Hướng dẫn 91/HD-MTTW-BTT năm 2013 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Ban Thường trực Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành

HƯỚNG DẪN

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Căn cứ Luật MTTQ Việt Nam;

Căn cứ Điều lệ MTTQ Việt Nam;

Căn cứ Quy chế hoạt động của Ủy ban Trung ương, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam (ban hành kèm theo Nghị quyết số 01/NQ-MTTW ngày 12 tháng 3 năm 2010 của Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam);

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong hệ thống Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp như sau:

Phần I

HƯỚNG DẪN CHUNG

I. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Hướng dẫn này được áp dụng đối với các loại văn bản do cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ban hành.

II. THỂ THỨC VĂN BẢN

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định tại Hướng dẫn này.

III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Hướng dẫn này bao gồm kỹ thuật trình bày hình thức văn bản và kỹ thuật trình bày nội dung văn bản.

Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác được thực hiện theo hướng dẫn và các phụ lục ban hành kèm theo hướng dẫn này.

Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm: kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.

Kỹ thuật trình bày này chỉ áp dụng với các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp, không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Phần II

CÁC THÀNH PHẦN, THỂ THỨC, NỘI DUNG VĂN BẢN

I. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ, PHÔNG CHỮ, ĐÁNH SỐ TRANG VĂN BẢN

1. Khổ giấy

Bản gốc văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm). Các kích thước này được phép sai số 0,2 mi-li-mét (mm).

2. Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản

Trang văn bản có khổ lề như sau:

Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25mm;

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25mm;

Lề trái: Cách mép trái từ 28 - 35mm;

Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20mm.

4. Phông chữ

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ Times New Roman.

5. Đánh số trang văn bản

Trang của văn bản gồm nhiều trang được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả- rập liên tục từ trang thứ nhất (hoặc trang thứ hai) đến trang cuối của văn bản, ở giữa theo chiều ngang trong phần lề dưới của văn bản.

II. VỊ TRÍ VÀ CÁCH TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN, THỂ THỨC, NỘI DUNG VĂN BẢN

1. Quốc hiệu

a. Quốc hiệu: Là “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”.

b. Tiêu ngữ: Là “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

c. Cách trình bày:

Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và ở liền phía dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (không kẻ bằng chế độ Underline).

Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn (single).

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

a. Tên cơ quan ban hành văn bản: Là tên của cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản căn cứ theo quy định của pháp luật, phải là tên gọi chính thức và phải được ghi đầy đủ.

Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan ban hành văn bản.

b. Cách trình bày: Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Ví dụ:

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền (không kẻ dòng bằng chế độ underline), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Ví dụ:

- Đối với cấp Trung ương, trình bày tên “Đoàn Chủ tịch”, "Ban thường trực”, “Văn phòng và các Ban, đơn vị...” thành một dòng riêng ở phần "Tên cơ quan ban hành văn bản”. Ví dụ:

- Đối với Mặt trận các cấp các tỉnh, thành phố, tên cơ quan ban hành văn bản là “Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh...” và “Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh…" được trình bày như sau:

+ Văn bản do Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh ban hành thì ghi: “Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh...”.

+ Văn bản do Ban Thường trực ban hành thì ghi tên cơ quan chủ quản ở trên là “Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh...” và ở dưới ghi là “Ban Thường trực”, ví dụ:

- Đối với văn bản của các ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban MTTQ cấp tỉnh trình bày như thể thức văn bản của các ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam (đã có ví dụ ở trên).

- Nếu tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng hoặc viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy.

Đối với Ủy ban MTTQ các cấp, khi trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, thống nhất việc viết tắt cụm từ “Mặt trận Tổ quốc” thành “MTTQ”, ví dụ:

- Trường hợp văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Ban chỉ đạo cấp tỉnh ban hành mà MTTQ Việt Nam tham gia làm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải sử dụng Tên văn bản của Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Ban chỉ đạo cấp tỉnh. Ví dụ: Văn bản Báo cáo của Ban Chỉ đạo Trung ương Cuộc vận động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam” do Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ký với tư cách Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo cuộc vận động được trình bày như sau:

3. Số, ký hiệu của văn bản

Số, ký hiệu của văn bản bao gồm số thứ tự, tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.

a. Số của văn bản: Là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan ban hành văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 cho mỗi loại văn bản và được ghi liên tục trong một nhiệm kỳ Đại hội của MTTQ Việt Nam các cấp. Nhiệm kỳ hoạt động này được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Mặt trận lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Mặt trận lần kế tiếp.

b. Ký hiệu của văn bản: Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Hướng dẫn này - Phụ lục V, và chữ viết tắt chức danh tập thể, tên cơ quan ban hành văn bản, bảo đảm cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng quy định.

