Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT năm 1995 về chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2-3-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28-10-1994 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính.
Căn cứ Pháp lệnh kế toán và Thống kê được công bố theo Lệnh số 06-LCT/HĐN N ngày 20-5-1988 của Hội đồng Nhà nước và Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước ban hành theo Nghị định số 25-HĐBT ngày 18-3-1989 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).
Căn cứ vào ý kiến của Thủ tướng Chính phủ (tại công văn số 5762-KTTH ngày 11-10-1995 của Văn phòng Chính phủ).
Để đáp ứng yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, tài chính, tăng cường công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành hệ thống Chế độ Kế toán doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Hệ thống Chế độ Kế toán doanh nghiệp gồm:

1- Hệ thống tài khoản kế toán và giải thích nội dung, kết cấu phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán.

2- Hệ thống báo cáo tài chính và các quy định về nội dung, phương pháp lập báo cáo tài chính.

3- Chế độ sổ kế toán.

4- Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp.

Điều 2. Các Tổng công ty, căn cứ vào hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng hệ thống chế độ kế toán, các quy định cụ thể về nội dung, cách vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng lĩnh vực hoạt động, từng thành phần kinh tế, sau khi có sự thoả thuận của Bộ Tài chính.

Trong phạm vi quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, các doanh nghiệp nghiên cứu xây dựng danh mục các tài khoản, sổ, báo cáo kế toán cần sử dụng và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý, trình độ kế toán của đơn vị.

3- Hệ thống chế độ kế toán ban hành theo Quyết định này thi hành thống nhất trong cả nước từ ngày 1-1-1996 và thay thế các văn bản về hệ thống tài khoản, chế độ báo cáo kế toán, chế độ kế toán sản xuất kinh doanh ngoài quốc doanh, chế độ sổ sách, chứng từ kế toán ban hành theo các Quyết định số 212-TC/CĐKT ngày 15-12-1989, 224-TC/CĐKT ngày 18-4-1990, 598-TC/CĐKT ngày 8-12-1990, 1205-TC/CĐKT và 1206-TC/CĐKT ngày 14-12-1994 và Thông tư số 07-TC/CĐKT ngày 21-2-1994 của Bộ Tài chính.

Các doanh nghiệp tiến hành khoá sổ ở thời điểm cuối ngày 31-12-1995 để tính chuyển số dư tài khoản cũ sang tài khoản mới theo hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định này và hướng dẫn chung của Bộ Tài chính.

Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai chế độ kế toán doanh nghiệp ở các đơn vị trên địa bàn quản lý.

Vụ trưởng Vụ chế độ kế toán, Chánh Văn phòng Bộ, Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện Quyết định này.

 
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP

(Ban hành theo Quyết định số 1141/TC-CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP

(Ban hàng kèm theo Quyết định 1141/TC-QĐ-CĐKT
ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

PHẦN THỨ NHẤT
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

I- MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập với mục đích sau:

1. Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình, tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.

2. Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoặc đầu tư vào doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

II- NỘI DUNG CỦA HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo:

- Bảng cân đối kế toán Mẫu  số B 01 - DN

- Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN

- Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN

Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành, các ngành, các Tổng công ty, các tập đoàn sản xuất, liên hiệp các xí nghiệp, các công ty liên doanh.... có thể quy định thêm các báo cáo tài chính chi tiết khác.

2. Nội dung, phương pháp tính toán, hình thức trình bày các chỉ tiêu trong từng báo cáo quy định trong chế độ này được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp.

Trong quá trình áp dụng, nếu thấy cần thiết, thì có thể bổ sung, sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản.

III- TRÁCH NHIỆM, THỜI HẠN LẬP

VÀ GỬI BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Tất cả các doanh nghiệp độc lập  (không nằm trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp khác), có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải lập và gửi báo cáo tài chính theo đúng các quy định tại chế độ này. Riêng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tạm thời chưa quy định là báo cáo bắt buộc phải lập và gửi, nhưng khuyến khích các doanh nghiệp lập và sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2. Các báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý (cuối tháng thứ 3, thứ 6, thứ 9, thứ 12 kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán) để phản ánh tình hình tài chính quý đó và vào cuối niên độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính niên độ kế toán đó. Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính hằng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động, kinh doanh.

