Quyết định 120/QĐ-UBND năm 2024 phê duyệt 07 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp tỉnh Lào Cai

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 120/QĐ-UBND

Lào Cai, ngày 19 tháng 01 năm 2024

Nơi nhận:
- Bộ Tư pháp;
- Cục Kiểm soát TTHC (VP Chính phủ);
- TT. TU, HĐND, UBND tỉnh;
- Như Điều 4 QĐ;
- Lãnh đạo Văn phòng;
- Cổng thông tin điện tử của tỉnh;
- VNPT Lào Cai;
- Lưu: VT, KSTT_3,4.

CHỦ TỊCH




Trịnh Xuân Trường

STT

Tên quy trình

Ký hiệu

1

Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

QT-01

2

Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

QT-02

3

Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

QT-03

4

Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

QT-04

5

Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác

QT-05

6

Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

QT-06

7

Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

QT-07

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/TT-BTP;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

- Văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự

x

- Báo cáo kết quả tập sự và Sổ nhật ký tập sự (bản sao có chứ ng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu)

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có)

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;

c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn.

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phòng chuyên môn:

+ Tiếp nhận hồ sơ

+ Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho cá nhân hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ.

- Đề xuất phương án giải quyết.

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng.

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

05 ngày

- Công văn phúc đáp (nếu có)

- Dự thảo văn bản

Bước 5

- Lãnh đạo Phòng xem xét:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ chuyên viên trình

- Trình Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

02 ngày

Kiểm duyệt Dự thảo văn bản tài liệu có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

01 ngày

- Ký duyệt Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

- Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

Bước 8

Phát hành và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

01 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận, trả kết quả giải quyết cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết: 10 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a) hoặc (Mẫu TP-TSCC-01b) ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP ;

x

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

- Người yêu cầu tập sự hành nghề công chứng thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật Công chứng:

+ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý;

+ Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

+ Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

+ Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành;

+ Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư;

- Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Thời gian đăng ký cắt giảm: 02 ngày làm việc, trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự (Quyết định số 1090/QĐ-UBND ngày 11/05/2023)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch Sở Tư pháp)

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 03 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 8 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn Hoặc phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền)

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 01 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 01 ngày

Ký duyệt Giấy chứng nhận. Trường hợp trả lại, có văn bản nêu rõ lý do

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

- Phát hành văn bản và Chuyển cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 8

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b) ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP

x

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người đã chấm dứt tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều 10 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP không còn;

b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Sau thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm k, l khoản 1 Điều 10 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP có hiệu lực.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ sau đó chuyển phòng chuyên môn

- Chuyển hồ sơ Phòng chuyên môn.

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

Phòng chuyên môn:

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Bộ hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Chuyên viên tiến hành xem xét, xử lý hồ sơ; đề xuất phương án giải quyết

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho Tổ chức hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện thẩm định hồ sơ.

- Đề xuất phương án giải quyết.

- Trình hồ sơ Lãnh đạo phòng.

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 04 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 06 ngày

- Công văn phúc đáp (nếu có)

- Dự thảo văn bản, văn bản có liên quan

Bước 6

- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Ký duyệt Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP- TSCC-02).

- Trường hợp từ chối có văn bản nêu rõ lý do

Bước 7

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả.

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

Bước 8

Phát hành văn bản và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 9

Tiếp nhận kết quả giải quyết và trả cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 10

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

- Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP- TSCC-03) ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng;

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc đối với trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự (Quyết định số 1090/QĐ-UBND ngày 11/05/2023)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy để nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng;

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ.

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới: 0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự: 2,5 ngày làm việc

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới: 08 ngày

- Hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt.

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc.

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới: 01 ngày

Ký duyệt Thông báo về việc thay đổi nơi tập sự hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp.

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc.

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới: 0,5 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC;

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ.

Bước 7

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng thời gian giải quyết:

- Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự được với tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy để nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng;

- Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

- Đối với Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự:

+ Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP .

x

- Đối với Sở Tư pháp nơi chuyển đến:

+ Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b) ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT- BTP.

x

+ Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

x

+ Quyết định xoá đăng ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự (Mẫu TP-TSCC-04).

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định:

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự.

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc đối với trường hợp: Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự (Quyết định số 1090/QĐ-UBND ngày 11/05/2023)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm:

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự là 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự.

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự ra quyết định xóa đăng ký tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số

01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự: 2,5 ngày làm việc

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 05 ngày làm việc

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 08 ngày

- Hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt.

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 01 ngày làm việc

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 01 ngày

Ký duyệt:

- Quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã tập sự hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.

- Quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp nơi chuyển đến hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự: 0,5 ngày làm việc

- Trường hợp để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự: 0,5 ngày làm việc

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng: 0,5 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

Tiếp nhận, trả kết quả giải quyết cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 8

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết:

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự đã đăng ký tập sự ra quyết định xoá đăng ký tập sự là 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự.

- Thời hạn để Sở Tư pháp nơi người tập sự chuyển đến thực hiện việc đăng ký tập sự:

+ Trường hợp người đăng ký tập sự tự liên hệ được với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp người đăng ký tập sự được Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì thời hạn giải quyết là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

Báo cáo bằng văn bản của tổ chức hành nghề công chứng về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Không còn thường trú tại Việt Nam;

đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;

i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;

l) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm đăng ký tập sự.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng.

Thời gian đăng ký cắt giảm: 01 ngày làm việc (Quyết định số 1090/QĐ-UBND ngày 11/05/2023)

Thời gian xử lý sau khi cắt giảm: Trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng.

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: Không

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ.

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

2,5 ngày làm việc

- Hồ sơ đề nghị

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

0,5 ngày làm việc

Ký duyệt Quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng.

Bước 5

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT VPCP)

Bước 6

Phát hành văn bản và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Công chức được phân công xử lý hồ sơ phối hợp với Bộ phận Văn thư và Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày làm việc

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 7

Tiếp nhận, trả kết quả giải quyết cho Tổ chức

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 8

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết: Trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng.

b.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Công chứng số 53/2014/QH13;

- Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02/10/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

b.2

Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC

Bản chính

Bản sao

b.2.1

Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích

- Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

x

- Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;

x

- Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng;

x

- Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng.

x

- Các giấy tờ quy định tại điểm b, c và d là bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu. Người được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước nộp Giấy đăng ký tham dự kiểm tra, trong đó có ghi rõ việc được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước đó.

x

b.2.2

Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có):

Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1

b.3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư số 08/2023/TT- BTP;

b) Đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước nhưng có đơn xin hoãn tham dự và được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra đó;

c) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, trừ trường hợp không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra trước mà chưa tập sự lại.

b.4

Tổng thời gian xử lý theo quy định: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian đăng ký cắt giảm: Không

b.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch của Sở Tư pháp).

b.6

Phí, lệ phí: 3.500.000 đồng/hồ sơ.

b.7

Quy trình xử lý công việc

(Thực hiện 05 tại chỗ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh - Quyết định số 3032/QĐ- UBND ngày 24/8/2021)

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian giải quyết

Biểu mẫu/Kết quả

Bước 1

Nộp hồ sơ

Cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục b.2

Bước 2

- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

+ Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

+ Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả hồ sơ

- Tiến hành xem xét hồ sơ hoặc chuyển công chức được phân công xử lý hồ sơ

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

0,5 ngày

- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

- Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP)

- Bộ hồ sơ

Bước 3

- Phối hợp với Phòng chuyên môn tiến hành xem xét, thẩm định; thẩm tra (nếu có); xác minh hồ sơ…

- Xem xét phê duyệt hồ sơ (nếu được ủy quyền) hoặc trình Lãnh đạo Phê duyệt hồ sơ

- Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

- Các phòng, ban, đơn vị có liên quan

13 ngày

- Hồ sơ đề nghị.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Bước 4

- Lãnh đạo xét duyệt hồ sơ:

+ Nếu đồng ý: Ký duyệt

+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ Phòng chuyên môn

Lãnh đạo Sở Tư pháp/Công chức được ủy quyền

01 ngày

Ký duyệt Văn bản thông báo cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Bước 6

Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai (Quầy giao dịch Sở Tư pháp) kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả

- Lãnh đạo Sở Tư pháp

- Công chức được phân công xử lý hồ sơ

Giờ hành chính

Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP)

Bước 7

Phát hành văn bản và chuyển kết quả đến quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai

Chuyên viên được phân công xử lý hồ sơ

0,5 ngày

- Kết quả giải quyết TTHC

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

Bước 8

Tiếp nhận, trả kết quả giải quyết cho cá nhân

Công chức làm việc tại quầy giao dịch của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC

Bước 9

- Thống kê và theo dõi

- Lưu hồ sơ theo quy định

Chuyên viên được phân công xử lý hồ sơ của các cơ quan đơn vị

Giờ hành chính

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ mẫu

- Hồ sơ lưu theo quy định

Tổng số thời gian giải quyết: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.