Nghị định 527-TTg năm 1957 điều lệ qui định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ qua do Thủ tướng chính phủ ban hành

NGHỊ ĐỊNH

BAN HÀNH BẢN ĐIỀU LỆ QUI ĐỊNH CHẾ ĐỘ CHUNG VỀ CÔNG VĂN GIẤY TỜ Ở CÁC CƠ QUAN

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Theo đề nghị của Hội đồng Chính phủ;
Để góp phần vào việc chấn chỉnh tổ chức, sửa đổi lề lối làm việc của các cơ quan,

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1: Nay ban hành bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan kèm theo nghị định này.

Điều 2: Các ông Bộ trưởng và các Ủy ban Hành chính các cấp chịu trách nhiệm thi hành nghị định này.

ĐIỀU LỆ

 QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CHUNG VỀ CÔNG VĂN, GIẤY TỜ Ở CÁC CƠ QUAN

Hiện nay, trong hoàn cảnh hòa, bình, công tác ở các cơ quan chính quyền các cấp mỗi ngày một phát triển, nhưng công tác hành chính để phục vụ các công tác chính quyền còn nhiều thiếu sót: không nắm được tình hình công văn đi đến, không giữ gìn được công văn đầy đủ và sắp xếp có trật tư, do đó không nắm được tình hình chung công việc và có thể bỏ sót việc hoặc để chậm việc; vi phạ các nguyên tắc, thủ tục như không có thẩm quyền giải quyết công việc mà ký công văn, việc giải quyết rồi không  lưu lại hồ sơ v.v..; không tôn trọng các thể thức công văn giấy tờ nhất định, văn viết không rõ ràng, mạch lạc, đánh máy mờ, sai sót v.v…

Sở dĩ có tình trạng như vậy, là vì cán bộ và nhân viên hành chính về mặt tư tưởng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công văn giấy tờ trong việc quyết định và chấp hành các chủ trương chính sách; về mặt nghiệp vụ thì còn thiếu kinh nghiệm về công tác, và đén nay một chế độ thống nhất về công văn, giấy tờ, về mặt thủ tục, hình thức chưa được quy định cho các cơ quan.

Bản điều lệ này nhằm củng cố nhân thức của cán bộ và nhân viên cơ quan đối với vấn đề công văn giấy tờ, đồng thời dần dần đưa công tác giấy tờ ở các cơ quan vào nền nếp, làm tăng chất lượng công tác hành chính của cán bộ và nhân viên, góp phần vào việc tăng cường bộ máy chính quyền các cấp.

Chương 1:

PHÂN LOẠI CÁC CÔNG VĂN

Điều 1: Các công văn, giấy tờ, gọi chung là văn bản, gồm các loại chính sau đây: luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, điều lệ, thông tư, chỉ thị, báo cáo, thông cáo, thư công, công điện, công lệnh, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường, biên bản.

Điều 2: Các văn bản thể hiện các quyết định của các cơ quan chính quyền xếp theo thứ tự trên dưới như sau:

- Luật

- Sắp luật

- Sắc lệnh

- Nghị định của Thủ tướng Chính phủ

- Nghị định của Bộ trưởng

- Quyết định của Ủy ban Hành chính khu, Ủy ban Hành chính thành phố trực thuộc Chính phủ trung ương.

- Quyết định của Ủy ban Hành chính tỉnh

- Quyết định của Ủy ban Hành chính huyện

- Quyết định của Ủy ban Hành chính xã

Điều 3: Theo nguyên tắc tổ chức chính quyền dân chủ tập trung;

Văn bản của cấp dưới không được trái với văn bản của cấp trên;

Việc bãi bổ hoặc sửa đổi một văn bản nào là thuộc thẩm quyền của cơ quan đã ban hành văn bản đó hay là của cơ quan chính quyền cấp trên.

CHƯƠNG 2:

GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN

Mục 1. Nguyên tắc chung

Điều 4: Trách nhiệm giải quyết các công văn nhận được ở cơ quan là của thủ trưởng cơ quan.

Thủ trưởng cơ quan có thể ủy nhiệm cho một số cán bộ giải quyết một số công viẹc trong một phạm vi nhất định, tùy theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người. Nhưng thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình đã ủy nhiệm cho cán bộ giải quyết.

Điều 5: Công văn đến một cơ quan phải được giải quyết trong một thời gian tối thiểu. Nếu không giải quyết được hay chưa giải quyết được, người phụ trách phải báo cho nơi gửi công văn biết.

Điều 6: Để giúp vào việc thảo công văn, cần lập hồ sơ tham khảo gồm có:

Các văn bản nguyên tắc để làm căn cứ;

Các văn bản phản ảnh tình hình thực tế và đề xuất vấn đề;

Các công văn đã trao đổi để lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan.