3. Báo cáo tài chính quý được gửi chậm nhất là sau 15 ngày, kể từ ngày kết thúc quý và báo cáo tài chính năm được gửi chậm nhất là sau 30 ngày kể từ sau ngày kết thục niên độ kế toán.

4. Nơi nhận báo cáo tài chính:

Nơi nhận báo cáo tài chính được quy định như sau:

(1) Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp tỉnh, thành phố.

(2) Cục thống kê tỉnh, thành phố.

Trong trường hợp có các văn bản pháp lý quy định về lập và nộp báo cáo tài chính khác với quy định trong hệ thống này, doanh nghiệp phải thực hiện theo các quy định tại văn bản có tính pháp lý cao hơn.

PHẦN THỨ 2

HỆ THỐNG BIỂU MẪU BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Mẫu B 01 - DN: Bảng cân đối kế toán

Mẫu B 02 - DN: Kết quả hoạt động kinh doanh

Mẫu B 03 - DN: Lưu chuyển tiền tệ

Mẫu B 09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài  chính.

MẪU B01-DN

Đơn vị                                                                                      

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày........ tháng......... năm 199.....

Đơn vị tính.........

Ghi chú: Số liệu các chỉ tiêu có dấu (*) được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn ( ).

CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Lập ngày .../.../...

MẪU SỐ B02-DN

Đơn vị:                                                                             

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Quý... năm......

PHẦN I - LÃI, LỖ

Đơn vị tính:..........

PHẦN II - TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHĨA VỤ VỚI NHÀ NƯỚC

                                                                                                 Đơn vị tính:.......

Tổng số thuế còn phải nộp năm trước chuyển sang kỳ này:

Trong đó: Thuế lợi tức:

Lập biểu ngày... tháng... năm...

MẪU SỐ B03-DN

Đơn vị                                                                              

LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ

(theo phương pháp trực tiếp)

Quý…  năm…

Đơn vị tính:…

Lập biểu ngày... tháng... năm...

MẪU SỐ B03-DN

Đơn vị…

LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
(Theo phương pháp gián tiếp)
Quý…  năm…

    Đơn vị tính…

Lập biểu ngày... tháng... năm...

MẪU SỐ B09-DN

Đơn vị                                                                                     

THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Quý… năm….

1. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

1.1- Hình thức sở hữu vốn:

1.2- Hình thức hoạt động:

1.3- Lĩnh vực kinh doanh:

1.4- Tổng số công nhân viên:

Trong đó: Nhân viên quản lý:

1.5 - Những ảnh hưởng quan trọng đến tình hình kinh doanh trong năm báo cáo:

2. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

2.1- Niên độ kế toán (bắt đầu…  kết thúc…)

2.2- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác.

2.3- Hình thức sổ kế toán áp dụng:

2.4- Phương pháp kế toán tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá tài sản:

- Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt.

2.5- Phương pháp kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc đánh giá

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ)

2.6- Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng.

3. Chi tiết một số chỉ tiêu trong các báo cáo tài chính

3.1. Chi phí sản xuất, kinh doanh theo yếu tố:

3.2. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định:

Theo từng nhóm tài sản cố định, mỗi loại tài sản cố định (tài sản cố định hữu hình; tài sản cố định thuê tài chính; tài sản cố định vô hình) trình bày trên một biểu riêng:

Đơn vị tính:…

Lý do tăng, giảm:

3.3. Tình hình thu nhập của công nhân viên:

Lý do tăng, giảm:

3.4. Tình hình tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu:

Lý do tăng, giảm:

3.5. Tình hình tăng, giảm các khoản đầu tư vào đơn vị khác:

Lý do tăng, giảm:

3.6. Các khoản phải thu và nợ phải trả:

Trong đó:

- Số phải thu bằng ngoại tệ (quy ra USD):

- Số phải trả bằng ngoại tệ (quy ra USD):

- Lý do tranh chấp, mất khả năng thanh toán:

4. Giải thích và thuyết minh một số tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh: Phần tự trình bày của doanh nghiệp.

5. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Đánh giá tổng quát các chỉ tiêu:

6. Phương hướng sản xuất, kinh doanh trong kỳ tới

7. Các kiến nghị

    Ngày… tháng… năm…

CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

(Ban hành theo Quyết định 1141-TC/QĐ-CĐKT
ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

PHẦN THỨ NHẤT
NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

Điều 2. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Điều 3. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:

1. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.

2. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lí cần thiết của chứng từ.

Điều 4. Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu:

1. Chỉ tiêu lao động và tiền lương;

2. Chỉ tiêu hàng tồn kho;

3. Chỉ tiêu bán hàng;

4. Chỉ tiêu tiền mặt;

5. Chỉ tiêu tài sản cố định;

Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù và chứng từ thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, ngành quy định sau khi có sự thoả thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Điều 5. Chứng từ kế toán có đầy đủ các yếu tố sau đây:

1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi… );

2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

3. Số hiệu của chứng từ;

4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

5. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ;

7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị;

8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.

Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

Điều 6. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống.

Điều 7. Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn. Chủ tài khoản và kế toán trưởng tuyệt đối không được ký séc trắng.

Điều 8. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.

- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

1. Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ

2. Kiểm tra chứng từ

3. Ghi sổ

4. Lưu trữ chứng từ

Điều 9: Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

1. Kiểm tra tính rõ ràng trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ

2. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

3. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

4. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo  cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.

Điều 10: Lưu trữ chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu, kế toán của Nhà nước.

- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương số lượng  hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.

Điều 11. Quy định về sử dụng và quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán:

- Tất cả  các đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế, đều phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, đối với hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc, các đơn vị hoặc các Bộ, sở chủ quản không được thêm bớt, sửa đổi biểu mẫu quy định trong chế độ này. Khi muốn thêm bớt sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với đặc thù của ngành, đơn vị phải có sự thoả thuận bằng văn bản với Bộ Tài chính và phải được Bộ Tài chính chấp thuận trước khi thực hiện.

- Mẫu in sẵn chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Những chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng như hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… được quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ.

Điều 12. In và phát hành biểu mẫu chứng từ:

1. Tất cả các đơn vị thuộc các ngành, các cấp khi in các biểu mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (trừ các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng) phải theo đúng nội dung thiết kế biểu mẫu quy định trong chế độ này.

Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất phát hành. Đơn vị nào có nhu cầu tự in phải được Bộ Tài chính (Tổng Cục thuế) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện và phải đăng kí số chứng từ theo sê-ri của Bộ Tài chính.

2. Một số chứng từ thuộc chỉ tiêu vật tư, bán hàng, tiền tệ được in bằng hai thứ tiếng: Tiếng Việt và tiếng Anh.

3. Các nhà máy in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu, không được chấp nhận in các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với qui định trong chế độ này.

Điều 13. Xử lí các vi phạm:

1. Mọi hành vi vi phạm quy định trong chế độ này, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lí theo đúng quy định của các luật thuế (luật thuế doanh thu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt, luật thuế lợi tức…), Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước.

2. Trường hợp có hành vi lợi dụng mua, bán, cho mượn, làm chứng từ giả nhằm tham ô, trốn lậu thuế hoặc làm ăn phi pháp thì tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm có thể bị phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

PHẦN THỨ HAI

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

* Ghi chú:         BB: bắt buộc

HD: hướng dẫn    

CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP

(Ban hành theo Quyết định số 1411-TC/QĐ/CĐKT,
ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

PHẦN THỨ NHẤT

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi ứng dụng

Điều 1. Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của chế độ sổ kế toán này.

Các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, nếu được phân cấp hạch toán kế toán cũng phải mở đầy đủ các sổ kế toán và tuân theo các quy định về sổ kế toán.

2. Các loại sổ kế toán

Điều 2. Sổ kế toán gồm:

Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp.

Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ nhật ký, sổ cái, và sổ kế toán tổng hợp khác.

Sổ kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và các sổ kế toán khác.

Việc đăng ký sổ kế toán của doanh nghiệp với cơ quan quản lý Nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 3. Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các loại tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị.

Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung kế toán của nghiệp vụ phát sinh;

Điều 4. Sổ cái dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ cái phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ phát sinh ghi vào bên Nợ và bên Có của tài khoản.

Điều 5. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn trong các chế độ kế toán của Nhà nước và yêu cầu quản lý của đơn vị để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

3. Quản lý và sử dụng sổ kế toán

Điều 6. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất.

Điều 7. Việc ghi sổ kế toán phải được căn cứ vào chứng từ kế toán.

Mọi số liệu trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

Chứng từ kế toán được quy đinh tại chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.

Điều 8. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

Điều 9. Sổ kế toán phải sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ.

Ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, không phai, cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thực hiện đúng các phương pháp quy định trong chế độ này.

Điều 10. Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp gồm:

- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ cái;

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ;

- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó về các mặt: Loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

PHẦN THỨ HAI

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Mở và ghi chép sổ kế toán

Điều 11. Việc mở và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình quản lý tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp dưới bất kỳ một hình thức nào.

Điều 12. Sổ kế toán phải được mở theo từng niên độ kế toán. Ngay sau khi có quyết định thành lập, khi bắt đầu niên độ kế toán doanh nghiệp phải mở sổ kế toán mới. Giám đốc và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán này trước khi sử dụng.

Điều 13. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ họ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên người giữ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

Phải đánh số trang và giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị (gọi là đóng dấu giáp lai).

Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải ký xác nhận vào trang đầu và trang cuối của sổ kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ, tên người giữ và ghi sổ.

Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.

Các sổ tờ rơi phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm kiếm.

Điều 14. Số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không được ghi xen kẽ, ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưa ghi hết phải gạch bỏ chỗ thừa. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của mỗi trang, đồng thời phải chuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp.

2. Sửa chữa sai xót

Điều 15. Các sai sót trong sổ kế toán (nếu có) phải được sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

- Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xoá bỏ);

- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi bỏ);

- Phương pháp ghi bổ sung.

Điều 16. Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán thì phải gạch một đường bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai để có thể trông thấy được nội dung của những chỗ ghi sai đã xoá bỏ; trên chỗ bị xoá bỏ ghi những con số hoặc những chữ đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán).

Phương pháp này áp dụng cho những trường hợp sai sót sau đây:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

Điều 17. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bỏ bút toán này, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Khi đã lập và gửi bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện ra sai sót;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

Điều 18. Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ.

Kế toán ghi bổ sung số tiền chênh lệch cho đủ với số đúng.

Điều 19. Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tuỳ từng trường hợp có thể sửa chữa sai sót theo một trong ba phương pháp nêu trên, song phải tuân thủ các quy định sau:

+ Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì được phép sửa chữa trực tiếp trên máy.

+ Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in được sửa chữa theo quy định của 1 trong ba phương pháp nêu trên, đồng thời phải sửa lại chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.

Điều 20. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt y hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan. Tuỳ từng trường hợp cụ thể việc sửa chữa số liệu có thể được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm báo cáo hoặc sổ kế toán năm nay (thời điểm phát sinh nghiệp vụ); trong trường hợp điều chỉnh vào sổ kế toán năm nay thì đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra.

3. Khoá sổ, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán

Điều 21. Hết kỳ kế toán (tháng, quý) và hết niên độ kế toán phải khoá sổ kế toán. Ngoài ra, phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp: Kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể doanh nghiệp…

Mỗi lần khoá sổ kế toán, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải ký tên vào sổ.

Điều 22. Kết thúc niên độ kế toán, sau khi đã hoàn tất toàn bộ công việc kế toán (bao gồm các việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu, khoá sổ và cung cấp số liệu báo cáo tài chính), đơn vị phải sắp xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị.

Thời gian và các quy định khác về lưu trữ sổ kế toán được thực hiện theo chế độ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của Nhà nước.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kỳ kế toán sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khoá sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra tài chính. Các sổ kế toán này cũng phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định của chế độ này.

Điều 23. Các loại sổ kế toán (dù tạm giữ ở bộ phận kế toán lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị) đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và bảo quản chu đáo ở trong tủ hoặc phòng có khoá chắc chắn để tránh mất mát, thất lạc. Tại nơi lưu trữ phải làm đầy đủ các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ sổ kế toán được an toàn.

Trong thời gian các loại sổ kế toán còn tạm lưu trữ ở bộ phận kế toán, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Trường hợp được lưu trữ tại nơi lưu trữ, kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm.

4. Xử phạt vi phạm

Điều 24. Các tập thể và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định trong chế độ sổ kế toán, tuỳ theo hình thức, nội dung và mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt kinh tế, hành chính theo Luật hình sự, Luật dân sự và Nghị định xử phạt hành chính về kế toán, thống kê ban hành ngày 30/4/1992 của Nhà nước.