Ký hiệu chức danh tập thể, tên cơ quan ban hành văn bản đối với Mặt trận Trung ương được ghi “MTTW”; đối với Mặt trận các cấp ở các địa phương được ghi “MTTQ”. Ví dụ:

Nghị quyết của Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành được ghi như sau: Số:………./NQ-MTTW; Nghị quyết của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ban hành được ghi như sau: Số:………./NQ-MTTQ;

Thông tri của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam ban hành được ghi như sau: Số:……/TT-MTTW-BTT; Thông tri của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp ở các địa phương ban hành được ghi như sau: Số:………./TT-MTTQ.

c. Cách trình bày:

Số, ký hiệu của các văn bản được sắp xếp theo thứ tự như sau: Số thứ tự của văn bản/Tên viết tắt của loại văn bản - Tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản - Tên cấp hay đơn vị ban hành văn bản (thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau, không cách chữ);

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản;

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước;

Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Ví dụ: Số: 12/HD-MTTW-BTT; Số: 26/BC-MTTW-VP;

Số: 17/HD-MTTQ-BTT; Số: 21/BC-MTTQ-VP.

Trường hợp các Hội đồng được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng được ghi là cơ quan ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng. Ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Hà Nội được trình bày như sau:

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a. Địa danh ghi trên văn bản: Là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Cụ thể:

- Cơ quan Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam có trụ sở đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố nào thì ghi theo tên gọi hành chính của tỉnh, thành phố đó. Ví dụ, có trụ sở tại thành phố Hà Nội thì ghi: Hà Nội, ...

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tỉnh trực thuộc Trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố (trực thuộc Trung ương) nào thì ghi theo tên hành chính của tỉnh, thành phố đó. Ví dụ, có trụ sở tại thành phố Nha Trang, Khánh Hòa thì ghi: Khánh Hòa, …

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện có trụ sở đóng trên địa bàn quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nào thì ghi theo tên hành chính của nơi đó. Ví dụ, có trụ sở tại huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương thì ghi: Gia Lộc, …

- Cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã có trụ sở đóng trên địa bàn xã, phường, thị trấn, thị tứ... nào thì ghi theo tên hành chính của nơi đó. Ví dụ, có trụ sở tại phường Hàng Bông, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội thì ghi: Hàng Bông, …

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh): TP. Hà Tĩnh, ...; Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Hải Dương (tỉnh Hải Dương): TP. Hải Dương, …

b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

c. Cách trình bày:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, thẳng hàng với dòng số, ký hiệu văn bản; sau địa danh có dấu phẩy. Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, Ví dụ: TP.Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 02 năm 2012; Bình Thuận, ngày 16 tháng 4 năm 2012.

5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

a. Tên loại văn bản: Là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành (quyết định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, Thông tri và các loại văn bản khác, trừ công văn, công thư). Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn, công thư.

b. Trích yếu nội dung của văn bản: Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

c. Cách trình bày:

Tên loại văn bản được đặt giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm.

Trích yếu nội dung tên loại văn bản được đặt giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ:

Đối với văn bản được ban hành kèm theo thì nội dung chú thích về việc ban hành văn bản kèm theo được đặt trong ngoặc đơn, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14 và đặt canh giữa liền dưới tên văn bản.

Trích yếu nội dung của công văn được trình bày ngay dưới số, ký hiệu của văn bản, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.

6. Nội dung và bố cục văn bản

a. Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; các chủ trương công tác của Mặt trận;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết của văn bản hành chính, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “... được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VII - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

b. Bố cục của văn bản:

Tùy theo thể loại và nội dung văn bản để lựa chọn bố cục phù hợp. Có thể có phần căn cứ để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phân, Chương, Mục, Điều, Khoản, điểm hoặc được phân chia thành các Phần, Mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo Phần, Chương, Mục, Điều thì Phần, Chương, Mục, Điều... phải có tiêu đề.

c. Cách trình bày:

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào 1,27cm (1 default tab); Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đạt tối thiểu là 6pt; Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên. Đối với những văn bản có Phần căn cứ để ban hành (ví dụ như Quyết định) thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”; riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, Chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của Phần, Chương được trình bày trên một dòng riêng, cân giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Phần, Chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của Phần, Chương được đặt ngay dưới, cân giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của Mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của Mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của Điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của Phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: Số thứ tự các Khoản trong mỗi Điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ của Phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi Khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của Phần lời văn là 14, kiểu chữ đứng.

