thương binh và xã hội;

- Giấy xác nhận của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đã giải quyết trợ cấp một lần (theo hướng dẫn về cơ sở xác định là người có công với cách mạng tại Công văn số 467/NCC ngày 17/6/2010 của Bộ Lao động - Thương binh và xã hội).

2.2. Cựu chiến binh quy định tại Pháp lệnh Cựu chiến binh

Cán bộ, chiến sỹ Quân đội nhân dân Việt Nam (gồm sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sỹ quan, binh sỹ) là bộ đội chủ lực, bộ đội địa phương, bộ đội biên phòng, biệt động đã tham gia kháng chiến chống ngoại xâm bảo vệ Tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế; Cán bộ, chiến sỹ dân quân, tự vệ, du kích tập trung ở miền Nam và Công nhân viên quốc phòng đã chiến đấu chống ngoại xâm từ ngày 30/4/1975 về trước. Đội viên đội công tác vũ trang trong vùng dịch tạm chiếm từ ngày 20/7/1954 về trước. Đội viên đội công tác vũ trang trong vùng địch tạm chiếm từ ngày 20/7/1954 về trước; Cán bộ, chiến sỹ dân quân, tự vệ, du kích tập trung ở miền Bắc từ ngày 27/01/1973 về trước và các đối tượng đã được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg ngày 08/11/2005; Quyết định số 188/2007/QĐ-TTg ngày 06/12/2007; Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg ngày 27/10/2008; Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg ngày 06/5/2010. Hồ sơ chuyển đổi gồm một trong các loại giấy tờ sau:

- Quyết định phục viên hoặc xuất ngũ, chuyển ngành;

- Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg;

- Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 188/2007/QĐ-TTg;

- Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg;

- Quyết định được hưởng trợ cấp theo Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg.

2.3. Quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng, dân quân tự vệ trực tiếp tham gia chiến đấu trong chiến tranh bảo vệ Tổ quốc ở biên giới Tây Nam, biên giới phía Bắc, làm nhiệm vụ quốc tế ở Cam-pu-chia, giúp bạn Lào sau ngày 30/4/1975 theo Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg ngày 09/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ. Hồ sơ chuyển đổi gồm một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phục viên xuất ngũ hoặc chuyển ngành ghi rõ thời gian, địa điểm nơi đóng quân theo quy định tại Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg hoặc Quyết định hưởng trợ cấp theo quy định tại Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg.

2.4. Sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đã hoàn thành nhiệm vụ tại ngũ trong thời kỳ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc đã nghỉ hưu, phục viên, chuyển ngành.

Hồ sơ gồm: Quyết định phục viên hoặc xuất ngũ hoặc chuyển ngành.

2.5. Người trực tiếp tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước; người tham gia chiến tranh bảo vệ Tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế ở Cam-pu-chia, giúp bạn Lào sau ngày 30/4/1975; thanh niên xung phong theo quyết định số 170/2008/QĐ-TTg ngày 18/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ BHYT và trợ cấp mai táng phí đối với thanh niên xung phong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và Quyết định số 40/2011/QĐ-TTg ngày 27/7/2011 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ đối với thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến theo quy định tại các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ (trừ các đối tượng nêu tại điểm đ và điểm e nêu trên). Hồ sơ gồm một trong giấy tờ sau:

- Giấy chứng nhận tham gia thanh niên xung phong của cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi thanh niên xung phong trở về địa phương theo quy định tại Thông tư số 24/2009/TT-BLĐTBXH ngày 10/7/2009 và Thông tư số 08/2012/TT-BLĐTBXH ngày 16/4/2012 của Bộ Lao động - Thương binh và xã hội;

- Giấy chứng nhận hoàn thành nhiệm vụ ở thanh niên xung phong của cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi thanh niên xung phong trở về địa phương theo quy định tại Thông tư số 24/2009/TT-BLĐTBXH và Thông tư số 08/2012/TT-BLĐTBXH;

- Giấy khen trong thời kỳ tham gia thanh niên xung phong của cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi thanh niên xung phong trở về địa phương theo quy định tại Thông tư số 24/2009/TT-BLĐTBXH và Thông tư số 08/2012/TT-BLĐTBXH;