Điều 7: Về cách trình bày công văn cần chú ý mấy điểm sau đây:

1. Ý rõ, lời gọn

2. Chữ viết hoặc đánh máy dễ đọc

3. Ghi rõ cơ quan hoặc người nhận

4. Có chữ ký và ghi rõ tên họ và chức vụ của người gửi

5. Có đề ngày, đánh số và đóng dấu của cơ quan gửi

6. Có ghi trích yếu.

Mục 2. Ký công văn

Điều 8: Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về nội dung và cách trình bày công văn.

Điều 9: Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký công văn phải soát lại và sửa chữa bản đánh máy cho đúng với bản dự thảo đã được duyệt.

Điều 10: Những công văn có tính chất quan trọng thuộc phạm vi phương châm, chính sách, chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những công văn xin chỉ thị gửi cấp trên, những nghị quyết, thông tư, chỉ thị về công tác gửi cấp dưới thi hành đều phải do thủ trưởng cơ quan ký (như ở Bộ là Bộ trưởng, Thú trưởng, ở Nha là Giám đốc, Phó Giám đốc Nha, ở các Ủy ban Hành chính là Chủ tịch, Phó chủ tịch, ở Ty là Trưởng Ty, Phó trưởng ty).

Điều 11: Chủ tịch nước, Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ và các Bộ trưởng, Thứ tưởng, chỉ ký vào bản chính các sắc lệnh, nghị định, chỉ thị, thông tư, điều lệ, quyết định.

Các bản sao các công văn này gửi đi các nơi do các Chánh, Phó văn phòng ký sao lục.

Điều 12: Giấy giới thiệu, công lệnh, chứng minh tư cấp cho cán bộ giữ những chức vụ điều khiển ở cơ quan, giấy giới thiệu, công lệnh cấp cho cán bộ và nhân viên làm những công tác quan trọng phải do thủ trưởng cơ quan ký.

Điều 13: Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm ký các công văn của cơ quan gửi đi. Phó thủ trưởng có thể ký thay thủ trưởng. Ở Ủy ban Hành chính các cấp, Phó Chủ tịch và Ủy viên được phân công thường trực được ký thay Chủ tịch.

Đối với những công văn không có có tính chất một quyết định, một thông tư, chỉ thị về chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch, những báo cáo tình hình công tác, những đề nghị, thì cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng một cấp có thể được ủy quyền ký thừa lệnh. Ví dụ Chánh văn phòng Bộ và Giám đốc Nha, Vụ được ký thừa lệnh Bộ trưởng, Chánh văn phòng Ủy ban Hành chính được ký thừa lệnh Ủy ban, Trưởng phòng được ký thừa lệnh Chánh văn phòng và các Giám đốc.

Điều 14: Cấp dưới cấp thủ trưởng cơ quan một bậc được ký thừa lệnh thủ trưởng những công văn thuộc các loại dưới đây:

1. Những thư công, phiếu gửi để giải quyết những công việc thường ngày thuộc phạm vi, quyền hạn nhiệm vụ của thủ trưởng mà không có tính chất một quyết định, một chỉ thị về chủ trương, đường lối, chính sách như đã quy định ở điều 13 đoạn 2 trên đây.

2. Những công văn để hướng dẫn việc thi hành những chủ trương, chính sách hay để giải quyết những việc cá biệt, căn cứ vào những nguyên tắc hay hướng giải quyết đã được thủ trưởng định rõ.

3. Những công văn về quản trị kế toán thuộc nội bộ cơ quan.

4. Công lệnh, giấy giới thiệu, chứng minh thư cấp cho cán bộ, nhân viên không phụ trách những chức vụ điều khiển.

5. Các bản sao công văn và tài liệu.

Điều 15: Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho người phụ trách thấp hơn một bậc ký những công văn mà theo thường lệ phải do thủ trưởng ký.

Việc ủy quyền phải hạn định trong một thời gian nhất định, và phải được cấp trên duyệt y. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại.

Việc ủy quyền phải được thông báo cho các cơ quan có quan hệ giấy tờ biết.

Điều 16: Những con dấu chữ ký của thủ trưởng được dùng đóng vào công văn thay chữ ký trong những trường hợp đặc biệt được thủ trưởng quy định, thí dụ: đóng vào các chứng minh thư, giấy đi đường, giấy khen, bằng khen, bằng huân chương.

Điều 17: Người không có quyền ký, mà ký công văn thì công văn coi như không có giá trị. Cơ quan nhận được công văn có quyền không thi hành, nhưng phải gửi trả lại ngay cơ quan đã gửi công văn đó.

Điều 18: Cán bộ hoặc nhân viên ký công văn trái phép có thể bị thi hành kỷ luật.

Điều 19: Không được ký tắt vào công văn, không được ký công văn bằng bút chì hoặc bằng những thức mực có thể bị phai nhạt.

Mục 3. Gửi công văn

Điều 20: Công văn trước khi gửi đi phải vào sổ, ghi số, ngày và đóng dấu.

Điều 21: Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào công văn đã có chữ ký của người có quyền ký.

Điều 22: Công văn gửi đi phải có bản lưu. Bản lưu phải có chữ ký của người ký công văn.

Điều 23: Cơ quan gửi công văn có trách nhiệm gửi và theo dõi việc chuyển công văn đến cơ quan hoặc người nhận.

Mục 4. Lưu trữ công văn

Điều 24: Tại mỗi cơ quan phải có một bộ phận lưu trữ công văn có nhiệm vụ:

Sắp xếp các tài liệu đưa lưu trữ để tiện việc tham khảo khi cần đến, giữ gìn các tài liệu được toàn vẹn không bị ẩm, mối, cháy, hoặc thất lạc.

Bảo đảm giữ gìn các bí mật quốc gia.

Điều 25: Những hồ sơ về các công việc vặt sau năm năm có thể hủy bỏ. Việc này phải rất thận trọng.

Trước khi hủy bỏ một hồ sơ nào phải được thủ trưởng cơ quan đồng ý. Hàng năm thủ trưởng cơ quan có thể lập một Hội đồng để xét việc hủy bỏ hồ sơ cũ.

CHƯƠNG 3:

CHẾ ĐỘ TRAO ĐỔI CÔNG VĂN GIỮA CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỊA PHƯƠNG

Điều 26: Việc trao đổi công văn giữa các cơ quan chính quyền các cấp theo nguyên tắc cấp dưới nhất thiết phải gửi lên cấp trực tiếp, cấp trên cần gửi xuống cấp dưới trực tiếp, không gửi vượt cấp.

Tuy nhiên nếu có vấn đề đặc biệt do cấp trên quy định thì có thể gửi vượt cấp. Khi gửi công văn vượt cấp thì đồng thời phải gửi một bản sao công văn cho cấp trực tiếp.

Điều 27: Thủ tướng phủ và các Bộ trao đổi công văn trực tiếp với Ủy ban Hành chính các khu, thành phố và tỉnh trực thuộc trung ương để chỉ đạo chung việc thi hành những chính sách, phương châm và chương trình, kế hoạch công tác của Chính phủ.

Đối với các Ủy ban Hành chính tỉnh không  trực thuộc trung ương, trong trường hợp cần thiết. Thủ tướng phủ và các bộ có thể trao đổi công văn trực tiếp nhưng phải gửi bản sao các công văn cho Ủy ban Hành chính khu sở quan để biết và theo dõi.

Điều 28: Bộ trao đổi công văn trực tiếp với các cơ quan chuyên môn thuộc hệ thống dọc của Bộ ở khu, tỉnh, thành phố để chỉ đạo việc thi hành những chính sách, phương châm và chương trình kế hoạch công tác của Chính phủ về mặt nghiệp vụ, chuyên môn và kỹ thuật.

Đối với những việc quan trọng, Bộ phải gửi bản sao những công văn này cho Thủ tướng phủ để báo cáo và cho các Ủy ban Hành chính khu, tỉnh hoặc thành phố sở quan để biết và lãnh đạo kịp thời việc thi hành.

Đối với những việc quan trọng các cơ quan chuyên môn ở khu, tỉnh, thành phố phải gửi đến Ủy ban Hành chính đồng cấp những bản sao công văn gửi các nơi khác để Ủy ban biết và theo dõi.

Điều 29:  Một cơ quan ở dưới quyền lãnh đạo hai chiều thì khi xin chỉ thị của cấp trên ngành dọc phải gửi một bản sao công văn cho Ủy ban Hành chính đồng cấp để biết. Khi xin chỉ thị của Ủy ban Hành chính đồng cấp cũng phải gửi bản sao công văn cho cấp trên ngành dọc biết.

Điều 30: Các cơ quan khác ngành, khác cấp có thể trao đổi công văn trực tiếp với nhau về công các; đối với những vấn đề quan trọng thì cần phải báo cáo hay gửi bản sao công văn cho cấp trên cơ quan mình biết. Trong những trường hợp cần thiết đặt chế độ trao đổi tài liệu, tin tức với nhau thì phải được sự đồng ý của cấp trên có thẩm quyền.

CHƯƠNG 4:

ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Điều 31: Các điều khoản trên đây, chỉ đặt những nguyên tắc chung và chỉ là bước chấn chỉnh lề lối làm việc về công tác hành chính.

Mỗi Bộ, mỗi cơ quan ở trung ương và địa phương sẽ dựa vào bản quy định chung này và căn cứ vào điều kiện cụ thể ở mỗi nơi mã quy định những chế độ chi tiết để thi hành.