7. Quyền hạn, chức vụ của người ký

a. Quyền hạn của người ký: Được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Cụ thể:

Văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được đề ký thay mặt (TM.)

Văn bản của Ban Thường trực thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp được đề ký thay mặt (TM.); các chức danh khác được ủy quyền thì đề ký “Thừa lệnh” (TL.) ví dụ:

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ví dụ:

- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng, ví dụ:

b. Chức vụ của người ký:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan. Không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thay, ký thừa lệnh do cơ quan quy định cụ thể bằng văn bản. Ví dụ: Chủ tịch; Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký; Phó Chủ tịch; Chánh Văn phòng; Trưởng Ban...

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Đảng, Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Mặt trận làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, khi giải thích chức vụ Mặt trận thì trình bày in thường, đậm và đặt dưới tên của người ký, ví dụ:

c. Cách trình bày

Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, không đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c - Phụ lục I.

Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có khi ký văn bản liên quan đến hoạt động khoa học hoặc đào tạo) được trình bày tại ô số 7b - Phụ lục I.

8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản (được trình bày tại ô số 8 - Phụ lục I), xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Khoảng cách ký và đóng dấu khoảng 4,3cm. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.

Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành được trình bày ngang hàng. Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên phải. Ví dụ:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Dấu treo của văn bản được đóng ở vị trí phía bên trái, phía dưới số, ký hiệu văn bản. Dấu treo thường đóng cho các văn bản có giá trị là một phần không tách rời của văn bản chính. Ví dụ: Phụ lục, biểu mẫu số liệu kèm theo...

9. Nơi nhận

a. Nơi nhận: Xác định những cơ quan, tổ chức; đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Ủy ban MTTQ Việt Nam các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận:” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Riêng đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: phần “Kính gửi” (ô số 9a - Phụ lục I) và phần “Như trên” (ô số 9b - Phụ lục I); tiếp theo là phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân khác nhận văn bản.

b). Cách trình bày:

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với văn bản có ghi tên loại văn bản, công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

- Riêng đối với công văn hành chính, có thêm từ “Như trên” ngay gạch đầu dòng đầu tiên ở mục nơi nhận (ô số 9b); tiếp theo là phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân khác nhận văn bản.

10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật: Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hỏa tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viên đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.

11. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”...

Các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”... trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

12. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao

Các hình thức bản sao được quy định tại Hướng dẫn này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

“Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

“Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

a. Thể thức bản sao bao gồm:

- “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”;

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;

- Số, ký hiệu bản sao;

(Bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Hướng dẫn này - Phụ lục V. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 cho mỗi loại văn bản và được ghi liên tục trong một nhiệm kỳ Đại hội của MTTQ Việt Nam các cấp).

- Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận.

b. Cách trình bày

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục III; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục IV (mẫu 8) kèm theo Hướng dẫn này.

Lưu ý: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

13. Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:

- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12 - Phụ lục I; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Phụ lục văn bản: Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã, tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành, được trình bày tại ô số 13 - Phụ lục I; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Lưu ý:

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục III kèm theo Hướng dẫn này;

Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Hướng dẫn này.

Mẫu ký hiệu theo thể loại văn bản được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Hướng dẫn này;

Mẫu thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản được minh họa tại Phụ lục VI kèm theo Hướng dẫn này;

Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định về viết hoa do Bộ Nội vụ ban hành, minh họa tại Phụ lục VII kèm theo Hướng dẫn này;

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Hướng dẫn này và có hiệu lực thi hành từ ngày ký và thay cho các hướng dẫn trước đây. Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp căn cứ quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Hướng dẫn này để triển khai thực hiện thống nhất trong hệ thống Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh về Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam (qua Văn phòng Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam) để xem xét điều chỉnh cho phù hợp.

PHỤ LỤC I

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm,
Kèm theo Hướng dẫn số 91/HD-MTTW-BTT ngày 08 tháng 04 năm 2013 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam)

Chú thích:

PHỤ LỤC II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm,
Kèm theo Hướng dẫn số  91/HD-MTTW-BTT ngày 08 tháng 04 năm 2013 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam)

Ghi chú: